Ev.-luth. Landeskirche Hannover

Ev.-luth. Landeskirche Hannover nimmt Mitarbeiter mit bei der Digitalisierung

“Die Zusammenarbeit ist wirklich mehr als ausgezeichnet. Besser, als ich das bisher von anderen Unternehmen kannte.”

Sabine Arnke, Ltg. Stabsstelle Organisation und Zusammenarbeit – Landeskirchenamt der Ev.-luth. Landeskirche Hannover

Landeskirchenamt der Ev.-luth. Landeskirche Hannover

Eine große Gemeinschaft

Von der Nordseeküste bis in die Kasseler Berge, vom Wendland bis zur holländischen Grenze spannt sich die Landeskirche, die nach der Landeshauptstadt an der Leine benannt ist: Evangelisch-lutherische Landeskirche Hannovers. Sie ist nicht die einzige evangelische Kirche in Niedersachsen, aber die größte. Auch im Vergleich mit den anderen Landeskirchen in Deutschland gehört die hannoversche Landeskirche zu den großen: sie hat die meisten Mitglieder.

Eine Gemeinschaft, die so groß ist, braucht Strukturen und Leitungsorgane, Verwaltungen und Einrichtungen, die sich mit den vielen Themen professionell auseinandersetzen, die eine evangelische Kirche herausfordern. Diese Kirchengemeinden sind nach reformatorischem Verständnis der Kern des kirchlichen Lebens – sie sorgen dafür, dass im wahrsten Sinn des Wortes, die Kirche im Dorf bleibt.

Projektinhalte und Projektziele

Im Jahr 2013 hat die Zusammenarbeit des Landeskirchenamt der Ev.-luth. Landeskirche Hannover und d.velop begonnen. Das Landeskirchenamt ergänzt mit ecspand von d.velop ihren SharePoint und entfaltet so weitere Potenziale.

Vor Beginn des gemeinsamen Projekts wurden einige Anforderungen formuliert:

  • Minimierung der Papierhaltung innerhalb des Landeskirchenamts
  • die Verwaltung von den bestehenden Aktenstrukturen
  • verbesserte Zusammenarbeit und standardisierte Prozesse.

Diese Anforderungen wurden mit den Produkten von d.velop im Zusammenspiel mit dem Microsoft SharePoint optimal abgedeckt. Durch die zentrale Dokumentenablage wurde im Landeskirchenamt eine standortübergreifende Transparenz geschaffen.

Das initiale Projektziel war die Digitalisierung des bestehenden analogen Aktenplans. So wurde der gesamte papierbasierte Aktenplan gemeinsam digitalisiert. “Wir haben festgestellt, dass das eins zu eins umsetzen des bisherigen Aktenplans in eine digitale Akte, die Mitarbeitenden unwahrscheinlich gut mitgenommen hat. Sie konnten sich sofort einfinden in die digitale Struktur die wir haben und konnten vom ersten Tag an, sofort anfangen zu arbeiten.” So Sabine Arnke, Ltg. Stabsstelle Organisation und Zusammenarbeit zu dem Projekt. Auch die Entwicklung der Workflows ist ohne große Reibungsverluste abgelaufen, so wurden die manuellen Prozesse direkt digital übersetzt.

Im System umfasst eine Scanstellen, einen digitalen Posteingang, mehrere dynamischen Aktenpläne für unterschiedliche Bereiche – jedes Referat/Abteilung arbeitet anders und besitzt ein unabhängiges Aufgabengebiet sowie Schnittstellen zu weiteren Drittsystemen.

Das Landeskirchenamt der Ev.-luth. Landeskirche Hannover ist mit der Zusammenarbeit der d.velop sehr zufrieden. So betont die Frau Arnke, dass regelmäßige Absprachen und auch die Treffen die Kommunikation enorm vereinfachen. “Es ist auch tatsächlich das erste Projekt, was ich habe, dass wirklich im Zeitrahmen geblieben ist. Und das ist einfach aufgrund der guten Zusammenarbeit so zustande gekommen.

 Projektstatus

Die einzelnen Referate/Abteilung der Evangelischen Landeskirche wurden nach und nach in das System integriert, sodass alle Anwender mittlerweile mit den digitalen Akten arbeiten. Nachdem den ersten umgesetzten Prozessen haben die Mitarbeitenden weitere neue Anforderungen an das System formuliert. Beispielsweise werden aktuell weitere Workflows für unterschiedliche Anträge evaluiert. Zwei weitere große Themen die die Evangelischen Landeskirche mit der d.velop zusammen angeht, beziehen sich auf den Prozess der revisionssicheren Ablage und auf einen neuen Posteingangsprozess bei dem durch die tägliche Anwendung Optimierungspotential gefunden wurde. Die revisionssichere Ablage wird durch eine komplexe Archivregel begleitet, welche aktuell von vielen Archivaren umgesetzt wird.

In der Zukunft sollen natürlich alle Prozesse kontinuierlich optimiert werden. Des Weiteren plant die Ev.-luth. Landeskirche Hannover sich dem Thema Vertragsmanagement anzunehmen um weitere interne Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Wir wünschen viel Erfolg und auf eine weitere gute Zusammenarbeit!

 Video

Hier der Link zu dem Videointerview mit Frau Arnke: https://www.youtube.com/watch?v=Lc6fqdgQgJA

weitere referenzen