GoBD
Definition & Information

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Definition der GoBD

GoBD ist die Kurzform für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassenen Grundsätze regeln die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung. Ziel des BMF ist es mit den GoBD Rechtsklarheit und eine einheitliche Regelung für Unternehmen zu schaffen.

Die GoBD wurden mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und sind am 01.01.2015 in Kraft getreten. Mit der Einführung der Grundsätze wurde die GDPdU und die GoBS abgelöst und vereinheitlicht. Auf Basis der Abgabenordnung und den Einzelsteuergesetzen verpflichtet die GoBD nun buchführungspflichtigen Unternehmen, Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer alle steuerlich relevanten Daten gemäß der vorgegebenen Anforderungen aufzubewahren.

GoBD-konforme Buchhaltung mit Hilfe eines DMS

Für eine GoBD-konforme Buchhaltung mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems sind neben der richtigen Software viele weitere Faktoren, wie beispielsweise interne Anforderungen, Arbeitsanweisungen und auch das Verhalten der Anwender zu berücksichtigen. Eine Software kann daher nur ein Hilfsmittel sein, um die Anforderungen an eine GoBD-konforme Buchführung zu erfüllen. Der BITKOM liefert in seiner „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme” eine detaillierte Auflistung der Anforderungen an DMS-Systeme. Die wichtigsten haben wir für Sie zusammengefasst:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Bei diesen sechs Punkten handelt es sich um die zentralen Anforderungen an ein Dokumentenmanagement System. In den GoBD sind zudem Pflichten an einen sauberen IT-Betrieb, Erfassungs- und Verarbeitungsprozesse sowie steuerliche Anforderungen erläutert. Auch wenn es keine GoBD-Konformität auf Knopfdruck gibt, spielt die richtige Software dennoch eine zentrale Rolle. So sollte ein Dokumentenmanagement System die Möglichkeit bieten, aktuelle Anforderungen und interne Geschäftsprozesse möglichst mühelos und flexibel aufeinander abzustimmen. Einen einfachen Einstieg in das Thema GoBD-Konformität bietet die Einführung digitaler Akten.

Whitepaper:
Archivierung mit SharePoint Online – GoBD-konform

Mit SharePoint online können die Aufgaben eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) abgebildet werden. Mittels Bibliotheken und Listen lassen sich Inhalte verwalten und organisieren. Durch Aufbewahrungsrichtlinien werden Löschungen oder Veränderung von Dokumenten in SharePoint unterbunden. Doch erfüllt die SharePoint Archivierung auch die Anforderungen der „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)“.

Erfahren Sie, wie eine GoBD-konforme Archivierung mittels SharePoint Online durchgeführt werden kann. Und welche Voraussetzungen dabei eingehalten werden müssen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Bezüglich der GoBD stellen sich Unternehmen häufig die gleichen Fragen. Wir haben die wichtigsten für Sie gesammelt und beantwortet.

Seit wann gilt die GoBD?

Die GoBD wurden mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht. In Kraft getreten sind die Grundsätze mit dem 01.01.2015.

GoBD, GDPdU und GoBS: Wo liegt der Unterschied?

Die GoBD hat 2015 die GDPdU und die GoBS abgelöst und vereinheitlicht. Bis dato hatten die beiden Vorschriften die Standards für eine revisionssichere Buchführung gesetzt. Für buchhalterische Dokumente und Daten, die vor dem 01.01.2015 erstellt worden sind, sind beide Grundsätze jedoch weiterhin noch gültig. GDPdU steht für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. GoBS steht für die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme.

Welche rechtliche Basis haben die Grundsätze?

Die steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten liegen in der Abgabenordnung und den Einzelsteuergesetzen begründet. Im konkreten handelt es sich um die folgenden Gesetze:

– § 90 Absatz 3, 141 bis 144 AO
– 22 UStG, § 4 Absatz 3 Satz 5, § 4 Absatz 4a Satz 6, § 4 Absatz 7
– 41 EStG

Für wen gelten die Grundsätze?

Im Gegensatz zur GoB gilt die GoBD nicht mehr nur für buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind. Dies wird aus dem Zusatz „Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ in der Benennung der Grundsätze und den oben beschriebenen gesetzlichen Grundlagen deutlich.

Welche Daten und Dokumente betrifft die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Dazu gehören gemäß § 147 Abs. 1 AO unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege.

Wer überprüft die GoBD und welche Strafen drohen mir bei Nichteinhaltung?

Die Überprüfung der GoBD obliegt dem verantwortlichen Finanzamt und deren Prüfern. Im Steuerrecht gilt grundsätzlich die Annahme, dass die Buchführung korrekt ist. Voraussetzung für eine Bestrafung im Falle der Nichteinhaltung ist daher ein nachweisbarer Fehler oder grobe Unregelmäßigkeiten in der Buchführung. Sollten derartige Unregelmäßigkeiten tatsächlich festgestellt werden, wird das Unternehmen geeignet zur Besteuerung herangezogen.

Aus unserem Blog

Diese und weitere Kunden vertrauen uns bei der GoBD-konformen Aufbewahrung Ihrer Daten

Die Evangelische Heimstiftung ist Referenzkunde der d.velop AG
Die Lampe Schwartze Gruppe ist Referenzkunde der d.velop AG
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