Stadt Bad Rappenau setzt auf eAkte

MESO und Finanz+ gehörten zu den ersten Fachverfahren, die die Stadt Bad Rappenau mit eAkten-Funktionalität ausstattete. Für sie – wie für alle weiteren in Bad Rappenau eingesetzten Fachverfahren – brachte d.velop public sector (ehemals codia Software GmbH) bereits fertige Schnittstellen mit. So startete das ECM-Projekt in der Kämmerei mit der Belegarchivierung für das Kassensystem. In der Stadtkasse werden die Belege nach ihrer Freizeichnung digitalisiert, im Archiv abgelegt und dem Vorgang in Finanz+ zugeordnet. Anschließend kamen das Einwohnermeldewesen im Ordnungsamt sowie die Kämmerei mit Einrichtung einer elektronischen Steuerakte an die Reihe.

Fachverfahren mit Inselarchivsystemen als Herausforderung

In der Stadt Bad Rappenau ist nach fast vier Jahren Einsatz des Dokumentenmanagements d.velop documents (ehemals vermarktet als d.3ecm) bereits eine Vielzahl der Fachverfahren um die eAkte ergänzt worden. Über die Fachverfahren nähert sich die Stadtverwaltung gemeinsam mit der d.velop public sector auch dem Thema allgemeine Schriftgutverwaltung mit elektronischem Aktenplan an. Rund 40 Fachverfahren zählt Michael Grubbe, Leiter der IuK-Abteilung der baden-württembergischen Kurstadt Bad Rappenau, in allen Abteilungen der Verwaltung. Deren eigene Inselarchivsysteme wurden in den letzten Jahren sukzessive durch die verfahrensübergreifende ECM-Lösung ersetzt. An allen 120 Arbeitsplätzen der Stadtverwaltung Bad Rappenau soll die Lösung bald im Einsatz sein, ein Großteil davon ist schon angebunden.

40

Fachverfahren

mit einzelnen Archiven wurden durch ein verfahrensübergreifendes ECM-System abgelöst.

120

Arbeitsplätze

in der Verwaltung haben Zugriff auf die ECM-Lösung.

Alle wichtigen Dokumente an zentraler Stelle

Intensiv arbeiten auch die Kollegen:innen in der Liegenschaftsverwaltung mit einer Liegenschaftsakte auf Basis des DMS. Sie wurde von d.velop public sector eigens eingerichtet und umfasst Kauf- und Pachtverträge, Nachweise über Nutzungsrechte auf Grundstücke und Dienstbarkeiten – den gesamten Schriftverkehr zu einem Grundstück also, allerdings keine GIS-Daten. Mit Einführung Ende 2017 wurden sämtliche vorliegenden Dokumente digitalisiert. Während die abgeschlossenen Fälle in einer Art „Altakte“ abgelegt wurden, gingen aktive Vorgänge zum Stichtag in die Bearbeitung im neuen Dokumentenmanagement über, welches von d.velop public sector auf die individuellen Anforderungen der Verwaltung zugeschnitten wurde.

Vorteil: Alles Wichtige befindet sich nun an zentraler Stelle und erlaubt schnelle Recherchen. Im ECM-System arbeitet die Abteilung mit standardisierten Vorgaben und Aktenzeichen des baden-württembergischen Aktenplans, in den das System komplett eingebunden ist.

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Digitaler Fluss im Vergabeverfahren der Stadt Bad Rappenau

Bei der Vergabeakte wird die Testphase bis Ende 2019 abgeschlossen, anschließend wird auch diese eAkte produktiv genutzt. Jede Fachabteilung legt ihre Vergabeunterlagen und das Leistungsverzeichnis dann in der eAkte ab, die Vergabestelle greift sie dort ab, lädt sie auf die elektronische Vergabeplattform der Kommune und speichert umgekehrt die auf der Plattform eingereichten Angebote in der Akte ab. So ist der digitale Fluss im Vergabeverfahren gewährleistet.

Bei der Vergabeakte hilft ebenfalls der Aktenplan, denn ein solches Verfahren ist stets zweigeteilt: Die Vergabestelle führt das Verfahren organisatorisch und formal durch und muss hierfür mit den einzelnen Fachbereichen zusammenarbeiten – IT, Feuerwehr, Hochbauamt, Gebäudemanagement etc. – welche den fachlichen Teil, die Leistungsverzeichnisse, liefern. Die Vergabestelle muss alles einsehen können, die Abteilungen nur die sie betreffenden Dokumente. Dies lässt sich hervorragend über Aktenzeichen regeln. Bei der Liegenschafts- und auch der Vergabeakte ist d.velop documents das Frontend, anders als in Bereichen wie Einwohnermeldewesen oder Ordnungswidrigkeiten, wo die Anwender:innen mit dem Fachverfahren als führende Anwendung arbeiten.

Portraitbild von Michael Grubbe aus der Abteilung IuK der Stadt Bad Rappenau public sector

Das ECM-System im integrierten Vorlagenmanagement erfreut sich über die gesamte Verwaltung hinweg großer Beliebtheit, alle Abteilungen arbeiten damit, rund 450 Personen.

Michael Grubbe
Leiter IuK-Abteilung
Stadt Bad Rappenau

Einführung von eRechnungen erst nach Umstellung auf Doppik

Ebenfalls realisiert hat Bad Rappenau die Belegerfassung von Rechnungen. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung will die Verwaltung erst starten, sobald das Haushaltswesen im Jahr 2020 auf Doppik umgestellt wurde. Dann wird sich Bad Rappenau auch verstärkt dem Thema eRechnung zuwenden. Noch spielen elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr der Kommune keine große Rolle. Michael Grubbe ist sich darüber im Klaren, dass man mit Einführung der eRechnung auch die Organisation komplett umstellen muss. Die Herausforderung sei hier weniger technischer Natur als dass vielmehr der bisher fest definierte Papierweg mit Stempel, Prüfung der rechnerischen Richtigkeit per Handsignatur, Rechnungserfassung und Anordnung erst einmal elektronisch kanalisiert werden muss. „Das Rathaus ist ja nicht der einzige Empfänger“, sagt Michael Grubbe, „auch Schulen und Kindergärten erhalten Rechnungen, die dann an uns übermittelt werden müssen. Dies zu kommunizieren und die elektronischen Wege dafür zu bereiten, ist die Herausforderung.“

Schrittweise in Richtung digitalisierte Vorgangsbearbeitung

Die Strategie in Bad Rappenau ist klar: In die digitale Vorgangsbearbeitung einsteigen, indem man das ECM-System „über die Hintertür“ einführt und bei den Fachanwendungen startet – dort, wo die Fallakte das Arbeiten erleichtert. Michael Grubbe: „Die Arbeit mit der eAkte bedeutet für uns, dass jeder im Sinne einer bürgerfreundlichen und effizienten Verwaltung schnellen Zugriff auf Informationen hat.“ Später dann die Sachaktenbearbeitung mit Aktenplan anschließen, ist für den IT-Leiter der konsequente weitere Schritt, quasi die Krönung. Ihr nähern sich die Kurstädter:innen bei der ECM-Abdeckung von Monat zu Monat.

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