Verschlagwortung ist ein Begriff, der in der digitalen Welt nicht mehr wegzudenken ist. Er steht für Struktur und Ordnung – aber was bedeutet Verschlagwortung und wieso ist sie so wichtig?
Verschlagwortung begleitet uns in unserem Alltag
Naja, zunächst einmal hat euch das Schlagwort „Verschlagwortung“ vermutlich hierhergeführt, was der erste Grund für die Relevanz von Verschlagwortung ist. Täglich suchen wir Inhalte anhand von Schlagwörtern, es ist uns nur nicht bewusst, was es dafür braucht. Wir füttern Suchmaschinen, soziale Netzwerke, Apps und digitale Ordner mit Schlagwörtern – googeln nach Verschlagwortung, befragen Chefkoch nach einem Rezept für Apfelkuchen und durchsuchen unseren Laptop nach Bildern aus dem Sommer 2020. Irgendwie sucht da irgendwas im Hintergrund nach unseren Schlagwörtern und innerhalb kürzester Zeit bekommen wir, wonach wir gesucht haben:
Es ist doch selbstverständlich, dass ich, wenn ich nach „Apfelkuchen“ suche, auch Rezepte dafür angezeigt bekomme, oder nicht? Da sind wir schon mittendrin in dem Thema Verschlagwortung:
Definition Verschlagwortung
Verschlagwortung steht für das Anreichern eines digitalen Datensatzes mit Metadaten, damit ein Dokument oder eine Information klassifiziert wird und schneller gefunden werden kann. Die Verschlagwortung kann manuell oder automatisch erfolgen.1
In der Informatik- und Softwarebranche ist Verschlagwortung ein sehr geläufiger Begriff. Verschlagwortung beschreibt eine Technik, mithilfe derer Daten durch Schlüsselwörter kategorisiert und organisiert werden. Dadurch gelingt es sowohl Suchmaschinen als auch der Suchfunktion von Software, Dokumente und andere Inhalte schnell und effizient zu suchen und zu finden. Es ist auch ein wichtiger Bestandteil von Content-Management-Systemen, die es Unternehmen ermöglichen, Inhalte schnell und effizient zu organisieren und zu verwalten.
Wie funktioniert Verschlagwortung?
Was passiert denn eigentlich hinter den Kulissen? Das kann man so einfach nicht beantworten, denn da spielt unter anderem die künstliche Intelligenz eine große Rolle. Grundsätzlich gibt es verschiedene Arten, Dokumente und Informationen zu verschlagworten.
1. Manuelle Verschlagwortung
Es gibt die Möglichkeit der manuellen Verschlagwortung, die besagt, dass eine Person einem Dokument ein Schlagwort zuordnet, anhand dessen es dann gespeichert und später gefunden werden kann.
2. Automatische Verschlagwortung
Im Gegensatz dazu steht die automatische Verschlagwortung, bei der dieser Vorgang automatisch abgebildet wird. Einem Dokument wird von einer Software ein Schlagwort zugeordnet und entsprechend gespeichert. Mehr zu den verschiedenen Arten der Verschlagwortung und eine Abgrenzung zur Indexierung findet ihr im Blogartikel zum Thema Indexierung.
Zusammenspiel Suchfunktion und Schlagworte
Die Suche nach einem Schlagwort hängt von der Anwendung ab, in der die Verschlagwortung verwendet wird. Grundsätzlich wird nach einem Schlagwort über ein Suchfeld gesucht. Das Schlagwort wird eingegeben und als Ergebnis werden all die Informationen angezeigt, die das besagte Schlagwort aufweisen. Je nach Anwendung kann die Suche auch um Metadaten wie Datum, Kategorie, Autor usw. angereichert werden. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, werden die Inhalte, die mit dem angegebenen Schlagwort versehen wurden, angezeigt. Je nach Anwendung können die Ergebnisse nach Relevanz oder anderen Kriterien sortiert werden.
Zusammenfassend funktioniert die Suche nach einem Schlagwort durch Überprüfung aller angebrachten Schlagworte und Metadaten auf Übereinstimmung mit dem gesuchten Begriff und anschließender Anzeige der entsprechenden Inhalte. Die nachfolgende Grafik verdeutlicht den Ablauf und die Funktion von Verschlagwortung:
Welchen Nutzen hat Verschlagwortung?
Verschlagwortung kann in verschiedenen Umgebungen eingesetzt werden. Zum Beispiel in einer Bibliothek, in einem Unternehmen oder auch in einer Schule. Es ist auch ein sehr nützliches Werkzeug, um Websites zu organisieren und zu verwalten. Ein Unternehmen kann beispielsweise die verschiedenen Dokumente, die im täglichen Geschäft anfallen, mithilfe von Tags verschlagworten, um sie leichter zu durchsuchen, zu kategorisieren und zu verfolgen. Dies kann bei der Umsetzung von Compliance-Vorschriften, der Erhöhung der Produktivität und der Steigerung der Kundenzufriedenheit eingesetzt werden.
Welche Vorteile hat das Verschlagworten von Informationen für Unternehmen?
- Verbesserte Organisation: Verschlagwortung hilft bei der Organisation von Informationen und sorgt für eine bessere Übersicht und Verwaltung der Informationen.
- Schnellere Suche: Mit Schlagworten können Inhalte schneller und einfacher gefunden werden.
- Steigerung der Effizienz: Durch die bessere Organisation und schnellere Suche kann die Effizienz bei der Verwaltung und Nutzung von Informationen erhöht werde.
- Erleichterung der Zusammenarbeit: Verschlagwortung erleichtert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern, da jede:r zu jeder Zeit und von überall Zugriff auf die Informationen hat.
- Stärkung des Wissensmanagements: Indem man Informationen gut organisiert und über Schlagworte zugänglich macht, kann das Wissen im Unternehmen besser genutzt werden.
Grundsätzlich ist Verschlagwortung eine wertvolle Methode für Unternehmen, um die Informationsverwaltung zu optimieren und die Effizienz, Zusammenarbeit und Wissensnutzung zu optimieren.
Automatisierte Dokumentenerkennung einfach erklärt!