Digitale Akten
Abschied vom Aktenkeller

Vergessen Sie überquellende Aktenschränke und Dokumentenchaos mit digitalen Akten von d.velop.

  • Standortübergreifendes Arbeiten
  • Schnelle Suche
  • Einfache, rechtssichere Ablage
Dokumentenarchivierung, Digitalisierung, Zustellung, Ablage und mehr: Ganzheitliche Verwaltung in der d.velop cloud
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Die digitale Akte verstaubt nicht!
Und kann noch viel mehr…

Workflow der digitalen Aktenführung

Ordner, die sich auf dem Schreibtisch türmen; Akten, die in Schränken verstauben und langwieriges Suchen nach den richtigen Dokumenten – dank eines digitalen Aktenarchives gehören diese Bilder in Ihrer Organisation bald der Vergangenheit an.

Wie das Ganze funktioniert? Sämtliche Dokumente, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails und digital erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im digitalen Archiv abgelegt.

Das Besondere daran: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente liest das System vollautomatisch aus und sortiert es selbstständig anhand dieser Informationen in bereits bestehende digitale Akten. Ist noch keine Akte vorhanden, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten führt die digitale Aktenführung zu einer deutlichen Zeitersparnis.

Digitale Akte
Die Vorteile eines digitalen Aktenarchivs

  • Größere Transparenz – alle Informationen in einer Akte
  • Einfach in der Anwendung
  • Verknüpfung von Dokumenten und Akten
  • Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
  • Arbeiten auch standortübergreifend möglich
  • Sicherer als ein Aktenschrank
  • Intuitive Nutzung, angelehnt an „echte“ Papierakte
  • Reduzierter Suchaufwand
Whitepaper digitale Akten

In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten.

Wie sieht die Einführung der Lösung in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation konkret aus? Und worauf gilt es zu achten? Fragen, die Sie sich stellen könnten. Der Projektguide “In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten” gibt Ihnen einen Überblick über einen beispielhaften Projektablauf:

  • Analyse der Bestandsstrukturen
  • Einführung von digitalen Akten
  • Etablieren der digitalen Akten im Unternehmen

Für jede der drei Phasen erhalten Sie konkrete Tipps und Hilfestellungen rund um das Projekt “digitale Akte” in Ihrem Unternehmen. Damit auch Sie in nur drei Phasen zum Ziel gelangen. Los geht´s!

Sind meine Dokumente in digitalen Akten überhaupt sicher?

Digitale Akten von d.velop sind viel sicherer als Ihr Aktenschrank.

Das Arbeiten mit digitalen Akten ist nicht nur bequemer und schneller für Sie, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind.

Mit einem ausgefeilten granularen Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter, Akten und Dokumente einsehen und bearbeiten können. Gerade bei vertraulichen Daten wie z. B. Personalakten oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenführung für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen.

Webinar:
In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung.

Schauen Sie sich unser Webinar jetzt an und erfahren Sie, wie Sie mit digitalen Akten in die Digitalisierung starten.

Sie möchten erfahren, ob sich der Einsatz von digitalen Akten auch für Ihre Organisation lohnt und wie das tägliche Arbeiten damit funktioniert? Unser Webinar “In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung” bietet Ihnen einen ersten Einblick in das Arbeiten mit einem digitalen Aktenarchiv.

  • Gründe für den Einsatz digitaler Akten: Vorteile und Funktionen
  • Grundsätze der Archivierung
  • Arbeiten mit digitalen Akten

Digitale Akten bei unseren Kunden im Einsatz


Die beliebtesten digitalen Akten

  • eAkte

    Einführung der e-Akte mit d.velop AG und der Codia GmbH

    Anhand unseres etablierten E-Government Aktenplans integriert sich die eAkte nahtlos in die verschiedenen Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung.

  • Personalakte

    Bedienoberfläche digitale Personalakte

    Die digitale Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR-Prozesse im Unternehmen, sorgt für transparente Abläufe und verbessert die Auskunftsfähigkeit.

  • Patientenakte

    Bedienoberfläche digitale Patientenakte

    Mit der elektronischen Patientenakte stehen Unterlagen und Untersuchungsergebnisse jederzeit und an jedem Ort übersichtlich zur Verfügung.

  • Projektakte

    Mit der digitalen Projektakte können Sie alle Dokumente direkt in einem digitalen Archiv an zentraler Stelle verwalten. Nutzer haben so von überall Zugriff auf projektrelevante Unterlagen.


Ihre digitale Akte für Ihre Bedürfnisse

Für alle Anforderungen, Branchen oder Bedürfnisse lassen sich digitale Akten bilden. Die Nutzung von Akten ist vielfältig: von Auftragsakten bis hin zu Zulassungsakten. Kunden von d.velop setzen standardisierte Akten unter anderem für folgende Anwendungsfälle ein:

Auftragsakte

Alle Details zu einem Auftrag stehen den berechtigten Mitarbeitern in einer digitalen Auftragsakte zentral und jederzeit für eine zügige Abwicklung zur Verfügung.

Bauakte

Die digitale Bauakte beinhaltet das gesamte Baugeschehen, mit Vorgängen und Unterlagen und dokumentiert so das Bauprojekt.

Bewohnerakte

In der digitalen Bewohnerakte werden alle Daten und Unterlagen von Bewohnern einer sozialen Einrichtung in einer Akte gesammelt und archiviert.

Fertigungsakte

Mit der digitalen Fertigungsakte können alle relevanten Informationen wie Stücklisten und Baupläne für die Produktion einfach zugänglich abgelegt werden

Kundenakte

Bei der digitalen Kundenakte sind als Informationen und Verträge zu einem Kunden an einem zentralen Ort gespeichert und somit immer digital griffbereit.

Lieferantenakte

Ob Lieferscheine, Angebote oder andere Informationen zu einem Lieferanten: Eine digitale Lieferantenakte bündelt zentral alle relevanten Informationen.

Maschinenakte

Mit dem Einsatz einer digitalen Maschinenakte sind Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle jederzeit zugänglich.

Produktakte

In einer digitalen Produktakte haben Sie alle Stationen des Produktlebenszyklus gebündelt: Von der Idee über die Beschaffung bis zur Bedienungsanleitung.

Reklamationsakte

In der digitalen Reklamationsakte haben Sie Informationen zu einer Reklamation aus Dokumenten, Bildern und E-Mails im Blick.

Vertragsakte

Die digitale Vertragsakte hilft Ihnen, alle Fristen zu einem Vertrag im Blick zu halten. Die Ablage sowie ein Berechtigungskonzept schafft zusätzliche Sicherheit.

Erfahren Sie mehr über digitale Akten

Auf dem d.velop blog veröffentlichen wir regelmäßig Artikel rund um das Thema.

Neugierig geworden?

Gerne zeigen wir Ihnen in einer individuellen Live-Demo, wie digitalen Akten in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation aussehen können.