eAkte für die öffentliche Verwaltung

eAkte – elektronische Akten für die öffentliche Verwaltung

Beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Verwaltung von Informationen mit der eAkte von d.velop!

  • Nahtlose Integration in Fachverfahren
  • Automatische Ablage im digitalen Archiv
  • Bessere Bürgerauskunft

Die elektronische Akte in der öffentlichen Verwaltung

Elektronische Akten verschaffen Platz und senken Ihre Kosten. Wie? Indem Sie Ihr Papierarchiv digitalisieren. Sie sind nicht in der öffentlichen Verwaltung tätig? Dann finden Sie Informationen zu digitalen Akten hier.

  • Nahtlose Integration in Fachverfahren
  • Schnelle Recherche
  • Bessere Bürgerauskunft
  • Standortübergreifend und medienbruchfrei arbeiten
  • Automatische Ablage im digitalen Archiv
  • Wichtige Eckdaten auf virtuellem Aktendeckel sichtbar

Das Prinzip der elektronischen Akte

eAkten von d.velop sind eine standardisierte Lösung zur professionellen, elektronischen Aktenführung. Sie basieren auf einem Dokumentenmanagement. Das Prinzip hinter der eAkte ist einfach: Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen oder die von dieser erzeugt werden, werden entweder direkt (bei E-Mails oder bei elektronisch erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

Elektronische Akten können von jedem Berechtigten, an jedem Ort, direkt aus der jeweiligen Fachanwendung recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters verfügbar. Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden selbstverständlich automatisch in die jeweilige e-Akte und den passenden Vorgang im Aktenplan einsortiert.

Der Einsatz der elektronischen Akte in der öffentlichen Verwaltung

Die Vorteile
der elektronischen Akte

eAkten sind viel sicherer als der Aktenschrank

Die Arbeit mit eAkten ist nicht nur schneller und bequemer, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern. Denn diese können lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden.

TR-ESOR- und TR-RESISCAN-konform

Das digitale Archiv in den d.velop-Systemen unterstützt dabei selbstverständlich die Anforderung des EGovG an eine rechtskonforme Langzeitarchivierung von Dokumenten. Und die Richtlinien der TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente werden eingehalten.

Standortübergreifender Zugriff auf alle Akten

Die eAkte baut auf der digitalen Aktenführung von d.velop auf. Dadurch können Sie bequem von überall aus Ihr digitales Aktenarchiv einsehen und bearbeiten. Ganz egal ob mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop.

Die eAkte als Ausgangspunkt zur ganzheitlichen Digitalisierung

Der Weg hin zu einer digitalen Verwaltung ist gewiss nicht einfach. Trotz steigender Anforderungen und Gesetzgebungen sollte die Digitalisierung Schritt für Schritt und auf einer nachhaltigen Grundlage erfolgen. Hier kann die elektronsiche Akte das Herzstück der öffentlichen Verwaltung bilden. Im Vortrag berichtet der KSM & SIS am eigenen Beispiel von ihrem Ansatz und dem weiteren Vorgehen zur ganzheitlichen Digitalisierung. Im Video von den public sector days erfahren Sie zudem mehr zu den Herausforderungen im kommunalen Kontext.

Frau, die vor dem Rechner sitzt und ein Webinar zum Thema Vertragsmanagement schaut.

Webinar eAkte

eAkte mit d.velop documents – Prozessdigitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Lernen Sie in dieser Vorstellung die zahlreichen Vorteile und praktischen Funktionen der eAkte für die öffentliche Verwaltung kennen.

Digitale Akten stellen den perfekten Start in die Digitalisierung dar: Sie lösen Ihr Papierarchiv ab, entlasten Ihre Mitarbeitenden und sind die Basis für die Digitalisierung von allen dokumentenbasierten Prozessen in der Behörde. Erfahren Sie jetzt, warum sich die Einführung einer digitalen eAkte für Ihre Organisation lohnt.

Fachlösungen für die öffentliche Verwaltung in der Praxis

  • Webbasierte eAkte

    Praxis-Beispiel: Webinar webbasierte E-Akte KBV

    Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat in nur acht Monaten eine E-Akten-Lösung mit d.velop documents konzeptioniert und produktiv gesetzt. Die technische Umsetzung und das gesamte Projektvorhaben wurden geleitet von der Vision, eine hohe Akzeptanz der Nutzenden zu erreichen.

  • Intelligenter Posteingang

    Praxis-Beispiel: Webinar intelligenter Posteingang Stadt Bergheim

    Das Beispiel der Kreisstadt Bergheim zeigt, wann man die Postverteilung in einer öffentlichen Verwaltung als intelligent bezeichnen kann. Diese Entwicklung ist durch die organisationsweite Einführung einer digitalisierten und automatisierten Eingangspostverteilung erfolgt.

  • Erfolgsgeschichte

    Praxis-Beispiel: Referenzstory Stadt Paderborn

    Behördliche Abläufe schneller, effizienter und mit weniger manuellem Aufwand bearbeiten – dafür nutzt die Stadt Paderborn das DMS d.velop documents. So wurden die Verwaltungsvorgänge im Amt für Finanzen auf elektronische Arbeitsweisen umgestellt und interne Prozesse deutlich beschleunigt.

Weiterführende Informationen und nützliche Ressourcen zur Digitalisierung Ihrer Verwaltung:

eAkten bauen sich anhand Ihres gewohnten Aktenplans auf

Die Struktur der elektronischen Akten von d.velop legt der in der öffentlichen Verwaltung etablierte Aktenplan fest. Sie enthält damit alle notwendigen Unterlagen, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren.

Die Ablage und Recherche von Dokumenten bleiben mit eAkten für die Sachbearbeiter nahezu wie gewohnt. Mit dem entscheidenden Unterschied, dass man sich nicht in ein stickiges Archiv aus Aktenschränken begeben muss, sondern jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle digital direkt an seinem Arbeitsplatz angezeigt bekommt. So muss sich niemand an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeitet dank der eAkte wesentlich schneller, effizienter und noch dazu benutzerfreundlicher als zuvor.

Bild: Auf Knopfdruck lassen sich neue Akten in dem etablierten Aktenplan erstellen.

Software Oberfläche eAkte Aktenplan Ablage

Setzen Sie das E-Government-Gesetz einfach um

Mit der eAkte von d.velop einfach auf eine elektronische Aktenführung umstellen

Das E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Bundesbehörden im Rahmen der “Digitalen Verwaltung 2020” spätestens zum 1.1.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Damit fördert das EGovG die Digitalisierung in der Verwaltung und erleichtert die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung weiter. Beenden Sie das Projekt eAkte nicht mit der Einführung! Oftmals lassen sich noch viele Optimierungspotenziale ausmachen und weitere lästige Medienbrüche vermeiden.

Wir helfen Ihnen dabei. Aus zahlreichen Projekten in der öffentlichen Verwaltung verfügen unsere Mitarbeiter über umfangreiche Erfahrungen bei der Umstellung bislang analoger Abläufe auf medienbruchfreie, digitale Prozesse.

Gerne analysieren wir Ihre Prozesse rund um die elektronische Akte und ermitteln weitere Digitalisierungspotenziale. Mit der eAkte und weiteren effizienten d.velop Lösungen zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes.

Mehr zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung in unserem d.velop blog

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    Von Philipp Perplies

    „Wir werden die bürgerfreundlichste und anwenderfreundlichste Verwaltung Europas haben – bis 2021“, verkündete der damalige Kanzleramtsminister Peter Altmaier im Jahr 2017. In diesem Artikel erhalten Sie alle Informationen rund um das OZG.

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    Von Annika Dölle
    Im Fokus: E-Rechnungsgesetz in der öffentlichen Verwaltung

    Deutschlands Behörden müssen sich auf den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen einstellen. Dafür sorgt das E-Rechnungsgesetz. Lesen Sie hier, was hinter dem Gesetz steckt und ob es sich ausschließlich auf die öffentliche Verwaltung auswirkt?

  • Elektronische Aktenführung in der Verwaltung

    Von Philipp Perplies 04.09.2018
    Einführung e-Akte in der Verwaltung

    Durch das E-Government-Gesetz (EGovG) sind Bundesbehörden dazu verpflichtet auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Erfahren Sie in diesem Beitrag alles zur eAkte und ihren Vorteilen.

Die Stadt Wuppertal berichtet live im Video
über ihren Einsatz der eAkte

Fragen? Wir haben Antworten.

Häufig gestellte Fragen zur eAkte.

Was ist eine elektronische Akte (eAkte)?

Eine elektronische Akte bildet prinzipiell eine papierbasierte Akte ab – nur in digitaler statt analoger Form. Eine eAkte enthält dieselben Elemente wie die bekannten physischen Akten. Dabei besteht eine eAkte aus einzelnen Vorgängen und verschiedenen Dokumenten (bspw. Textdokumente, Scans oder E-Mails). Alle Schriftstücke, welche für gewöhnlich aufzubewahren sind, gehören somit gleichermaßen in die elektronische Akte.

Eine eAkte stellt das zentrale Ordnungsprinzip einer öffentlichen Verwaltung dar und bildet das Fundament für eine fortlaufende Verwaltungsorganisation. eAkten strukturieren sich im öffentlichen Dienst mittels Aktenplan als übergeordnetes, hierarchisch strukturiertes Ordnungssystem. Der Aktenplan gibt das inhaltliche Gerüst vor, mit dessen Hilfe sich das gesamte Schriftgut einer Organisation (Akten, Dokumente, Daten) systematisch anlegen und finden lässt – unabhängig davon, ob es in analoger, digitaler oder sogar hybrider Form vorliegt.

Wie funktioniert eine eAkte?

Die Einführung einer eAkte als standardisierte Lösung zur elektronischen Aktenführung basiert auf einem Dokumentenmanagement-System (auch “Enterprise Content Management-System”): Sämtliche eingehende Dokumente sowie aus einem Portal erzeugte Anträge (z. B. E-Mails, Office-Dokumente) werden direkt in digitaler Form zentral abgelegt. Papierdokumente werden zuvor per Scanning erfasst, danach ebenfalls digitalisiert abgelegt und anschließend revisionssicher gespeichert. Die gewünschten Akten inklusive dazugehöriger Dokumente können von berechtigten Mitarbeiter:innen an jedem Ort über eine Client-Anwendung oder direkt aus der Fachanwendung recherchiert und verfügt werden. Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden automatisch in die jeweilige eAkte und den passenden Vorgang im Aktenplan einsortiert.

Als Herzstück einer modernen Verwaltung lassen sich ausgehend von einer eAkte sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Prozesse digitalisieren. Dazu gehören verschiedene Werkzeuge zur elektronischen Vorgangsbearbeitung wie z. B. Fristenüberwachung, Checklisten, Genehmigungs- und Freigabeworkflows sowie das integrierte Vorlagenmanagement.

Welche Vorteile ergeben sich durch die Nutzung einer eAkte?

Elektronische Akten bringen verschiedene Vorteile mit sich. Offensichtlich ist, dass digitale Akten keinen Platz benötigen, immer verfügbar sind und sich leicht durchsuchen lassen. Alle wichtigen Eckdaten sind auf einem virtuellen Aktendeckel sofort sichtbar. Darüber hinaus ergeben sich folgende Nutzen:

Kostensenkung durch Abschaffung des räumlichen Papierarchivs
• Zeitgleich organisationsweite und standortübergreifende Bearbeitung durch mehrere Personen
Mehrfache Zuordnung (Verknüpfungen) eines Dokuments zu unterschiedlichen Akten
• Einfache Volltextsuche sowie Detailsuche anhand verschiedener Merkmale (z. B. Name, Aktenzeichen)
Revisions- und rechtssichere Ablage
Entlastung und Zeitersparnis für Sachbearbeitenden im Arbeitsalltag

Standardisierte oder auch individuelle Schnittstellen ermöglichen eine medienbruchfreie Anbindung an zahlreiche Fachverfahren sowie die Integration in weitere Anwendungen.

Für welche Organisationen bzw. Einsatzzwecke eignet sich eine eAkte?

Die eAkte eignet sich grundsätzlich für jegliche Organisation unterschiedlicher Größen. Durch die E-Government-Gesetze (EGovG) ist die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung für einige Landes- sowie die Bundesverwaltung bindend. Daher beschäftigt die Etablierung der eAkte die öffentliche Verwaltung mehr als je zuvor. Die elektronische Aktenführung über ein Dokumentenmanagement-System kann dabei als effizienter Hebel zur Digitalisierung dienen. Damit werden dokumentenbasierte Daten einer bestehenden Akte in der Verwaltung unmittelbar nutzbar gemacht und erleichtern schlussendlich nicht nur die elektronische Kommunikation zwischen Bürger:in und Organisation, sondern auch den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen in jeglicher Anstalt und Körperschaft des öffentlichen Rechts. Digitale Akten finden somit zunehmend in verschiedenen Bereichen und Einsatzgebieten Anwendung – unabhängig davon, ob als Fall- oder Fachakten, Sachakten, Vorgangsakten, Vertragsakten, Personalakten, etc.

Was gilt es bei der Einführung einer eAkte zu beachten?

Die organisationsweite Umstellung bzw. Einführung einer eAkte ist ein großes Projekt, welches nur mit einer gründlichen Vorbereitung und sorgfältigen Durchführung gelingen kann. Es empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen, unterteilt in drei wesentliche Phasen:

1.) Die Vorbereitungs- & Analysephase beginnt mit einer Bestandsaufnahme (u. a. der aktuellen Ablagestruktur und IT-Infrastruktur), gefolgt von einer Zieldefinition.
2.) Die Einführungsphase startet zumeist mit der Implementierung der zugeschnittenen Lösung in einer ersten Fachabteilung. Dort werden die Dokumente gescannt, klassifiziert sowie in digitale Aktenpläne eingeordnet bzw. bestehenden Akten zugeordnet. Nach dem erfolgreichen Testing folgt die Produktivsetzung.
3.) In der Etablierungsphase steht die Motivation der Mitarbeiter:innen im Fokus, danach können mögliche Weiterentwicklungspotenziale ausgeschöpft werden.

Die Struktur der eAkten von d.velop wird bereits durch die etablierten Aktenpläne der öffentlichen Verwaltung festgelegt und enthält alles Notwendige, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren. Je nach Bedarf lässt sich diese Basis für spezielle Anwendungsfälle individuell anpassen. Besonders zu beachten sind die Mitarbeiter:innen, die unbedingt im Prozess involviert werden sollten. Verantwortliche aus den einzelnen Fachabteilungen sollten frühzeitig als Keyuser einbezogen und durch gezielte Informationen und Schulungsangebote motiviert werden.

Sind die elektronisch gespeicherten Daten und vertraulichen Informationen sicher?

Digitale Akten sind im Vergleich zur Aufbewahrung im Aktenschrank weitaus sicherer. Denn ein DMS unterstützt die Anforderungen an eine revisionssichere Langzeitspeicherung von Dokumenten unter Berücksichtigung der DSGVO. Auch die BSI-Richtlinien wie z. B. RESISCAN für ersetzendes Scannen oder TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente werden eingehalten. Gerade bei vertraulichen Daten sorgt die digitale Aktenführung für mehr Sicherheit und DSGVO-konforme Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie Löschfristen. Mithilfe eines im DMS integrierten, granularen Rechtekonzepts ist sichergestellt, dass Akten, Vorgänge und Dokumente nur von den berechtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden können. Analoge Akten hingegen werden ausgedruckt und in unübersichtlichen Ordnern abgeheftet, welche lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind.

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