Psychiatrieverbunde des Kantons St. Gallen: DMS ist der Schlüssel für die Verfügbarkeit von digitalen Dossiers
Psychiatrieverbunde des Kantons St. Gallen
Psychiatrieverbunde des Kantons St. Gallen umfassen zwei Institutionen: die St. Gallischen Kantonalen Psychiatrischen Dienste – Sektor Nord und die St. Gallischen Psychiatrie-Dienste Süd. Über 13.000 Menschen werden jährlich in den Psychiatrie-Zentren und in den Klinikbetrieben ambulant, tagesklinisch oder stationär behandelt. Täglich fallen hunderte Dokumente an – von Patientendossiers bis zu Personalakten.
Dokumentenmanagement
Produkt
Gesundheitswesen
Branche
800
Mitarbeiter
IT Strategie baut auf 3 Pfeiler
Mit dem Dokumentenmanagement von d.velop macht adeon ag, Partner der d.velop, diese Dokumente elektronisch verfügbar. Die Kooperationsstrategie 2020 über beide Verbunde sieht eine enge Zusammenarbeit der Psychiatrieverbunde Süd und Nord des Kantons St. Gallen vor. Die IT-Strategie baut auf drei Pfeiler auf, erklärt Daniel Schibli. Er ist als Leiter des Shared Service Centers «SSC-IT Psych» für beide Verbunde zuständig: «Erstens geht es darum, die Abhängigkeit von den Software-Lieferanten zu reduzieren, indem wir Daten und Dokumente separat von der Applikation speichern. Denn die enge Verknüpfung von Applikation und Daten bindet den Kunden an den Lösungsanbieter und ein Wechsel ist nur mit einer Datenmigration möglich.» Durch die Speicherung der wichtigen Daten in einem elektronischen Archiv entfällt diese Ausstiegshürde und die Psychiatrieverbunde sind flexibler in ihrer Lösungswahl, führt Daniel Schibli (Psychiatrieverbunde des Kantons St. Gallen) aus.
Der zweite Pfeiler befasst sich mit E-Health
«E-Health sieht den Zugriff auf Patientendaten von Patienten, Zuweisern und weiteren Anspruchsgruppen vor.» Damit bekannt ist, welche Daten und Dokumente über einen Patienten existieren, müssen diese in einem Verzeichnis registriert und in einer Weise abgelegt sein, dass ein Zugriff von außen möglich ist. Üblicherweise werden die Patientendaten deshalb in einem E-Archiv abgelegt.
Ein gemeinsames Dokumentenmanagementsystem
Als dritten Pfeiler nennt Daniel Schibli die Konsolidierung des Portfolios. Bisher nutzten die Unternehmen unterschiedliche Archivierungslösungen. «Ein übergeordnetes Ziel der IT-Strategie ist es, Synergien zu nutzen und Kosten einzusparen. Das erreichen wir unter anderem, indem wir ein gemeinsames Klinikinformationssystem (KIS) und ein gemeinsames Archiv für beide Unternehmen einführen.» Bereits seit 2008 setzten die Psychiatrie-Dienste Süd das DMS für die Ablage der Finanzbelege und den Kreditoren-Workflow ein. Es war ein logischer Schritt, dass das Informatik-Team d.3ecm auch auf seine Eignung für die Ablage der Personal- und Patientendossiers prüfte. Die neue Lösung sollte zukunftsfähig sein und deshalb viele technologische Standards unterstützen; bekannte Schnittstellentechnologien innerhalb, aber auch außerhalb des Health Sektors. Daniel Schibli sagt: «Entscheidend für uns war eine hohe Marktakzeptanz. Als wir d.3ecm genauer prüften, stellten wir rasch fest, dass es diese Anforderung besser als andere im Gesundheitsbereich verbreiteten Dokumentenmanagement- und Archiv-Lösungen erfüllte.» Die IT-Verantwortlichen entschlossen sich deshalb, das DMS für beide Institutionen einzusetzen.
Ein gemeinsames Personaldossier für beide Institutionen.
Als erste übergeordnete IT-Infrastruktur führten die beiden Psychiatrieverbunde Süd und Nord 2014 ein gemeinsames Personaldossier ein. Daniel Fisler, Projektleiter für die Implementierung der IT-Lösungen, erklärt: «Während einige Abteilungen bereits elektronische Dokumente hatten, arbeiteten andere noch mit Ordnern. Nun führten wir erstmals einen übergeordneten Standard ein.» Mit der Aufgabe, das elektronische Personaldossier einzuführen, wurde die Firma adeon ag betraut. Sie hatte bereits die Finanzarchive aufgebaut. Eine Zusammenarbeit, mit der Daniel Schibli sehr zufrieden war: «Wir haben mit adeon für die Psychiatrie-Dienste Süd schon geraume Zeit zusammengearbeitet. Wir hatten also bereits Erfahrung, was die Zusammenarbeit betraf, und wussten, dass wir mit adeon einen lösungsorientierten und fachlich kompetenten Partner haben, mit dem wir dieses Projekt stemmen können.»
Damit die bisherigen und die zukünftigen Dokumente in elektronischer Form zur Verfügung stünden, mussten sie eingescannt werden. Das Applikationsteam des SSC-IT Psych installierte zu diesem Zweck an insgesamt acht Standorten der Psychiatrieverbunde Nord und Süd rund 70 Desktop-Scanner. Damit konnten Mitarbeitende – hauptsächlich Sekretariate – die Personalakten, und später auch die Patientendossiers, an ihrem lokalen Arbeitsplatz einscannen. Bis heute wurden alleine für die Personaladministration rund 75.000 Dokumente eingescannt. Daniel Fisler erhielt positive Rückmeldungen von den Personalverantwortlichen: «Früher mussten ihre Mitarbeitenden Ordner mit den Personalakten suchen; heute lassen sich alle Dokumente sofort bequem aufrufen.» Ein weiterer Vorteil der Lösung: Die «Schattendossiers» von Vorgesetzten verschwanden. Solche eigenen Akten legten Vorgesetzte bislang über ihre Mitarbeitenden an, weil nur die Personalabteilung Einblick in Mitarbeiterdossiers hatte. Jetzt sind die Dossiers dank dem DMS zentral abgelegt und auch Vorgesetzte können abgestimmt auf ihre Berechtigung darauf zugreifen. Weil das Dokumentenmanagement nahtlos mit dem führenden Personalsystem von SAP verbunden ist, lässt sich darin nun jedes Dokument bequem in der Personalakte mit SAP auf Knopfdruck abrufen.
Zweiter Schritt: Das gemeinsame Patientendossier
Im Herbst 2015 war das elektronische Personaldossier an allen Standorten eingeführt. Als Nächstes wandten sich die IT-Projektmitarbeiter von adeon und dem SSC-IT Psych dem Patientendossier zu. Die exakten Anforderungen an das neue System wurden in Workshops bestimmt. Die Kernanforderung: Alle Dokumente, die einen Patienten betreffen, sollen elektronisch verfügbar sein. Daniel Fisler erklärt:
Die Lösung lässt sich zudem problemlos an eine zukünftige E-Health-Gemeinschaft des Kantons St. Gallen anbinden. Neue Akten anzulegen, ist das eine. Das andere ist, die bisherigen schriftlichen Akten über Patienten elektronisch verfügbar zu machen. Der Sektor Nord hatte schon bisher Dokumente gescannt; diese wurden aber nur im eigenen KIS als PDF abgelegt. Mit seinen 200.000 Dokumenten stieß dieses Archiv an seine Kapazitätsgrenzen. Eine Volltextsuche fehlte. Die Übernahme aller bisher vorhandenen Dokumente in eine zentrale, klar strukturierte Patientenablage mit d.3ecm erschloss eine grenzenlose Kapazität. 200.000 Dokumente automatisch für die Volltextsuche indexiert. Die Geschäftseinheiten der beiden Psychiatrieverbunde Süd und Nord konnten selbst entscheiden, ob sie nur aktuelle Dokumente mit Verschlagwortung einscannen wollten oder auch alte. Entscheidend für die speditive Ablage war die vorgängige Sortierung. Daniel Fisler erklärt: «In einem konventionellen Patientendossier findet man von der Haftnotiz über Rezepte im DIN-A5-Format bis zu Laborberichten alle möglichen unterschiedlichen Dokumente. Um sie für das Einscannen zu ordnen, versahen die Mitarbeitenden sie mit speziellen Barcode-Trennblättern. In einem dicken Stapel können bis zu 40 Trennblätter enthalten sein. Dank ihnen merkt das System beim Einscannen automatisch, wo es trennen muss, und indexiert die einzelnen Dokumente entsprechend.»
Die Umsetzung des Projekts bei Psychiatrieverbunde des Kantons St. Gallen
Mittels vordefinierter Mappingtabelle wurden automatisch insgesamt rund 200’000 Dokumente übernommen. Noch offene ambulante Fallakten werden nach und nach von den Sekretariaten eingescannt. Dem Aussenstehenden stellt sich automatisch die Frage: Können jetzt alle Papierdokumente vernichtet werden? Um der gesetzlichen Archivierungspflicht nachzukommen, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein, erklärt Daniel Fisler: «Die eine ist ein qualifizierter Nachweis, dass es sich beim eingescannten Dokument wirklich um das unveränderte Original handelt. Diese Nachvollziehbarkeit stellt d.3ecm durch die elektronische Signierung der Dokumente sicher. Zweitens muss das Verfahren, wie die Dokumente ins Archiv gelangt sind, beschrieben werden. Im Augenblick arbeiten wir an dieser Dokumentierung. Danach werden wir das Verfahren auditieren lassen – und können anschließend alle Papierdokumente vernichten.»
Das Patientendossier im DMS ist für die beiden St.Galler Psychiatrieverbunde der Schlüssel, um alle neuen und viele bisherigen Akten im künftigen neuen und einheitlichen KIS zur Verfügung zu stellen. Der elektronische Prozess einer Patientenaufnahme verläuft heute so: Im führenden Administrativsystem Opale eröffnet die Sachbearbeiterin einen Patientenstamm. Der Patient ist dadurch auch im KIS eingetragen, wo alle aktuellen Berichte notiert werden – und auch im Patientenarchiv vom DMS. Akten, die ein Patient mitbringt, werden sofort gescannt und abgelegt. So brauchen Mitarbeitende, die einen Patienten betreuen, nicht mehr länger Akten zusammenzusuchen, sondern können sich mit einem Knopfdruck in ihrem KIS (Medicare bzw. Phoenix) alle Dokumente zu einem Patienten aus dem Dokumentenmanagement-System anzeigen lassen.
Hohe Sicherheit und umfassender Datenschutz
Für die Sicherheit und den Datenschutz sorgen gleich mehrere Systeme. d.3ecm protokolliert jede Suche und jeden Zugriff: Verantwortliche können einfach prüfen, wann und von wem ein Dossier aufgerufen wurde. Ärzte und Mitarbeitende können dabei nicht nach Belieben auf Patientenakten zugreifen, sondern nur gemäß definierter Berechtigungen. Eine generelle Suche nach Patienten ist unterbunden; Ärzte haben einzig Zugriff auf Dossiers, die sie für ihre Arbeit benötigen. Darüber hinaus erfüllt die neue Lösung die zehnjährige gesetzliche Aufbewahrungspflicht für medizinische Dokumente.
Der Vorteil vom DMS ist für Daniel Fisler (Psychiatrieverbunde des Kantons St. Gallen) eindeutig: «Die Transparenz des Behandlungsprozesses steigt. Die medizinischen Fachpersonen erhalten jetzt eine Gesamtansicht eines Patienten statt wie bisher nur einen Ausschnitt. Eine Papierakte kann immer nur bei einer Person auf dem Schreib-tisch liegen. Mit dem DMS dagegen können alle Berechtigten Informationen zu einem Patienten abrufen, unabhängig von Zeit und Ort.» Sämtliche Daten werden zentral und redundant in hochsicheren Serverräumen gespeichert. Die beiden Psychiatrieverbunde Süd und Nord verfügen über ein eigenes, abgeschottetes Netz, das mit dem kantonalen Glasfasernetz verbunden ist. Die Sicherheitsvorkehrungen garantieren, dass niemand von außen in das interne Netz gelangt.
Entscheidend für uns war, eine hohe Marktakzeptanz. Als wir das DMS genauer prüften, stellten wir rasch fest, dass es diese Anforderung besser als andere im Gesundheitsbereich verbreiteten Dokumentenmanagement- und Archiv-Lösungen erfüllt.
Daniel Schibli
Leiter Shared Service Center «SSC-IT Psych»
Psychiatrieverbunde des Kantons St. Gallen
Erstklassige Zusammenarbeit mit adeon ag
Daniel Fisler ist begeistert von der Zusammenarbeit mit adeon ag: «Sie war top. Sie steht beispielhaft für eine professionelle Partnerschaft mit einem Lieferanten. Eine solche Zusammenarbeit kann man sich nur wünschen! Mit Daniel Mislovic, dem Projektleiter und Systemingenieur von adeon, pflegen wir ein Verhältnis, das geprägt ist von Vertrauen und Offenheit. Auch aus Sicht des Einkaufs stimmte alles: adeon machte uns faire, genaue Offerten. Ich staunte, wie exakt die Dienstleistungsaufwände im Voraus geschätzt wurden. Die Leistungsabrechnungen waren sehr detailliert und nachvollziehbar.» Gefragt nach negativen Punkten der Zusammenarbeit, kann der Projektleiter schlicht keine nennen. «Die Berater und Systemspezialisten von adeon waren sehr kompetent, kreativ und schnell – es gab kein Problem, auf das sie keine Antwort gewusst hätten. Als Kunde kann man sich eine solche Zusammenarbeit nur wünschen!»
Auch sein Vorgesetzter Daniel Schibli lobt die Zusammenarbeit: «Die hohe Dienstleistungskompetenz zeichnet adeon aus und trug wesentlich dazu bei, dass das Projekt so effizient umgesetzt werden konnte.» Bereits gibt es Pläne, das Dokumentenmanagement weiter auszubauen. So sollen auch der kaufmännische Geschäftsverkehr mit Geschäftsbriefen und anderen Dokumenten archiviert und mit dem Dokumentenmanagementsystem SharePoint verbunden werden. Der Nutzen: Sucht der Mitarbeitende künftig nach einem Dokument, werden immer beide Ablagen durchsucht. Egal, ob sich dieses Dokument in der Dokumentenablage von SharePoint befindet oder bereits archiviert wurde.
Projektpartner
Die adeon ag ist ein engagiertes Team von hochqualifizierten, erfahrenen Fachleuten, die innovative Lösungen in den Bereichen Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Workflow (Business Process Management, BPM) erarbeiten und umsetzen. Nachhaltige Prozessoptimierungen erfordern einen kompetenten Partner. Das Team der adeon ag setzt Know-how und langjährige Erfahrung gezielt ein, um Probleme genau zu analysieren, Konzepte bis ins Detail zu definieren und Umsetzungen präzise zu koordinieren. Die adeon ag ist Competence Center für die ECM-Lösungen der d.velop und trägt als Managing Distributor die Marktverantwortung für die Schweiz und das Fürstentum Liechtenstein.
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