Digitale Unterschrift
DSGVO-konforme digitale Unterschrift made in Germany
Endlose Papierstapel, aufwendige Prozesse, unzureichender Datenschutz?
Es wird höchste Zeit, Dokumente digital zu unterschreiben. d.velop sign ist eine digitale Unterschrift, welche Menschen aus allen Bereichen dabei hilft, Unterschriftenprozesse vollständig zu digitalisieren. Für die Nutzung ist keine Hard- oder Softwareinstallation notwendig, da d.velop sign komplett cloudbasiert funktioniert.
Einsparpotenziale der digitalen Unterschrift sichern
Unternehmen ohne digitale Unterschrift lassen täglich wertvolle Einsparpotenziale liegen. Was bedeutet die Einführung der digitalen Unterschrift konkret für Unternehmen? Jetzt ganz einfach mit unserem ROI-Rechner herausfinden.
- 27 A4 Seiten die ein:e Büroarbeiter:in durchschnittlich am Tag druckt.
- 9534 Euro die pro Unternehmen p.a. für Druckkosten ausgegeben werden.
- 20 Bäume die p.a. für Druckerpapier eines Unternehmens (30 Pers.) benötigt werden.
Digitale Unterschrift Referenzstory
sign oder nicht sign – so funktioniert HR digital bei apetito
Dank der über 11.000 Mitarbeitenden gibt es bei apetito nicht nur eine Menge leckerer Tiefkühlmenüs, sondern auch haufenweise HR-Dokumente, welche (digital) signiert werden müssen. Diese Kundenstory berichtet über die Einführung der digitalen Unterschrift und die digitale Transformation von Apetitos HR-Abteilung.
Die wichtigsten Funktionen der
digitalen Unterschrift
Fokus auf Features der digitalen Unterschrift? Hier alle Funktionen im Detail entdecken.
Signaturumlauf starten
- Immer up to date bleiben über den Signaturstatus
- Schnellere Vertragsabwicklungen
Externe Unterschriften einholen
- Interne und externe Personen zum Signieren einladen
- Eigenes Branding und eigene Vorlagen verwenden
Signieren von PDF und XML
- PDF und XML-Dateien rechtsgültig signieren
- In Kombination mit d.velop documents unterzeichnete Verträge direkt sicher archivieren
Das passende Signaturpaket finden
Bereit für den Digital Workplace? Unsere Signaturpakete basieren auf umfangreichem Kundenfeedback, damit stets der passende Leistungsumfang für individuelle Anforderungen angeboten werden kann.
Begeisterte User der digitalen Unterschrift
Immobilien
Der Immobilienvermittler Müller Merkle Immobilien (MMI) hat erstmals in großem Umfang Wohnmietverträge mit den Endkunden mit einer digitalen Signatur abgeschlossen. Innerhalb von etwa zehn bis zwölf Wochen wurden rund 300 Wohnmietverträge für zwei Neubauprojekte in Berlin digital unterzeichnet.
„In [unserem] Zukunftsbild erscheint es fast schon ein wenig absurd, einen digital generierten Mietvertrag durch den Drucker aus der digitalen in die analoge Welt zu übertragen, um diesen nach etlichen Stationen und Tagen letztendlich wieder einzuscannen. Daher ist bereits heute klar, dass es nur noch eine Frage der Zeit ist, bis sich der digitale Mietvertrag als Branchenstandard durchsetzt.“
Projektmanagement
Alle Verträge des Unternehmens sollen zentral verwaltet, mit einer proaktiven Laufzeiten- und Fristenüberwachung versehen und digital signiert werden. Bei der Kostenfreigabe sollten die Beantragung, Prüfung und Freigabe von Investitionsvorhaben bis zur Freigabe innerhalb einer Abteilung geregelt werden.
„Überzeugt hat uns an d.velop die Vielseitigkeit und dass nicht nur singuläre Lösungen angeboten werden.“
HR
Jedes Jahr säubern die Reinigungsfachkräfte der Rudolf Weber GmbH & Co. KG mehr als 2,25 Millionen Fenster und 73.000 Hektar Reinigungsfläche. Das sind beeindruckende Zahlen, hinter denen jede Menge Personal steckt.
Die Bearbeitungszeit eines Arbeitsvertrags in den nahen und entfernten Niederlassungen haben wir im Durchschnitt um 250 Prozent beschleunigt. Das hat uns gezeigt: Es ist der richtige Weg.“
Qualitätsmanagement
Nicht zuletzt im Qualitätsmanagement lassen Unternehmen wie Teekanne zum Beispiel Audit-Protokolle nachvollziehbar manuell gegenzeichnen, auf Papier oder auch mit Behelfsmitteln wie E-Mail-Verteilung plus manuelle Nachverfolgung. Um all diese Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten und die Digitalisierung des Unternehmens voranzutreiben, musste eine digitale Unterschrift her.
„Neben dem Tool selbst war es zunächst einmal wichtig, auch einen verlässlichen Tool-Anbieter zu finden, der ohne Fachlatein auf Augenhöhe kommunizieren kann. Und den haben wir mit d.velop zweifelsohne gefunden.“
Einblicke in die Welt der digitalen Unterschrift
d.velop sign löst die digitale Bremse in
Digitale Unterschrift in jedem Sektor
Einsatzszenarien der digitalen Unterschrift in der eigenen Branche entdecken:
Die digitale Unterschrift nahtlos und sicher integriert
Digitalisierung ganzheitlich denken
Sharepoint, Salesforce oder Dynamics? Die digitale Unterschrift lässt sich dank der umfangreichen API ganz einfach in native Umgebungen integrieren.
User erhalten somit die Möglichkeit, standardmäßig in gewohnten Abläufen zu signieren.
Rechtssicherheit wahren
Sicherheit made in Germany. Für viele Digitalisierungsfans sind rechtliche Bedenken oft eine große Hürde, um die Transformation aktiv zu gestalten. Bei der digitalen Unterschrift treten einige Fragen auf, die vor der Einführung unbedingt geklärt werden sollten:
Welche rechtlichen Grundlagen gilt es zu beachten? Was verbirgt sich hinter den unterschiedlichen Signaturstandards? Und wie werden Unterzeichnende eindeutig verifiziert?
Europäische Datensouveränität erleben
Die digitale Unterschrift d.velop sign wird in Deutschland entwickelt und auf europäischen Rechenzentren betrieben. Dabei arbeitet d.velop mit der Open Telekom Cloud (OTC) zusammen, dem führenden Cloud-Betreiber in Deutschland.
Dies ermöglicht die Einhaltung zahlreicher Compliance-Anforderungen, auch in besonders regulierten Märkten.
Darum ist d.velop sign Europas Lieblings-eSignatur
Software made in Germany
Wir erfüllen die strengsten Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Datenaufbewahrung, damit unsere Kunden sorgenfrei Dokumente aller Art mit der digitalen Unterschrift signieren können.
30 Jahre Erfahrung als Digitalisierungspartner für Unternehmen
Über 13.350 Kunden und 3,25 Mio. User vertrauen der Marke d.velop. Durch ein starkes Partnernetzwerk (400+ Partner) haben wir die Möglichkeit, Integrationen für unsere digitale Unterschrift in beinahe jede erdenkliche Umgebung zu schaffen.
Intuitive und mobile Nutzung
Wir entwickeln unsere Software durch aktive Einbindung unserer Kunden stetig weiter, damit wir stets die optimalen Lösungen bereitstellen können. Durch regelmäßige Kundeninterviews stellen wir sicher, dass unsere Features der digitalen Unterschrift den Anforderungen unserer Kunden gerecht werden.
eIDAS- und DSGVO-konform
Die Einhaltung des Rechtsrahmens ist für uns eine Grundvoraussetzung, ebenso wie für uns Datenschutz nicht nur ein Versprechen, sondern ein Fakt ist. Somit gewährleisten wir, dass unsere Kunden ihre Dokumente sorgenfrei und rechtsgültig digital unterschreiben können.
Qualifizierte Signatur schon im Standard verfügbar
Bei uns gibt es keine versteckten Kosten. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist bei d.velop sign standardmäßig enthalten und kann nach erfolgreicher Identifizierung sofort genutzt werden.
Transparentes Preismodell
Kunden können Bedarf und Kosten selbst bestimmen. Der d.velop store bietet für kleine, mittlere und große Bedarfe die passenden Pakete und sollten besondere Ansprüche vorliegen, helfen unsere Signaturexperten:innen gerne in unverbindlichen Gesprächen dabei, individuelle Pakete zu erstellen.
Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten
Mit der d.velop sign API kann die Digitalisierung ganzheitlich gedacht werden. Die Einbindung der digitalen Unterschrift in die gewohnten Kundensysteme sorgt für eine maximale Nutzerfreundlichkeit auf den Kundenplattformen und ist für uns Daily Business.
Persönlicher Support
Wir begleiten Prozesse immer aus dem eigenen Hause. Vom Finden des richtigen Signaturpakets über Unterstützung beim Onboardingprozess bis hin zur kontinuierlichen Begleitung als kompetenter Digitalisierungspartner stehen wir für unsere Kunden stets persönlich zur Verfügung.
Umfangreiches Onboarding
Jeder Mensch lernt anders – wir stellen uns auf individuelle Ansprüche und Bedürfnisse ein. Denn eine digitale Unterschrift hilft nur denjenigen, die sie auch richtig anzuwenden wissen. Unser verständliches E-Learning-Angebot in Kombination mit persönlicher Beratung sorgt für den maximalen Lerneffekt.
International einsetzbar
d.velop sign ist im Standard auf Deutsch und Englisch verfügbar und bereits in mehr als 65 Ländern im Einsatz. International agierende Unternehmen können problemlos Verträge international und ohne Umwege zeichnen lassen und sparen somit viel Zeit und Budget.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Unterschrift
Eine digitale Unterschrift ist im rechtlichen Sinne eine sogenannte elektronische Signatur. Die Regelungen, die ehemals national im Signaturgesetz geregelt waren, finden sich nun in der europaweit geltenden eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste.
Mit einer digitalen Unterschrift können Sie ein Dokument (z.B. einen Kreditvertrag) im Internet und ohne Papier unterschreiben. Das beschleunigt Prozesse und spart Kosten. Den rechtlichen Rahmen dafür bildet die EU-weit geltende eIDAS-Verordnung. Sie definiert die Rechtswirkung von elektronisch signierten Dokumenten und deren Beweiskraft vor Gericht. Mit d.velop sign können Sie einfach, fortgeschritten und qualifiziert unterschreiben.
Wir erklären Ihnen die Funktionsweise der digitalen Unterschrift am Beispiel d.velop sign:
1. Sie laden Ihr Dokument in die d.velop sign App hoch und ein Hashwert wird zur Zertifizierung an einen Vertrauensdienstanbieter gesendet.
2. Der Vertrauensdienstanbieter prüft Ihre Identität und schickt anschließend den Hashwert an d.velop sign zurück.
3. Anschließend können Sie Ihr fertig signiertes Dokument mit zugehörigem Zertifikat herunterladen.
Durch diese Vereinfachung des Signaturprozesses erhöhen Sie nicht nur Ihren Digitalisierungsgrad, sondern sparen gleichzeitig wichtige Zeit und Kosten.
Eine händische Unterschrift ist nach dem eIDAS Artikel 25 (2) eine qualifizierte Signatur. Und eine qualifizierte Signatur kann dank der neuen Gesetzgebung jetzt durch Fernsignaturdienste erfolgen. Über ein Signaturzertifikat setzen Sie Ihre Unterschrift auf das Dokument. Dieses Zertifikat bezeugt Ihre Identität durch einen Dritten und ist mit einem Zeitstempel versehen. Die qualifizierte elektronische Signatur hat vor Gericht bestand und ist daher zur Unterzeichnung von Verträgen geeignet.
Es gibt drei Arten der digitalen Signatur:
1. Die einfache elektronische Signatur stellt keinen sicherheitsrelevanten Mehrwert für Unternehmen dar und unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO).
2. Die fortgeschrittene elektronische Signatur unterliegt ebenfalls der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO) und stellt die Integrität des Dokumentes durch ein Zertifikat sicher.
3. Nur die qualifizierte elektronische Signatur (QeS) ersetzt die gesetzliche Schriftform (126, 126a BGB) und ist daher mit der handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen.
Ein Vertrauensdienst ist laut eIDAS-Verordnung, Artikel 3 (16), ein elektronischer Dienst, der in der Regel gegen Entgelt erbracht wird und unter anderem Folgendes umfasst: Erstellung, Überprüfung und Validierung von elektronischen Signaturen, Siegeln oder Zeitstempeln, sowie die Überprüfung und Validierung von Zertifikaten für die Webseitenauthentifizierung. Ein qualifizierter Vertrauensdienst erfüllt die einschlägigen Anforderungen der eIDAS-Verordnung, Artikel 3 (17), und wird alle zwei Jahre in einem aufwändigen Verfahren von einer akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle überprüft.
Das Ergebnis wird der zuständigen Aufsichtsbehörde (BNetzA oder BSI) mitgeteilt. Der Status als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ist europaweit über eine Vertrauensliste und ein Gütesiegel nachprüfbar. Die deutsche Vertrauensliste ist auf der Webseite der Bundesnetzagentur abrufbar: www.nrca-ds.de. Die Bundesdruckerei (sign-me) ist ein qualifizierter Vertrauensdienstleister für Signatur, Siegel, Zeitstempel und Webseitenzertifikate.
„Die elektronische Signatur ist ein rechtlicher bzw. ein juristischer Begriff. Darunter versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, die den Unterzeichner identifizieren. Zweckmäßig gleicht sie der eigenhändigen Unterschrift auf Papier. Die rechtlichen Rahmenbedingungen der elektronischen Signatur wurden unter der eIDAS-Verordnung zusammengefasst.
Bei einer elektronischen Signatur kann jedoch nicht immer überprüft werden, ob die Person tatsächlich das Dokument unterschrieben hat oder ob die Unterschrift eventuell gefälscht worden ist. Auch könnten Dokumente manipuliert oder verändert worden sein, ohne dass dies nachvollziehbar ist.
Die digitale Signatur bietet hierauf bezogen zusätzliche Sicherheit, denn sie beinhaltet im Gegensatz zur elektronischen Signatur einen verschlüsselten Hashwert. Außerdem kann die unterzeichnende Person zweifelsfrei authentifiziert werden, wodurch sie gleichbedeutend einer notariell beglaubigten eigenhändigen Unterschrift sind.“
Nach den Standards der ETSI-Normen werden PAdES- und XAdES-Signaturen erstellt. In den Normen wird festgelegt, wie die jeweilige technische Spezifikation der Signatur ist:
– PAdES-Signatur: PDF, PDF/A 1-3, intern signiert d.h. eine PAdES-Signatur ist immer mit einem PDF/A-Dokument verbunden und die Signatur ist direkt im Dokument.
– XAdES-Signatur: XML, intern signiert d.h. eine XAdES-Signatur ist immer mit einem XML-Dokument verbunden und die Signatur ist direkt im Dokument.
In der Regel bedürfen Verträge und Willenserklärungen keiner besonderen Form. Insbesondere müssen Verträge grundsätzlich nicht schriftlich geschlossen werden. Auch ein Handschlag ist ausreichend, um ein wirksames Vertragsverhältnis zu begründen. Gleichwohl bietet es sich aus Gründen der Beweissicherung und der Dokumentation an, Verträge in Schriftform abzuschließen.
Oftmals werden zudem Vereinbarungen getroffen, wonach bestimmte Erklärungen oder Mitteilung der Schriftform unterliegen und für einige bestimmte Vertragsformen oder Willenserklärungen ist dies sogar gesetzlich vorgeschrieben, Stichwort: Schriftformerfordernis. Dies dient vor allem der Dokumentation und Nachweisbarkeit mit Blick auf etwaige spätere Rechtsstreitigkeiten.
Die Validierung der Signatur erfolgt innerhalb von PDF-Anzeigeapplikationen und ist abhängig von dem Vorgehen der entsprechenden Anwendung. Hier geht kein Reader wie der Zweite vor und es wird sich selten an entsprechende Standards, wie die notwendige Prüfung gegen die europäische Vertrauensliste (EUTL) gehalten. Bei manchen Readern mit internen Truststore lässt sich das Zertifikat aus der EUTL hinterlegen, um somit auch eine Prüfung nach EUTL zu ermöglichen. Sind beispielsweise Ihre Adobe-Zertifikate nicht aktuell, so kann bei der Prüfung Ihrer Signatur eine Fehlermeldung auftreten. Eine Anleitung, wie Sie Ihre Adobe-Zertifikate aktualisieren können, finden Sie hier. Der Acrobat Reader prüft beispielsweise bei qualifizierten Signaturen gegen die EUTL und zeigt dies auch direkt bei den getätigten Signaturen an. Grundsätzlich ist die Gültigkeit der QES unberührt von der unvollständigen Prüfung in diversen Readern.
Wenn eine Signatur nachweislich geprüft werden soll, empfehlen wir hierfür die Verwendung der offiziellen EU-Validierungsseite, auf der Sie Ihr Dokument hochladen und prüfen können (https://ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation). Diese Software prüft entsprechend der Vorgaben zur Validierung und erstellt zum Abschluss noch einen Prüfbericht, welcher den Vorgang protokolliert.
Die eIDAS-Verordnung (eIDAS steht für „Electronic Identification, Authentication And Trust Services“) ist eine Verordnung über die elektronische Identifizierung und über Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union. eIDAS stellt eine echte rechtliche Neuerung dar, deren erklärter Zweck darin besteht, die Entwicklung digitaler Anwendungen in Europa zu fördern. Das Herzstück dieses Artikelgesetzes, das Vertrauensdienstegesetz (VDG), enthält alle notwendigen Vorschriften für den Einsatz digitaler Signaturen. Die neue EU-Verordnung ermöglicht ein neues, vereinfachtes Verfahren elektronischer Signaturen. Dabei sind die Komponenten zur Signaturerstellung nicht auf einer Karte, sondern in einer gesicherten IT-Umgebung eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters aufbewahrt. Somit lässt sich die elektronische Unterschrift auch aus der Ferne auslösen, zum Beispiel mit mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones.
Mit d.velop sign hat man die Möglichkeit einfach, fortgeschritten und qualifiziert zu unterschreiben. Für die Auswahl des richtigen Signaturlevels empfehlen wir Ihnen die Beratung durch einen Juristen. Gerne können wir aufzeigen, wie andere Kunden d.velop sign einsetzen. Als Softwarehersteller können wir aber keine Beratung für die gesetzeskonforme Anwendung der Lösung geben. Gerne stellen wir bei Bedarf Kontakt zu einem Spezialisten her.
Das PDF-Dokument öffnen und mit einer Software für digitale Unterschriften (z.B. d.velop sign) unterschreiben. Hierdurch wird das PDF online in Echtzeit mit einem Signaturzertifikat und einem Zeitstempel versehen und gilt somit als rechtsgültig unterschrieben. Ein PDF digital zu unterschreiben ist moderner Standard für Privatleute, Unternehmen und Organisationen jeder Art.
Um Dokumente (z.B. PDF oder XML) digital zu unterschreiben, benötigt man eine Software für digitale Unterschriften (z.B. d.velop sign). Das zu unterschreibende Dokument wird in der Software geöffnet und der Signaturvorgang gestartet. Sobald die digitale Unterschrift an der gewünschten Stelle gesetzt wurde, schließt man den Vorgang ab und kann das unterschriebene Dokument downloaden, archivieren oder versenden.
Bei der Auswahl des passenden Anbieters für digitale Unterschriften bzw. digitale Signaturen sollte zuerst bedacht werden, welche Anforderungen das Unternehmen an eine digitale Unterschrift hat. Weiterhin sollte bedacht werden, welche Signatur ich für die identifizierten Anwendungsszenarien benötigt werden, welche technische Lösung sich eignet und wie hoch die Kosten für die Implementierung sind. Eine weitere wichtige Frage ist, welchen Funktionsumfang die unterschiedlichen Signaturanbieter bieten.