Abschied
vom Aktenkeller!

Digitale Akten von d.velop
– einfache Ablage, schnelle Suche, standortübergreifendes Arbeiten

Workflow der digitalen Aktenführung

Die digitale Akte verstaubt nicht! Und kann noch viel mehr…

Ordner, die sich auf dem Schreibtisch türmen; Akten, die in Schränken verstauben und langwieriges Suchen nach den richtigen Dokumenten – dank eines digitalen Aktenarchives gehören diese Bilder in Ihrem Unternehmen bald der Vergangenheit an.

Wie das Ganze funktioniert? Sämtliche Dokumente, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails und digital erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im digitalen Archiv abgelegt.

Das Besondere daran: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente liest das System vollautomatisch aus und sortiert es selbstständig anhand dieser Informationen in bereits bestehende digitale Akten. Ist noch keine Akte vorhanden, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten führt die digitale Aktenführung zu einer deutlichen Zeitersparnis.

Die Vorteile
eines digitalen Aktenarchivs

  • Größere Transparenz – alle Informationen in einer Akte
  • Einfach in der Anwendung
  • Verknüpfung von Dokumenten und Akten
  • Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
  • Arbeiten auch standortübergreifend möglich
  • Sicherer als ein Aktenschrank
  • Intuitive Nutzung, angelehnt an „echte“ Papierakte
  • Reduzierter Suchaufwand

Die beliebtesten Akten
unserer Kunden

Webinar:
In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung.

Schauen Sie sich unser Webinar jetzt an und erfahren Sie, wie Sie mit digitalen Akten in die Digitalisierung starten.

Sie möchten erfahren, ob sich der Einsatz von digitalen Akten auch für Ihr Unternehmen lohnt und wie das tägliche Arbeiten damit funktioniert? Unser Webinar “In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung” bietet Ihnen einen ersten Einblick in das Arbeiten mit einem digitalen Aktenarchiv.

Lernen Sie die Vorteile und Funktionen digitaler Akten kennen.

Sind meine Dokumente in digitalen Akten überhaupt sicher?

Digitale Akten von d.velop sind viel sicherer als Ihr Aktenschrank.

Das Arbeiten mit digitalen Akten ist nicht nur bequemer und schneller für Sie, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind.

Mit einem ausgefeilten granularen Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter, Akten und Dokumente einsehen und bearbeiten können. Gerade bei vertraulichen Daten wie z. B. Personalakten oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenführung für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen.

Ihre digitale Akte für Ihre Bedürfnisse

Für alle Anforderungen, Branchen oder Bedürfnisse lassen sich digitale Akten bilden. Die Nutzung von Akten ist vielfältig: von Auftragsakten bis hin zu Zulassungsakten. Kunden von d.velop setzen standardisierte Akten unter anderem für folgende Anwendungsfälle ein:

Kundenakte

Bei der digitalen Kundenakte sind alle Informationen und Verträge zu einem Kunden an einem zentralen Ort gespeichert und somit immer digital griffbereit.

Lieferantenakte

Ob Lieferscheine, Angebote oder andere Informationen zu einem Lieferanten: Eine digitale Lieferantenakte bündelt zentral alle relevanten Informationen.

Projektakte

Alle Informationen zu einem Projekt einheitlich an einer zentralen Stelle zusammengeführt und der Projektstatus jederzeit einsehbar.

Produktakte

In einer digitalen Produktakte haben Sie alle Stationen des Produktlebenszyklus gebündelt: Von der Idee über die Beschaffung bis zur Bedienungsanleitung.

Fertigungsakte

Mit der digitalen Fertigungsakte können alle relevanten Informationen wie Stücklisten und Baupläne für die Produktion einfach zugänglich abgelegt werden.

Vertragsakte

Die digitale Vertragsakte hilft Ihnen, alle Fristen zu einem Vertrag im Blick zu halten. Die Ablage sowie ein Berechtigungskonzept schafft zusätzliche Sicherheit.

Reklamationsakte

In der digitalen Reklamationsakte haben Sie Informationen zu einer Reklamation aus Dokumenten, Bildern und E-Mails im Blick und stets zur Hand.

Auftragsakte

Alle Details zu einem Auftrag stehen den berechtigten Mitarbeitern in einer digitalen Auftragsakte zentral und jederzeit für eine zügige Abwicklung zur Verfügung.

Maschinenakte

Mit dem Einsatz einer digitalen Maschinenakte sind Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle jederzeit zugänglich.

Bauakte

Die digitale Bauakte beinhaltet das gesamte Baugeschehen, mit Vorgängen und Unterlagen und dokumentiert so das Bauprojekt.

In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten.

Wie sieht die Einführung der Lösung in Ihrem Unternehmen konkret aus? Und worauf gilt es zu achten? Fragen, die Sie sich stellen könnten. Der Projektguide “In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten” gibt Ihnen einen Überblick über einen beispielhaften Projektablauf:

  • Analyse der Bestandsstrukturen
  • Einführung von digitalen Akten
  • Etablieren der digitalen Akten im Unternehmen

Für jede der drei Phasen erhalten Sie konkrete Tipps und Hilfestellungen rund um das Projekt “digitale Akte” in Ihrem Unternehmen. Damit auch Sie in nur drei Phasen zum Ziel gelangen. Los geht´s!

Digitale Akten im Einsatz

Durch die Einführung digitaler Akten ist bei eismann Tiefkühl-Heimservice das lästige Suchen nach Akten weggefallen.

Seit Einführung der Akten- und Archivlösung von d.velop arbeiten die Mitarbeiter/innen bei JAB ANSTOETZ schneller und effizienter.

Die Stadtwerke Münster haben die digitale Kundenakte, Bauakte und Hausanschlussakte mit den Produkten von d.velop umgesetzt.

Erfahren Sie mehr über digitale Akten

Auf dem d.velop Blog veröffentlichen wir regelmäßig Artikel rund um das Thema.

Haben Sie noch Fragen?

Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie Ihre eigenen digitalen Akten in Ihrem Haus aussehen kann. Wir rufen Sie gerne zurück.