Was ist ein papierloses Büro?
Ein papierloses Büro verzichtet weitgehend auf papierbasierte Prozesse: Arbeitsabläufe sowie die Ablage und Archivierung von Dokumenten laufen stattdessen digital ab. Die wichtigsten Gründe dafür sind Effizienzsteigerung, Kosteneinsparung und eine einfachere Zusammenarbeit über Standorte hinweg.
Die Vorteile: papierlos einfach besser
Statt ein Blatt beidseitig zu bedrucken oder auf recyceltes Papier zu setzen, muss die Notwendigkeit des Papiers erst gar nicht entstehen. Die digitalisierte Arbeitswelt ermöglicht den Verzicht. Dabei entstehen durch ein digitales Büro deutlich mehr Vorteile als nur ein leerer Altpapier-Eimer.
Die Digitalisierung ist ein Wachstums-Booster
Stellen Sie sich vor: Alle Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen laufen deutlich schneller ab, bei gleichbleibender oder sogar höherer Qualität. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Papierloses Arbeiten sorgt für mehr Effizienz
Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, die sonst liegen bleiben. Die Auftragskapazität steigt, Sie nehmen mehr Aufträge an und bearbeiten sie zuverlässig. Kunden profitieren von schnelleren Antworten. Und Sie selbst als Geschäftsführung gewinnen Zeit für den Blick aufs große Ganze und die Steuerung Ihres Unternehmens.
Digitales Büro ist die optimale Lösung
Digitalisierung und optimierte Arbeitsabläufe machen genau das möglich: Sie lösen Prozesse Schritt für Schritt vom Papier und standardisieren sie, das bringt spürbar mehr Tempo und Qualität ins Tagesgeschäft.
Kosten sparen
Flexibel delegieren
Arbeiten von überall
Schneller Kundenservice
Sofort finden, was Sie suchen
Revisionssicher archivieren
Das Büro der Zukunft ist digital: Flexible Arbeitsmodelle sind endlich möglich
Homeoffice und Remote Work sind in Deutschland angekommen. Seit 2020 zeigt sich, dass zu Hause arbeiten mindestens genauso produktiv ist wie im Büro. New Work wird zum neuen Unternehmenstrend. Doch erst eine steigende Digitalisierung ermöglichte diese neuen Arbeitsmodelle.
Auch zuhause papierlos, dank Anbindung an Software
Damit alle Mitarbeitenden zeit- und ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen und Aufgaben bearbeiten können, braucht es einen gewissen Digitalisierungsgrad. Diesen erreichen Sie schon durch die Integration eines Dokumentenmanagement-Systems. Durch die Anbindung weiterer Software und die Entwicklung vollständig digitaler Workflows schaffen Sie ein professionelles ECM-System und erreichen damit auch die Königsdisziplin: das papierlose Büro.
New Work
Das Konzept des New Work bezeichnet die Transformation in Richtung digitalisierte Arbeitswelt. Durch die Digitalisierung und das papierlose Büro verändern sich die Arbeitsweisen und -formen.
Digitaler Nomade
Digitaler Nomade: Als digitalen Nomaden bezeichnet man einen Unternehmer oder Arbeitnehmer, der seine Arbeit ausschließlich mithilfe digitaler Technologien verrichtet und vollständig auf papierloses Arbeiten setzt.
Flexwork
Flexwork: Unter dem Begriff Flexwork versteht man Modelle flexiblen Arbeitens, die bezüglich der Arbeitszeiten und ‑orte von herkömmlichen Modellen abweichen.

ECM Strategie | Whitepaper
ECM Strategie erfolgreich im Unternehmen einführen
Erhalten Sie wertvolle Tipps für die erfolgreiche Einführung einer Enterprise-Content-Management-Strategie. Zudem finden Sie eine Checkliste mit Fragen im Whitepaper, die Sie sich vor der Implementierung einer ECM-Software stellen sollten, um auch langfristig erfolgreich zu sein.
- Was ist eine ECM-Strategie?
- Warum ist eine ECM-Strategie wichtig?
- Die Basis für eine erfolgreiche Einführung
- 8 Tipps für die erfolgreiche Einführung eines ECM
- Roadmap in die Zukunft
Papierloses Unternehmen: Nie wieder ein Dokument verlieren
Notizzettel, zwischengeschobene Dokumente oder sogar Verträge gehen in einem Zettelchaos schnell verloren. Es beginnt eine lange und manchmal auch erfolglose Suche nach dem Dokument.
Optimale Ordnerstrukturen
Bei einer digitalen Absicherung der Dokumente geht nichts verloren. Ein zentraler Zugriffspunkt und Ablageort für das gesamte Unternehmen unterstützen ein homogenes und somit übersichtliches Dokumentenmanagement. Damit sorgt ein papierloses Büro für eine Ordnerstruktur, die unternehmensübergreifend einheitlich ist. Durch die Suchfunktion ist das Auffinden von Dokumenten ein Leichtes. Gleichzeitig ermöglicht ein digitales Dokumentenmanagement, dass dasselbe Dokument in verschiedenen Ordnern gleichzeitig verknüpft ist.
Digital Arbeiten führt zu besserem Kundenservice
Die starke interne Vernetzung Ihrer Mitarbeiter und das damit einhergehende einfache, kollaborative Arbeiten sorgen für schnelle und effiziente Auskünfte zu Fragen und Problemen von Kunden. Zudem gewährleistet der digitale Zugriff einen hohen Informationsstand bei jedem Mitarbeiter. Relevante Dokumente und Informationen sind sofort verfügbar – auch während Krankheits- und Urlaubsfällen.
Eine ideale Umsetzung erfordert Planung
Ein profitables Unternehmen entsteht nicht von heute auf morgen. Unternehmen von analog auf digital zu münzen, braucht ebenfalls seine Zeit. Sie müssen das Rad aber nicht neu erfinden. Für viele Arbeitsprozesse gibt es Standardlösungen nach einem Best Practice. Dienstleister haben sich auf die Unterstützung zur Digitalisierung spezialisiert und bieten beispielsweise einen Scanservice an. Vom analogen zum papierfreien Büro kann es dann in unter drei Monaten gehen.
Umstellung auf papierloses Büro: Nehmen Sie alle mit
Denken Sie an Ihre Mitarbeitenden. Diese müssen an neue Arbeitsumgebungen und Arbeitsabläufe gewöhnt werden. Doch nicht in jeder Software ist dies nötig, teilweise werden Systeme wie zum Beispiel ein Dokumentenmanagement durch Integrationen in führende und damit bekannte Oberflächen eingebunden. Sind die Mitarbeitenden gut geschult, ist der Start nach der Umstellung deutlich leichter und die Zufriedenheit im Team höher. Ein wenig mehr Zeit in die Umstellung zu investieren, zahlt sich aus: angefangen beim Scanner zur Digitalisierung von Dokumenten bis hin zum digitalen Archiv.
Abhängigkeit von Internet und Strom
Wie bei allen technischen Arbeitsprozessen hängen die Arbeitsgeräte am Strom. Wer die Stromrechnung nicht bezahlt, darf sich auch nicht über eingefrorene Workflows wundern. Und seien wir mal ehrlich: Fällt der Strom wegen einer Störung plötzlich aus und die Kaffeemaschine funktioniert nicht mehr, arbeitet sowieso keiner mehr.
Beim Internet sieht es ähnlich aus. Durch eine vollständig digitale Arbeitsweise ist man vom Internet abhängig. Hier lohnt es sich, einen genauen Blick auf den Anbieter zu werfen, dann gibt es auch keine Probleme.
Deutschland wird digital – auch die Regierung setzt sich ein
Der Bund treibt die Digitalisierung seit Jahren mit gesetzlichen Vorgaben voran, auch wenn die Umsetzung in der Praxis oft hinterherhinkt. Ein Beispiel dafür ist die Pflicht zur elektronischen Rechnung.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung als Wegweiser
Der Wandel ist da, und die Regierung unterstützt ihn: Unter anderem zielte das E-Rechnungsgesetz darauf ab, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes gesetzlich verpflichtend zu machen.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung wurde inzwischen erweitert. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Für den Versand gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2026, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sowie bestimmte EDI-Verfahren bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos. Als elektronische Rechnung zählt dabei nur ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, ein reines PDF reicht rechtlich nicht aus. Umfassende Informationen finden Sie im auf unserer Themenseite zur E-Rechnungspflicht.
Die IT-Sicherheitspflicht durch NIS2
Neben der E-Rechnung setzt der Gesetzgeber auch bei der IT-Sicherheit nach. NIS2 ist eine EU-Richtlinie zur Stärkung der Cybersicherheit kritischer und wichtiger Einrichtungen, die die Mitgliedstaaten in nationales Recht umsetzen mussten. Mit dem NIS2-Umsetzungsgesetz, in Kraft seit dem 6. Dezember 2025, wurde dafür das BSI-Gesetz novelliert und der Kreis der beaufsichtigten Einrichtungen von rund 4.500 auf etwa 29.500 erweitert. Betroffen sind Unternehmen und Organisationen ab 50 Mitarbeitenden oder 10 Millionen Euro Jahresumsatz in einem von 18 festgelegten Sektoren, etwa Energie, Gesundheitswesen, digitale Infrastruktur, Finanzwesen, Lebensmittelproduktion oder verarbeitendes Gewerbe. Als „besonders wichtige“ oder „wichtige Einrichtung“ eingestuft, müssen diese Unternehmen Mindeststandards für Informationssicherheit einhalten und IT-Sicherheitsvorfälle melden. Das betrifft mittelbar auch die Wahl von Cloud- und DMS-Anbietern, denn deren eigene Sicherheitsnachweise werden für betroffene Unternehmen relevanter.
Wir werden sehen, welche weiteren Pflichten zur Digitalisierung auf uns zukommen. Eines ist jedoch sicher: Wer sich heute schon vorbereitet, hat es morgen deutlich einfacher.
Für wen ist ein papierloses Büro geeignet?
Die schnelle und einfache Antwort auf die Frage ist: für jedes Unternehmen. Von einem papierlosen Office profitieren alle Unternehmensbranchen und -größen, von KMUs über Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Besonders wertvoll ist die Umstellung aber für kleine und mittelständische Unternehmen: Durch die Reduzierung von Bearbeitungsaufwänden und Kosten wird benötigtes Budget für weitere Wachstums-Booster frei.
In 7 Schritten zum papierlosen Büro
Ein papierloses Büro muss keine Mammutaufgabe sein. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, nehmen Sie einen geeigneten Partner an die Hand und setzen Sie auf ein strukturiertes Konzept.

Schritt 1: IST-Zustand festhalten und Ziele definieren
Bevor es losgeht, sollten Sie erst einmal wissen, wo Sie überhaupt stehen.
- Was läuft gut, was läuft schlecht?
- Welche Prozesse sind besonders fehleranfällig?
- Welche Prozesse dauern besonders lang?
- Welche Arbeitsschritte werden regelmäßig wiederholt?
- Was wird bereits digital erledigt?
- Wie hoch ist Ihr Papierverbrauch?
- Wie viel eingehende Post haben Sie?
- Wie zufrieden sind Ihre Kunden?
- Was wurde schon häufiger durch Kunden bemängelt?
Allein durch die Beantwortung dieser Fragen werden Sie schnell feststellen, wo der Digitalisierungsbedarf liegt. Denn langsame Prozesse nehmen durch die Digitalisierung an Geschwindigkeit auf, fehleranfällige bekommen durch unterstützte und einheitliche Kontrollen mehr Sicherheit, und die Automatisierung nimmt Ihnen lästige, wiederkehrende Aufgaben ab.
Ziele definieren
Im Anschluss definieren Sie Ihre Ziele, zum Beispiel eine höhere Effizienz durch Automatisierung, mehr Kundenzufriedenheit oder eine bessere Qualität in den Arbeitsergebnissen. Weitere Ziele des digitalen Wandels sind beispielsweise::
- Erhöhung der innerbetrieblichen Flexibilität
- Erhöhung der unternehmensinternen Transparenz
- Steigerung der Produktivität
- Steigerung des Markt- und/oder Kundenwissens
- Senkung der Personalkosten
Je genauer Sie Ihre Ziele definierten, umso leichter fällt es Ihnen später, sich für die passende Software zu entscheiden und Workflows richtig zu konfigurieren.
Mehr Kennzahlen finden Sie in unserem Blog zur Einführung eines DMS.
Schritt 2: Hard- und Software anpassen
Für ein papierloses Büro benötigt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter einen digitalen Arbeitsplatz. Dies umfasst ein Zusammenspiel aus Hard- und Software. Wie genau die Hardware-Ausstattung aussieht, hängt von den Anforderungen ab. Sollen die Mitarbeitenden beispielsweise von zu Hause oder unterwegs arbeiten, sollten Laptops und eventuell Smartphones gestellt werden. In der Regel verfügen die Mitarbeitenden bereits über die entsprechende Hardware.
Viel wichtiger ist jedoch die Entscheidung für oder gegen einen eigenen Server.
Cloud vs. eigener Server
Bei einer Cloud-Lösung werden Daten auf externen Servern gelagert, dort mieten Sie dann nur Speicherplatz an. Bei einem eigenen Server schaffen Sie dagegen die Hardware selbst an und betreiben sie auch selbst, dort wird dann auch die angeschaffte Software hinterlegt (On-Premise-Software).
Cloudbasiert
- Positiv: Keine eigene IT-Infrastruktur nötig
- Positiv: Dienstleister übernimmt Wartung des Systems
- Positiv: Verantwortung für Datensicherheit liegt beim Anbieter
- Positiv: Zugriff von verschiedenen Geräten und von unterwegs
- Negativ: Abhängigkeit vom Anbieter
- Negativ: Abhängigkeit von der Internetverbindung
On-Premise
- Positiv: Volle Kontrolle über das System
- Positiv: Lokale Speicherung der Daten, somit Zugriff auch ohne Internet
- Negativ: Zugriff von zu Hause oder unterwegs ist i.d.R. kompliziert & langsam
- Negativ: Kosten für Hardware, Einrichtung & Installation sowie für Wartung, Support und Updates
Wann sich ein eigener Server überhaupt noch lohnt, hängt von sehr spezifischen Anforderungen ab, etwa bei besonderen Compliance- oder Integrationsvorgaben. Für die meisten Unternehmen, vom Mittelstand bis zum Konzern, ist eine sichere Cloud-Lösung der deutlich pragmatischere Weg: geringerer Betriebsaufwand, schnellere Skalierung, und die Verantwortung für Wartung und Sicherheit liegt beim Anbieter statt bei Ihnen. Welche Betriebsform am besten zu Ihrem Unternehmen passt, Cloud, Hybrid oder On-Premises, erfahren Sie auf unserer Seite zu Betriebsformen..
Wie Cloud und Datensicherheit zusammenhängen
Bei der Frage nach der Datensicherheit geht es vor allem um zwei zentrale Themen:
- Was tut der Anbieter des Systems, um den Vorgaben der DSGVO gerecht zu werden?
- Welche Maßnahmen unternimmt der Anbieter in Bezug auf die Sicherheit Ihrer Daten?
Bei Cloud-Systemen liegen Ihre Daten auf den Servern eines externen Dienstleisters. Die Rechtslage der DSGVO sieht vor, dass sich Unternehmen selbst über die geltenden Datenschutzvorkehrungen eines Providers informieren. Diese müssen den europäischen Datenschutzrichtlinien entsprechen und im Idealfall Datensouveränität im europäischen Rechtsraum sicherstellen. Gerade bei ausländischen Cloud-Providern sollten Sie genau prüfen, wo die Daten verarbeitet werden und wem der Anbieter gehört, um nicht Gefahr zu laufen, wegen eines mangelnden Datenschutzes abgestraft zu werden.
Bei d.velop werden Ihre Daten in Rechenzentren innerhalb der EU verarbeitet und nach dem AES-256-Standard verschlüsselt und mandantenisoliert gespeichert. Betrieb und Eigentümerstruktur liegen im europäischen Rechtsraum, ohne Zugehörigkeit zu einem US-amerikanischen Konzern, was besonders bei Fragen zu Datensouveränität und Zugriffen aus Drittstaaten relevant ist. Die d.velop AG ist zudem nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, Details dazu finden Sie auf unserer Seite zu Zertifizierungen.
Die richtige Software für Ihr digitales Büro auswählen
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist Pflicht, daran gibt es nichts zu rütteln. Denn das DMS bildet das Herzstück des papierlosen Büros und macht ein digitales, effizientes und strukturiertes Arbeiten mit Dokumenten überhaupt erst möglich. Bevor Sie also wild spannende Tools zusammensuchen, sollten Sie das Feld von hinten aufräumen. Schaffen Sie die Grundlage und wählen Sie ein DMS, welches Ihren Ansprüchen gerecht wird, flexibel erweiterbar ist und ausreichend DMS-Schnittstellen zu den gängigen Tools bietet. Sofern Sie bereits mit verschiedener Software arbeiten, beispielsweise einem ERP-System, sollten Sie erst recht Ihren Blick auf mögliche Schnittstellen und ganzheitlich abbildbare Workflows richten.
Denken Sie auch hier an die Datensicherheit und weitere mögliche gesetzliche Vorschriften. Ein DMS kann mit folgenden Funktionen zur Datensicherheit beitragen:
- Verschlüsselung der Daten
- Passwortschutz
- Rollenbasierte Zugriffsberechtigungen
- Protokollierung aller Zugriffe auf Dateien
- Mehrstufige Löschverfahren, um Fehler bei Löschprozessen auszuschließen
Da Sie innerhalb des DMS täglich mit wichtigen Dokumenten arbeiten, sollten Sie beim Punkt Datensicherheit ganz besonders aufmerksam sein. Auf diese Punkte sollten Sie bei der Wahl des passenden DMS-Anbieters achten. Ist die Grundlage geschaffen, gilt es, die Workflows durch weitere Software und Tools zu vervollständigen und zu erweitern.
Schritt 3: Dokumentenmanagement digitalisieren
Während Schritt 1 und 2 sich nur mit der Planung befasst haben, soll es in Schritt 3 endlich zur Sache gehen.
ECM-System integrieren
Ein Enterprise Content Management System (ECM) bildet die dynamische Gesamtheit unterschiedlicher Technologien und Software, die digitale Prozesse, insbesondere die Verarbeitung von Dokumenten, unterstützen. Bei d.velop übernimmt diese Rolle die d.velop content platform: Sie bündelt Dokumentenmanagement, Workflows, digitale Signatur und KI-Funktionen in einem Ökosystem mit einheitlicher Benutzerverwaltung.

Kurz gesagt: Ein ECM ist ein DMS plus ergänzende Tools und Systeme, die Ihre Workflows ganzheitlich abbilden. Mit der richtigen Planung integrieren Sie das ECM-System Schritt für Schritt und konfigurieren die Workflows genau nach Ihren Anforderungen. Brauchen Sie darüber hinaus individuelle Funktionen oder Schnittstellen, profitieren Sie von Apps aus dem d.velop Ökosystem.
Schritt 4: Alles auf digital umstellen
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre externen Partner, Lieferanten und weitere Dienstleister über die Umstellung zu informieren und darauf einzustellen. Das bedeutet konkret: Stellen Sie den Empfang regelmäßig eingehender Dokumente, zum Beispiel Telefon- und Internetrechnungen, Leasingrechnungen oder Kontoauszüge, auf digitalen Empfang um beziehungsweise fordern Sie diese Dokumente in digitaler Form an. Damit reduzieren Sie die eingehende Post auf ein Minimum, ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro ist getan.
Durch ein zentrales E-Mail-Eingangspostfach und eine einfache Dokumentenablage im System überführen Sie Dokumente mit Leichtigkeit in die digitale Welt.
Schritt 5: Dokumente digitalisieren
Die eingehende Post ist auf ein Minimum reduziert, doch nun geht es um die Digitalisierung bereits bestehender Papierdokumente. Dies umfasst das gesamte Archiv, alle Unternehmensdokumente sowie alle kunden- und lieferantenbezogenen Dokumente. Nach und nach sind diese Dokumente einzuscannen und mit entsprechenden Metadaten, zum Beispiel Kundenname, Adresse, Kundennummer oder Dokumentenart, im DMS zu hinterlegen. Sehr viele Dokumente können Sie dann im Original vernichten. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen.
Mehr zum Thema ersetzendes Scannen und dem rechtlichen Rahmen gibt es in unserem Blogbeitrag: Ersetzendes Scannen, so gelingt die Umsetzung der TR-RESISCAN.
Die Ausnahme: Evergreen Dokumente
Eine Ausnahme stellen vor allem Evergreen-Dokumente dar, bei denen im papierlosen Büro genau auf die Aufbewahrungspflicht zu achten ist. Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen grundsätzlich alle Unterlagen elektronisch archiviert werden, mit einer eng gefassten Ausnahme: Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und amtliche Urkunden müssen im Original erhalten bleiben. Dazu zählen unter anderem:
- Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
- Amtliche Urkunden
- Testamente
- Beglaubigte Dokumente
Alle anderen Dokumente, auch Verträge und Rechnungen, dürfen Sie nach den Regeln des ersetzenden Scannens digitalisieren und die Papierform anschließend vernichten. Die wenigen Dokumente mit Originalerfordernis sollten Sie trotzdem zusätzlich digitalisieren, damit sie immer griffbereit sind, wenn eine Kundin, ein Kunde oder ein Vertragspartner sie anfragt.
Weg vom Papier: Scanner oder Dienstleister? Ein Scanservice nimmt Ihnen die Arbeit ab
Mit dem Einscannen aller Dokumente liegt vermutlich der lästigste Schritt vor Ihnen. Ein gutes DMS wie d.velop documents nimmt Ihnen dabei bereits einiges ab: Stapelweises Scannen über Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner, automatische Texterkennung und die automatische Trennung von Dokumenten anhand von Barcodes gehören zum Funktionsumfang. Für sehr große Bestände gibt es zusätzlich Dienstleister, die sich auf die Digitalisierung spezialisiert haben und alle Dokumente über einen Scanservice digitalisieren. Vergleichen Sie hier die Kosten, um für Ihr Unternehmen die richtige Wahl zu treffen. Haben Sie wie im obigen Schritt beschrieben Ihren Postempfang digitalisiert, ist dieser Vorgang einmalig beziehungsweise muss nur selten wiederholt werden.
Briefpost digitalisieren
Mit der digitalen Postzustellung digitalisieren Sie Ihre Ausgangspost. Statt gedruckte Briefe per Post zu versenden, können Sie diese nun sicher und schnell digital zustellen. Das spart nicht nur Versandkosten und Papier, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand. So profitieren Sie von einem vollständig digitalen, medienbruchfreien Prozess in Ihrem Unternehmen.
Beispiel: Der digitale Versand von Lohnabrechnungen
Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden HR-Dokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise oder Lohnsteuerbescheinigungen mit der d.velop postbox ganz einfach per Klick digital zu.
- Sichere digitale Zustellung: Die Zustellung erfolgt verschlüsselt.
- Effizienter Massenversand mit Vorlagen: Für wiederkehrende Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Beitragsbescheide erstellen Sie einfach Vorlagen, die per Massenversand an die Mitarbeitenden zugestellt werden.
- Direkter Versand aus SAP, DATEV, LOGA & Co.: d.velop postbox lässt sich an Ihre bestehenden Drittsysteme (bspw. SAP, Sage, Dynamics, DATEV, LOGA, d.velop documents) anbinden. Durch die Kompatibilität der d.velop postbox mit den vorhandenen Systemen sparen Sie teure Entwicklungskosten und ermöglichen eine schnelle Projektumsetzung.
Schritt 6: Digitale Workflows aufbauen
In Schritt 2 und 3 haben Sie sich bereits mit dem Aufbau Ihres ECM-Systems und damit dem Fundament der Workflows befasst. Doch nun geht es um den tatsächlichen Workflow-Aufbau und die Konfiguration im System. Mit d.velop process studio modellieren Sie Schritt für Schritt ganze Workflows und digitalisieren die bislang analogen Arbeitsabläufe. Sie legen die Reihenfolge der Arbeitsabläufe fest, flechten automatisierte Arbeitsschritte ein und ordnen Aufgaben bestimmten Personen zu. Wie das ganz genau aussehen kann, zeigen wir Ihnen vereinfacht an einem Beispiel.
Beispiel: Die digitale Rechnungsverarbeitung für papierloses Arbeiten
Mit d.velop invoices ist zu jeder Zeit genau nachvollziehbar, wer gerade an einem Dokument arbeitet und in welchem Schritt sich die Rechnung befindet. Eine Übersicht über alle Rechnungen hinweg zeigt zudem, wie viele Rechnungen gerade im Umlauf sind, welche Beträge gezahlt werden müssen oder wann welche Skontofrist fällig ist. Diese Echtzeit-Reports sorgen dafür, dass Sie jederzeit den Überblick haben und geben Ihnen mehr Sicherheit in Entscheidungen.
Schritt 7: Workflows optimieren
Ihre digitalen Workflows sind implementiert und funktionieren für Ihr Unternehmen? Dann haben Sie sehr gute Arbeit geleistet. Sie sollten dieses Ergebnis allerdings niemals als Endstation verstehen. Beobachten Sie Ihre Workflows weiterhin, finden Sie Optimierungspotenziale und machen Sie Ihre Workflows immer besser.
Flexibel unterschreiben mit digitaler Signatur
Sind Sie beispielsweise mit der digitalen Signatur vertraut? Mit d.velop sign können Sie ohne einen Medienbruch und von überall digital Dokumente aller Art unterschreiben, ohne dass Sie diese vorher ausdrucken müssen. Das verkürzt Durchlaufzeiten, sodass zum Beispiel Vertragsabschlüsse schneller vonstattengehen. Dank des Cloudservices können Sie direkt loslegen.
Künstliche Intelligenz im papierlosen Büro
Ein papierloses Büro ist die Voraussetzung dafür, dass Künstliche Intelligenz in Ihren Dokumentenprozessen überhaupt greifen kann, denn KI kann nur mit Dokumenten arbeiten, die bereits digital vorliegen. Innerhalb der d.velop content platform übernimmt das die intelligente Dokumentenverarbeitung: Sie extrahiert relevante Daten aus eingehenden Dokumenten und ordnet sie automatisiert den passenden Workflows zu, ganz ohne manuelle Vorsortierung. Das ist eine von mehreren KI-Fähigkeiten, die d.velop AI als integriertes KI-Angebot der Plattform bündelt. Neben der automatisierten Verarbeitung beantwortet der KI-Assistent d.velop pilot auch inhaltliche Fragen zu Ihren Dokumenten direkt im Chat.
Arbeit 4.0: Mit Collaboration Tools noch digitaler werden
Arbeit 4.0 ist bereits da und verändert unsere Business-Modelle, unsere Arbeitsweisen und -formen. Papier wird zum Relikt und nur noch selten in der Hand gehalten. Modernes Arbeiten rückt den Menschen wieder in den Vordergrund und setzt auf eine barrierefreie Zusammenarbeit. Softskills zählen heute mehr als Hardskills, und die Digitalisierung nimmt die lästige Arbeit ab.
Arbeit 4.0 ist mehr als ein Modewort, es spiegelt die neue digitalisierte Arbeitswelt wider.
Kollaboratives Arbeiten
Das Konzept des kollaborativen Arbeitens beschreibt eine intensive Form der Zusammenarbeit. Durch die Digitalisierung arbeiten Mitarbeitende zusammen, ohne im selben Büro zu sein. Es entstehen Projekte mit Partnern, die man noch nie persönlich gesehen hat. Dokumente gehen in Sekunden einmal um die Welt. Sogenannte Collaboration Tools ermöglichen das: Sie bieten Ihnen und Ihren Partnern, Lieferanten und Kunden eine Plattform, auf der Sie gemeinsam und strukturiert an Dokumenten arbeiten, papierlos natürlich.
Ein konkretes Beispiel dafür ist d.velop pages: Teams erfassen und pflegen Wissen, etwa Arbeitsanweisungen, Projektnotizen oder Besprechungsergebnisse, direkt in d.velop documents, statt in einem separaten Wiki oder verstreuten Office-Dateien. Änderungen sind sofort für alle sichtbar, die Standardsuche findet die Inhalte automatisch mit, und Sie verknüpfen Seiten direkt mit den passenden Akten und Dokumenten. Ein zusätzliches Wissensmanagement-Tool wird damit überflüssig. Strukturiert erfasstes Wissen aus d.velop pages dient dabei auch dem KI-Assistenten d.velop pilot als Grundlage für zuverlässige Antworten.
Fragen zum Thema papierloses Büro?
Wir haben Antworten.
Unternehmen, die auf ein papierloses Büro umsteigen, verzichten auf papiergebundene Dokumente und Verfahren. Stattdessen nutzen sie EDV-gestützte Verfahren und verwalten ihre Dokumente mithilfe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) digital.
Dazu gehören Arbeits-, Kosten- und Platzeinsparungen, der flexible, standortunabhängige Zugriff auf Daten sowie eine Steigerung der internen Effizienz.
In einem papierlosen Büro laufen so viele Prozesse wie nur möglich digital ab. Dokumente sind digital von überall und jederzeit abrufbar und erlauben damit flexibles Arbeiten. Sie werden in einem einheitlichen System zentral abgespeichert, sodass das umständliche Suchen nach Akten in überfüllten Aktenschränken der Vergangenheit angehört.
Für die Umstellung benötigen Sie ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zur elektronischen, datenbankgestützten Verwaltung von Dokumenten. Das Ziel ist eine zentrale, für alle Mitarbeitenden zugängliche Plattform, um unternehmensweit auf Dokumente zuzugreifen und Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.
Der Umstieg gelingt Schritt für Schritt: vom Festhalten des IST-Zustands über die Wahl der passenden Software bis zur Digitalisierung bestehender Dokumente und dem Aufbau digitaler Workflows. Die konkrete Anleitung dazu finden Sie oben im Abschnitt „In 7 Schritten zum papierlosen Büro“.
Erst wenn Dokumente digital vorliegen, kann Künstliche Intelligenz sie auswerten. Im papierlosen Büro übernimmt KI zum Beispiel die automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente und ordnet sie den passenden Workflows zu.
Software Demo
Lernen Sie die d.velop Software kennen
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