Digitale Unterschrift

Digitale Unterschrift für sichere Geschäftsdokumente

  • Zeit sparen: Die digitale Unterschrift ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und schafft Medienbrüche ab.
  • Prozesskosten senken: Papier-, Druck- und Versandkosten werden mit der digitalen Unterschrift stark reduziert.
  • Sicherheit schaffen: Dokumente rechtssicher nach eIDAS-Standard unterschreiben.
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d.velop sign

Die digitale Unterschrift aus Europa für Europa

Endlose Papierstapel, aufwendige Prozesse, unzureichender Datenschutz? Mit einer digitalen Unterschrift gehören diese Szenarien der Vergangenheit an: Mit d.velop sign werden Dokumente ab sofort digital und rechtssicher unterschrieben. Für die Nutzung ist keine Hard- oder Softwareinstallation notwendig, da die digitale Unterschrift komplett cloudbasiert funktioniert.

Gartner Peer Insights Logo
DSGVO Logo für digitale Unterschrift
Capterra Logo: Bewertungen digitale Unterschrift

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ist ein elektronisches Äquivalent einer handschriftlichen Unterschrift. Sie wird verwendet, um die Authentizität und Integrität digitaler Nachrichten oder Dokumente zu gewährleisten. Dabei basiert die digitale Unterschrift auf kryptografischen Verfahren, wodurch sichergestellt wird, dass ein Dokument tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und nicht verändert wurde.

Die digitale Unterschrift sichert enorme Einsparpotenziale

Unternehmen ohne digitale Unterschrift lassen täglich wertvolle Einsparpotenziale liegen. Nur wie fällt die Kostenersparnis konkret aus? Jetzt ganz einfach mit unserem ROI-Rechner herausfinden.

  • 27 A4 Seiten die ein:e Büroarbeiter:in durchschnittlich am Tag druckt.
  • 9534 Euro die pro Unternehmen p.a. für Druckkosten ausgegeben werden.
  • 20 Bäume die p.a. für Druckerpapier eines Unternehmens (30 Pers.) benötigt werden.
Digitale Unterschrift bei d.velop

Digitale Unterschrift Webinar

6 Schritte zur Einführung einer digitalen Unterschrift

Warum sollte ich mich mit dem Thema digitale Unterschrift beschäftigen? Und wie kann ein strukturiertes Vorgehen dabei helfen, alle Anspruchsgruppen in der Organisation erfolgreich einzubinden?

Inhalte des Webinars

  • Warum sollte ich eine digitale Unterschrift einführen?
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung einer digitalen Unterschrift
  • Tipps für den Projektstart

Digitale Unterschrift Funktionen

Wie funktioniert die digitale Unterschrift?

Erfahre, wie die Funktionen der digitalen Unterschrift den Arbeitsalltag erleichtern? Hier alle Funktionen im Detail entdecken.

Signaturumlauf starten

  • Immer up to date bleiben über den Signaturstatus
  • Schnellere Vertragsabwicklungen
Infografik zum Signaturumlauf der digitalen Unterschrift

Externe Unterschriften einholen

  • Interne und externe Personen zum Signieren einladen
  • Eigenes Branding und eigene Vorlagen verwenden
Infografik zur Funktion des externen Einladens der digitalen Unterschrift

Signieren von PDF und XML

  • PDF und XML-Dateien rechtsgültig signieren
  • In Kombination mit d.velop documents unterzeichnete Verträge direkt sicher archivieren
Infografik zur Funktion des XML Signierens der digitalen Unterschrift

Digitale Unterschrift Preise

Signaturpakete mit europäischem Sicherheitsstandard nach Bedarf wählen

Unsere Signaturpakete basieren auf umfangreichem Kundenfeedback und halten europäische Datenschutzstandards ein. Jetzt das passende Signaturpakete für die eigenen Anforderungen finden.

Digitale Unterschrift Referenzen

Begeisterte User der digitalen Unterschrift

Immobilien

Der Immobilienvermittler Müller Merkle Immobilien (MMI) hat erstmals in großem Umfang Wohnmietverträge mit den Endkunden mit einer digitalen Signatur abgeschlossen. Innerhalb von etwa zehn bis zwölf Wochen wurden rund 300 Wohnmietverträge für zwei Neubauprojekte in Berlin digital unterzeichnet.

„In [unserem] Zukunftsbild erscheint es fast schon ein wenig absurd, einen digital generierten Mietvertrag durch den Drucker aus der digitalen in die analoge Welt zu übertragen, um diesen nach etlichen Stationen und Tagen letztendlich wieder einzuscannen. Daher ist bereits heute klar, dass es nur noch eine Frage der Zeit ist, bis sich der digitale Mietvertrag als Branchenstandard durchsetzt.“  

Felix Henne Geschäftsführer Müller Merkle Immobilien

Projektmanagement

Alle Verträge des Unternehmens sollen zentral verwaltet, mit einer proaktiven Laufzeiten- und Fristenüberwachung versehen und digital signiert werden. Bei der Kostenfreigabe sollten die Beantragung, Prüfung und Freigabe von Investitionsvorhaben bis zur Freigabe innerhalb einer Abteilung geregelt werden.

„Überzeugt hat uns an d.velop die Vielseitigkeit und dass nicht nur singuläre Lösungen angeboten werden.“  

Patrick Kühnast Coordinator Shared Services & PMO Gerry Weber International AG

HR

Jedes Jahr säubern die Reinigungsfachkräfte der Rudolf Weber GmbH & Co. KG mehr als 2,25 Millionen Fenster und 73.000 Hektar Reinigungsfläche. Das sind beeindruckende Zahlen, hinter denen jede Menge Personal steckt.

Die Bearbeitungszeit eines Arbeitsvertrags in den nahen und entfernten Niederlassungen haben wir im Durchschnitt um 250 Prozent beschleunigt. Das hat uns gezeigt: Es ist der richtige Weg.“

Birgit Starrat Personalleiterin Rudolf Weber GmbH & Co. KG

Qualitätsmanagement

Nicht zuletzt im Qualitätsmanagement lassen Unternehmen wie Teekanne zum Beispiel Audit-Protokolle nachvollziehbar manuell gegenzeichnen, auf Papier oder auch mit Behelfsmitteln wie E-Mail-Verteilung plus manuelle Nachverfolgung. Um all diese Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten und die Digitalisierung des Unternehmens voranzutreiben, musste eine digitale Unterschrift her.

„Neben dem Tool selbst war es zunächst einmal wichtig, auch einen verlässlichen Tool-Anbieter zu finden, der ohne Fachlatein auf Augenhöhe kommunizieren kann. Und den haben wir mit d.velop zweifelsohne gefunden.“

Harald Liedtke Head of Corporate Process Management Teekanne GmbH & Co. KG

Digitale Unterschrift und die Open Telekom Cloud

Die digitale Unterschrift verdient den maximalen Datenschutz

Ob von Mitarbeitenden, Geschäftspartnern oder Kunden – eine digitale Unterschrift ist ein extrem persönliches Gut, welches stets behutsam behandelt und geschützt werden sollte. Aus diesem Grund setzen wir bei der digitalen Unterschrift mit der Open Telekom Cloud (OTC) auf einen europäischen Cloud-Partner.

  • Europäische Datensouveränität
  • Einhaltung von Compliance-Anforderungen für regulierte Branchen
  • Stetige Verbesserung von Nachhaltigkeitsstandards

Digitale Unterschrift nahtlos und sicher integriert

Digitalisierung ganzheitlich denken

Sharepoint, Salesforce oder Dynamics? Die digitale Unterschrift lässt sich dank der umfangreichen API ganz einfach in native Umgebungen integrieren.

User erhalten somit die Möglichkeit, standardmäßig in gewohnten Abläufen zu signieren.

Infografik zu Integrationsmöglichkeiten der digitalen Unterschrift

Rechtssicherheit wahren

Sicherheit made in Germany. Für viele Digitalisierungsfans sind rechtliche Bedenken oft eine große Hürde, um die Transformation aktiv zu gestalten. Bei der digitalen Unterschrift treten einige Fragen auf, die vor der Einführung unbedingt geklärt werden sollten:

Welche rechtlichen Grundlagen gilt es zu beachten? Was verbirgt sich hinter den unterschiedlichen Signaturstandards? Und wie werden Unterzeichnende eindeutig verifiziert?

Gründe für die digitale Unterschrift

Darum ist d.velop sign Europas Lieblings-eSignatur

Software made in Germany

Wir erfüllen die strengsten Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Datenaufbewahrung, damit unsere Kunden sorgenfrei Dokumente aller Art mit der digitalen Unterschrift signieren können.

30 Jahre Erfahrung als Digitalisierungspartner für Unternehmen

Über 13.350 Kunden und 3,25 Mio. User vertrauen der Marke d.velop. Durch ein starkes Partnernetzwerk (400+ Partner) haben wir die Möglichkeit, Integrationen für unsere digitale Unterschrift in beinahe jede erdenkliche Umgebung zu schaffen.

Intuitive und mobile Nutzung

Wir entwickeln unsere Software durch aktive Einbindung unserer Kunden stetig weiter, damit wir stets die optimalen Lösungen bereitstellen können. Durch regelmäßige Kundeninterviews stellen wir sicher, dass unsere Features der digitalen Unterschrift den Anforderungen unserer Kunden gerecht werden.

eIDAS- und DSGVO-konform

Die Einhaltung des Rechtsrahmens ist für uns eine Grundvoraussetzung, ebenso wie für uns Datenschutz nicht nur ein Versprechen, sondern ein Fakt ist. Somit gewährleisten wir, dass unsere Kunden ihre Dokumente sorgenfrei und rechtsgültig digital unterschreiben können.

Qualifizierte Signatur schon im Standard verfügbar

Bei uns gibt es keine versteckten Kosten. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist bei d.velop sign standardmäßig enthalten und kann nach erfolgreicher Identifizierung sofort genutzt werden.

Transparentes Preismodell

Kunden können Bedarf und Kosten selbst bestimmen. Der d.velop store bietet für kleine, mittlere und große Bedarfe die passenden Pakete und sollten besondere Ansprüche vorliegen, helfen unsere Signaturexperten:innen gerne in unverbindlichen Gesprächen dabei, individuelle Pakete zu erstellen.

Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten

Mit der d.velop sign API kann die Digitalisierung ganzheitlich gedacht werden. Die Einbindung der digitalen Unterschrift in die gewohnten Kundensysteme sorgt für eine maximale Nutzerfreundlichkeit auf den Kundenplattformen und ist für uns Daily Business.

Persönlicher Support

Wir begleiten Prozesse immer aus dem eigenen Hause. Vom Finden des richtigen Signaturpakets über Unterstützung beim Onboardingprozess bis hin zur kontinuierlichen Begleitung als kompetenter Digitalisierungspartner stehen wir für unsere Kunden stets persönlich zur Verfügung.

Umfangreiches Onboarding

Jeder Mensch lernt anders – wir stellen uns auf individuelle Ansprüche und Bedürfnisse ein. Denn eine digitale Unterschrift hilft nur denjenigen, die sie auch richtig anzuwenden wissen. Unser verständliches E-Learning-Angebot in Kombination mit persönlicher Beratung sorgt für den maximalen Lerneffekt.

International einsetzbar

d.velop sign ist im Standard auf Deutsch und Englisch verfügbar und bereits in mehr als 65 Ländern im Einsatz. International agierende Unternehmen können problemlos Verträge international und ohne Umwege zeichnen lassen und sparen somit viel Zeit und Budget.

Digitale Unterschrift im d.velop blog

Alles über die digitale Unterschrift erfahren

Im d.velop blog finden Sie regelmäßig Hintergründe, Impulse und Expertenbeiträge rund um die digitale Unterschrift, rechtliche Aspekte, aktuelle Marktentwicklungen und vieles mehr.

  • Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

    Von Mark Kesselmann
    Beitragsbild Blogartikel digitale Unterschrift | QES

    Die QES ist das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift auf Papier. Erfahre mehr über den Nutzen und die zahlreichen Anwendungsfälle der QES im Geschäftsalltag.

  • Die Rolle von Vertrauensdiensteanbietern

    Von Mark Kesselmann
    Beitragsbild Blogartikel digitale Unterschrift | Vertrauensdiensteanbieter

    Wie werden digitale Identitäten verifiziert? Und gibt es eine rechtliche Grundlage? Im Blog stellen wir das notwendige Wissen kompakt zusammen.

  • eIDAS-Verordnung einfach erklärt

    Von Mark Kesselmann
    Beitragsbild Blogartikel digitale Unterschrift | eIDAS Verordnung

    Ist eine digitale Unterschrift überhaupt rechtlich legitimiert? Und kann ich Sie im internationalen Kontext nutzen? Alles beginnt mit der eIDAS-Verordnung.

  • Was ist ein Signaturzertifikat?

    Von Mark Kesselmann
    Beitragsbild Blogartikel digitale Unterschrift | Signaturzertifikat

    Wie sieht der Identitätsnachweis in der digitalen Arbeitswelt aus? Und welche Informationen werden gespeichert?

FAQ digitale Unterschrift

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Unterschrift

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ist im rechtlichen Sinne eine sogenannte elektronische Signatur. Die Regelungen, die ehemals national im Signaturgesetz geregelt waren, finden sich nun in der europaweit geltenden eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste.

Mit einer digitalen Unterschrift können Sie ein Dokument (z.B. einen Kreditvertrag) im Internet und ohne Papier unterschreiben. Das beschleunigt Prozesse und spart Kosten. Den rechtlichen Rahmen dafür bildet die EU-weit geltende eIDAS-Verordnung. Sie definiert die Rechtswirkung von elektronisch signierten Dokumenten und deren Beweiskraft vor Gericht. Mit d.velop sign können Sie einfach, fortgeschritten und qualifiziert unterschreiben.

Wie funktioniert eine digitale Unterschrift?

Wir erklären Ihnen die Funktionsweise der digitalen Unterschrift am Beispiel d.velop sign:

1. Sie laden Ihr Dokument in die d.velop sign App hoch und ein Hashwert wird zur Zertifizierung an einen Vertrauensdienstanbieter gesendet.
2. Der Vertrauensdienstanbieter prüft Ihre Identität und schickt anschließend den Hashwert an d.velop sign zurück.
3. Anschließend können Sie Ihr fertig signiertes Dokument mit zugehörigem Zertifikat herunterladen.

Durch diese Vereinfachung des Signaturprozesses erhöhen Sie nicht nur Ihren Digitalisierungsgrad, sondern sparen gleichzeitig wichtige Zeit und Kosten.

Welche Arten der digitalen Unterschrift gibt es?

Es gibt drei Arten der digitalen Unterschrift:

1. Die einfache elektronische Signatur stellt keinen sicherheitsrelevanten Mehrwert für Unternehmen dar und unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO).

2
. Die fortgeschrittene elektronische Signatur unterliegt ebenfalls der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO) und stellt die Integrität des Dokumentes durch ein Zertifikat sicher.

3
. Nur die qualifizierte elektronische Signatur (QeS) ersetzt die gesetzliche Schriftform (126, 126a BGB) und ist daher mit der handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen.

Welche Rolle spielen Vertrauensdienste im Kontext der digitalen Unterschrift?

Ein Vertrauensdienst ist laut eIDAS-Verordnung, Artikel 3 (16), ein elektronischer Dienst, der in der Regel gegen Entgelt erbracht wird und unter anderem Folgendes umfasst: Erstellung, Überprüfung und Validierung von elektronischen Signaturen, Siegeln oder Zeitstempeln, sowie die Überprüfung und Validierung von Zertifikaten für die Webseitenauthentifizierung. Ein qualifizierter Vertrauensdienst erfüllt die einschlägigen Anforderungen der eIDAS-Verordnung, Artikel 3 (17), und wird alle zwei Jahre in einem aufwendigen Verfahren von einer akkreditierten Konformitätsbewertungsstelle überprüft.

Das Ergebnis wird der zuständigen Aufsichtsbehörde (BNetzA oder BSI) mitgeteilt. Der Status als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ist europaweit über eine Vertrauensliste und ein Gütesiegel nachprüfbar. Die deutsche Vertrauensliste ist auf der Webseite der Bundesnetzagentur abrufbar: www.nrca-ds.de. Die Bundesdruckerei (sign-me) ist ein qualifizierter Vertrauensdienstleister für Signatur, Siegel, Zeitstempel und Webseitenzertifikate.

Wie kann ich meine digitale Unterschrift prüfen?

Die Validierung der digitalen Unterschrift erfolgt innerhalb von PDF-Anzeigeapplikationen und ist abhängig von dem Vorgehen der entsprechenden Anwendung. Hier geht kein Reader wie der Zweite vor und es wird sich selten an entsprechende Standards, wie die notwendige Prüfung gegen die europäische Vertrauensliste (EUTL) gehalten. Bei manchen Readern mit internen Truststore lässt sich das Zertifikat aus der EUTL hinterlegen, um somit auch eine Prüfung nach EUTL zu ermöglichen. Sind etwa Ihre Adobe-Zertifikate nicht aktuell, so kann bei der Prüfung Ihrer Signatur eine Fehlermeldung auftreten. Eine Anleitung, wie Sie Ihre Adobe-Zertifikate aktualisieren können, finden Sie hier. Der Acrobat Reader prüft beispielsweise bei qualifizierten Signaturen gegen die EUTL und zeigt dies auch direkt bei den getätigten Signaturen an. Grundsätzlich ist die Gültigkeit der QES unberührt von der unvollständigen Prüfung in diversen Readern.

Wenn eine digitale Unterschrift nachweislich geprüft werden soll, empfehlen wir hierfür die Verwendung der offiziellen EU-Validierungsseite, auf der Sie Ihr Dokument hochladen und prüfen können (https://ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation). Diese Software prüft entsprechend den Vorgaben zur Validierung und erstellt zum Abschluss noch einen Prüfbericht, welcher den Vorgang protokolliert.

Wie kann ich mit der digitalen Unterschrift ein PDF unterschreiben?

Das PDF-Dokument öffnen und mit einer Software für digitale Unterschriften (z.B. d.velop sign) unterschreiben. Hierdurch wird das PDF online in Echtzeit mit einem Signaturzertifikat und einem Zeitstempel versehen und gilt somit als rechtsgültig unterschrieben. Ein PDF digital zu unterschreiben ist moderner Standard für Privatleute, Unternehmen und Organisationen jeder Art.

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