Die 7 wichtigsten Fragen zu Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen

Veröffentlicht 17.11.2022
Geschätzte Lesezeit 6 Min.

Annika Dölle Senior Growth Marketing Managerin d.velop

Aufbewahrungsfristen Dokumente

Eine Eingangsrechnung aus dem Jahr 2009. Darf ich diese vernichten oder muss die Rechnung aufbewahrt werden? Und wie sieht es mit Abrechnungsunterlagen von 2013 aus? Bankbelege, Betriebskostenrechnungen, Versicherungspolicen, Kaufverträge…? Antworten auf diese Fragen ergeben sich bei Betrachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und –pflichten. Typisch deutsch, gibt es für nahezu jedes geschäftliche Dokument genaue Vorgaben, wie lange es aufbewahrt werden muss.

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ihr Unternehmen relevant sind, welche Dokumente Sie mit einem Dokumentenmanagement System aufbewahren müssen und ab wann Sie Dokumente in den Papierkorb verbannen dürfen, verraten wir Ihnen in diesem Artikel. Checkliste mit Aufbewahrungsfristen für einzelne Dokumente inklusive. Los geht’s!

1. Was sind Aufbewahrungsfristen und warum gelten sie?

Per Definition beschreibt eine Aufbewahrungsfrist den Zeitraum, innerhalb dessen aufbewahrungpflichtige Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen.

Sinn und Zweck der Aufbewahrungsfristen ist es, eine sogenannte „Beweisnot“ zu verhindern, wenn abgeschlossene Geschäftsvorgänge erneut an Bedeutung erlangen.

Bedeutung der Aufbewahrungspflicht

Klassisches Beispiel: Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Doch nicht nur für das Finanzamt, sondern auch bei rechtlichen Angelegenheiten können archivierte Dokumente als Beweise herangezogen werden. Beispielsweise, wenn es sich um Garantien und Versicherungen handelt.  In solchen Fällen können die „lästigen“ Aufbewahrungspflichten zu einem wertvollen Gut für das Unternehmen werden.

2. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es und für wen gelten sie?

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Sie sind somit Bestandteil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Dementsprechend ist jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, sich an die Aufbewahrungsfristen zu halten.

Daneben gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw. Auf diese kann im Rahmen des Blogartikels jedoch nicht eingegangen werden.

3. Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Die aufbewahrungspflichtigen Steuerunterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, Lageberichte, Eröffnungsbilanz (mit zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

4. Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Für die verschiedenen Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Es wird unterteilt in Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren und 6 Jahren. In der folgenden Grafik sind die Dokumente nach Aufbewahrungsfristen eingeteilt.

Zuordnung_Zeiten_Aufbewahrungsfristen

Dringend zu beachten ist: Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Geschäfts- und Handelsbriefen zählt das Jahr des Zu- bzw. Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes.

Beispiel: Aufbewahrungsfrist 2022

Der Jahresabschluss des Jahres 2011 wurde im August 2012 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12.2012 und endet am 31.12.2022. Die Unterlagen können deshalb erst ab 1.1.2023 entsorgt werden.

5. Können Aufbewahrungsfristen verlängert werden?

Eine Verlängerung der Aufbewahrungsfristen ist möglich, „wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.“ (§ 147 Abs. 3 AO). Für Zwecke der Besteuerung weiterhin, d. h. nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist, aufzubewahren sind daher insbesondere Unterlagen, die

  1. für eine begonnene Betriebsprüfung,
  2. für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
  3. für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  4. für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
  5. zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

von Bedeutung sind.

6. Welche Dokumente zählen zu welcher Kategorie?

In der Praxis erweist sich die richtige Einordnung der Dokumente oftmals als schwierig. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Welche Unterlagen zu welcher Dokumentenkategorie gehören, haben wir im Folgenden zusammengefasst:

Bücher, Handelsbücher und Aufzeichnungen

Zu dieser Dokumentenkategorie zählen Grundbuch, Hauptbuch sowie Nebenbücher. Bei einer kontenblattlosen Buchhaltung ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Inventare

Als Inventare werden sämtliche Aufzeichnungen über die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden bezeichnet. Soweit es zum Verständnis dieser Aufzeichnungen nötig ist, sind dazugehörige Organisationsanweisungen und Arbeitsanweisungen ebenfalls aufzubewahren.

Geschäftsbriefe oder Handelsbriefe

Zu Geschäfts- oder Handelsbriefe zählt jegliche Korrespondenz, die die Vorbereitung, Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäftes bzw. eines Handelsgeschäftes zum Gegenstand hat. Hierunter fallen auch E-Mails oder Telegramme. Ausgenommen ist Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (z.B. nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte).

Eine Sonderrolle spielen hierbei Lieferscheine, da sich ihre Aufbewahrungsfrist je nach Anwendungsfall ändern kann. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag Aufbewahrungsfrist Lieferscheine?! 4 Antworten, die man kennen sollte!.

Buchungsbelege

Buchungsbelege sind alle Unterlagen, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren und damit Grundlage der einzelnen Eintragung in die Geschäftsbücher sowie für die sonstigen Aufzeichnungen sind. Sie haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Geschäftsvorgang zugrunde liegt. Sie müssen sich auf die Vermögens-, Ertrags- oder Finanzlage eines Unternehmens ausgewirkt haben.

Sonstige Unterlagen

Unter sonstige Unterlagen fallen zum Beispiel Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege, Registrierkassenstreifen und Personalunterlagen. Diese müssen sich nicht auf konkrete Geschäftsvorfälle beziehen; es reicht vielmehr aus, dass sie in irgendeiner Form „für die Besteuerung von Bedeutung“ sind. §14b Abs. 1 UStG stellt für Rechnungen spezielle Regelungen auf.

Zuordnung einzelner Dokumente hinsichtlich Aufbewahrungsfristen
Einordnung diverser Unterlagen

7. Welche Unterlagen dürfen vernichtet werden?

Addieren Sie auf das Jahr, in dem Sie Ihre Steuererklärung einreichen, 10 Jahre. Dies ergibt das Jahr, ab welchem Sie jedes zur Steuererklärung benötigte Dokument vernichten können. Mit dieser Faustregel sind Sie stets auf der sicheren Seite – auch wenn Sie nicht wissen, ob ein Dokument unter die 6- oder 10-Jahres-Frist fällt.

Vorsicht: Auf Unterlagen im Zusammenhang mit Altersvorsorge (z.B. Sozialversicherungsunterlagen, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen) sollten Arbeitnehmer mindestens 30 Jahre addieren, bevor sie vernichtet werden dürfen. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen für Unternehmen hängt dagegen von verschiedenen Umständen ab. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen: Das gilt es zu wissen.

Checkliste mit Aufbewahrungsfristen für einzelne Dokumente nach ABC

Die nachstehende Checkliste soll helfen, Aufbewahrungsfristen für diverse Schriftstücke schnell ausfindig zu machen. Daher gibt die Checkliste eine alphabetische Übersicht über die Länge der Aufbewahrungsfristen für ausgewählte Unterlagen, Dokumente, Aufzeichnungen etc..

Es muss betont werden, dass die Aufstellung nicht abschließend ist. Die Checkliste nennt die wesentlichen Dokumentarten. Es kann jedoch nicht immer aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine eine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Im Einzelfall ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat, entscheidend.

Welche Aufbewahrungsfristen es gibt und ab wann Sie Dokumente vernichten können, wissen Sie nun. Doch wie müssen Dokumente aufbewahrt werden? In welcher Form und wo? Antworten auf diese und weitere Fragen erhalten Sie im Webinar.

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