Digitale Post 
Geschäftsdokumente digital versenden

Stellen Sie Ihren Kund:innen, Mitarbeiter:innen oder Partner:innen Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Geschäftsbriefe oder Zeitnachweise ganz einfach digital zu.

  • Digitale Zustellung geschäftlicher Dokumente
  • Vollständig rechtssicher digital zustellen
  • Zeit- und kostensparend
Intuitive und leichte Bedienung der d.velop post zur Verwaltung Ihrer digitalen Post

Digitale Post mit d.velop postbox

Stellen Sie Ihren Kund:innen, Mitarbeiter:innen oder Partner:innen Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Geschäftsbriefe oder Zeitnachweise ganz einfach digital zu. Die Zustellung erfolgt verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis – ganz im Gegensatz zu den gängigen Portalen.

  • Mitarbeiter:innen, Partner:innen und Kund:innen binden – Ihre Post-Empfänger:innen werden es Ihnen danken. Sie greifen schnell und bequem per PC, Tablet oder Smartphone auf Ihre Dokumente zu.
  • Sparen Sie bares Geld – Zum Beispiel 1,50 € pro digitaler Gehaltsabrechnung. Berechnen Sie gerne Ihren persönlichen Return on Invest mit dem Einsatz von d.velop post.
1 Mio.

Empfänger:innen

können Dokumente in d.velop postbox empfangen.

130

Organisationen

stellen Dokumente jeder Art mit d.velop postbox digital zu.

2.5 Mio.

Dokumente

wurden im Jahr 2021 zugestellt.

Vorteile digitale Post

  • Effizienzsteigerung dank automatisierter papierloser Prozesse.
  • Kosteneinsparung durch den Wegfall der Portokosten, Druck, Kuvertierung und weiteren Arbeitsaufwände.
  • Sie erreichen Ihre gesamte Belegschaft: Durch die Nutzung des eigenen Smartphones sind auch Mitarbeiter:innen ohne PC-Arbeitsplatz in der Lage Ihre Dokumente digital zu erhalten.
  • Integration in Bestandssysteme: Durch den Einsatz eines virtuellen Druckertreibers ist die Lösung ohne großen Aufwand direkt in Ihre IT-Systeme wie bspw. ERP-, HR- oder SAP-Systeme einzubinden. 
  • Integrierte rechtsgültige eSignatur: Ihre Empfänger:innen können zu jeder Zeit und von überall Dokumente digital und rechtsgültig unterschreiben und zustellen

  • Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung der digitalen Post und darüber hinaus. (Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung, deutsches Rechenzentrum sowie Sphärentrennung). Erfahren Sie mehr zur Sicherheit.
  • Eigenes Corporate Design – Hohe Wiedererkennung durch Möglichkeit des individuellen Brandings der d.velop postbox auf Ihr Corporate Design.
  • Hybride Post – Zustellung der Dokumente sowohl digital, als auch per Brief, sofern gewünscht.
  • Keine Stammdatenpflege – wir übernehmen die Stammdatenpflege, wie Änderung von Benutzernamen oder E-Mail-Adressen. So entsteht Ihnen kein Aufwand mit der Stammdatenpflege und Verwaltung der Empfängeraccounts.
  • Einmalige Registrierung – lebenslange Nutzung: die Nutzung ist für Ihre Empfänger:innen komplett kostenfrei und unbefristet
Mehr Informationen zur digitale postbox von d.velop

Webinar: Digitale Post

Schauen Sie sich jetzt das Webinar an und erfahren Sie in 30 Minuten, warum sich die Einführung einer digitalen Postzustellung für Ihre Organisation lohnt und wie Sie die Software von d.velop dabei unterstützt.

Agenda

  • Beispiel: Gehaltsabrechnung digital rechtssicher zustellen
  • Rechtlicher Rahmen und EU-DSGVO
  • Sicherheit: Gutachten und Zertifikate
  • Projektablauf
  • Live Zustellung und Kundenreferenz

Digitale Post im Einsatz

Thomas Bodmer, Mitglied des Vorstands der DAK-Gesundheit

11.458 Mitarbeitende der DAK-Gesundheit erhalten ihre Gehaltsabrechnungen digital

Wir freuen uns, unseren Mitarbeitern künftig eine nachhaltige und einfache digitale Kommunikation bieten zu können.

Thomas Bodmer
Vorstand der DAK-Gesundheit

So funktioniert die digitale Post

1. Dokumente erzeugen

Sie erzeugen die Dokumente weiterhin wie gewohnt in führenden Systemen. Die Dokumente werden anschließend an d.velop postbox übertragen.

2. Dokumente verarbeiten

Anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen, wie bspw. Personalnummer, werden die Dokumente verarbeitet und automatisch zugestellt.

3. Dokumente zustellen

Die digitale Zustellung erfolgt sofort (inkl. Nachweis der erfolgreichen Zustellung). Für die Empfänger:innen sind die Dokumente unmittelbar per App oder Web abrufbar. Auf Wunsch übernimmt d.velop den postalischen Versand an „nicht digitale“ Empfänger:innen.

Erfahren Sie, warum Sie Ihre Dokumente digital versenden sollten

Fragen und Antworten zur digitalen Post

Welche Dokumente kann ich über die digitale Post versenden?

Mit der digitale Post der d.velop können Dokumente jeglicher Art verschlüsselt zugestellt, mit Kontakten oder Dritten geteilt sowie abgespeichert werden. Die Softwarelösung d.velop postbox ist für die Zustellung sensibler Dokumente hervorragend geeignet, weil die digitale Zustellung DSGVO-konform und unter höchsten Sicherheitsstandards abläuft. Beispiele sind Arbeitsvertragsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsbescheinigungen.

Wie profitiere ich als Unternehmen von der digitalen Post?

Es gibt zahlreiche Vorteile der digitalen Post für Ihr Unternehmen. Sie sparen mit der Lösung d.velop postbox beispielsweise Kosten und Zeit durch die digitale Zustellung und entlasten so auch die Mitarbeitenden Ihrer HR-Abteilung langfristig. Durch die digitale und rechtssichere Zustellung können Dokumente in Echtzeit mit Zustellnachweis zugestellt werden. Ein weiterer Vorteil für Ihr Unternehmen: Sie haben keinen zusätzlichen Aufwand durch mühsame Stammdatenpflege, da alle Änderungen von der/dem Nutzer:in vorgenommen werden. Nutzen Sie darüber hinaus das volle Potenzial der d.velop postbox durch die Einbindung der digitalen Unterschrift. So können Sie Vertragsunterlagen nicht nur rechtssicher zustellen, sondern ebenfalls direkt in der d.velop postbox signieren.

Wie profitieren meine Mitarbeitenden von der digitalen Post?

Ihre Mitarbeitenden können in der d.velop postbox Dokumente jeglicher Art einfach und sicher aufbewahren. Bei der Zustellung eines neuen Dokuments erhalten Ihre Mitarbeitenden eine automatische Benachrichtigung per E-Mail oder bei der Nutzung der App per Push-Benachrichtigung. Darüber hinaus bietet die d.velop postbox über den beruflichen Kontext hinaus großes Potenzial. Denn diese ist auch privat kostenlos nutzbar und bietet bis zu 2GB Platz für eigene Dokumente. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die d.velop postbox unbefristet nutzbar, um den Zugriff auf die Dokumente weiterhin zu ermöglichen.

Welche Kosten lassen sich durch die digitale Post einsparen?

Nehmen wir das Beispiel der digitalen Gehaltsabrechnung. Durch die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto sowie Arbeitsaufwände weg. Schauen wir uns nur die Druckkosten an, können bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr insgesamt 5.260€ jährlich eingespart werden. Bezieht man alle Kosten mit ein, so lassen sich durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50% der Kosten einsparen. Kalkulieren Sie jetzt Ihr persönliches Einsparpotenzial mit unserem ROI-Rechner.

Sind meine Daten sicher?

Die d.velop postbox wurde nach höchsten Sicherheitsstandards in Deutschland entwickelt und wird nach deutschem Recht betrieben. Das Rechenzentrum besitzt eine ISO-27001- sowie Trustee-Cloud-Zertifizierung. So ist gewährleistet, dass jedes Dokument verschlüsselt und DSGVO-konform zugestellt und abgespeichert wird – nach aktuellem Industriestandard mit AES-256-bit. Mehr zum Thema Datensicherheit finden Sie hier.

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und d.velop postbox live erleben!

Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem d.velop Experten Michael Gehling, wie auch Sie eine digitale Dokumentenzustellung in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren.

Gerne präsentiert er Ihnen die Software in einer individuellen Live-Demo.

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Mail: app-solutions@d-velop.de