CAFM-Software – In 3 Schritten zur Digitalisierung im Facility Management

Die Digitalisierung hat in den vergangenen Jahren viele Branchen grundlegend verändert – das Facility Management bildet dabei keine Ausnahme. Eine zukunftsfähige Digitalisierung im Facility Management verknüpft alle relevanten Systeme und Anwendungen in einer zentralen Plattform. Computer Aided Facility Management (CAFM) spielt dabei eine Schlüsselrolle: Bei einer CAFM-Software handelt es sich um ein computergestütztes System, welches die Verwaltung, Optimierung und Steuerung von Gebäuden, Anlagen und Ressourcen unterstützt.

Durch den Einsatz einer ganzheitlichen Gebäudemanagement-Software wird die unternehmensweite Zusammenarbeit erleichtert. Mitarbeiter:innen können ortsunabhängig gemeinsam an Projekten arbeiten, ohne auf veraltete Methoden wie den mehrfachen Versand von Dokumenten per E-Mail zurückgreifen zu müssen. Dabei haben Kunden oftmals Schwierigkeiten bei dieser Umstellung im Bereich des Facility Managements. Oft sind in der Praxis nur isolierte Einzellösungen im Einsatz, die jeweils nur Teilbereiche abdecken und nicht vollständig miteinander vernetzt sind. Eine Digitalisierung im Facility Management mit CAFM-Software bietet die Möglichkeit, sämtliche Daten und Prozesse an einem zentralen Ort zu bündeln und damit die Effizienz und Transparenz zu steigern.

In diesem Artikel zeigen wir in drei Schritten, wie der Übergang zu einem digitalen Arbeitsplatz im Facility Management erfolgreich gestaltet werden kann.

Herausforderungen im Facility Management

Mit einem Umsatz von über 88 Mrd. US-Dollar im Jahr 2023 ist Deutschland der größte Facility-Services-Markt in Europa. Angesichts der wachsenden regulatorischen Anforderungen sowie der steigenden Nachfrage nach höheren Standards werden zunehmend Investitionen getätigt. Eine zunehmende Komplexität im Facility Management ist die Folge. Gleichzeitig verlangen moderne Arbeitsumgebungen eine effiziente, nutzerorientierte Flächenverwaltung. In diesem Kontext gewinnen sowohl die Zusammenarbeit mit Technologieanbietern als auch der Einsatz von KI-Lösungen immer mehr an Bedeutung.

Digitalisierung im Facility Management

Eine Herausforderung, die dabei die wenigsten überraschen dürfte, ist der Personalmangel. 78 Prozent in Deutschland sehen Personalmangel sowie fehlende Qualifikationen als die größte Herausforderung bei der Digitalisierung des Facility Managements. Neben dem Personalmangel wird die Digitalisierung von 76 Prozent der Befragten als zweitgrößte Herausforderung angegeben. Anschließend daran folgt die Nachhaltigkeit und ESG (73 Prozent). Zudem ist die KI-Nutzung in der Branche gering – und gleichzeitig so entscheidend. Lediglich 2 Prozent nutzen regelmäßig KI-Lösungen, 65 Prozent der Befragten nutzen KI überhaupt nicht. Damit hinkt das Facility Management im Bereich der KI hinterher.

Für den Großteil besitzt die Digitalisierung von Prozessen daher die Priorität – auch, um dem Personalmangel entgegenzuwirken. Deshalb sehen die Befragten in Deutschland bei der Frage nach den Trends folgende Entwicklungen im Facility-Management vorne:

• Einführung IT-Hardware, IT-Software (62 Prozent)
• Zunehmende strategische Verantwortung (57 Prozent)
• Zusätzliche Aufgaben aufgrund von neuen Arbeitswelten (45 Prozent)

CAFM-Software als Herausforderung

Der historisch gewachsene Umgang mit Dokumenten und Prozessen stellt in Zeiten der Digitalisierung im Facility Management eine Herausforderung dar. Über Jahre hinweg haben sich zahlreiche Einzellösungen und spezifische Arbeitsabläufe etabliert, die aufgrund häufiger Medienbrüche oft nur schwer miteinander kompatibel sind.

Kontraproduktiv für die Digitalisierung des Facility Managements erweist sich der hohe Spezialisierungsgrad gängiger Softwareprodukte zu CAFM-Software. Sie verfügen über eigene Stamm- und Bewegungsdaten und lassen sich nur sehr aufwendig in eine IT-Landschaft integrieren. Dabei entstehen neue Komplexitäten in den Geschäftsprozessen, sowie Datensilos, die die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu einer Herausforderung machen. In diesen Silos werden Daten isoliert in verschiedenen Systemen gespeichert, ohne dass sie effizient miteinander verknüpft werden. Hinzu kommt, dass diese Daten oft unstrukturiert sind und von mehreren Prozessbeteiligten durchaus redundant vorgehalten werden.

Die Auswahl einer passenden CAFM-Software stellt für viele Unternehmen eine weitere Herausforderung dar. Die Software muss nicht nur den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen, sondern auch flexibel genug sein, um zukünftige Anpassungen zu ermöglichen. Die Wahl einer starren Lösung kann auf lange Sicht zu Problemen führen, wenn neue Anforderungen oder Veränderungen in der Organisationsstruktur auftreten. Ohnehin sind lediglich 61 Prozent mit ihrem Facility Service Dienstleister zufrieden.

CAFM-Software: In 3 Schritten zum digitalen Arbeitsplatz im Facility Management

Schritt 1: Überblick verschaffen

Geschäftsprozesse bilden das Herz eines Unternehmens, da sie sämtliche Aktivitäten und Ressourcen steuern. Fokussiere dich deshalb für deine Digitalisierungsstrategie im Facility Management unbedingt auf die wertschöpfenden Geschäftsprozesse.

Für die Auswahl einer passenden CAFM-Software sollten deine Geschäftsprozesse möglichst transparent sein. Nur durch eine genaue Dokumentation und Übersicht der bestehenden Prozesse können Schwachstellen identifiziert und Verbesserungspotenziale erkannt werden. Beginne mit Prozessen mit hohem Wertschöpfungs- und Kosteneinsparungspotential. Überlege dir für jeden Prozess, wo welche Daten entstehen und welche Anforderungen an deren revisionssichere Archivierung bestehen.

Schritt 2: Vorhandene IT-Infrastruktur nutzen

Um eine erfolgreiche Digitalisierung im Facility Management zu schaffen und um die passende CAFM-Software zu finden, sollten Unternehmen ihre bestehende IT-Infrastruktur bestmöglich nutzen. Lösungen von Microsoft (M365, Teams, SharePoint, Power Platform), SAP (ECC mit FI-CO, HR, RE, PM, CS usw.) oder ServiceNow bieten bereits viele nützliche Werkzeuge, die sich hervorragend integrieren und verknüpfen lassen.

In der Praxis haben die meisten Unternehmen bereits Microsoft-Produkte im Einsatz. Im Folgenden stellen wir den Werkzeugkasten von Microsoft vor:

• Microsoft SharePoint ist die ideale Plattform, um Menschen zusammenzubringen. Dokumente, die im Arbeitsalltag anfallen, werden sicher verwaltet. Eine transparente Kommunikation ist jederzeit sichergestellt. Strukturierte Datenablage mit Metadaten (mit Stammdaten eines ERP-System verknüpft) stiften Mehrwerte im Gegensatz zu einer „einfacher“ Dokumentenablage.

• Microsoft Teams erlaubt die Zusammenarbeit an Dateien, Projekten über Unternehmensgrenzen hinweg.

• Innerhalb der Power Platform ist es sowohl möglich, automatisierte Workflows von Prozessen schnell und unkompliziert umzusetzen als auch eigene No Code/Low Code-Apps zu erstellen.

Mit der FM-Lösung auf Basis von d.velop documents for M365 als CAFM-Software können maßgeschneiderte Geschäftsprozesse mit der Power Platform abgebildet werden. Im folgenden Beispiel wird eine Power App für den Hausmeisterdienst vorgestellt: Bei hohem Schneefall kann der Hausmeister über die App eine Aufgabe zur Schneeräumung des Hofs erstellen. Diese App ist bequem über das Mobilgerät des Hausmeisters abrufbar. Die Aufgabe lässt sich entweder einer bestimmten Person zuweisen oder als Erinnerung für den Ersteller speichern.

Anschließend wird die Aufgabe in der hinterlegten FM-Aktenstruktur abgelegt und ist dort einsehbar:

Schritt 3: Einrichten des digitalen Arbeitsplatzes mit CAFM-Software

Organisiere die Ablage der strukturierten Metadaten aus den Geschäftsprozessen und mache diese in den originären Geschäftsprozessen verfügbar. Microsoft SharePoint bietet bereits viele Vorteile, wie Datenhaltung, Versionierung, Volltextsuche und Zusammenarbeit.

Darüber hinaus erweitert d.velop documents for Microsoft 365 den SharePoint um eine intelligente Informationsarchitektur, die sich an Ihren Geschäftsobjekten orientiert und über die Grenzen von SharePoint hinweg Informationen und Dokumente in Form von Strukturen und Vorgängen transparent und schnell bereitstellt. So wird die Grundlage für die CAFM-Software geschaffen.

Neue Dokumente können einfach hinzugefügt und Prozesse gestartet werden. Dank der Outlook-Integration können neue FM-Vorgänge oder -Akten bequem aus Outlook heraus angelegt und E-Mails direkt zu diesen Vorgängen abgelegt werden. Die integrierte Archivierung garantiert die notwendige Prozesssicherheit. Verträge, Dokumente und sonstiger Schriftverkehr werden in Akten zusammengeführt. Microsoft Teams als Arbeitsoberfläche greift sowohl auf die Microsoft als auch auf die SAP-Dokumente zu. Im folgenden Beispiel wird der Prozess gezeigt, wie ein bestehender Vertrag hochgeladen wird.

Zukunftsperspektiven für CAFM-Software in der Immobilienbranche

Die Digitalisierung im Facility Management und die Zukunftsperspektiven für ein CAFM-Tool sind vielversprechend, da immer mehr Unternehmen erkennen, wie diese Technologie dazu beitragen kann, ihre betrieblichen Abläufe zu optimieren. Darüber hinaus wird erwartet, dass sich die Technologie hinter CAFM-Systemen weiterentwickeln wird, um noch fortschrittlichere Funktionen anzubieten. Dies könnte beispielsweise die Nutzung von KI zur präzisen Vorhersage von Wartungsbedarf und zur Optimierung der Ressourcennutzung umfassen.

Häufige Fragen zu CAFM-Software