Pietsch Unternehmensgruppe

 

Zentrale SAP-Belegarchivierung im digitalen Archiv für alle Standorte

“Das Besondere an diesem Projekt war, dass es reibungslos parallel zur SAP-Einführung umgesetzt wurde. Von den kalkulierten externen Projekttagen wurde nur ein Bruchteil in Anspruch genommen, weil alles vorbereitet war“

Markus Graf, Leiter Informationstechnologie und Organisation Pietsch Unternehmensgruppe

Die Pietsch Unternehmensgruppe ist seit 17 Jahren zufriedener d.velop Kunde

Pietsch Unternehmensgruppe

„Wir bei Pietsch. Von Mensch zu Mensch! Pietsch ist offen, familiär und verbindlich. Das begründet intensive, menschliche Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Kollegen.“ Dieser Slogan ist kein leeres Versprechen – man lebt ihn. Auch der Software- und Consultingpartner d.velop durfte während des gemeinsamen DMS/Archivprojektes diese positive Erfahrung machen. Der langjährige Erfolg des mittelständischen Großhändlers für Sanitär, Heizung, Klima und Umwelttechnik baut auf menschliche Reife, fachliche Professionalität und innovative, qualitativ hochwertige Produkte. Seit bereits drei Generationen sind dies die zentralen Werte des Unternehmens. Die mittlerweile 70 Standorte des 1947 gegründeten Familienbetriebes lassen keinen Zweifel an der großen Erfahrung in der Unternehmensführung.

Das Projektziel

Parallel zur Einführung betriebswirtschaftlicher Anwendungen von SAP im Jahr 2001 sollte nicht nur das Papierarchiv, sondern auch das elektronische Altarchiv durch ein neues, zeitgemäßes DMS/Archivsystem abgelöst werden, um die SAP-Belegarchivierung (alles CI-Informationen) nahtlos durchführen zu können. Darüber hinaus war das schnelle Wiederauffinden dieser Belege durch die Mitarbeiter der über drei Bundesländer verteilten Niederlassungen eines der wesentlichen Ziele. Auch die Platzeinsparung spielte eine große Rolle.

Die Umsetzung

Der Weg zwischen Entscheidung und Produktivbetrieb war nach Aussage des verantwortlichen Projektleiters „kurz und unspektakulär“. Wobei unspektakulär absolut positiv gemeint ist, denn es soll zum Ausdruck bringen, wie wenig zeitliche Ressourcen benötigt wurden und dass es keine Probleme zu bewältigen gab, obwohl man zwei Projekte parallel zu stemmen hatte. „Es war das Besondere an diesem Projekt“, sagt Markus Graf, „dass es reibungslos neben der SAP-Einführung ablief. Wir konnten das meiste mit eigenen Mitarbeitern durchführen. Von den kalkulierten externen Projekttagen wurde nur ein Bruchteil gebraucht, weil alles vorbereitet war. Auch die SAP-Schnittstelle war bereits vorhanden.

d.velop war immer vor Ort, wenn man Unterstützung brauchte. So erfolgte auch die Einarbeitung durch Learning by Doing. Das Handling wurde einmal gezeigt und anschließend waren die Mitarbeiter in der Lage, die Abläufe selbstständig durchzuführen. „Die Kommunikationswege zu d.velop sind kurz, direkt und erreichen sofort den gewünschten Ansprechpartner, was die Responsezeiten auf ein Minimum reduziert“, sagt Markus Graf, der Leiter der IT. Seit dem Stichtag der SAP Produktivschaltung wird auch nach d.3ecm archiviert. Altakten wurden nicht übernommen. Bei der gesamten Umsetzung der Projekte hat sich Pietsch als sehr kompetenter Anwender erwiesen, der von der Planung bis zur Realisierung sehr viel selbst gemacht hat.

Der Status

Seit beginn der Partnerschaft konnte bereits die Archivierung der NCI-Belege umgesetzt werden – Sprich: Scannen, Indizieren und Archivieren von Lieferscheinen als Liefernachweis. Aktuell sind von d.3ecm die Module d.cold, d.view, d.ecs flow und d.explorer im Einsatz. Mittlerweile werden die NCI-Belege dezentral an zwei Standorten gescannt, indexiert und archiviert. Die elektronische Bearbeitung, automatische Weiterleitung und Verteilung sowie die Prüfung und Genehmigung von Lieferanten-Eingangsrechnungen via Workflow ist bereits umgesetzt.

Die Aussage von Markus Graf auf die Frage, wie die Mitarbeiter die Software beurteilen, ist kurz und bündig und spiegelt auch wider, wie unkompliziert ein DMS/Archivprojekt ablaufen kann: „Nichts – also nichts Negatives. Das heißt: alle sind zufrieden.“

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