Cloud DMS – Ihr Weg zum Dokumentenmanagement in der Cloud

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Die Arbeit aus dem Homeoffice ist im Jahr 2020 für viele Unternehmen (eher unfreiwillig) zur neuen Normalität geworden. Ein entscheidender Faktor für den Erfolg von New Work, der insbesondere in Krisenzeiten heraussticht, ist die Flexibilität vorhandener IT-Infrastrukturen. Eine aktuelle Statista Studie, die zu dem Ergebnis kommt, dass knapp jedes zweite Unternehmen technisch nicht in der Lage ist, Homeoffice zu ermöglichen, zeigt vor welchen Herausforderungen viele Unternehmen stehen.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie d.velop documents bildet die Grundvoraussetzung dafür, dass Mitarbeiter von zu Hause auf alle Informationen zugreifen können. Bei der Frage nach der notwendigen Flexibilität spielt allerdings nicht nur das System an sich, sondern auch die Bereitstellungsform eine zentrale Rolle. Ein Cloud DMS bietet den idealen Einstieg in eine professionelle Dokumentenverwaltung. Worauf es bei Ihrem Weg zum Dokumentenmanagement in der Cloud zu achten gilt, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

On-Premises und Cloud DMS im Vergleich

Bevor Sie die Einführung eines Cloud DMS angehen, sollten Sie sich mit den Vor- und Nachteilen sowie möglichen Alternativen der Bereitstellungsform in der Cloud beschäftigen. Im Mittelpunkt stehen hier die Möglichkeit die Software „On-Premises“ oder „as a Service“ zu betreiben:

Software on Premises (SoP) setzt voll und ganz auf die lokale Nutzung von Daten und Infrastruktur. Die Software befindet sich somit auf Ihrem hauseigenen Server. Dadurch sind Sie zwar einerseits unabhängig von Drittanbietern und besitzen maximale Entscheidungsfreiheit, andererseits sind Sie selbst für die Hardware, Datensicherheit, Wartungen und Updates verantwortlich – IT-Wissen ist bei dieser Variante vorausgesetzt.

Software as a Service (SaaS) über einen externen Dienstleister ist eine komfortable Methode zur Einführung eines DMS. Im Gegensatz zum lokalen Einsatz wird kein eigener Server vorausgesetzt. Die Software wird in der Cloud für Sie betrieben und Sie mieten das System für Ihre Zwecke. Softwarehersteller wie die d.velop sorgen für einen hohen Sicherheitsstandard für Ihre Daten.

Cloud Dokumentenmanagement als optimale Lösung

Auch wenn beide Varianten Ihre Vorteile haben – die Cloud ist für viele Unternehmen die optimale Betriebsform:

Kosten

  • Keine hohen Investitionskosten
  • Geringes finanzielles Risiko
  • Hohe Flexibilität

Sicherheit

  • Cloud-Anbieter bieten einen hohen Grad an Sicherheit und Schutz Ihrer Rechenzentren.

Individualisierung

  • Cloudbasierte DMS sind mittlerweile derart ausgereift, dass auch hier Spielraum für umfangreiche Individualisierungen möglich sind.

In unserem Blogartikel „On Premises oder in der Cloud, kaufen oder mieten – Welche DMS-Betriebsform passt für mich?“ führen wir Sie durch die verschiedenen Möglichkeiten bei dem Kauf eines Dokumentenmanagement-Systems.

Funktionen von Cloud Dokumentenmanagement: längst auf Augenhöhe

Ein Mythos, der sich um Dokumentenmanagement-Systeme in der Cloud rankt und hartnäckig hält, ist der von fehlenden Funktionalitäten im Vergleich zu On-Premises-Produkten. Zeit mit genau diesem Mythos aufzuräumen – denn innovative Anbieter stellen völlig unabhängig von der Betriebsform komplett identische Funktionsumfänge zur Verfügung. Bei der Auswahl sollten Sie auf diese Kernfunktionalitäten achten:

  • Intelligente Ablage:  Setzen Sie händischer Aktenablage, Schriftgutverwaltung und unstrukturierten Dateiordnern ein Ende. Ein integriertes DMS wird für Ihr Unternehmen und vor allem im Homeoffice zur zentralen Drehscheibe.
  • Archivierung: Zentrale Verfügbarkeit zählt zu den wichtigsten Vorteilen der digitalen Archivierung. Dabei werden alle Dokumente standortübergreifend automatisch in digitale Akten eingeordnet. So hat jeder Mitarbeiter im Unternehmen jederzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen und kann in diesen noch nach Jahrzehnten blättern.
  • Schnittstellen zu Ihren Systemen: Daten und Dokumente entstehen in vielen Systemen im Unternehmen. Damit diese im digitalen DMS abgelegt werden können, wird zu diesen Systemen eine Verbindung hergestellt. Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zu.
  • Schnelle Suche: Eine zentrale Ablage aller Dokumente und eine intelligente Suche des DMS reduzieren die Suchzeit auf wenige Sekunden. Durch die Verschlagwortung der Dokumente, also der Zuordnung von Schlagwörtern wie Kundenname, Dokumentenart etc., finden Sie immer das gesuchte Dokument.
  • Prozessautomatisierung: Die zentralen Aufgaben moderner Dokumentenmanagement-Systeme gehen weit über die reine Organisation und Verwaltung von Dokumenten hinaus. Mithilfe integrierter Workflow-Funktionalitäten ermöglicht Ihnen ein DMS die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.
  • Unternehmensübergreifende Kollaboration: Ist ein Dokument erst einmal automatisch abgelegt und verschlagwortet, kann es von Mitarbeitern und externen Partnern direkt in der jeweiligen digitalen Akte bearbeitet werden. Besonders die Möglichkeit der zeitgleichen Bearbeitung treibt viele Prozesse auf ein Höchstmaß an.

Whitepaper - Cloudbasiertes DMS einfach erklärt

Sicherheit in der Cloud: Ist ein Cloud DMS sicher?

Ein nicht weniger stark diskutiertes Thema als der Funktionsumfang von Cloud DMS-Systemen ist die Sicherheit dieser Systeme, wenn Sie „as a Service“ betrieben werden. Und das obwohl bei der richtigen Wahl auch hier die Fakten eine klare Sprache sprechen. So werden Ihre Daten redundant auf mehreren Servern und in mehreren Rechenzentren gespeichert. Hinzukommt, dass Cloud Anbieter wie Amazon auf eine 99,9999999-prozentige Haltbarkeit ausgelegt sind. Die Wahrscheinlichkeit für einen Objektverlust bei 10.000 Dokumenten entspricht damit dem Verlust von einem Dokument in 10.000.000 Jahren. Durch eine redundante Speicherung der Objekte, kann ein gleichzeitiger Verlust in verschiedenen Standorten im Grunde vollständig ausgeschlossen werden. In der Tat erscheint es für jedes Unternehmen dieser Welt nahezu unmöglich mit eigenen Mitteln lokal eine so sichere Infrastruktur aufzubauen.

Weit mehr als nur ein elektronisches Archiv – Keine Scheu vor Upgrades

Bleibt abschließend zu klären, wann und für wen sich der Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung besonders lohnt. Schon im Kern bietet ein Dokumentenmanagement-System viel mehr Möglichkeiten als nur die elektronische Archivierung von Dokumenten. Durch eine automatisierte Ablage, digitale Prozesse, unternehmensweite Suchfunktionen und Kollaborationsmöglichkeiten wird Ihr Cloud DMS zur zentralen Drehscheibe für Informationen in Ihrem Unternehmen.

Und auch darüber hinaus bietet ein bereits etabliertes DMS stets Entwicklungspotential. Ein Beispiel für ein derartiges Potential ist die digitale Unterschrift. Mit Signatur-Apps, wie d.velop sign, lassen sich von überall Ihre Dokumente unterschreiben. Eine weitere sinnvolle Ergänzung für Ihr DMS ist eine digitale Rechnungsverarbeitung. Dieses Produkt ermöglicht das automatische Auslesen und Prüfen von Rechnungen.

Achten Sie bei der Auswahl Ihres DMS-Anbieters zwingend darauf, Ihr System möglichst einfach ausbauen zu können, um das volle Potenzial des DMS in den verschiedensten Anwendungsbereichen auszuschöpfen und den jeweiligen Funktionsumfang langfristig zu erhöhen. So wird ein Cloud DMS zum perfekten Begleiter für Kleinunternehmen, den Mittelstand und Großunternehmen.

Dokumentenmanagement aus der Steckdose mit d.velop documents

Mit unserem Cloud DMS d.velop documents können Sie die Verwaltung von Dokumenten und Informationen intelligent beschleunigen, vereinfachen und optimieren. Eine komfortable digitale Ablage und eine revisionssichere Aufbewahrung bilden die Basis für Ihre Digitalisierung und das Arbeiten im Homeoffice. Testen Sie d.velop documents für 30 Tage kostenlos – Keine automatische Vertragsverlängerung und keine Verpflichtungen.

In dieser Infografik haben wir Ihnen noch einmal alle Vorteile eines cloudbasierten Dokumentenmanagement-Systems zusammengefasst: