So kannst du deine Dokumentenaufbewahrung vereinfachen

Kennst du das nicht auch, wenn man jeden Tag mehrere Stunden mit der Dokumentenaufbewahrung, aber auch mit der Dokumentensuche in einem großen Archiv beschäftigt ist? Laut Gartner verbraucht jede:r Büromitarbeiter:in 40-60% der Arbeitszeit mit der manuellen Ablage von Dokumenten. Aber müsste das nicht einfacher und vor allem schneller gehen?

In diesem Blogartikel stellen wir die Dokumentenaufbewahrung vor, vergleichen die digitale und die analoge bzw. manuelle Lösung und zeigen, welche Variante die bessere ist.

Warum überhaupt Dokumente aufbewahren? 

Bevor wir uns tiefergehend mit den verschiedenen Möglichkeiten der Dokumentenaufbewahrung beschäftigen, ist es wichtig zu verstehen, warum Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen sich überhaupt mit diesem Thema auseinandersetzen sollten – unabhängig davon, ob eine digitale oder papiergebundene Lösung verwendet wird.

Ein wichtiger Grund hierfür sind Aufbewahrungspflichten. Diese besagen, dass Dokumente von abgeschlossenen Geschäften für eine spätere Einsicht aufzubewahren sind. Diese Pflicht besteht für alle Personen, die auch zur Buchführung verpflichtet sind. Dabei hat jede Dokumentenart eine festgelegte Regel, wie lange und wie es archiviert werden muss. Das ist alles in den GoBD verankert.

Ein weiterer Grund ist, dass man im Nachhinein oft noch alte Belege aus älteren abgeschlossenen Geschäften wieder braucht. Wie sah die Rechnung nochmal aus? Welche Konditionen haben wir bekommen? Wie lange läuft der Vertrag? Das sind alles Fragen, die mit einem Blick auf das Dokument gelöst werden können. Dementsprechend folgt daraus, dass man das Dokument wieder suchen muss. Praktisch dabei ist eine gute Struktur in seiner Dokumentenaufbewahrung, um die Suche so kurz wie möglich zu gestalten. Der Weg zum Archiv ist ja meistens schon zeitaufwendig genug.

Zusammengefasst kann man sagen, dass jedes Unternehmen auf eine Dokumentenaufbewahrung angewiesen bzw. dazu verpflichtet ist.

Was sollte eine gute Dokumentenaufbewahrung können

Eine Dokumentenaufbewahrung sollte auf jeden Fall Daten und Unterlagen langfristig unverändert lagern und speichern. Dabei ist wichtig, dass die Dokumentenaufbewahrung die rechtlichen Vorschriften der GoBD einhalten kann. Können vergangene Geschäfte nicht mehr nachvollzogen werden, geht das mit nicht unerheblichen Konsequenzen einher.

Des Weiteren sollte die Dokumentenaufbewahrung eine einfache und verständliche Struktur besitzen. Das vereinfacht die Nachvollziehbarkeit und verschnellert vor allem auch die Suche nach einem Dokument, denn große Aktenschränke ohne Übersicht kann niemand gebrauchen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sicherheit. Dokumente, die nicht für jede Augen bestimmt sind, sollten auch wirklich verschlossen vor nicht befugten Mitarbeiter:innen und Dritten gelagert werden.

Dennoch ist es wichtig, dass die Mitarbeiter:innen, die Zugriff benötigen, diesen auch erhalten. Es sollte gut zugänglich sein und die Wege nicht zu weit. Vor allem, wenn es mehrere Archive gibt.

Zudem ist der Schutz enorm wichtig. Denn es bringt nichts, wenn das Dokument noch da ist, jedoch nicht lesbar ist. Umwelteinflüsse, wie Licht oder Feuchtigkeit, die die Dokumente zerstören können, sollten unbedingt verhindert werden. Daraus folgen gewissen Bedingungen, wie die Dokumente richtig gelagert werden. Am besten sind Temperaturen zwischen 14 und 18 Grad, Dunkelheit und eine Luftfeuchtigkeit unter 60 Prozent.

Analoge vs. digitale Dokumentenaufbewahrung

Da die Dokumentenaufbewahrung gewisse Anforderungen erfüllen sollte, sollte man sich gut überlegen, welche Art der Aufbewahrung für das Unternehmen die beste Wahl ist. Analog oder digital?

Dazu sollten wir klären, was überhaupt die digitale Version ist. Eine digitale Aufbewahrung ist eine Bezeichnung für die langfristige digitale Speicherung von Dokumenten. Diese könnten lokal angesiedelt werden, z.B. auf Festplatten, oder auch in einer Cloud. Unterschieden wird dabei noch zwischen einer „offenen“ Ordnerstruktur oder einer Software, die die digitale Aufbewahrung beheimatet. Ein Beispiel dafür wäre ein DMS (Dokumentenmanagement System). Das ist eine Software, die es ermöglicht, die gesamte Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die digitale Version begleitet den ganzen Prozess ab Erhalt des Dokumentes bis zur Archivierung.

Aber bietet das DMS wirklich Vorteile im Gegensatz zur papiergebundenen Lösung?

Vorteile der digitalen Dokumentenaufbewahrung

1. Durch die Automatisierung des Dokumentenflusses kann eine gesteigerte Effizienz erreicht werden. Mitarbeiter:innen können dadurch Dokumente schnell und einfach finden, teilen und bearbeiten. Die Volltextsuche sowie die Integration mit anderen Systemen wie DATEV, Salesforce, SAP oder M365 tragen dazu bei. Insgesamt führt dies zu einer höheren Produktivität und Effizienz im Arbeitsalltag.
2. Ein DMS ermöglicht es Mitarbeiter:innen standortunabhängig auf alle Dokumente zuzugreifen, egal ob sie im Büro oder Remote arbeiten. Zudem können Teams gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne dass sie sich physisch am gleichen Ort befinden müssen. Dadurch wird die Zusammenarbeit verbessert.
3. Die Sicherheit von vertraulichen Informationen kann erhöht werden, da verschiedene Sicherheitsfunktionen zur Verfügung stehen. Zugriffsrechte auf Dokumente können eingeschränkt werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang bekommen.
4. Durch den Einsatz dieser Software können Kosten für die Archivierung und Verwaltung von Papierdokumenten gesenkt werden. Das liegt vor allem daran, dass sich die Druck- und Lagerkosten reduzieren, aber auch die Personalkosten für die Archivierung und Suche entfallen. Das senkt Kosten und ist nachhaltiger.
5. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von Dokumenten unterstützt wird und potenzielle Strafen vermieden werden können. Dies wird vor allem durch die Funktionen der vereinfachten Langzeitarchivierung und Versionierung von Dokumenten ermöglicht.
6. Das DMS bietet auch die Möglichkeit, dass Workflows mit in das System integriert werden können. Automatisierte Prozesse, die bestimmte Aktionen auslösen, wenn bestimmte Ereignisse oder Bedingungen eintreten, werden als Workflows bezeichnet. Dadurch können z.B. Urlaubsanträge oder Krankmeldungen digital abgebildet werden.

Fazit

Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass die Dokumentenaufbewahrung im Unternehmen ein wichtiges Thema ist und dass man sich auf jeden Fall damit auseinandersetzen sollte. Nicht nur aufgrund der gesetzlichen Anforderungen, sondern auch wegen der Auffindbarkeit von Dokumenten. Ob man sich für die digitale oder die papiergebundene Version entscheidet, ist jedem selbst überlassen. Dennoch hat die digitale Aufbewahrung einige Vorteile. Es ermöglicht unter anderem Zeit und Geld zu sparen, standortübergreifend zu arbeiten und unterstützt Themen wie Sicherheit. Ein Dokumentenmanagement vereinfacht die Dokumentenaufbewahrung somit erheblich.