GoBD im Überblick

Die vom BMF veröffentlichte Neufassung der GoBD berücksichtigt wesentliche Änderungen wie das mobile Scannen, die Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland, das ersetzende Konvertieren sowie Erleichterungen zum Datenzugriff. Die in den 2021 vorgenommenen Änderungen sind jedoch nur partiell. Zu den wichtigsten Neuerungen der GoBD 2021 zählen:

Mobiles Scannen (Rz. 130)

Wer einen Buchungsbeleg mit dem Smartphone (mobiles Scannen) fotografiert, tut dies in legaler und einer dem stationären Scanvorgang gleichgestellten Weise.

Mehrwerte sind, dass die digitale Belegerfassung, also das Fotografieren von Reisekostenbelegen, Tankquittungen oder Hotelrechnungen, ortsunabhängig stattfinden kann. Mit der direkten Anbindung an eine zentrale Datenhaltung, etwa das Dokumentenmanagement (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) kann eine Übertragung medienbruchfrei im Sinne des papierlosen Büros vom Digital Workplace oder aus dem Remote Work (Homeoffice, Mobile Office) heraus erfolgen. Die Mitarbeiter sind in die Prozesskette integriert, sodass eine direkte Übergabe, Rechnungsprüfung oder Zahlungsfreigabe standortübergreifend aus der Cloud beispielsweise in einer Groupware erfolgen kann. Zudem kann man eine deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands für die digitale Verarbeitung von Dokumenten und damit der Durchlaufzeiten feststellen.

Die Erfassung von Dokumenten sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones oder einer Scanstraße erfolgen. Damit erkennen die GoBD die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan- bzw. Fotografier-Vorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt.

Erfassung von Dokumenten durch mobile Geräte im Ausland (Rz. 136)

Laut GoBD Rz. 136 darf die bildliche Erfassung per Smartphone auch im Ausland geschehen. Dies gilt, wenn die Belege bspw. im Rahmen einer Dienstreise im Ausland anfallen, dort empfangen wurden und die Belege auch direkt vor Ort erfasst werden. Für den Fall, das die elektronische Buchführung ins Ausland verlagert wird, gilt gemäß §146 Abs. 2a AO: Es gibt keinen Grund für eine Beanstandung, wenn die Ursprungsbelege in Papierform zu diesem Zweck am Ort der elektronischen Buchführung archiviert werden.

Nach der Erfassung dürfen die Papierbelege gemäß ersetzendes Scannen vernichtet werden, soweit keine steuerlichen Sondervorschriften für eine GoBD-konforme Aufbewahrung im Originalformat vorliegen. Die Ausführungen zur Digitalisierung von Belegen wurden so an aktuelle Entwicklungen angepasst.

Formatkonvertierungen und elektronische Archivierung (Rz. 135)

Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf keiner weiteren Aufbewahrung der Ursprungsversion (Bildung von „Äquivalenzklassen“). Findet eine Umwandlung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format statt, müssen nach Rz. 135 beide Versionen in die elektronische Archivierung überführt werden. Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung muss daher dokumentiert werden. Dabei gehen aber keine steuerrelevanten Informationen verloren. Der Inhalt wird bei der Umwandlung nicht verändert.

Im Fall einer Betriebsprüfung werden die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt. Dieses verschafft Unternehmen eine deutliche Erleichterung, da Archivbestände, die im TIFF-Format vorliegen, in ein modernes PDF-Format überführt werden können.

Cloud Systeme (Datenzugriffsberechtigung) 

Cloud-Systeme werden ausdrücklich in Datenverarbeitungssysteme der GoBD einbezogen. In Rz. 20 der GoBD wird der Begriff des Datenverarbeitungssystems definiert. Dieses wird zur elektronischen Datenverarbeitung im Unternehmen eingesetzt. Mit dieser Software können die Daten erfasst, verarbeitet, gespeichert, vermittelt und empfangen werden können. Hierbei kommt es nicht darauf an, ob das betreffende System vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt wird, oder ob es in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben wird.

Es ist erfreulich, dass es bisher zu keiner Verschärfung der Aufzeichnungspflichten für Einnahmen-Überschussrechner, Quartals- bzw. Jahreszähler sowie für Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen gekommen ist. Nicht ohne Grund war zu befürchten, dass auch für die genannten Unternehmergruppen fortlaufende Verbuchungen binnen Monatsfrist zur Pflicht werden würden – in der Konsequenz hätten Steuerberater monatlich aufgesucht werden müssen. Aktuell reicht jedoch erst einmal weiterhin die zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle aus.

Die veröffentlichte Neufassung des BMF trägt stark zu der Entwicklung bei, bei der die Speicherung nicht mittels eigener Software erfolgt, sondern in einer Cloud. Um IT-Ressourcen zu entlasten und bedarfsgerecht der täglichen Nutzung der Services nachzugehen, sorgt die Cloud, selbst bei großen Mengen an Dokumenten dafür, dass diese jederzeit verfügbar und in der Bereitstellung flexibel konfigurierbar sind.

Verfahrensdokumentation für Steuerpflichtige ist Pflicht

Für alle Steuerpflichtigen ist laut GoBD die Erstellung einer Verfahrensdokumentation Pflicht. Aus dieser müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Die Verfahrensdokumentation muss, will sie GoBD-konform sein, folgende Richtlinien nach Ansicht der Finanzverwaltung erfüllen:

• Prozessablauf der digitalen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme 
• Alle Prozessschritte müssen im Unternehmen durch eine Anwenderdokumentation dargestellt werden 
• Die Anwenderdokumentationen aller Systeme müssen vorlegbar sein 
• Technische Systemhandbücher zur Software müssen vorhanden sein 
• Unternehmensbeschreibung beispielsweise in Form einer Präsentation 

Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen nach GoBD historisch nachvollziehbar sein. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein sachlich formeller Mangel vor, der zum Verwerfen der digitalen Buchhaltung führen kann.

Die konkrete Ausgestaltung der GoBD-konformen Verfahrensdokumentation ist abhängig vom eingesetzten Datenverarbeitungssystem, der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur. Kleinunternehmer und deren Berater können also nicht aufatmen – wenn sich weiterhin dieser Hinweis findet. Bei Kleinstunternehmen, die einen Jahresumsatz bis 17.500 Euro haben, sind die Anforderungen der Aufzeichnungen nach GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten.

Hinweis: Anlässlich der Neufassung der GoBD hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht.

Zertifikatspflicht für Kassen 

Seit 2021 gilt bei der Verwendung eines elektronischen Kassensystems die Bonpflicht. Demnach ist zwingend jedem Kunden ein Kassenbeleg auszuhändigen. Gemäß § 6 KassenSichV kann der Beleg in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Das BMF-Schreiben versteht unter „standardisierten Datenformaten“ gängige Formate wie JPG oder PDF.

Bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems muss dieses so ausgestattet sein, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, zeitgerecht und geordnet pflichtgemäß aufgezeichnet wird. Der neue § 146a Abs. 1 Satz 2 AO normiert die Pflicht, die Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherungseinrichtung zu schützen. Diese besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr verändert werden können. In der Praxis werden Zahlungen per EC-Karte oftmals zunächst in der Kasse wie eine Bareinnahme erfasst. Die EC-Zahlungen sind dann wieder als Kassenausgang deklariert.

Nur ein Jahr nach Veröffentlichung wurden am 28. November 2019 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ grundlegend überarbeitet und auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) veröffentlicht. Die Novellierung der GoBD entsprach sowohl der Unternehmensrealität als auch den IT-technischen Gegebenheiten. Damit stellte die Version von 2020 einen deutlichen Zugewinn an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar.

Ersetzendes Scannen und digitale Buchhaltung

Die „Grundsätze“ aus dem Jahr 2020 legen sämtliche Voraussetzungen fest, um in der digitalen Buchhaltung bestimmte Dokumente nach dem Scannen vernichten zu dürfen, ohne in Konflikt mit dem Finanzamt zu geraten. Andersherum sind der GoBD 2020 genauestens diejenigen Dokumente zu entnehmen, die beim ersetzenden Scannen in jedem Fall im Original aufzubewahren sind.

Dokumente revisionssicher in Inhouse-Formate konvertieren

Für das Konvertieren aufbewahrungspflichtiger Dokumente in Inhouse-Formate (auch: unternehmenseigene Formate) müssen unter bestimmten Voraussetzungen nicht mehr beide Versionen aufbewahrt werden. Stattdessen reicht es, wenn sämtliche Änderungen der Verfahrensdokumentation versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorliegt.

TSE seit 2020 verpflichtend

Elektronische Kassensysteme müssen seit dem 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Eine Übergangsfrist galt bis zum 01.01.2022 ausschließlich für Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 angeschafft oder umgerüstet wurden. 

Mehr zur TSE-Pflicht

Mit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 11.07.2019 wurden die GoBD 2019 veröffentlicht. In der Neufassung trieben innovative Prozesse und mobiles Scannen die nächsten Schritte für die vollständig digitale Buchführung voran. Folgende Neuerungen gab es für die GoBD 2019:

Bildliche Erfassung durch mobile Geräte zulässig

Die Digitalisierung von Papierbelegen mit einem üblichen stationären Scanner ist inzwischen ein typischer Standardprozess in Unternehmen. Durch die bildliche Erfassung – beispielsweise per Smartphone – ist das Fotografieren von Reisekostenbelegen für die elektronische Archivierung in der Buchführung ein ganz neues Anwendungsszenario. Die Randziffer 130 klärt auf, dass eine Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, die in Papierform empfangen wurden, mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen kann. Dadurch nehmen die Möglichkeiten zur Digitalisierung von Papierbelegen in der Praxis enorm zu.

Scannen im Ausland GoBD-konform

Die Randziffer 130 belegt auch, dass der bildlichen Erfassung von Papierbelegen mithilfe mobiler Geräte auch im Ausland nichts entgegensteht, diese also GoBD-konform ist, wenn die Belege im Ausland entstehen bzw. empfangen und dort direkt erfasst werden. Davon betroffen sind unter anderem Belege, die im Rahmen einer Dienstreise im Ausland angefallen sind.

Papierbelege ins Ausland bringen und digitalisieren ist zulässig

Laut Randziffer 136 der Neufassung der GoBD 2019 wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung verbracht und dort digitalisiert (bildlich erfasst) werden. Dies war bislang strittig und wird jetzt durch die Neufassung der GoBD 2019 legitimiert. Ob die anschließende Digitalisierung zulässig ist, war bislang umstritten. 

Konvertierung: Keine doppelte elektronische Archivierung

Randziffer 135 beschreibt die festgelegte Anforderung der GoBD, bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. „Inhouse-Format“) stets beide Versionen rechtssicher zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.

Mit der Neuerung 2019 ist ein reines verlustfreies „Umverpacken“ in ein anderes technisches Kuvert möglich, worüber die dauerhafte Erfüllung der GoBD-Anforderungen auch isoliert über die konvertierte Fassung sichergestellt ist. Zudem wird gewährleistet, dass das Recht auf Datenzugriff über die Konvertierung keinerlei Einschränkungen erfährt und die konvertierten Dokumente für alle drei Zugriffsarten über die Dauer der Aufbewahrungsfrist uneingeschränkt zur Verfügung gestellt werden können.

Steuerrechtliche Besonderheiten bei Cloud-Systemen

Cloud-Systeme werden durch die Randziffer 20 in der Neufassung 2019 in Datenverarbeitungssysteme mit einbezogen. Wenn sich die Cloud bzw. die Cloud-Anwendung im Ausland befindet, sind steuerrechtliche Besonderheiten stets zu beachten. Insbesondere gilt es die Notwendigkeit eines Antrags nach § 146 Abs. 2a AO zu beachten, soweit hierüber elektronische Bücher oder sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt oder aufbewahrt werden.