TSE, TSE-Pflicht, Bonpflicht, Kassensicherungsverordnung, KassenSichV, Kassennachschau – die Liste der Begriffe, die im Zusammenhang mit Registrierkassen auftreten, ist lang und könnte noch weiter ergänzt werden. Dabei ist das Thema aber zu wichtig, um Händler:innen im Unklaren zu lassen. Schließlich kann eine nicht saubere Kassenführung Geld- oder sogar Haftstrafen verursachen. Da lohnt es sich, schon genauer auf die TSE-Pflicht im Zusammenhang mit der Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, und die dazugehörigen weiteren Pflichten zu schauen.
Was bedeutet TSE eigentlich?
Definition TSE
TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung und ist eine Art Software, die an bestehende Kassensysteme angeschlossen wird. Mittels der TSE wird die Integrität der gespeicherten Kassendaten sichergestellt wird. Man kann es als eine Art Tresor für die Kassendaten sehen. Denn nachträglich können die gespeicherten Daten nicht manipuliert werden und liegen sicher im internen Aufzeichnungssystem der jeweiligen Kassen.
Wann greift die TSE-Pflicht?
Für alle elektronischen oder computergestützten Registrierkassen gilt die TSE-Pflicht aufgrund der Kassensicherungsverordnung, der diese unterliegen. In der KassenSichV ist festgehalten, dass alle Geschäftsvorgänge an elektronischen Kassensystemen vollständig dokumentiert und in ein rechtssicheres Archivformat abgespeichert werden müssen. In der folgenden Abbildung stellen wir dar, welche Kassen legal sind und welche nicht. Von alten Kassen bis hin zu Browser-Kassen – was ist erlaubt? Und vor allem, wo besteht eine TSE-Pflicht?
Exkurs: Gibt es eine Pflicht zur Einführung von Registrierkassen
Im Zuge dessen stellen sich viele Betriebe die Frage, ob sie überhaupt eine Registrierkasse einführen sollten oder ob dieser Wechsel vielleicht sogar verpflichtend ist. Eines vorweg: Eine Pflicht zur Verwendung einer Registrierkasse besteht in Deutschland nicht. Eine sogenannte offene Ladenkasse findet man heutzutage noch in einigen Kleinunternehmen. Aber auch hierbei gilt natürlich das ordnungsgemäße Führen der Kasse. Offene Ladenkassen sowie die folgenden Aufzeichnungssysteme sind von der KassenSichV ausgenommen:
- Fahrscheinautomaten und -drucker
- Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge
- Elektronische Buchhaltungsprogramme
- Waren- und Dienstleistungsautomaten
- Taxameter und Wegstreckenzähler
- Geldautomaten
- Geld- und Warenspielgeräte
Wichtig zu beachten ist, dass der Wechsel von einer offenen Ladenkasse auf eine Registrierkasse nicht rückgängig gemacht werden kann. Eine Einführung eines Kassensystems sollte daher im Vorfeld wohldurchdacht sein.
Wie erhalte ich eine TSE?
Bei neuen Registrierkassen ist TSE meist vorhanden
Bei der Anschaffung einer neuen Registrierkasse stellt sich diese Frage in der Regel nicht. Denn die Hersteller von elektronischen oder computergestützten Kassensystemen liefern die TSE meist mit.
Nachrüsten von Bestandskassen, um TSE-Pflicht zu erfüllen
Bei einem bestehenden Kassensystem muss die Technische Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden. Hier kann meist der Systemanbieter helfen. Zu unterscheiden ist dabei eine Hardware-TSE oder eine Cloud-TSE. Bei beiden werden die entsprechenden Kassendaten abgespeichert, bevor ein Beleg erstellt wird.
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Ich habe mein Kassensystem mit TSE ergänzt – bin ich nun auf der sicheren Seite?
Leider nein. Denn der Teufel steckt im Detail. Auch wenn die Integration einer TSE-Lösung erfolgt ist, besteht das Problem, dass die Überprüfung der Daten dabei nicht vollzogen wird. Somit kann der Händler nicht nachvollziehen, welche Daten aus seinem Kassensystem in welcher Weise gemeinsam mit den TSE-Signaturen archiviert werden und ob auch entsprechende DSFinV-K Files erstellt wurden.
Weitere Schwierigkeit: Wenn die Kassenprüfung durch das Finanzamt erfolgt, wie kann ich als Händler nachvollziehen, ob die gespeicherten Daten vollständig sind, diese zur Verfügung stellen oder auch exportieren? Bisher sehen das die TSE-Integrationen an den Kassensystemen nicht vor. Ein zusätzliches Add-On, das mit der Prüfsoftware AmadeusVerify der Finanzbehörden kompatibel ist, bietet da die Lösung. Derartige Lösungen können helfen, die im Kassensystem gespeicherten Daten übersichtlich zu filtern und einzusehen. Auch können Protokolle erstellt werden, wenn ein Datensatz fehlerhaft angelegt wurde. Ein entsprechender Hinweis zeigt direkt an, wenn etwas nicht richtig angelegt ist. Dadurch bin ich auf der sicheren Seite, dass die Kassendaten rechtskonform hinterlegt sind.
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