Der XRechnung Standard: Definition, Aufbau und Bedeutung

Was ist die XRechnung?

XRechnung ist ein verbindlicher Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Das XML-basierte Datenmodell wird insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtend verwendet. Das Datenformat der XRechnung ist rein strukturiert, so dass der Rechnungsinhalt automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden kann.

XRechnung Format – Wie ist die XRechnung aufgebaut?

Eine XRechnung enthält in der Regel folgende Angaben:

Rechnungsempfänger-Daten

  • Leitweg-ID
  • Name des Rechnungsempfängers
  • Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Kontaktdaten des Rechnungsempfängers (z.B. E-Mail/Telefon)

Rechnungsersteller-Daten

  • Umsatzsteuer-ID
  • Vereinbarte Kennung (Kreditorennummer)
  • Kennung der Rechtsform
  • Name des Rechnungserstellers
  • Anschrift des Rechnungserstellers
  • Kontaktdaten des Rechnungserstellers (z.B. E-Mail/Telefon)

Zusätzliche Vereinbarungen

  • Vertragsnummer
  • Bestellnummer
  • Auftragsnummer

Zahlungsweise

  • Bankverbindungsdaten

Rechnungsdetails

  • Rechnungsnummer
  • Zahlungsbedingungen
  • Rechnungsbeträge


Hinweis:
Welche Angaben für die XRechnung Pflicht und welche optional sind, ist der E-Rechnungsverordnung (ERechV) zu entnehmen.

Whitepaper
Digitale Rechnungs­verarbeitung

Sie wollen tiefergehende Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung?
Erfahren Sie im umfassenden Whitepaper, welche weiteren Vorteile die elektronische Rechnungsbearbeitung für Sie bereithält.

Inhalte des Whitepapers

  • Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung im Überblick
  • Typische Stolperfallen in der Projektierung
  • 9 Argumente für Ihre IT-Abteilung

Beispiel XRechnung: So sieht eine XRechnung aus

5 Gründe für den Einsatz von XRechnung

Welche Vorteile bringt die XRechnung für Organisationen, Unternehmen und Selbstständige? Ist der Einsatz elektronischer Rechnungen für alle sinnvoll? Die folgenden 5 Gründe zeigen Ihnen, warum sich eine Umstellung auf XRechnung lohnt:

1. XRechnung als Pflichtformat

Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller an öffentliche Behörden dazu verpflichtet, die spezifischen Vorgaben zur XRechnung einzuhalten. Von der Umsetzungspflicht des Standards XRechnung sind somit sämtliche Unternehmen und Organisationen betroffen, die mit Behörden (Landes- und Kommunalbehörden) zusammenarbeiten. Dies gilt nicht für den Rechnungsaustausch zwischen Privatpersonen.

2. Kosten- und Zeitersparnis

Der Einsatz von XRechnung bringt Unternehmen und Organisationen eine spürbare Kosten- und Zeitersparnis ein. So entfallen insbesondere Kosten für Papier, Drucker, Toner und Porto. Pro elektronische Rechnung sinken die Kosten für die Rechnungsstellung um bis zu 70%. Den geringen Investitionskosten stehen weitere Kostenvorteile gegenüber wie z.B.:

  • Bessere Skontonutzung
  • Einhaltung von Zahlungszielen
  • Vermeidungen von Mahnungen
  • Vermeidungen von Doppelzahlungen

Auch auf zeitlicher Ebene sorgt der Standard XRechnung für Einsparungen. So entfallen zeitintensive Prozesse wie Ausdrucken, Kuvertieren, Laufwege und Suchaufwand.

3. Digitalisierung vorantreiben

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bildet für Unternehmen und Organisationen grundsätzlich eine wichtige Basis für die Digitalisierungsstrategie. Der Einsatz von XRechnung bildet somit den Einstieg in digitale Geschäftsprozesse und sorgt für eine vollständige Vermeidung von Medienbrüchen im Rechnungsprozess. Lager- und Archivierungsplatz für Rechnungen entfallen ganz im Sinne des papierlosen Büros.

4. Einheitlicher Rechnungsprozess

Rechnungsversand, Rechnungsprüfung, Rechnungsverarbeitung – der gesamte Rechnungsprozess soll mithilfe des Standards XRechnung nicht nur bundesweit, sondern europaweit digitalisiert und vereinheitlicht werden. Die Einhaltung verbindlicher Parameter gemäß der Norm EN 16931-1 eliminiert den bisherigen Flickenteppich aus verschiedensten Rechnungsformaten und macht Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Verwaltungsträgern effizienter und transparenter denn je.

5. Datenschutz und Rechtssicherheit

Mit Einhaltung der Vorgaben zur XRechnung geht auch die Einhaltung von Datenschutz und Rechtssicherheit beim elektronischen Rechnungsprozess einher. Die koordinierte und fristgerechte Umsetzung des Standards XRechnung erfolgt in Bund und Ländern durch die jeweilige Gesetzgebung zur XRechnung.


Mit sogenannten Validierungsdiensten können XRechnungen transparent und unkompliziert auf Korrektheit geprüft werden. Darüber hinaus können XRechnungen auch durch Software oder vorgelagerte Prozesse wie die digitale Rechnungsverarbeitung mittels Dokumentenmanagement-System (DMS) auf alle gesetzlichen Anforderungen geprüft werden.

Die Entwicklung des Standards XRechnung

Chronologie im Zeitstrahl – Entwicklung der XRechnung

Die Ausgangssituation

Elektronische Rechnungen sind in der Privatwirtschaft fest verankert. Und auch in der öffentlichen Verwaltung liegen die Vorteile auf der Hand: enorme finanzielle Einsparpotentiale, kürzere Bearbeitungszeiten und ein geringerer CO2-Ausstoß während des Rechnungsbearbeitungsprozesses. Was jedoch bislang fehlt, ist eine standardisierte Regelung auf nationaler und internationaler Ebene, um die Vielzahl an Rechnungsformaten zu vereinheitlichen.

April 2014 – Richtlinie 2014/55/EU

Um die Verbreitung elektronischer Rechnungen zu fördern, veröffentlicht die Europäische Union die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Diese verpflichtet die öffentliche Verwaltung europaweit dazu, Rechnungen bis spätestens 2019 elektronisch verwalten zu können.

September 2017 – XRechnung

Mit der Richtlinie 2014/55/EU hat die EU zwar die Grundlage für eine einheitliche elektronische Rechnungsstellung in Europa geschaffen. Die Überführung der europäischen Norm in einen nationalen Standard liegt aber bei den einzelnen Mitgliedsstaaten. So hat auch Deutschland die Möglichkeit einen eigenen, EN 16-931 konformen Standard inklusive Core Invoice User Specification (CIUS) zu entwickeln. Aus diesem Grund hat der IT-Planungsrat das Bundesministerium des Innern (BMI) und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit der Entwicklung eines eben solchen Standards beauftragt. Das Ergebnis: XRechnung.

November 2019 – 2. Umsetzungsfrist

Der 27. November 2019 stellt die Umsetzungsfrist für alle weiteren Bundesbehörden dar. Bis zu diesem Datum müssen sich sämtliche Bundesbehörden auf den Empfang elektronischer Rechnungen im Sinne des Standards XRechnung eingestellt haben.

April 2020 – 3. Umsetzungsfrist

Bis zum 18.04.2020 müssen sämtliche Behörden, Länder und Kommunen in Deutschland die Umstellung auf den Standard XRechnung umgesetzt haben.

November 2020 – Verpflichtung für Rechnungssteller

Seit dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten an den Bund dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen bei Bundesbehörden nach den Formatvorgaben gemäß XRechnung Standard einzureichen. Bei Abweichungen werden eingereichte Rechnungen abgelehnt. Während die Regelungen auf Bundesebene einheitlich umgesetzt werden, unterscheiden sie sich auf Länderebene jedoch teilweise erheblich.

Versionshistorie von XRechnung

Der Standard XRechnung erfährt alle 6 Monate ein Update. Sobald ein bestimmtes Update in Kraft tritt, wird bereits eine nächste Version veröffentlicht. Um sich auf die Anforderungen der jeweils neuen Version von XRechnung einzustellen, haben Unternehmen und Organisationen somit ein halbes Jahr Zeit. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über alle bisherigen Versionen von XRechnung:

Tabelle versionshistorie xrechnung

Wann gilt eine Rechnung als XRechnung?

Eine Rechnung gilt grundsätzlich dann als XRechnung, wenn sie als XML-Dokument ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält ausschließlich Informationselemente des semantischen Datenmodells des Standards.

Eine Rechnung muss zur Konformität einer XRechnung folgende 4 Voraussetzungen erfüllen:

  1. Die Rechnung selbst ist kein eingebettetes Objekt, kann jedoch eingebettete Objekte wie rechnungsbegründende Unterlagen enthalten.
  2. Sie ist eine valide Instanz der in der EN 16931-2 genannten XML-Schema-Definitionen.
  3. Sie erfüllt die spezifizierten Geschäftsregeln und deren technischer Umsetzung nach dem Standard XRechnung.
  4. Sie verwendet ausschließlich Informationselemente entsprechend ihrer im Standard gegebenen semantischen Beschreibung.

Webinar
Eingehende Rechnungen ganz einfach digital erfassen, prüfen und freigeben

Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung vereinfachen und beschleunigen Sie den gesamten Prozess des Rechnungsworkflows mühelos und ortsunabhängig (auch aus dem Home Office). Eine moderne Software-Lösung bietet dabei bereits im Standard die Möglichkeit, alle gängigen elektronischen Rechnungsformate wie z.B. XRechnungen zu verarbeiten.

Wie genau ein digitales und automatisiertes Rechnungsmanagement aussehen kann und welche steuerrechtlichen Rahmenbedingungen es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie im Webinar.

Wie funktioniert der Standard XRechnung?

XRechnung erstellen

Für das Erstellen einer XRechnung existieren verschiedene Möglichkeiten:

  • Manuelle Erstellung per Webformular über ein Portal (z.B ZRE Bund)
  • Über einen externen Dienstleister
  • Direkte Erstellung aus einem ERP-System (z.B. SAP)

Bei einer geringen Anzahl an Rechnungen ist die manuelle Erstellung über ein Portal problemlos möglich. Bei steigender Anzahl an Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Erstellung von XRechnungen in SAP oder anderen ERP-Systemen zu empfehlen. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen sorgt dies langfristig für eine spürbare Einsparung an Ressourcen.

XRechnung verschicken

Die Möglichkeiten zum Versenden einer XRechnung gleichen grundsätzlich denen der Erstellung einer XRechnung. Bei der Übertragung der XRechnung per Portal gibt es jedoch Unterschiede zu beachten, je nachdem, ob die XRechnung an den Bund oder auf Landesebene verschickt wird:

XRechnung an den Bund verschicken

Es existieren folgende Möglichkeiten, eine XRechnung an den Bund zu versenden:

  • XRechnung einfach per E-Mail senden
  • Beim ZRE mit Leitweg-ID registrieren und XRechnung per Webformular verschicken
  • Übertragung der XRechnung via PEPPOL-Netzwerk
  • XRechnung mittels ERP-System oder Dokumentenmanagement-System (DMS) versenden, welches direkt an das ZRE angebunden ist

XRechnung an Bundesländer verschicken

Das Verschicken einer XRechnung an die öffentliche Verwaltung unterscheidet sich in den 16 Bundesländern aufgrund von Einzelgesetzen und Verordnungen zum Teil erheblich. Bis zur geplanten Vereinheitlichung gleicht der Umsetzungsstandard zur XRechnung auf Landesebene einem „Flickenteppich“.


Eine Übersicht über den jeweils aktuellen Stand zum Umsetzungsstandard der XRechnung für jedes Bundesland inklusive interaktiver Karte bietet der Verband elektronische Rechnungen (VeR).

XRechnung an den Bund verschicken per Webanwendung, Servicekonto oder PEPPOL-Plattform

XRechnung empfangen

Der Empfang von XRechnungen kann über das ZRE sowie über das Portal OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) erfolgen. Hierbei kann die XRechnung direkt mithilfe einer an das Portal angebundenen Software-Lösung wie d.velop invoices weiterverarbeitet werden. Durch das XML-Format entfällt eine OCR-Texterkennung, sodass der XRechnungs-Empfang automatisiert in Prozesse wie die digitale Rechnungsverarbeitung integriert werden können.

Prozess beim Empfang von XRechnungen: Vom zentralen Portal über eInvoice und DMS bis hin zur Ein-gangsrechnungsverarbeitung.

XRechnung archivieren

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie d.velop documents ermöglicht im Anschluss an die automatisierte Rechnungsverarbeitung eine revisionssichere Archivierung Ihrer XRechnung. Die digitale Archivierung erfolgt vollkommen rechtssicher per Cloud-Storage-System.

Technische Bestandteile des Standards XRechnung

Der Standard XRechnung besteht aus verschiedenen technischen Komponenten, die auf der Webseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) jeweils zum Download bereitgestellt werden. Zu den technischen Bestandteilen des Standards XRechnung zählen insbesondere:

  • Spezifikation: Dokumentation des Standards XRechnung in der Fassung vom 29.07.2021
  • Validierung: „Prüftool“ zur Konformitätsprüfung elektronischer Rechnungen
  • Technische Repräsentation: Codelisten im OASIS-Standard
  • Open Source-Referenzimplementierung: Konformitätsprüfung einer XML-Datei zum Standard
  • XRechnung Test Suite: Veranschaulichung komplexer Vorgaben durch Testnachrichten bzw. Testszenarien
  • Visualisierung: XSL-Transformation sämtlicher Kernelemente der XRechnung

Häufig gestellte Fragen zum Thema XRechnung

Ab wann gilt der Standard XRechnung?

Die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen für Bundesministerien und die Verfassungsorgane besteht seit dem 27.11.2018. Seit Ende 2019 gilt die Pflicht auch für alle weiteren öffentlichen Auftraggeber. Seit dem 27.11.2020 sind Rechnungssteller an den Bund verpflichtet, Rechnungen im Standard XRechnung elektronisch einzureichen.

Wen betrifft die XRechnung?

Antwort auf die Frage „Bin ich von der XRechnung-Pflicht betroffen?“ gibt §3 Abs. 1 und Abs. 2 E-Rechnungsverordnung. Demnach sind sämtliche Rechnungssteller zum Einsatz einer Rechnung mit strukturiertem elektronischem Format verpflichtet, die im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland stehen.

Was sind die Vorteile von XRechnung?

Zu den wichtigsten Vorteilen der XRechnung zählen unter anderem:

• Kosten- und Zeitersparnis (Druck, Versand)
• Bundesweites, einheitliches E-Rechnungsformat
• Eliminierung langer Wartezeiten durch langsame bürokratische Prozesse
• Effiziente Rechnungsverarbeitung und schnellere Liquidierung
• Nachhaltige, medienbruchfreie und automatisierte Rechnungsprozesse
• Intelligente Schnittstellen zu bestehenden Software-Systemen (z.B. DMS, ERP)

Gibt es Ausnahmen bei der XRechnung-Pflicht?

Eine Ausnahme von der XRechnung-Pflicht besteht unter anderem für Zahlungsaufforderungen bis zu einer Höhe von 1.000 Euro. Auch geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten aus Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Die rechtliche Grundlage bildet §3 Abs. 3, E-Rech-VO.

Worin unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD?

Der Standard XRechnung umfasst einen reinen Datensatz im XML-Format. ZUGFeRD dagegen ist ein hyb-rides Rechnungsformat bestehend aus einer visuellen Darstellung im PDF/A3-Format und einer codierten XML-Datei.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Identifikationsnummer zur präzisen Weiterleitung von Eingangsrechnungen an eine öffentliche Behörde als Rechnungsempfänger. Die Leitweg-ID besteht aus 15 Ziffern und wird für das Versenden von XRechnungen über ein zentrales Portal (ZRE) benötigt.