eAkte für die öffentliche Verwaltung
Organisation setzen erfolgreich auf die eAkte von d.velop.
Elektronische Akte (EAkte) in der öffentlichen Verwaltung
Das Prinzip der elektronischen Akte
eAkten von d.velop sind eine standardisierte Lösung zur professionellen, elektronischen Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung. Sie basieren auf einem Dokumentenmanagement-System. Hier erfahren Sie mehr über einige Funktionen der eAkte. Sie sind nicht im öffentlichen Dienst tätig? Dann finden Sie Informationen zu digitalen Akten hier.
Dokumente ablegen
Sämtliche Dokumente, die eine Verwaltung erreichen oder die von dieser erzeugt werden, werden entweder direkt (bei E-Mails oder bei elektronisch erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral abgelegt.
Dokumente revisionssicher speichern
Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden automatisch in die jeweilige eAkte und den passenden Vorgang im Aktenplan einsortiert. So bleiben Informationen jederzeit nachvollziehbar und auffindbar. Durch die revisionssichere Ablage im Archiv werden die Dokumente unveränderbar sowie verfälschungssicher gespeichert.
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Elektronische Akten können von Berechtigten, an jedem Ort, direkt aus der jeweiligen Fachanwendung recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm der Sachbearbeitenden verfügbar. Die Mitarbeitenden können an einem Dokument fachbereichsübergreifend und zeitgleich arbeiten.
WEBINAR
eAkte in der souveränen Cloud – Was bringt’s meiner Verwaltung wirklich?
Die Einführung der eAkte ist ein Meilenstein für die digitale Verwaltung – doch wie gelingt das souverän, sicher und zukunftsfähig? In diesem Webinar erfahren Sie, wie moderne Cloud-Technologie und Künstliche Intelligenz (KI) Ihre Verwaltung entlasten, Prozesse automatisieren und die Zusammenarbeit verbessern.
- Was macht eine Cloud souverän?
- eAkte in der souveränen Cloud
- Intelligente eAkte dank Cloud und KI
- Und was bringt es meiner Verwaltung nun wirklich?
- Ihre Fragen & unsere Antworten
Fachverfahren und die eAkte
Flexible Anbindung mithilfe von Schnittstellenstandards
Für einen gelungenen Start in Richtung Digitalisierung ist die eAkte unerlässlich, sollte jedoch nicht das Ziel sein. Daher bieten wir mit unserer Content Service-Plattform eine ideale Ergänzung zu Ihren besteheden Fachanwendungen. Ausgehend von der Arbeit in den gewohnten Fachverfahren erfolgt nicht nur eine nachgelagerte elektronische Aktenführung, sondern es lassen sich weitere Prozess automatisieren.
Die Arbeit mit der eAkte bedeutet für uns, dass jeder im Sinne einer bürgerfreundlichen und effizienten Verwaltung schnellen Zugriff auf Informationen hat.
Zwei Monate nach der Produktivsetzung fand eine Feedbackrunde mit Mitarbeitenden, Sachgebietsleitung und dem Projektteam statt. Die Rückschau fiel sehr positiv aus, das von einigen befürchtete Chaos trat nicht ein.
Die Integration zwischen Dokumentenmanagement und Workflow, also der ECM-Gedanke, ist in d.velop documents sehr gut gelöst.
Zum einen brachte die Lösung die meisten Schnittstellen zu den bei uns eingesetzten Fachverfahren bereits im Standard mit. Ausschlaggebend war für uns vor allem der leistungsstarke Webclient der Lösung.
Tutorials & Demo-Videos rund um die eAkte im öffentlichen Dienst
Vorteile der eakte
So profitiert Ihre Organisation von elektronischen Akten
Kosteneinsparung
Ein vollständig papierloses Büro hilft Ihren, laufende Druck- und Wartungskosten zu reduzieren. Durch kürzere Durchlaufzeiten und Fehlerminimierung sparen Sie ebenfalls Zeit, Nerven und Geld.
Rechtskonformität
Die eAkte unterstützt Sie bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben. So erfüllen Sie fast mühelos die hohen Anforderungen der GoBD und setzen auf eine revisionssichere Archivierung.
Verfügbarkeit
Ermöglichen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden, ein reibungsloses, ortsunabhängiges Arbeiten und setzen Sie auf eine flexible Dokumentenverwaltung in der Cloud.
Einfache Ablage
Egal, ob über E-Mail-Postfächer oder manuell per Drag & Drop: Alle Dokumente lassen sich einfach und sicher in digitale Akten ablegen, auch direkt aus Microsoft Outlook.
Schnelle Suche
Finden Sie die gewünschten Informationen dank einheitlicher Strukturen und intelligenter Suchfunktionen in Sekundenschnelle – auch applikationsübergreifend.
Kollaboration
Die eAkte ermöglicht Fachbereichen, zeitgleich an Dokumenten zu arbeiten und Akten einzusehen. Die Versionierung sorgt für Transparenz.
Whitepaper
Projektguide: Einführung einer eAkte in der öffentlichen Verwaltung
Dieses Whitepaper liefert Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Einführung einer eAkte.
- eAkte als Herzstück der digitalen Verwaltung
- Vorbereitungs- und Analysephase
- Projekt-Einführungsphase
- Etablierungsphase
- Ausbau der Verwaltungsdigitalisierung
Die Aktenplan-Struktur der eAkten
Die Struktur der elektronischen Akten von d.velop legt den in der öffentlichen Verwaltung etablierten Aktenplan fest. Sie enthält damit alle notwendigen Unterlagen, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren.
Ganzheitliche Beratung für Digitalisierungsstrategien im öffentlichen Dienst
Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess, der eine ganzheitliche Strategie erfordert. Daher bieten wir neben unseren Software-Lösungen verschiedene Hilfestellungen für die digitale Transformation an. Unser Ziel ist es, gemeinsam eine passgenaue Strategie für Ihre Digitalisierungsprojekte zu entwickeln. Besprechen Sie Ihren Bedarf mit unseren Experten:innen aus dem Consulting-Bereich und informieren Sie sich vorab über unsere Beratungsangebote.
So gelingt die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung
Das E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Behörden seit 2020 eine elektronische Aktenführung umzusetzen. Damit wird die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung weiter erleichtert. Beenden Sie das Projekt eAkte nicht mit der Einführung! Oftmals lassen sich weitere Optimierungspotenziale ausmachen, um lästige Medienbrüche zu vermeiden. Mit unserer jahrelangen Expertise und Erfahrungen aus zahlreichen Projekten helfen wir Ihnen, Standards rund um die Anwendungsbereiche E-Government und DMS zu schaffen.
Ressourcen Zum Thema eAkte
eAkte für die öffentliche Verwaltung in der Praxis
Kooperative Zusammenarbeit mit der eAkte
Anhand ausführlicher Live-Demos veranschaulichen wir in diesem praxisnahen Webinar den Nutzen der digitalen Zusammenarbeit zwischen Organisationen. Dabei gehen wir auf den DSGVO-konformen, verschlüsselten Transfer der Dokumente und Dateien ein.
Referenzguide: 5 Best Practices
Lesen Sie echte Erfolgsgeschichten und erfahren Sie, wie Sie den digitalen Wandel mithilfe Ihres DMS vorantreiben können. Mit diesem E-Book lernen Sie von den Erfahrungen anderer Organisationen aus dem Public Sector und erhalten praktische Tipps zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten.
eAkte mit KI – Der Weg zur smarten Verwaltung
Erfahren Sie, wie künstliche Intelligenz die Arbeit mit der eAkte transformiert und Ihre Verwaltungsprozesse auf ein neues Effizienzniveau hebt. Wir zeigen Ihnen praxisnah, wie moderne Technologien den öffentlichen Dienst unterstützen – von der digitalen Posteingangsverarbeitung bis zur intelligenten Dokumentenlenkung.
Zentrale DMS-Funktionen
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist häufig der Einstieg in die Digitalisierung. Im Webinar erfahren Sie, wie es Ihnen bei Fragen wie „Wer hat die Akte?“, „Wie komme ich an das Dokument aus dem Archiv?“ oder „Wer muss eine Aufgabe erledigen bzw. wie ist der Bearbeitungsstand?“ hilft.
Das 1×1 digitaler Prozesse
Warum sind reibungslose Geschäftsprozesse heute so entscheidend? Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung, Automatisierung und Prozessmodellierung? Und wie sieht die Umsetzung in der Praxis aus? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in diesem Whitepaper.
Verwaltung neu gedacht: Der digitale Arbeitsplatz im Public Sector
Lernen Sie den vollständig digitalen Arbeitsplatz um das Herzstück „eAkte“ und die Vorteile der d.velop platform-Lösung kennen. Sehen Sie in der Live-Demo echte Anwendungsbeispiele aus dem öffentlichen Dienst und erhalten Sie Ideen, wie Sie Ihre Verwaltungsprozesse neu denken, um medienbruchfrei zu arbeiten.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zur eAkte
Eine elektronische Akte bildet prinzipiell eine papierbasierte Akte ab – nur in digitaler statt analoger Form. Eine eAkte enthält dieselben Elemente wie die bekannten physischen Akten. Dabei besteht eine eAkte aus einzelnen Vorgängen und verschiedenen Dokumenten (bspw. Textdokumente, Scans oder E-Mails). Alle Schriftstücke, welche für gewöhnlich aufzubewahren sind, gehören somit gleichermaßen in die elektronische Akte.
Eine eAkte stellt das zentrale Ordnungsprinzip einer öffentlichen Verwaltung dar und bildet das Fundament für eine fortlaufende Verwaltungsorganisation. eAkten strukturieren sich im öffentlichen Dienst mittels Aktenplan als übergeordnetes, hierarchisch strukturiertes Ordnungssystem. Der Aktenplan gibt das inhaltliche Gerüst vor, mit dessen Hilfe sich das gesamte Schriftgut einer Organisation (Akten, Dokumente, Daten) systematisch anlegen und finden lässt – unabhängig davon, ob es in analoger, digitaler oder sogar hybrider Form vorliegt.
Die Einführung einer eAkte als standardisierte Lösung zur elektronischen Aktenführung basiert auf einem Dokumentenmanagement-System (auch “Enterprise Content Management-System”): Sämtliche eingehende Dokumente sowie aus einem Portal erzeugte Anträge (z. B. E-Mails, Office-Dokumente) werden direkt in digitaler Form zentral abgelegt. Papierdokumente werden zuvor per Scanning erfasst, danach ebenfalls digitalisiert abgelegt und anschließend revisionssicher gespeichert. Die gewünschten Akten inklusive dazugehöriger Dokumente können von berechtigten Mitarbeiter:innen an jedem Ort über eine Client-Anwendung oder direkt aus der Fachanwendung recherchiert und verfügt werden. Die im Fachverfahren erzeugten Dokumente werden der jeweiligen eAkte sowie dem entsprechenden Vorgang im Aktenplan hinzugefügt.
Als Herzstück einer modernen Verwaltung lassen sich ausgehend von einer eAkte sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Prozesse digitalisieren. Dazu gehören verschiedene Werkzeuge zur elektronischen Vorgangsbearbeitung wie z. B. Fristenüberwachung, Checklisten, Genehmigungs- und Freigabeworkflows sowie das integrierte Vorlagenmanagement.
Nein, die E-Akte von d.velop kann flexibel betrieben werden – On-Premises, hybrid oder in der souveränen Cloud. So lässt sich die Lösung optimal an die IT-Strategie und Sicherheitsanforderungen Ihrer Organisation anpassen. Besonders für öffentliche Einrichtungen bietet diese Wahlfreiheit maximale Gestaltungsfreiheit bei der Digitalisierung. Im Webinar „eAkte in der souveränen Cloud“ zeigen wir, welche Vorteile der Cloud-Betrieb in Ihrer Verwaltung bietet.
Mit der souveränen Cloud lässt sich die eAkte von d.velop sicher und DSGVO-konform betreiben – unter voller Datenhoheit und mit zertifizierten Sicherheitsstandards. d.velop bietet dafür Betriebsmodelle, die speziell auf die Anforderungen des öffentlichen Sektors zugeschnitten sind:
– Datenhoheit: Die Organisation behält die volle Kontrolle über ihre Daten.
– DSGVO-Konformität: Alle Prozesse entsprechen den europäischen Datenschutzvorgaben.
– Zertifizierte Sicherheit: Etwa nach ISO 27001 oder BSI C5.
– Transparente Betriebsmodelle: Klare Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Datenflüsse.
Elektronische Akten bringen verschiedene Vorteile mit sich. Offensichtlich ist, dass digitale Akten keinen Platz benötigen, immer verfügbar sind und sich leicht durchsuchen lassen. Alle wichtigen Eckdaten sind auf einem virtuellen Aktendeckel sofort sichtbar. Darüber hinaus ergeben sich folgende Nutzen:
• Kostensenkung durch Abschaffung des räumlichen Papierarchivs
• Zeitgleich organisationsweite und standortübergreifende Bearbeitung durch mehrere Personen
• Mehrfache Zuordnung (Verknüpfungen) eines Dokuments zu unterschiedlichen Akten
• Einfache Volltextsuche sowie Detailsuche anhand verschiedener Merkmale (z. B. Name, Aktenzeichen)
• Revisions- und rechtssichere Ablage
• Entlastung und Zeitersparnis für Sachbearbeitenden im Arbeitsalltag
Standardisierte oder auch individuelle Schnittstellen ermöglichen eine medienbruchfreie Anbindung an zahlreiche Fachverfahren sowie die Integration in weitere Anwendungen.
Die eAkte eignet sich grundsätzlich für jegliche Organisation unterschiedlicher Größen. Durch die E-Government-Gesetze (EGovG) ist die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung für einige Landes- sowie die Bundesverwaltung bindend. Daher beschäftigt die Etablierung der eAkte die öffentliche Verwaltung mehr als je zuvor. Die elektronische Aktenführung über ein Dokumentenmanagement-System kann dabei als effizienter Hebel zur Digitalisierung dienen. Damit werden dokumentenbasierte Daten einer bestehenden Akte in der Verwaltung unmittelbar nutzbar gemacht und erleichtern schlussendlich nicht nur die elektronische Kommunikation zwischen Bürger:in und Organisation, sondern auch den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen in jeglicher Anstalt und Körperschaft des öffentlichen Rechts. Digitale Akten finden somit zunehmend in verschiedenen Bereichen und Einsatzgebieten Anwendung – unabhängig davon, ob als Fall- oder Fachakten, Sachakten, Vorgangsakten, Vertragsakten, Personalakten, etc.
Die organisationsweite Umstellung bzw. Einführung einer eAkte ist ein großes Projekt, welches nur mit einer gründlichen Vorbereitung und sorgfältigen Durchführung gelingen kann. Es empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen, unterteilt in drei wesentliche Phasen:
1.) Die Vorbereitungs- & Analysephase beginnt mit einer Bestandsaufnahme (u. a. der aktuellen Ablagestruktur und IT-Infrastruktur), gefolgt von einer Zieldefinition.
2.) Die Einführungsphase startet zumeist mit der Implementierung der zugeschnittenen Lösung in einer ersten Fachabteilung. Dort werden die Dokumente gescannt, klassifiziert sowie in digitale Aktenpläne eingeordnet bzw. bestehenden Akten zugeordnet. Nach dem erfolgreichen Testing folgt die Produktivsetzung.
3.) In der Etablierungsphase steht die Motivation der Mitarbeiter:innen im Fokus, danach können mögliche Weiterentwicklungspotenziale ausgeschöpft werden.
Die Struktur der eAkten von d.velop wird bereits durch die etablierten Aktenpläne der öffentlichen Verwaltung festgelegt und enthält alles Notwendige, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren. Je nach Bedarf lässt sich diese Basis für spezielle Anwendungsfälle individuell anpassen. Besonders zu beachten sind die Mitarbeiter:innen, die unbedingt im Prozess involviert werden sollten. Verantwortliche aus den einzelnen Fachabteilungen sollten frühzeitig als Keyuser einbezogen und durch gezielte Informationen und Schulungsangebote motiviert werden.
Digitale Akten sind im Vergleich zur Aufbewahrung im Aktenschrank weitaus sicherer. Denn ein DMS unterstützt die Anforderungen an eine revisionssichere Langzeitspeicherung von Dokumenten unter Berücksichtigung der DSGVO. Auch die BSI-Richtlinien wie z. B. RESISCAN für ersetzendes Scannen oder TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente werden eingehalten. Gerade bei vertraulichen Daten sorgt die digitale Aktenführung für mehr Sicherheit und DSGVO-konforme Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie Löschfristen. Mithilfe eines im DMS integrierten, granularen Rechtekonzepts ist sichergestellt, dass Akten, Vorgänge und Dokumente nur von den berechtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden können. Analoge Akten hingegen werden ausgedruckt und in unübersichtlichen Ordnern abgeheftet, welche lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind.
Bundesbehörden sind nach dem E-Government-Gesetz (EGovG) seit dem 01.01.2020 zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Für die meisten Landesverwaltungen, Kommunalverwaltungen, Bundesagenturen und weitere Einrichtungen der öffentlichen Hand ist die Einführung der eAkte somit Pflicht.
Die eAkte von d.velop bietet höchste Sicherheit für Ihre Dokumente. Im Gegensatz zur analogen Aktenhaltung ist bei einer elektronischen Akte, ganz im Sinne der GoBD, eine Manipulation Ihrer Daten sowie die versehentliche oder absichtliche Zerstörung Ihrer Dokumente ausgeschlossen.
Zum einen gilt für die öffentliche Verwaltungen seit dem 01. Januar 2020 die Pflicht zur elektronischen Aktenführung. Zum anderen Darüber hinaus profitieren die Behördenöffentliche Verwaltungen von zahlreichen Vorteilen der eAkte wie:
– standortübergreifender Zugriff
– hohe Sicherheitsstandards
– medienbruchfreies Arbeiten
– Gesetzeskonformität
– nahtlose Fachverfahrensanbindung
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