Die eAkte
elektronische Akten für die öffentliche Verwaltung

Mit nur einem Klick direkt auf benötigte Dokumente zugreifen.

Der Einsatz der elektronischen Akte in der öffentlichen Verwaltung

Die elektronische Akte in der öffentlichen Verwaltung

Platz ist ein teures Gut. Umso schmerzhafter ist es, wenn dieser Platz mit einem Papierarchiv belegt ist. Elektronische Akten verschaffen Abhilfe und senken Ihre Kosten. Wie? Indem Sie Ihr Papierarchiv digitalisieren.

Das Prinzip der elektronischen Akte

eAkten von d.velop sind eine standardisierte Lösung zur professionellen, elektronischen Aktenführung. Sie basieren auf einem Dokumentenmanagement. Das Prinzip hinter der eAkte ist einfach: Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen oder die von dieser erzeugt werden, werden entweder direkt (bei E-Mails oder bei elektronisch erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

Elektronische Akten können von jedem Berechtigten, an jedem Ort, direkt aus der jeweiligen Fachanwendung recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters verfügbar. Schon vor dem Öffnen der Akte hat er die wichtigsten Eckdaten – wie auf einem virtuellen Aktendeckel – übersichtlich im Blick. Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden selbstverständlich automatisch in die jeweilige e-Akte einsortiert.

Die Vorteile
der elektronischen Akte

  • Nahtlose Integration in Fachverfahren
  • Schnelle Recherche
  • Bessere Bürgerauskunft
  • Standortübergreifend und medienbruchfrei arbeiten
  • Automatische Ablage im digitalen Archiv
  • Wichtige Eckdaten auf virtuellem Aktendeckel sichtbar

eAkten sind viel sicherer als der Aktenschrank

Die Arbeit mit eAkten ist nicht nur schneller und bequemer, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern. Denn diese können lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden.

TR-ESOR- und TR-RESISCAN-konform

Das digitale Archiv in den d.velop-Systemen unterstützt dabei selbstverständlich die Anforderung des EGovG an eine rechtskonforme Langzeitarchivierung von Dokumenten. Und die Richtlinien der TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente werden eingehalten.

Standortübergreifender Zugriff auf alle Akten

Die eAkte baut auf der digitalen Aktenführung von d.velop auf. Dadurch können Sie bequem von überall aus Ihr digitales Aktenarchiv einsehen und bearbeiten. Ganz egal ob mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop.

Auf Knopfdruck lassen sich neue Akten in dem etablierten Aktenplan erstellen.

eAkten bauen sich anhand Ihres gewohnten Aktenplans auf

Die Struktur der elektronischen Akten von d.velop legt der in der öffentlichen Verwaltung etablierte Aktenplan fest. Sie enthält damit alle notwendigen Unterlagen, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren.

Die Ablage und Recherche von Dokumenten bleiben mit eAkten für die Sachbearbeiter nahezu wie gewohnt. Mit dem entscheidenden Unterschied, dass man sich nicht in ein stickiges Archiv aus Aktenschränken begeben muss, sondern jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle digital direkt an seinem Arbeitsplatz angezeigt bekommt. So muss sich niemand an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeitet dank der eAkte wesentlich schneller, effizienter und noch dazu benutzerfreundlicher als zuvor.

Bild: Auf Knopfdruck lassen sich neue Akten in dem etablierten Aktenplan erstellen.

Setzen Sie das E-Government-Gesetz einfach um

Mit der eAkte von d.velop einfach auf eine elektronische Aktenführung umstellen

Das E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Bundesbehörden im Rahmen der “Digitalen Verwaltung 2020” spätestens zum 1.1.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Damit fördert das EGovG die Digitalisierung in der Verwaltung und erleichtert die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung weiter. Beenden Sie das Projekt eAkte nicht mit der Einführung! Oftmals lassen sich noch viele Optimierungspotenziale ausmachen und weitere lästige Medienbrüche vermeiden.

Wir helfen Ihnen dabei. Aus zahlreichen Projekten in der öffentlichen Verwaltung verfügen unsere Mitarbeiter über umfangreiche Erfahrungen bei der Umstellung bislang analoger Abläufe auf medienbruchfreie, digitale Prozesse.

Gerne analysieren wir Ihre Prozesse rund um die elektronische Akte und ermitteln weitere Digitalisierungspotenziale. Mit der eAkte und weiteren effizienten d.velop Lösungen zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes.

Webinar:
In 30 Minuten zur eAkte in der öffentlichen Verwaltung

Webinar-Aufzeichnung: Lernen Sie die Vorteile und Funktionen der eAkte kennen.

Digitale Akten stellen den perfekten Start in die Digitalisierung dar:
Sie lösen Ihr Papierarchiv ab und Sie entlasten Ihre Mitarbeiter. Digitale Akten sind darüber hinaus die Basis für die Digitalisierung von allen dokumentenbasierten Prozessen in der Behörde.

Erfahren Sie in 30 Minuten, warum sich die Einführung einer digitalen eAkte für Ihre Behörde lohnt und wie Sie die d.velop-Software dabei unterstützt. 

Aus unserem Blog

Fordern Sie eine kostenlose Demo unserer Software an!

Entdecken Sie die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Akten von d.velop und erfahren Sie, wie Sie die Verwaltung Ihrer Dokumente optimieren können.

Der Experte in der Verwaltung ist codia Software GmbH, ein Tochterunternehmen der d.velop. codia ist in den kommunalen Anwendungsbereichen DMS, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und eGovernment spezialisiert. In mehr als 15 Jahren ist die codia Software GmbH, mit inzwischen mehr als 300 Kunden im Bereich der öffentlichen Verwaltungen sowie Hochschulen, zu einem Spezialisten für den gesamten ECM-Bereich herangewachsen.

Haben Sie noch Fragen?

Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie Ihre e-Akten in Ihrer Verwaltung aussehen können. Wir rufen Sie gerne zurück.