XML Signatur bei elektronischen Transaktionen: Das gilt es zu wissen!

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Dieser Artikel enthält Informationen zu den Rahmenbedingungen für den Einsatz digitaler Signaturen in Ihrem Unternehmen. Wir übernehmen keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit dieses Leitfadens. Der vorliegende Leitfaden ersetzt nicht die Beratung durch einen Juristen.

Jahresabschlüsse in Polen digital einreichen 

In Polen gilt es seit dem 01. Oktober 2018 eine neue Verordnung, dass Jahresabschlüsse digital erstellt und in dieser Form beim Registergericht eingereicht werden müssen. Die Jahresabschlüsse sind als XML-Datei vorzulegen und müssen in diesem Format digital signiert werden, alle anderen Formen sind unzulässig. Das Signaturformat ist dabei XAdESDurch die neue Regelung soll die Offenlegung der Abschlüsse beschleunigt und vereinfacht werden und die Daten für jedermann einsehbar sein.  

Auch der Lagebericht muss in elektronischer Form erstellt und signiert werden. Hierbei ist zu beachten, dass Jahresabschluss und Lagebericht dasselbe Signaturdatum haben. Die spätere Einreichung des Lageberichts ist nach unseren Informationen nicht möglich. Alle Geschäftsführer und unterschriftsberechtigten Personen (z.B. der Vorstand) sind verpflichtet beide Dokumente zu unterzeichnen.

Für eine gültige Abgabe muss entweder eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS VO oder eine ePUAP-Signatur durchgeführt werden. ePUAP ist eine elektronische Plattform für Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung in Polen, die vor allem zur Kommunikation mit der Verwaltung in Polen verwendet wird. Polnische Staatsbürger mit einem Wohnsitz in Polen haben die Möglichkeit mithilfe einer PESEL-Nummer (eine polnische Personenkennzahl) zu signieren. Alle anderen Personen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, können mit der qualifizierten elektronischen Signatur nach eIDAS signieren. 

Die eIDAS konforme Fernsignatur ermöglicht es, Signaturen von überall und jederzeit durchzuführen, auch eine qualifizierte elektronische Signatur. Für den Signaturprozess sind keine Hardware Komponenten wie Signaturpads oder TAN Generatoren notwendig. Aufgrund des einfachen Handlings findet diese oft Anwendung bei europäischen Unternehmen, die einen Sitz in Polen haben. 

Ab 2020 müssen alle Anträge – nicht nur die Jahresabschlüsse – im Registerverfahren unter Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur oder der ePUAP-Signatur digital eingestellt werden. 

Was ist eine XML Signatur und welche Unterschiede gibt es hier?

Je nachdem welche Art von Dokumenten unterschrieben wird, wird ein bestimmtes „Signaturformat“ – sozusagen die „Sprache“ der Signatur – herangezogen. Bei einer XML-Datei ist das Signaturformat üblicherweise XAdES. Die Formate sind in internationalen Spezifikationen definiert.  

Es gibt zwei  Signaturverfahren, die „interne“ und die „externe“ SignaturBei der internen Signatur wird die Signatur direkt auf dem Dokument angebracht. Bei der externen Signatur wird in einer separaten Signaturdatei erstellt. Das heißt, hier besteht die Originaldatei und eine Signaturdatei. Bei weiteren externen Signaturen kann gewählt werden, ob eine weitere Signaturdatei erstellt oder die vorhandene erweitert oder ersetzt werden soll. Für Signaturen in Polen ist es sinnvoll, pro Unterzeichner eine eigenen Signaturdatei zu erstellen. 

Werden nach der Signatur Änderungen am Originaldokument vorgenommen wird die Signatur „gebrochen“ und ist nicht mehr gültig. 

Was müssen polnische Unternehmen für eine XML-Signatur tun?

Der Jahresabschluss muss im XML Format erstellt werden, dann unterschreibt der Autor die Datei als erstes. Im Anschluss daran signieren alle unterschriftsberechtigten Personen mit externer Signatur. Dabei kann die aktuelle Signaturdatei erweitert werden oder es wird eine Signaturdatei pro Unterzeichner erstellt. Der Dateiname der Signaturdatei muss für Polen die Dateiendung XAdES haben. Ist dem nicht so, muss die Signaturdatei manuell umbenannt werden. Haben alle verpflichteten Personen unterschrieben, kann das Dokument zum Abschlussprüfer versendet werden. Der Abschlussprüfer nimmt die signierten Dokumenten entgegen und prüft diese auf ihre inhaltliche Korrektheit. Sobald der Prüfer die Dokumente bestätigt hat, sind diese bereit zum Registergericht geschickt zu werden. Dazu muss sich das Unternehmen online registrieren, dass ist nach unseren Informationen unter anderem auf der Webseite der Regierung möglichhttps://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/. Dann können die Signaturdateien und das Dokument hochgeladen werden. 

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