elektronische Akte (EAkte) in der öffentlichen Verwaltung
Sparen Sie Kosten, Platz und Arbeitszeit
Elektronische Akten (eAkten) verschaffen Platz und senken Ihre Kosten. Wie? Indem Sie Ihr Papierarchiv digitalisieren. Sie sind nicht im öffentlichen Dienst tätig? Dann finden Sie Informationen zu digitalen Akten hier.
- Automatische Ablage im digitalen Archiv
- Schnelle Bereitstellung und Suche nach Informationen
- Sichtbare Eckdaten auf virtuellem Aktendeckel
- Anbindung von Fachverfahren möglich
- Herzstück einer umfassenden Content-Service-Plattform
- Standortübergreifend und medienbruchfrei
- Zeitgleiche Kollaboration der Fachbereiche
- Transparente Auskunft für Bürger:innen
- 69 % der Mitarbeitenden finden eine konsequente Digitalisierung ihrer Verwaltung unabdingbar.
- 45 % der Bürger:innen sehen eine Verschlechterung der Leistungsfähigkeit im öffentlichen Dienst.
- 5 % der Bürger:innen beurteilen die Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen als sehr gut.
Whitepaper
Projektguide: Einführung einer eAkte in der öffentlichen Verwaltung
Dieses Whitepaper liefert Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Einführung einer eAkte.
- eAkte als Herzstück der digitalen Verwaltung
- Vorbereitungs- & Analysephase
- Projekt-Einführungsphase
- Etablierungsphase
- Ausbau der Verwaltungsdigitalisierung
Das Prinzip der elektronischen Akte
eAkten von d.velop sind eine standardisierte Lösung zur professionellen, elektronischen Aktenführung. Sie basieren auf einem Dokumentenmanagement. Hier erfahren Sie mehr über einige Funktionen der eAkte.
Dokumente ablegen
Sämtliche Dokumente, die eine Verwaltung erreichen oder die von dieser erzeugt werden, werden entweder direkt (bei E-Mails oder bei elektronisch erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral abgelegt.
Dokumente revisionssicher speichern
Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden automatisch in die jeweilige eAkte und den passenden Vorgang im Aktenplan einsortiert. So bleiben Informationen jederzeit nachvollziehbar und auffindbar. Durch die revisionssichere Ablage im Archiv werden die Dokumente unveränderbar sowie verfälschungssicher gespeichert.
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Elektronische Akten können von Berechtigten, an jedem Ort, direkt aus der jeweiligen Fachanwendung recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm der Sachbearbeitenden verfügbar. Die Mitarbeitenden können an einem Dokument fachbereichsübergreifend und zeitgleich arbeiten.
Vorteile der eakte
So profitiert Ihre Organisation von elektronischen Akten
eAkten sind viel sicherer als der Aktenschrank
Die Arbeit mit eAkten ist nicht nur schneller und bequemer, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern. Denn diese können lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden.
Konform zu TR-ESOR- und TR-RESISCAN Richtlinine
Das digitale Archiv in den d.velop-Systemen unterstützt dabei selbstverständlich die Anforderung des EGovG an eine rechtskonforme Langzeitarchivierung von Dokumenten. Und die Richtlinien der TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente werden eingehalten.
Zeit- und Standortübergreifender Zugriff auf eAkten
Die eAkte baut auf der digitalen Aktenführung von d.velop auf. Dadurch können Sie jederzeit und von überall aus Ihr digitales Aktenarchiv bequem einsehen und bearbeiten. Ganz egal ob mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop.
Nahtlose Anbindung von Fachverfahren
Die eAkte basiert auf dem Dokumentenmanagement-System (DMS) von d.velop. Als Bestandteil eines Enterprise Content Managements (ECM) bietet die eAkte intelligente Schnittstellen-Möglichkeiten für eine nahtlose Integration verschiedener Fachverfahren.
e-government-gesetz braucht eakte
So gelingt die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung
Das E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Behörden seit 2020 eine elektronische Aktenführung umzusetzen. Damit wird die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung weiter erleichtert. Beenden Sie das Projekt eAkte nicht mit der Einführung! Oftmals lassen sich weitere Optimierungspotenziale ausmachen, um lästige Medienbrüche zu vermeiden. Mit unserer jahrelangen Expertise und Erfahrungen aus zahlreichen Projekten helfen wir Ihnen, Standards rund um die Anwendungsbereiche E-Government und DMS zu schaffen.
Fachverfahren und die eAkte
Flexible Anbindung mithilfe von Schnittstellenstandards
Für einen gelungenen Start in Richtung Digitalisierung ist die eAkte unerlässlich, sollte jedoch nicht das Ziel sein. Daher bieten wir mit unserer Content Service-Plattform eine ideale Ergänzung zu Ihren besteheden Fachanwendungen. Ausgehend von der Arbeit in den gewohnten Fachverfahren erfolgt nicht nur eine nachgelagerte elektronische Aktenführung, sondern es lassen sich weitere Prozess automatisieren.
Die Struktur der elektronischen Akte
Die Struktur der elektronischen Akten von d.velop legt der in der öffentlichen Verwaltung etablierte Aktenplan fest. Sie enthält damit alle notwendigen Unterlagen, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren.
Die elektronische Verwaltungsarbeit mit eAkten bleibt für die Sachbearbeiter:innen nahezu wie gewohnt. Mit dem entscheidenden Unterschied, dass man sich nicht in ein stickiges Archiv aus Aktenschränken begeben muss, sondern jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle digital direkt an seinem Arbeitsplatz angezeigt bekommt. So muss sich niemand an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeitet dank der eAkte wesentlich schneller, effizienter und noch dazu benutzerfreundlicher als zuvor.
WEbinar
Prozessdigitalisierung & eAkte: Potenziale erkennen am Beispiel eines Bestellvorgangs
In diesem praxisnahen Webinar erfahren Sie am Beispiel eines Bestellprozesses, wie Sie mithilfe der eAkte und der Prozessdigitalisierung die Effizienz in Ihrer Organisation steigern.
- Vorteile der Prozessdigitalisierung
- Analoger vs. digitaler Bestellprozess
- Live-Demo: Bestellvorgang vom Antrag bis zur Archivierung
- Live-Demo: Prozessmodellierung aus dem DMS
- Anwendungsfälle aus der Praxis
Referenz-Geschichten zur eAkte
Kundenstimmen zum Einsatz der eAkte in der Praxis
Landratsamt Ansbach
Mit dem DMS werden verfahrensbezogene Dokumente digital bearbeitet. Seitdem gibt es zum Beispiel im Ausländerwesen keine Papierunterlagen mehr, da alle Beschäftigten ausschließlich elektronisch arbeiten. Auch die Anbindung an weitere Fachanwendungen wird von den Mitarbeitenden zunehmend vorangetrieben.
Landkreis Gießen
Der Landkreis Gießen sichert sich Wachstumspotenziale durch die Einführung einer eAkte und der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Die eAkte ist vor allem für Organisationseinheiten der Leistungs- und Eingriffsverwaltung vorgesehen, also Bereiche, in denen typischerweise Bescheide erstellt werden wie eben die untere Wasserbehörde, die Bauaufsicht oder die Ausländerbehörde.
Stadt Paderborn
Die Stadt Paderborn sorgt für eine vollständig digitalisierte Steuerabteilung. Auch im Vertretungsfall können Mitarbeitende nun effizient und schnell Auskunft geben, da die nötigen Daten alle in der eAkte gesammelt und für die zugriffsberechtigten Beschäftigten abrufbar sind. So beschleunigt sie die Verwaltungsvorgänge im Amt für Finanzen.
Stadt Bad Rappenau
Die Stadt Bad Rappenau ebnet den Weg zur digitalen Schriftgutverwaltung als neue Arbeitsplattform. Für eine medienbruchfreie Bearbeitung sind dafür alle eingesetzten Fachverfahren in der Stadtverwaltung mit eAkten-Funktionalität ausgestattet. Die gesamte Verwaltung mit rund 450 Personen arbeitet mit dem ECM-System.
Ressourcen Zum Thema eAkte
eAkte für die öffentliche Verwaltung in der Praxis
Sie möchten sich weiter über die Einsatzmöglichkeiten von elektronischen Akten im öffentlichen Dienst informieren? Dann schauen Sie sich die nützlichen Ressourcen rund um die Verwaltungsdigitalisierung in unserer Mediathek an. Dort finden Sie echte Erfolgsgeschichten, informative Blog-Artikel sowie anschauliche Videos:
Digitalisierungsberatung für den öffentlichen Dienst
Implementierung einer ganzheitlichen Digital-Strategie
Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess, der eine ganzheitliche Strategie erfordert. Daher bieten wir neben unseren Software-Lösungen verschiedene Hilfestellungen für die digitale Transformation an. Unser Ziel ist es, gemeinsam eine passgenaue Strategie für Ihre Digitalisierungsprojekte zu entwickeln. Besprechen Sie Ihren Bedarf mit unseren Mitarbeitenden aus dem Consulting-Bereich und informieren Sie sich vorab über unsere Beratungsangebote.
Häufig gestellte Fragen zur eAkte
Eine elektronische Akte bildet prinzipiell eine papierbasierte Akte ab – nur in digitaler statt analoger Form. Eine eAkte enthält dieselben Elemente wie die bekannten physischen Akten. Dabei besteht eine eAkte aus einzelnen Vorgängen und verschiedenen Dokumenten (bspw. Textdokumente, Scans oder E-Mails). Alle Schriftstücke, welche für gewöhnlich aufzubewahren sind, gehören somit gleichermaßen in die elektronische Akte.
Eine eAkte stellt das zentrale Ordnungsprinzip einer öffentlichen Verwaltung dar und bildet das Fundament für eine fortlaufende Verwaltungsorganisation. eAkten strukturieren sich im öffentlichen Dienst mittels Aktenplan als übergeordnetes, hierarchisch strukturiertes Ordnungssystem. Der Aktenplan gibt das inhaltliche Gerüst vor, mit dessen Hilfe sich das gesamte Schriftgut einer Organisation (Akten, Dokumente, Daten) systematisch anlegen und finden lässt – unabhängig davon, ob es in analoger, digitaler oder sogar hybrider Form vorliegt.
Die Einführung einer eAkte als standardisierte Lösung zur elektronischen Aktenführung basiert auf einem Dokumentenmanagement-System (auch “Enterprise Content Management-System”): Sämtliche eingehende Dokumente sowie aus einem Portal erzeugte Anträge (z. B. E-Mails, Office-Dokumente) werden direkt in digitaler Form zentral abgelegt. Papierdokumente werden zuvor per Scanning erfasst, danach ebenfalls digitalisiert abgelegt und anschließend revisionssicher gespeichert. Die gewünschten Akten inklusive dazugehöriger Dokumente können von berechtigten Mitarbeiter:innen an jedem Ort über eine Client-Anwendung oder direkt aus der Fachanwendung recherchiert und verfügt werden. Die im Fachverfahren erzeugten Dokumente werden der jeweiligen eAkte sowie dem entsprechenden Vorgang im Aktenplan hinzugefügt.
Als Herzstück einer modernen Verwaltung lassen sich ausgehend von einer eAkte sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Prozesse digitalisieren. Dazu gehören verschiedene Werkzeuge zur elektronischen Vorgangsbearbeitung wie z. B. Fristenüberwachung, Checklisten, Genehmigungs- und Freigabeworkflows sowie das integrierte Vorlagenmanagement.
Elektronische Akten bringen verschiedene Vorteile mit sich. Offensichtlich ist, dass digitale Akten keinen Platz benötigen, immer verfügbar sind und sich leicht durchsuchen lassen. Alle wichtigen Eckdaten sind auf einem virtuellen Aktendeckel sofort sichtbar. Darüber hinaus ergeben sich folgende Nutzen:
• Kostensenkung durch Abschaffung des räumlichen Papierarchivs
• Zeitgleich organisationsweite und standortübergreifende Bearbeitung durch mehrere Personen
• Mehrfache Zuordnung (Verknüpfungen) eines Dokuments zu unterschiedlichen Akten
• Einfache Volltextsuche sowie Detailsuche anhand verschiedener Merkmale (z. B. Name, Aktenzeichen)
• Revisions- und rechtssichere Ablage
• Entlastung und Zeitersparnis für Sachbearbeitenden im Arbeitsalltag
Standardisierte oder auch individuelle Schnittstellen ermöglichen eine medienbruchfreie Anbindung an zahlreiche Fachverfahren sowie die Integration in weitere Anwendungen.
Die eAkte eignet sich grundsätzlich für jegliche Organisation unterschiedlicher Größen. Durch die E-Government-Gesetze (EGovG) ist die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung für einige Landes- sowie die Bundesverwaltung bindend. Daher beschäftigt die Etablierung der eAkte die öffentliche Verwaltung mehr als je zuvor. Die elektronische Aktenführung über ein Dokumentenmanagement-System kann dabei als effizienter Hebel zur Digitalisierung dienen. Damit werden dokumentenbasierte Daten einer bestehenden Akte in der Verwaltung unmittelbar nutzbar gemacht und erleichtern schlussendlich nicht nur die elektronische Kommunikation zwischen Bürger:in und Organisation, sondern auch den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen in jeglicher Anstalt und Körperschaft des öffentlichen Rechts. Digitale Akten finden somit zunehmend in verschiedenen Bereichen und Einsatzgebieten Anwendung – unabhängig davon, ob als Fall- oder Fachakten, Sachakten, Vorgangsakten, Vertragsakten, Personalakten, etc.
Die organisationsweite Umstellung bzw. Einführung einer eAkte ist ein großes Projekt, welches nur mit einer gründlichen Vorbereitung und sorgfältigen Durchführung gelingen kann. Es empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen, unterteilt in drei wesentliche Phasen:
1.) Die Vorbereitungs- & Analysephase beginnt mit einer Bestandsaufnahme (u. a. der aktuellen Ablagestruktur und IT-Infrastruktur), gefolgt von einer Zieldefinition.
2.) Die Einführungsphase startet zumeist mit der Implementierung der zugeschnittenen Lösung in einer ersten Fachabteilung. Dort werden die Dokumente gescannt, klassifiziert sowie in digitale Aktenpläne eingeordnet bzw. bestehenden Akten zugeordnet. Nach dem erfolgreichen Testing folgt die Produktivsetzung.
3.) In der Etablierungsphase steht die Motivation der Mitarbeiter:innen im Fokus, danach können mögliche Weiterentwicklungspotenziale ausgeschöpft werden.
Die Struktur der eAkten von d.velop wird bereits durch die etablierten Aktenpläne der öffentlichen Verwaltung festgelegt und enthält alles Notwendige, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren. Je nach Bedarf lässt sich diese Basis für spezielle Anwendungsfälle individuell anpassen. Besonders zu beachten sind die Mitarbeiter:innen, die unbedingt im Prozess involviert werden sollten. Verantwortliche aus den einzelnen Fachabteilungen sollten frühzeitig als Keyuser einbezogen und durch gezielte Informationen und Schulungsangebote motiviert werden.
Digitale Akten sind im Vergleich zur Aufbewahrung im Aktenschrank weitaus sicherer. Denn ein DMS unterstützt die Anforderungen an eine revisionssichere Langzeitspeicherung von Dokumenten unter Berücksichtigung der DSGVO. Auch die BSI-Richtlinien wie z. B. RESISCAN für ersetzendes Scannen oder TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente werden eingehalten. Gerade bei vertraulichen Daten sorgt die digitale Aktenführung für mehr Sicherheit und DSGVO-konforme Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie Löschfristen. Mithilfe eines im DMS integrierten, granularen Rechtekonzepts ist sichergestellt, dass Akten, Vorgänge und Dokumente nur von den berechtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden können. Analoge Akten hingegen werden ausgedruckt und in unübersichtlichen Ordnern abgeheftet, welche lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind.
Bundesbehörden sind nach dem E-Government-Gesetz (EGovG) seit dem 01.01.2020 zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Für die meisten Landesverwaltungen, Kommunalverwaltungen, Bundesagenturen und weitere Einrichtungen der öffentlichen Hand ist die Einführung der eAkte somit Pflicht.
Die eAkte von d.velop bietet höchste Sicherheit für Ihre Dokumente. Im Gegensatz zur analogen Aktenhaltung ist bei einer elektronischen Akte, ganz im Sinne der GoBD, eine Manipulation Ihrer Daten sowie die versehentliche oder absichtliche Zerstörung Ihrer Dokumente ausgeschlossen.
Zum einen gilt für die öffentliche Verwaltungen seit dem 01. Januar 2020 die Pflicht zur elektronischen Aktenführung. Zum anderen Darüber hinaus profitieren die Behördenöffentliche Verwaltungen von zahlreichen Vorteilen der eAkte wie:
– standortübergreifender Zugriff
– hohe Sicherheitsstandards
– medienbruchfreies Arbeiten
– Gesetzeskonformität
– nahtlose Fachverfahrensanbindung
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