Dokumente digitalisieren –
Scannen, klassifizieren und archivieren
Digitalisieren Sie Ihre Dokumente auf dem Weg zum papierlosen Büro.
- Sekundenschnelle Erfassung von Papierbelegen.
- Sofortige Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten.
- Automatische Datenextraktion aus Dokumenten.
Digitalisieren Sie Ihren Dokumenteneingang im Handumdrehen
Und legen Sie den Grundstein für beschleunigte Dokumenten- und Geschäftsprozesse.
Das Scannen von Papierdokumenten – ganz gleich, ob es sich um Rechnungen, Lieferscheine oder andere Belegpapiere handelt – ist ein notwendiger Schritt, um die Eingangspost im Unternehmen und Organisationen einheitlich zu verarbeiten. Und diese dann – ganz ohne Laufwege – sofort zu verteilen oder in einem digitalen Archiv abzulegen. Nur aus digitalen Belegen lassen sich Daten zuverlässig auslesen und so nachgelagerte Dokumenten- und Geschäftsprozesse vollständig automatisieren.
Aus diesem Grund sind clevere Scan- und Klassifizierungsdienste fester Bestandteil unseres Dokumentenmanagements. Nutzen Sie diese ab sofort, um schnell und einfach sämtliche Dokumente, die per Post, Fax oder E-Mail eintreffen, einheitlich zu verarbeiten und Ihre Dokumenten- sowie Geschäftsprozesse zu beschleunigen.
Webinar: Der digitale Posteingang als Grundbaustein für ein papierloses Büro
Erfahren Sie in 45 Minuten, wie Sie Ihren Posteingang von Papier befreien, die Prozesse in Unternehmen und Organisationen digitalisieren und automatisieren und ein papierloses Büro schaffen.
Zu diesen Themen erfahren Sie mehr:
- Die Verarbeitung der Eingangspost als wichtiger Bestandteil Ihrer Digitalisierungsstrategie.
- Wie sieht der Posteingang im Unternehmen aus?
- Der Einsatz einer cleveren Scan-Software anhand griffiger Praxisbeispiele.
- Die digitalisierte Post als Startschuss für effiziente Dokumenten- und Geschäftsprozesse.
- Exkurs: So planen Sie die nächsten Schritte.
Dokumente scannen, bearbeiten und archivieren – so einfach geht´s!
1. Dokumente digitalisieren
Digitale Belegdokumente treffen über Upload, E-Mail oder Schnittstellen in Unternehmen oder Organisationen ein. d.velop verbindet sich mit jedem handelsüblichen Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner. Ist der Scanner betriebsbereit, kann der Scanvorgang von Papierdokumenten direkt aus der DMS-Software heraus gestartet werden.
2. Dokumente verarbeiten und Daten automatisch erfassen
Im nächsten Schritt werden alle digitalen Dokumente auf die gleiche Art und Weise be- und verarbeitet. Papierbelege werden eingescannt und digitalisiert. Alle digitalisierten Dokumente werden, klassifiziert und Metadaten ausgelesen. Nützliche manuelle Bearbeitungswerkzeuge sowie künstliche Intelligenz unterstützen dabei.
3. Dokumente archivieren und Prozesse starten
Es erfolgt die automatische Übergabe, entweder in die vorgesehene Akte oder ein anderes Archivsystem, oder die Übergabe an unterschiedlichste Fachprozesse.
4. Los geht’s
Die digitalen Dokumente lassen sich jetzt als PDF exportieren und am gewünschten Speicherort ablegen. Noch besser: Sie nutzen sofort alle Möglichkeiten eines umfassenden Dokumentenmanagements – zum Beispiel, indem die digitalisierten Dokumente direkt in den passenden Workflow übergeben und revisionssicher im digitalen Aktenarchiv abgelegt werden.
Nützliche Werkzeuge für das Scannen und Digitalisieren von Papierbelegen
Seiten drehen
Scan-Fehler sind kinderleicht zu korrigieren. Seiten lassen sich so lange um 90° drehen, bis die korrekte Position vorliegt. Diese Funktion ist auch für mehrere Seiten gleichzeitig auswählbar.
Seiten hinzufügen
Seiten sollen einem Dokument hinzugefügt werden? Importieren Sie einfach zu dem bestehenden Dokument weitere Seiten hinzu. Dabei ist es unerheblich, ob Sie noch Papierbelege einscannen müssen oder bestehende Dateien auswählen.
Seiten löschen/ verschieben
Leere Seiten zwischen den gescannten Dokumenten? Dank der übersichtlichen Bearbeitungsoberfläche inklusive Seitenvorschau lassen sich diese auf den ersten Blick erkennen und löschen. Einzelne Seiten lassen sich einfach verschieben.
Seiten trennen
Das Trennen von Dokumenten erfolgt mithilfe eines KI-gestützten Services. Dadurch gehören lästige Barcode-Trennblätter der Vergangenheit an. Gleichzeitig gibt es stets die Möglichkeit Dokumente mit einem Klick manuell zu trennen.
Alle Vorteile auf einem Blick
- Sekundenschnelle Erfassung von Papierbelegen.
- Einheitliche Verarbeitung des gesamten Posteingangs.
- Digitale Postverteilung im Unternehmen – ganz ohne Laufwege.
- Sofortige Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten.
- Automatische Datenextraktion aus Dokumenten.
- Die Basis für beschleunigte Geschäftsprozesse.
Sie wollen das Thema Dokumente digitalisieren und scannen vertiefen?
Auf dem d.velop blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best Practices über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
OCR-Texterkennung
d.velop Blog
In diesem Artikel beantworten wir Ihnen kurz und knapp die wichtigsten Fragen zur OCR-Texterkennung, indem wir Funktionsweise und Nutzen schildern sowie unterschiedlichste Ausprägungen und deren Einsatzgebiete differenzieren.
Autorin: Jule Geuting
Automatisierte Dokumentenablage
d.velop Blog
Täglich erreichen Unternehmen hunderte, in vielen Fällen tausende von Dokumenten auf unterschiedlichsten Wegen und in verschiedensten Formaten. Das fängt bei der klassischen Briefpost an und hört bei E-Mails mit einer Vielzahl von möglichen Anhängen noch lange nicht auf.
Autor: Bernd Hentschel
Indexierung von Dokumenten
d.velop Blog
Die Indexierung, auch genannt Verschlagwortung oder Verstichwortung, ist eine Möglichkeit, um Eigenschaften und Informationen zu einem Dokument zuzuordnen und dessen Sachverhalt zu erschließen. In diesem Artikel stellen wir verschiedene Arten der Indexierung vor und klären darüber auf!
Autorin: Jule Geuting
Weitere Fragen? Wir helfen gerne!