Records Management: revisionssichere Archivierung von Daten

Eine Tür, die durch ein Schloss gesichert wird.

Wenn Dokumente in Unternehmen und Organisationen in alten Aktenschränken gesucht werden müssen, weil sie nicht sorgfältig sortiert sind, verstreicht oft wertvolle Zeit. Im Laufe der Jahre häufen sich zudem die Akten und man gerät schnell in die Situation, den Überblick über die eigene Aktenführung zu verlieren.
Für dieses Problem gibt es eine simple Lösung: Mit Hilfe eines strukturierten Records Management lässt sich eine nachvollziehbare sowie revisionssichere Verwaltung von geschäftsrelevanten Transaktionen sicherstellen.

Was ist Records Management?  

Records Management, auch RM abgekürzt, steht im Deutschen für Schriftgutverwaltung. Dahinter stehen die Vorgaben und Prinzipien der ISO/DIN-Norm 15489 – eine internationale Norm, die Anforderungen an die Verwaltung von Schriftgut von öffentlichen und privaten Organisationen definiert.

ISO 15489 gilt konkret für die Erstellung, Erfassung und Verwaltung von Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Struktur oder Form, in allen Arten von Geschäfts- und Technologieumgebungen und im Laufe der Zeit. Im Prinzip geht es also auch um Tätigkeiten, wie die revisionssichere Archivierung, die Verwaltung, sowie die Kontrolle von digitalen Dokumenten bzw. Dokumenten auf Papier.

Spricht man in diesem Zusammenhang von dem Wort „Record“, bedeutet dies zunächst einmal nur die dokumentierte Geschäftstransaktion beziehungsweise aufbewahrungspflichtige Informationsobjekte. In Deutschland wird der Begriff „Record“ aber eher mit dem „Dokument“ gleichgesetzt.


In Unternehmen wird in den verschiedensten Arten dokumentiert. Sei es die Dokumentation anhand von E-Mails, Verträgen, Protokollen oder in anderen Formen. Unternehmen bewahren diese Unterlagen entweder in Ordnern in Aktenschränken auf einem Unternehmensgelände auf, verwalten sie vor Ort auf Speichermedien, in der Cloud oder in einem Dokumentenmanagement-System

Records Management sorgt in diesem Zusammenhang für eine “zentrale” Stelle. An dieser sind die Dokumente strukturiert verwaltet und für jede/n Mitarbeiter/in zugänglich. Das bedeutet also, dass Geschäftsprozesse im Unternehmen immer nachvollziehbar sind. Bei Änderungen von Geschäftsdokumenten und Geschäftsabläufen hat man stets einen genauen Überblick. 

Demgemäß sind alle Dokumente im Zusammenhang mit dem RM geschützt, wie beispielsweise vor dem Löschen. Die Dokumente werden wiederum nur im Sinne der Anforderungen aus der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) gelöscht bzw. gesperrt. Dadurch, dass sie alle strukturiert und sortiert im RM sind, können die Dokumente auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher nachvollzogen werden.

Will ein Unternehmen also hauptsächlich Kosten und Zeit einsparen, sollten zunächst die Prozesse des Records Management optimiert werden. Der erste Schritt zu einem gut strukturierten RM ist der Beginn einer digitalen Lösung. Alle oben genannten Geschäftsabläufe können somit digitalisiert und ebenfalls optimiert werden.  

Der Lebenszyklus eines Records 

Records – sogenannte dokumentierte Geschäftstransaktionen – durchlaufen verschiedene Phasen. Daten werden meist über einen längeren Zeitraum betrachtet. Denn ähnlich wie bei einem Produktlebenszyklus, bei dem ein Produkt verschiedene Phasen von der Markteinführung bis hin zur Degeneration des Produktes durchläuft, gibt es auch einen sogenannten Daten-Lebenszyklus. Bei diesem Zyklus geht es um die Erstellung bis hin zur Vernichtung der Daten. 

Der Prozess von Geschäftsabläufen läuft dabei immer nach demselben Prinzip ab. Denn mit der Erstellung von Daten entsteht immer der erste Prozess im Zyklus. Nachdem die Daten erstellt worden sind, werden sie dann meist danach genutzt, bearbeitet oder verändert. In dieser Phase des Daten-Lebenszyklus werden die Daten weiter aufbereitet und verarbeitet. Anschließend kommt es zu deren Aufbewahrung. Hier werden alle Daten in einem Unternehmen entweder 6 Jahre lang aufbewahrt, wenn man von allgemeinen Belegen spricht, bzw. 10 Jahre lang, wenn sie eine Buchfunktion haben oder als Buchungsgrundlage dienen. Wenn Geschäftsdokumente nach diesen Fristen keine Aufbewahrungspflicht mehr haben, werden sie oftmals zeitnah vom Unternehmen vernichtet. Grundlage für eine regelrechte Entsorgung von nicht mehr benötigten Dokumenten sind beispielsweise Regelwerke zur Vererbung von Metadaten, ein Aufbau von Ordnungsstrukturen sowie vorgegebene Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen. 

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems für das Records Management 

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient grundsätzlich der Einführung von festen Prozessbestandteilen. Mit Hilfe eines DMS können Dokumente, die im Unternehmen anfallen, datenbankgestützt archiviert und verwaltet werden. Ziel ist es, mit dem DMS, bezogen auf das Records Management, die Verwaltung von beliebigen Unterlagen zu steuern. Somit behält man auch einen Überblick über alles, was im Unternehmen passiert. Zudem kann durch ein DMS immens Abhilfe geschaffen werden, um das RM immer weiter in Richtung der digitalen Transformation zu bringen. RM betrifft darüber hinaus durch die zunehmenden Kommunikationen via E-Mail und der elektronischen Kollaboration mittlerweile fast alle Mitarbeitenden im Unternehmen und in der Verwaltung. Demzufolge werden sowohl das Thema als auch die Auseinandersetzung mit Records Management in Unternehmen zukünftig immer wichtiger, denn nur mit Hilfe von passendem Einsatz, wie einem Dokumentenmanagement-System für RM und den entsprechenden Anforderungen, lässt sich dies wirtschaftlich optimal erfüllen. 

Da es sich beim RM um Tätigkeiten, wie die revisionssichere Archivierung, die Verwaltung sowie die Kontrolle von digitalen Dokumenten bzw. Dokumenten auf Papier handelt, eignet sich ein DMS dafür ideal. Der Einsatz von einem Dokumentenmanagementsystem bietet in diesem Zusammenhang eine technische Lösung für RM im Unternehmen.  
Dokumente lassen sich mit einem DMS ohne Weiteres erfassen, verteilen, ablegen, bearbeiten und archivieren. Diese aufgeführten Aspekte zählen zu den wichtigsten Bestandteilen bei dem Einsatz von einem DMS. 

3 Gründe, warum Records Management wichtig für Unternehmen ist  

Grund 1: Optimierung der Prozessqualität 

RM führt dazu, dass Prozesse von Geschäftsabläufen optimiert werden. Dokumente durchlaufen ihren normalen Daten-Lebenszyklus und können optimal von jedem oder jeder Mitarbeiter:in bearbeitet und verarbeitet werden. Dadurch, dass man zum Beispiel jede Veränderung von einem Dokument nachvollziehen kann, behält das Unternehmen einen genauen Überblick über all das, was dort passiert. 

Grund 2: Einfachere Strukturierung aller Dokumente 

Alle Dokumente bzw. Records befinden sich an einem Ort. Entweder werden Dokumente im Unternehmen in Ordnern in Aktenschränken auf einem Unternehmensgelände aufbewahrt, vor Ort auf Speichermedien oder in der Cloud. Führt das Unternehmen also ein geeignetes Records Management bspw. mit Hilfe von einem DMS, können Dokumente in Sekunden wiedergefunden werden. Dies führt zu Kostenersparnissen, weil Mitarbeiter:innen nicht lange in Aktenschränken nach bestimmten Ordnern suchen müssen.    

Grund 3: Wirtschaftliche Vorteile für das Unternehmen 

RM sorgt für betriebswirtschaftliche Vorteile: Denn durch die Einsparungen von Kosten und Zeit für das Suchen der Dokumente kann das Unternehmen erhebliche Vorteile erzielen. Außerdem wirkt sich ein gut strukturiertes Records Management ebenfalls auf die Kunden aus. Ein organisiertes und gut strukturiertes Unternehmen sorgt nämlich in den meisten Fällen für eine große Kundenzufriedenheit. Die Mitarbeitenden können bei Kundenanfragen schnell reagieren, weil sie in diesem Fall nur wenig Zeit für die Suche nach Informationsobjekten oder generellen Informationen und Dokumenten benötigen. 

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