Kassenführung 2020 – Diese rechtlichen Anforderungen gilt es zu erfüllen!

Kassenführung 2020

Seit einigen Jahren bereits sind Registerkassen stärker im Blick der Finanzämter. Auch im neuen Jahrzehnt gibt es Neuerungen, die es bei der Kassenführung 2020 zu beachten gilt.

Im Blogartikel: „GoBD 2020: Finanzverwaltung veröffentlicht Neufassung – Es gelten neue Richtlinien“ haben wir bereits erklärt, welche Neuerungen die GoBD mit sich bringt.

Dieser Artikel greift die Anforderungen auf, die für eine Gesetzes-  und GoBD konforme Kassenführung 2020 eingehalten werden müssen.

Diese Vorschriften muss Ihre Kassenführung 2020 beachten

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Mit dem BMF -Schreiben vom 14. November 2014 stellen die GoBD regelmäßig neue Anforderungen an die Datenverarbeitung elektronischer Kassensysteme. Die GoBD stellen seit dem 01.01.2017 ganz konkrete Anforderungen an die Daten von elektronischen Kassensystemen. Diese nicht nur unveränderbar aufzubewahren, sondern ebenfalls über einen Zeitraum von 10 Jahren. Speziell Buchungen und Stornierungen dürfen dabei nicht veränderbar sein.

Der Fokus der GoBD liegen aber vor allem auf der Verfahrensdokumentation und der Datenaufbewahrung. Folgende Unterlagen müssen beispielsweise bei elektronischen Registerkassen zwingend archiviert werden:

  • Journaldaten (Verweis: Einzelaufzeichnungspflicht)
  • Verfahrensdokumentation
  • Einsatzort und Einsatzzeiträume der Kassen
  • Informationen über digitale Zahlungsarten (EC-Cash, elektronisches Lastschriftverfahren oder Kreditkarte)
  • Bedienungs- und Programmierungsanleitung für die Kasse

Dabei ist es wichtig, dass alle Daten für jede Registerkasse separat voneinander archiviert werden müssen. Stornobuchungen müssen korrekt dokumentiert werden. Denn hier besteht eine besonders große Manipulationsgefahr. Bei falscher Stornobuchung steht ein Unternehmen schnell unter dauerhaftem Manipulationsverdacht beim Finanzamt.

Die wichtigsten Anforderungen in 2020 um Ihre Kasse GoBD-konform einzusetzen.

Einzelaufzeichnungspflicht

Die Neuerung besagt, dass jede Kassenabwicklung einzeln aufgezeichnet werden muss. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt dabei sowohl für elektronische Kassensysteme als auch für offene Ladenkassen und ist unabhängig von der Art der Gewinnermittlung. Das bedeutet in der Konsequenz, dass alle Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind. Einzige Ausnahme der Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund der Zumutbarkeit ist, wenn Waren mit einer offenen Ladenkasse an eine Vielzahl von unbekannten Personen gegen Barzahlung veräußert werden.

Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentationen sind nach wie vor erforderlich – auch für kleine Unternehmen. Die GoBD schreiben vor, dass eine Verfahrensdokumentation von buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtigen Unternehmen zu erstellen ist. Dabei müssen alle Änderungen der Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein. Laut GoBD liegt kein Mangel vor, wenn aufgrund unzureichender Verfahrensdokumentation, die Nachvollziehbarkeit nicht eingeschränkt ist. Da dieser Sachverhalt bei Unterlassen einer Verfahrensdokumentation nicht gewährleistet ist, sollten Sie auf keinen Fall eine Verfahrensdokumentation auszulassen.

Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Bereits im Jahr 2010 hat die Finanzverwaltung mit dem Ge­setz zum Schutz vor Ma­ni­pu­la­tio­nen an di­gi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen Regeln und Anforderungen für elektronische Kassen aufgestellt, die seit Januar 2017 gelten. Ziel des Gesetzes ist es zur Fiskalisierung der Kassen in Deutschland beizutragen.

Wer eine elektronische Registrierkasse besitzt, muss beispielsweise seit dem 01.01.2017 alle steuerlich relevanten Einzeldaten vollständig und unveränderbar aufbewahren. In 2018 wurde zudem die Kassen-Nachschau eingeführt. In diesem Rahmen dürfen die Amtsträger die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung nun ohne Vorankündigung Kassen-, Umsatzsteuer- und Lohnsteuernachschau durchführen. Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische und computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.

Die wichtigsten Anforderungen für die Kassenführung 2020 durch die Kassensicherungsverordung.

Beginnend mit dem 01.01.2020 mit einer Fristverlängerung bis zum 30.9.2020 wurden weitere Anforderungen eingeführt. Dabei verlangt die Verordnung im Grundsatz die folgenden Aspekte von den Gewerbetreibenden mit elektronischen Kassensystemen:

  1. Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE – nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO). Diese setzt sich aus den folgenden Elementen zusammen:
  • Sicherheitsmodul
  • Speichermedium
  • digitalen Schnittstelle
  1. Die Kassenmeldepflicht. Das bedeutet, jede Kasse eines Unternehmens und ihre Art muss dem zuständigen Finanzamt gemeldet sein. Dabei müssen dem Finanzamt die folgenden, amtlich vorgeschriebenen Informationen gemeldet werden:
  • Name des Steuerpflichtigen
  • Steuernummer des Steuerpflichtigen
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme ( je Betriebsstätte / Einsatzort)
  • Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig)
  • Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystem
  • Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  1. Die Belegausgabepflicht, besser bekannt als Bonpflicht 2020, verpflichtet Unternehmen mit elektronischem Kassensystem ihren Kunden den Kassenbon auszuhändigen. In Österreich gibt es diese Pflicht beispielsweise bereits seit dem 01.01.2016.

Wo liegt der Unterschied zwischen den GoBD und der KassenSichV?

Die GoBD sind Verwaltungsvorschriften, welche vor allem für die elektronische Buchführung von Bedeutung sind. Der Fokus der GoBD liegen dabei in der Unveränderbarkeit der Kassendaten und die Einzelaufzeichnungspflicht. Die KassenSichV schreibt den Manipulationsschutz von elektronischen Kassensystemen vor.

Bei der KassenSichV handelt es sich um ein Gesetz und bei der GoBD um eine Verwaltungsvorschrift. Konkret bedeutet das, dass bei Nichteinhalten der GoBD kein Gesetz gebrochen wird. Das Risiko, dass das Finanzamt oder der zuständige Steuerprüfer ein genaueres Auge auf das Unternehmen richten erhöht sich aber, da die GoBD vereinfacht dargestellt eine Arbeitsanweisung der Finanzverwaltungen sind.

Fazit

Für die Kassenführung 2020 bedeutet das, dass die neuen Anforderungen zwingend erfüllt werden müssen, um rechtlich sauber aufgestellt zu sein. Der Fokus liegt wie erklärt auf der Fiskalisierung der Kassen und damit einhergehend der sauberen Dokumentation und Archivierung der Daten.

Die gesetzeskonforme und bequeme Kassendatenarchivierung kann  mit einem Dokumentenmanagement-System erfolgen. Welche zentralen Funktionen ein Dokumentenmanagement-System dafür besitzen sollten erfahren Sie im Webinar: „6 zentrale Funktionen, die in keinem Dokumentenmanagement-System fehlen sollten.”

Neuer Call-to-Action

Quellen:

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Betriebspruefung/2010-11-26-Aufbewahrung-digitaler-Unterlagen-bei-Bargeschaeften.html

https://steuerberater-verband.de/2016/11/21/kassenrichtlinie-2010-welche-anforderungen-gelten-ab-1-1-2017/?cookie-state-change=1579264401930

https://www.orderbird.com/blog/gobd-kassencheck/

https://ready2order.com/de/post/belegausgabepflicht/

https://sevdesk.de/blog/gobd-kasse/

https://www.deubner-steuern.de/themen/kasseng-gesetz-zum-schutz-vor-kassenmanipulation/kassennachschau.html

https://quickbon.com/de/neuigkeiten/2019-06-03-unterschied-gobd-und-rksv/

https://kassensichv.com/

https://www.anwalt.de/rechtstipps/neufassung-der-gobd-aenderung-bei-aufzeichnungspflichten_162181.html

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