Nicht zuletzt seit der Einführung der KassenSichV im Jahr 2020 ist die Kassenführung ein zentrales Thema für Unternehmen. Die Verordnung legt fest, welche Anforderungen an elektronische Registrierkassen und andere elektronische Aufzeichnungssysteme gestellt werden, um Manipulationen zu vermeiden und eine lückenlose Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen sicherzustellen. Für viele Händler war die Umsetzung dieser Anforderungen eine Herausforderung, weshalb es die Möglichkeit einer Fristverlängerung gab. Doch nun ist es soweit: Mit dem 31.12.2022 sind alle Fristen endgültig ausgelaufen – auch für Händler mit genehmigter Fristverlängerung. Ab dem 1.1.2023 gibt es also keine Ausreden mehr, um nicht KassenSichV-konform zu sein.
Vorschriften zur Kassenführung
Mit dem BMF -Schreiben vom 14. November 2014 stellen die GoBD regelmäßig neue Anforderungen an die Datenverarbeitung elektronischer Kassensysteme. Die GoBD stellen seit dem 01.01.2017 ganz konkrete Anforderungen an die Daten von elektronischen Kassensystemen. Diese nicht nur unveränderbar aufzubewahren, sondern ebenfalls über einen Zeitraum von 10 Jahren. Speziell Buchungen und Stornierungen dürfen dabei nicht veränderbar sein.
Der Fokus der GoBD liegen aber vor allem auf der Verfahrensdokumentation und der Datenaufbewahrung. Folgende Unterlagen müssen beispielsweise bei elektronischen Registerkassen zwingend archiviert werden:
- Journaldaten (Verweis: Einzelaufzeichnungspflicht)
- Verfahrensdokumentation
- Einsatzort und Einsatzzeiträume der Kassen
- Informationen über digitale Zahlungsarten (EC-Cash, elektronisches Lastschriftverfahren oder Kreditkarte)
- Bedienungs- und Programmierungsanleitung für die Kasse
Dabei ist es wichtig, dass alle Daten für jede Registerkasse separat voneinander archiviert werden müssen. Stornobuchungen müssen korrekt dokumentiert werden. Denn hier besteht eine besonders große Manipulationsgefahr. Bei falscher Stornobuchung steht ein Unternehmen schnell unter dauerhaftem Manipulationsverdacht beim Finanzamt.
Die wichtigsten Anforderungen, um die Kasse GoBD-konform einzusetzen
Einzelaufzeichnungspflicht
Die Neuerung besagt, dass jede Kassenabwicklung einzeln aufgezeichnet werden muss. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt dabei sowohl für elektronische Kassensysteme als auch für offene Ladenkassen und ist unabhängig von der Art der Gewinnermittlung. Das bedeutet in der Konsequenz, dass alle Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind. Einzige Ausnahme der Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund der Zumutbarkeit ist, wenn Waren mit einer offenen Ladenkasse an eine Vielzahl von unbekannten Personen gegen Barzahlung veräußert werden.
Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentationen sind nach wie vor erforderlich – auch für kleine Unternehmen. Die GoBD schreiben vor, dass eine Verfahrensdokumentation von buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtigen Unternehmen zu erstellen ist. Dabei müssen alle Änderungen der Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein. Laut GoBD liegt kein Mangel vor, wenn aufgrund unzureichender Verfahrensdokumentation, die Nachvollziehbarkeit nicht eingeschränkt ist.
Der Sachverhalt, dass die Gewährleistung bei Unterlassen einer Verfahrensdokumentation nicht gegeben ist, unterstreicht die Wichtigkeit, keinesfalls auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten.
Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
Bereits im Jahr 2010 hat die Finanzverwaltung mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Regeln und Anforderungen für elektronische Kassen aufgestellt, die seit Januar 2017 gelten. Ziel des Gesetzes ist es, zur Fiskalisierung der Kassen in Deutschland beizutragen.
Wer eine elektronische Registrierkasse besitzt, muss beispielsweise seit dem 01.01.2017 alle steuerlich relevanten Einzeldaten vollständig und unveränderbar aufbewahren. In 2018 wurde zudem die Kassen-Nachschau eingeführt. In diesem Rahmen dürfen die Amtsträger die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung nun ohne Vorankündigung Kassen-, Umsatzsteuer- und Lohnsteuernachschau durchführen. Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische und computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.
Die wichtigsten Anforderungen für die Kassenführung durch die Kassensicherungsverordnung
Beginnend mit dem 01.01.2020, mit einer Fristverlängerung bis zum 30.9.2020 wurden weitere Anforderungen eingeführt. Dabei verlangt die Verordnung im Grundsatz die folgenden Aspekte von den Gewerbetreibenden mit elektronischen Kassensystemen:
Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE – nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO). Diese setzt sich aus den folgenden Elementen zusammen:
- Sicherheitsmodul
- Speichermedium
- digitalen Schnittstelle
Die Kassenmeldepflicht. Das bedeutet, jede Kasse eines Unternehmens und ihre Art muss dem zuständigen Finanzamt gemeldet sein. Dabei müssen dem Finanzamt die folgenden, amtlich vorgeschriebenen Informationen gemeldet werden:
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Betriebsstätte / Einsatzort)
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig)
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Die Belegausgabepflicht, besser bekannt als Bonpflicht 2020, verpflichtet Unternehmen mit elektronischem Kassensystem ihren Kunden den Kassenbon auszuhändigen. In Österreich gibt es diese Pflicht beispielsweise bereits seit dem 01.01.2016.
Wo liegt der Unterschied zwischen den GoBD und der KassenSichV?
Die GoBD sind Verwaltungsvorschriften, welche vor allem für die elektronische Buchführung von Bedeutung sind. Der Fokus der GoBD liegen dabei in der Unveränderbarkeit der Kassendaten und die Einzelaufzeichnungspflicht. Die KassenSichV schreibt den Manipulationsschutz von elektronischen Kassensystemen vor.
Bei der KassenSichV handelt es sich um ein Gesetz und bei der GoBD um eine Verwaltungsvorschrift. Konkret bedeutet das, dass bei Nichteinhalten der GoBD kein Gesetz gebrochen wird. Das Risiko, dass das Finanzamt oder der zuständige Steuerprüfer ein genaueres Auge auf das Unternehmen richten erhöht sich aber, da die GoBD vereinfacht dargestellt eine Arbeitsanweisung der Finanzverwaltungen sind.
Fazit
Für die Kassenführung bedeutet das, dass die neuen Anforderungen zwingend erfüllt werden müssen, um rechtlich sauber aufgestellt zu sein. Der Fokus liegt wie erklärt auf der Fiskalisierung der Kassen und damit einhergehend der sauberen Dokumentation und Archivierung der Daten.
Die gesetzeskonforme und bequeme Kassendatenarchivierung kann mit einem Dokumentenmanagement-System erfolgen. Welche zentralen Funktionen ein Dokumentenmanagement-System dafür besitzen sollte, erfährst du im Webinar.
6 zentrale Funktionen, die in keinem Dokumentenmanagement-System fehlen sollten