Lassen Sie Ihr DMS für Sie arbeiten.
dank künstlicher Intelligenz

72 %

der Unternehmen glauben,
dass KI in Zukunft eine große Rolle spielt.

23 %

der Unternehmen bescheinigen,
dass KI bereits integraler Bestand der eigenen Strategie ist.

80 %

aller (globalen) Daten
liegen unstrukturiert vor.

Befreien Sie Mitarbeiter von Routineaufgaben.

Lassen Sie Ihr DMS intelligenter, Ihre Mitarbeiter produktiver und Ihr Unternehmen erfolgreicher werden.

Unsere Welt dreht sich immer schneller. Informationen strömen aus allen Richtungen auf uns ein – häufig in Form verschiedenster Dokumente. Als Rohdaten sind diese Dokumente ungenutztes Kapital. Um betriebliche Prozesse zielführend zu unterstützen, müssen diese Daten aufgenommen, verarbeitet und miteinander vernetzt werden. Aufgrund der Masse an Daten ist dies schon heute nicht mehr händisch zu bewerkstelligen. Moderne Verfahren der künstlichen Intelligenz, insbesondere die effiziente Nutzung von Deep Learning, unterstützen dabei.

Lassen Sie ab sofort und mit dem Einsatz von d.velop-Produkten die intelligente Maschine für Sie arbeiten. Nutzen Sie d.velop-KI-Dienste, um Ihre ganz individuellen Dokumenten- und Geschäftsprozesse zu automatisieren. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit, schaffen Sie manuelle zeit- und kostenintensive Arbeiten ab und schaffen Sie so Freiräume für mehr Produktivität im Unternehmen. Wie?


Der KI-unterstützte Verarbeitung von Dokumenten

Das Erfassen und Digitalisieren von Dokumenten ist in vielen Unternehmen häufig ein manueller Prozess, der viel Zeit kostet und wenig Freude bereitet.
Keine Sorge: „Kollege KI“ hilft gerne dabei.

Dokumente trennen

Die KI-basierte Dokumententrennung sorgt dafür, dass große Mengen gescannter Dokumente bereits beim Erfassen in Sekundenschnelle sauber getrennt werden. Dank lernfähiger Text- und Bildanalyse werden auch mehrseitige Dokumente problemlos identifiziert. Manuelle Aufwände für Ihre Mitarbeiter, wie das Aufbringen von Barcodes oder das Einfügen von Trennblättern, gehören der Vergangenheit an.

Dokumente klassifizieren

Egal, ob es sich um Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente aus Ihrem Geschäftsalltag handelt – die künstliche Intelligenz erkennt treffsicher, um was für eine Art von Dokument es sich handelt. Bei der späteren Verarbeitung der Dokumente lässt sich diese Information nutzen, um das Dokument automatisch in einen digitalen Aktenplan einzuordnen oder im Rahmen der Postverteilung an bestimmte Empfänger weiterzuleiten.

Daten aus Dokumenten extrahieren

Die Inhalte Ihrer Dokumente automatisch erschließen?
Das ist keine Zukunftsmusik. Der KI-Dienst erkennt automatisch Muster in Textdaten und liest alle für Sie relevanten Informationen aus. Innovative Techniken des Natural Language Processing (NLP) ermöglichen es beispielsweise bei der Eingangsrechnungsverarbeitung Rechnungsnummer, -datum und -betrag auszulesen – auch ganz ohne Regelsätze und/oder Schlüsselwörter.

„Der intelligente Posteingang (mit d.velop) ist ein – wie ich meine – gelungener Einstieg in die Welt der künstlichen Intelligenz.“

Theo Kratz
Abteilungsleiter Organisation & IT
Stadt Bergheim

Der KI-unterstützte Verarbeitung von Rechnungen

Ein cleveres ECM vereint Dokumentenmanagement und digitale Geschäftsprozesse mit KI und macht Unternehmensdaten so zur Grundlage des Geschäftserfolgs.

Ein exzellentes Beispiel hierfür ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Denn die KI beschleunigt den Verarbeitungsprozess, verkürzt so Durchlaufzeiten und führt am Ende zu Skontoerträgen und einem zeitnahen Monatsabschluss.

Die KI lernt eigenständig aus den Anpassungen der Anwender. Sollten Informationen, wie Mandant, Lieferant oder Rechnungsdaten auf einer Rechnung einmal nicht treffsicher korrekt erkannt werden, wird sie zunächst durch den Anwender verbessert. Die KI legt daraufhin selbstständig eine neue Erkennungslogik an. Diese wird dann bei der Verarbeitung nachfolgender Rechnungen herangezogen. Auf diese Weise wird die Erkennungsqualität (auch bei kleinen Datensätzen) kontinuierlich gesteigert und der manuelle Aufwand für den Anwender auf ein Minimum reduziert.

Die Kombination aus lernenden und regelbasierten Verfahren machen Dokumenten- und Geschäftsprozesse somit zum Selbstläufer.

Künstliche Intelligenz unterstützt den FC Schalke 04 beim Buchen und Kontieren von Rechnungen

Eingangsbelege einem Kreditor zuordnen? Das machen auf Schalke nicht länger nur die Mitarbeiter in der Buchhaltung, sondern das übernimmt das KI-basierte DMS. Das System unterbreitet im Rahmen der Eingangsrechnungsverarbeitung automatisch Kontiervorschläge und nutzt hierfür die Beleginformationen. Die vorhandene Komplexität und der manuelle Aufwand wird so drastisch reduziert und der Prozess entsprechend vereinfacht und beschleunigt – bei 7500 Belegen, circa 500 Sachkonten, hundert Kostenstellen und über 1200 Kreditoren mit großer Wirkung.

Die Vorteile von Künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement

Schnellere Bearbeitung

Reduzieren Sie den Zeitaufwand bei der Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten deutlich.

Weniger Kosten

Vermeiden Sie Fehler bei der manuellen Dateneingabe und deren kostspieligen Folgen.

Mehr Freiräume

Schenken Sie Mitarbeitern mehr Zeit für kreative und wertschöpfende Tätigkeiten.

Diese und weitere d.velop Produkte
setzen auf KI

Lesenswerte Artikel aus dem d.velop Blog zum Thema KI

Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema Künstliche Intelligenz

Wie wird KI im Kontext von Dokumentenmanagement eingesetzt?

Mit Blick auf ECM-Systeme konzentriert sich die Entwicklung auf Methoden des maschinellen Lernens (ML) als Teilgebiet der künstlichen Intelligenz. Unsere ML-Verfahren erlernen im Verfahren des überwachten Lernens automatisch Modelle der Eingabedaten. Dabei werden dem Algorithmus Beispieldaten – in diesem Fall Geschäftsdokumente – gezeigt, für die die gewünschte Antwort bekannt ist. Der Algorithmus berechnet, auf Basis eines mathematischen Modells, „seine“ aktuelle Antwort. Ist diese falsch, so wird das Modell derart angepasst, dass im folgenden Durchlauf der Fehler reduziert wird. Die mathematische Darstellung des Modells erlaubt, zum Beispiel für den Text eines Dokuments, zu entscheiden, ob es sich dabei um eine Rechnung oder einen Lieferschein handelt. Der wichtigste Unterschied zu klassischen, regelbasierten Verfahren besteht darin, dass der Algorithmus das Modell vollautomatisch und ausschließlich auf Basis gegebener Beispieldaten „erlernt“. Liegen ausreichend Trainingsdaten vor, kann der gesamte Trainingsprozess automatisiert werden. Die manuelle Erstellung und Pflege aufwändiger Regelsätze entfällt vollständig.

Wie „lernt“ Künstliche Intelligenz?

Unsere Verfahren des maschinellen Lernens lernen Modelle aus Beispieldaten: Geschäftsdokumente werden in eine abstrakte Darstellung übersetzt. Diese Darstellung wird genutzt, um ein mathematisches Modell der Dokumente zu erstellen, welches Aussagen über die Dokumente ermöglicht. Der Lernprozess umfasst die Durchsicht vieler tausend Beispiele, für die die gewünschte Antwort bekannt ist. In jedem Schritt macht das Verfahren eine Vorhersage. Trifft diese nicht zu, wird das Modell so angepasst, dass der Fehler in Zukunft reduziert wird – das Verfahren lernt. Damit das funktioniert, benötigt der Algorithmus Beispieldaten, viele Beispieldaten. Dabei profitieren Sie unmittelbar von der d.velop plattform: Durch die große Anzahl völlig unterschiedlicher Daten die Sie und andere Nutzer jeden Tag mit unseren Lösungen verarbeiten, „sehen“ unsere ML-Verfahren tagtäglich eine große Vielfalt an Beispielen, die ihnen helfen besser zu werden. Davon profitieren Sie unmittelbar, denn eine bessere Erkennungsleistung führt für Sie automatisch zu mehr Zeitersparnis.

Ersetzt die Maschine den Menschen?

Wir glauben fest an die Leistung hochqualifizierter Arbeitskräfte. Daher ist unser Ziel, Sie zu unterstützen, nicht Sie zu ersetzen. Wir nehmen Ihnen lästige, wiederkehrende Arbeitsschritte ab. Damit mehr Zeit für das Wesentliche bleibt – das was der Computer eben nicht einfach für Sie erledigen kann. So stellen wir Ihnen einen „Kollegen KI“ zur Seite, der Dokumentbestände vorab für Sie durchsieht, Empfehlungen zur Ablage der Dokumente gibt und Ihnen hilft, wesentliche Informationen schneller von den Dokumenten ins System zu übertragen. Häufig klappt das vollautomatisch. Sie behalten aber jederzeit die Kontrolle und können die KI überstimmen.

Wie zuverlässig ist Künstliche Intelligenz?

Auf meinem Dokument steht offensichtlich „Rechnung“. Warum wird es dann nicht als Rechnung erkannt? – Unsere Verfahren sehen sehr viele, sehr unterschiedliche Beispiele. Das Dokumentenaufkommen ist derart heterogen, das sich keine einfachen Regeln erstellen oder ableiten lassen, die zum Beispiel ein Dokument einer bestimmten Kategorie zuordnen, auch wenn das auf den ersten Blick offensichtlich sein sollte. Manchmal führt das zu schwer nachvollziehbaren „Fehlentscheidungen“ wie im Beispiel oben. Ein Dokument, das prägnant das Wort „Rechnung“ enthält, wir nicht als Rechnung erkannt. Das kann einen einfachen Grund haben. Viele Dokumente enthalten den Begriff „Rechnung“, sind aber keine; Auftragsbestätigungen und Mahnungen zum Beispiel nehmen häufig Bezug auf eine zukünftige beziehungsweise vorher gestellte Rechnung. Um systematische Fehler auszuschließen, beobachten wir die Erkennungsleistung unserer Verfahren kontinuierlich und greifen bei Bedarf ein, um für Sie ein Maximum an Zuverlässigkeit zu bewahren.

Welche Daten nutzt Künstliche Intelligenz?

Wenn Sie KI-unterstützte Dienste nutzen, werden Ihre Dokumente und die Metadaten, die Sie zu ihnen hinterlegen, für das weitere Training der Modelle genutzt. Dadurch verbessert sich die Erkennungsleistung – völlig automatisch und ohne dass Sie etwas dazu tun müssten. Damit das funktioniert, müssen wir einen Teil Ihrer Daten temporär zwischenspeichern. Das passiert aber nur so lange, wie unbedingt nötig. Natürlich betrifft dieser Fakt nur unsere KI-Dienste – in unserer Dokumentablage werden Ihre Daten weiterhin sicher langfristig aufbewahrt.

Wie sicher sind (meine) Daten?

Ihre Daten werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert und übertragen. Wir behandeln Ihre Dokumente per se als personenbezogene Daten. Insofern gilt für uns der in der DSGVO zu Grunde gelegte Grundsatz der Datensparsamkeit. Ihre Daten werden nicht länger aufbewahrt, als zur Erbringung unserer Dienste notwendig. Insbesondere stellen wir durch vorgelagerte mathematische Transformationen sicher, dass das finale KI-Modell keine Rückschlüsse auf die Eingabedaten ermöglicht. Auf diese Weise sind Ihre Daten sicher – und bleiben das auch bei extensiver KI-Nutzung.

Wohin geht die Reise für Künstliche Intelligenz?

KI ist derzeit ein sehr aktives Forschungsfeld. Innovationszyklen werden in Monaten – manchmal nur in Wochen – gemessen. Heutige Verfahren ermöglichen Aussagen zu treffen, die noch vor fünf Jahren für undenkbar gehalten wurden. Gleichzeitig finden aktuelle Forschungsergebnisse extrem schnell ihren Weg in die breite Anwendung. Wir setzen täglich unser Know-How ein, um diese Fortschritte unmittelbar für Sie nutzbar zu machen. Auf diese Weise verbessern wir unsere Modelle kontinuierlich. Was einerseits zu mehr automatisch erkannten Informationen führt und andererseits die Erkennungsgenauigkeit erhöht.