Digitale Akten von d.velop
Unternehmen und Organisationen setzen auf digitale Akten von d.velop.
Wie funktionieren Digitale Akten?
Mit digitalen Akten zu mehr Produktivität
Mit digitalen Akten behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Informationen – DSGVO-konform und nachvollziehbar. Mitarbeitende finden Inhalte schnell, geben sofort Auskunft und bearbeiten Vorgänge transparent und intuitiv. Automatisierte Prozesse sorgen für fehlerfreie Abläufe und steigern die Produktivität im gesamten Unternehmen.
Einfache Ablage und schnelle Suche
Durch individuelle Aktenstrukturen werden Dokumente anhand ausgelesener Eigenschaften vollautomatisch sortiert und in der digitalen Akte abgelegt. So sind alle Informationen mühelos auffindbar und wertvolle Zeit wird eingespart.
- Automatische Zuordnung in bestehende oder neu erzeugte Akten
- Intuitive Suche – alle Akten und Dokumente auf einen Blick
GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung
Unveränderbare und nachvollziehbare Erfassung, Indexierung, Ablage, Abfrage und Wiedergabe von elektronischen Dokumenten gemäß den GoBD. So kann revisionssicheres Archivieren sichergestellt werden.
- Einhaltung rechtlicher Anforderungen und Aufbewahrungsfristen
- Langfristig verfügbare Dateiformate
Flexibles Berechtigungsmanagement für mehr Sicherheit
Mit einem granularen Rechtekonzept können Administratoren:innen spezifische Zugriffsrechte für Gruppen festlegen, sodass nur autorisierte Mitarbeiter:innen auf sensible Akten zugreifen – für sicheres und standortübergreifendes Arbeiten.
- Individuelles Rechtekonzept schützt vor unbefugtem Zugriff
- DSGVO-konformes Arbeiten – Höhere Sicherheit bei vertraulichen Informationen
Digitale Akten Projektguide
In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten.
Wie sieht die Einführung der Lösung in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation konkret aus? Und worauf gilt es zu achten? Fragen, die Sie sich stellen könnten. Der Projektguide „In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten“ gibt Ihnen einen Überblick über einen beispielhaften Projektablauf:
- Analyse der Bestandsstrukturen
- Einführung von digitalen Akten
- Etablieren der digitalen Akten im Unternehmen
Für jede der drei Phasen erhalten Sie konkrete Tipps und Hilfestellungen rund um das Projekt „digitale Akte“ in Ihrem Unternehmen. Damit auch Sie in nur drei Phasen zum Ziel gelangen. Los geht´s!
Wie integriere ich digitale Akten?
Integrieren Sie d.velop Software nahtlos in Ihre Bestandssysteme.
Ein Dokumentenmanagement-System inkl. digitaler Akten muss sich nahtlos in Ihre Systemlandschaft einfügen, nur so lassen sich Medienbrüche vermeiden. Mit d.velop setzen Sie auf eine starke Integrationsexpertise, die durch den Gartner Magic Quadrant Content Services Platforms bescheinigt wurde – egal ob ERP, CRM oder weitere führende Anwendungen. Die beliebtesten Integrationen und Schnittstellen finden Sie nachstehend. Einfach anklicken und mehr erfahren!
Was die Bedienbarkeit angeht, vergleiche ich die digitale Personalakte der d.velop AG gerne mit Apple, die Bedienung geht intuitiv und einfach von der Hand.“
Die Tatsache, dass uns unser Softwarelieferant während des gesamten DMS-Projektes so eng begleitete, versetzte uns in die Lage, jederzeit flexibel auf Veränderungen zu reagieren und sicherzustellen, dass wir die gesteckten Ziele auch erreichen.
Die d.velop Akte bringt eine schöne Volltextsuche mit sich, mit der wir sehr zufrieden sind.
Digitale Akten im Video erklärt.
Welche digitalen Akten sind besonders beliebt?
Die beliebtesten digitalen Akten
Personalakte
Die digitale Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR-Prozesse im Unternehmen, sorgt für transparente Abläufe und verbessert die Auskunftsfähigkeit.
eAkte
Anhand unseres etablierten E-Government Aktenplans integriert sich die eAkte nahtlos in die verschiedenen Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung.
Bauakte
Die digitale Bauakte beinhaltet das gesamte Baugeschehen, mit Vorgängen und Unterlagen, und dokumentiert so das Bauprojekt. So greifen Sie schnell und ortsunabhängig auf alle Unterlagen zu.
Projektakte
Mit der digitalen Projektakte können Sie alle Dokumente direkt in einem digitalen Archiv an zentraler Stelle verwalten. Nutzer haben so von überall Zugriff auf projektrelevante Unterlagen.
Welche digitale Akte benötigen Sie?
Ihre digitale Akte für Ihre Bedürfnisse
Für alle Anforderungen, Branchen oder Bedürfnisse lassen sich digitale Akten bilden. Die Nutzung von Akten ist vielfältig: von Auftragsakten bis hin zu Zulassungsakten. Kunden von d.velop setzen standardisierte Akten unter anderem für folgende Anwendungsfälle ein:
In der digitalen Bewohnerakte werden alle Daten und Unterlagen von Bewohnern:innen einer sozialen Einrichtung in einer Akte gesammelt und archiviert.
Alle Details zu einem Auftrag stehen den berechtigten Mitarbeiter:innen in einer digitalen Auftragsakte zentral und jederzeit für eine zügige Abwicklung zur Verfügung.
Bei der digitalen Kundenakte sind alle Informationen und Verträge zu einem Kunden an einem zentralen Ort gespeichert und somit immer digital griffbereit.
Mit der digitalen Fertigungsakte können alle relevanten Informationen wie Stücklisten und Baupläne für die Produktion einfach zugänglich abgelegt werden.
Ob Lieferscheine, Angebote oder andere Informationen zu einem Lieferanten: Eine digitale Lieferantenakte bündelt zentral alle relevanten Informationen.
Mit dem Einsatz einerdigitalen Maschinenakte sind Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle jederzeit zugänglich.
In einer digitalen Produktakte haben Sie alle Stationen des Produktlebenszyklus gebündelt: Von der Idee über die Beschaffung bis zur Bedienungsanleitung.
In der digitalen Reklamationsakte haben Sie Informationen zu einer Reklamation aus Dokumenten, Bildern und E-Mails im Blick.
Die digitale Vertragsakte hilft Ihnen, alle Fristen zu einem Vertrag im Blick zu halten. Die Ablage sowie ein Berechtigungskonzept schaffen zusätzliche Sicherheit.
Sicherheit Digitaler Akten
Mit digitale Akten auf der sicheren Seite.
Mit einem ausgefeilten granularen Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter:innen Akten und Dokumente einsehen und bearbeiten können. Gerade bei vertraulichen Daten wie Personalakten oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenführung für Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz
- Detaillierte und lückenlose Protokollierung aller Änderungen
- Versionierung von Dokumenten
- Schnelle Reaktion im Falle einer Prüfung
Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- GoBD-konforme Arbeitsweise
- Revisionssichere Archivierung
- Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und ordnungsgemäßes Löschen
Zugriffskontrolle dank Berechtigungsmanagement
- Zentrales Berechtigungsmanagement
- Schutz vor unbefugtem Zugriff
- DSGVO konformes Arbeiten wird ermöglicht
Digitale Akten Compliance Whitepaper
Durchblick im Compliance-Dschungel: Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001 und Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen
Es gibt mehrere Gesetze und Regeln, die im unternehmerischen Kontext einzuhalten sind, damit man „compliance-gerecht“ arbeitet. Im Whitepaper erhalten Sie einen Überblick:
- Was ist Compliance?
- Wichtige Gesetze und Verordnungen: GoBD, DSGVO und ISO 27001
- Softwaregestützte Compliance
- In 9 Schritten zu Ihrer Compliance
News & Ressourcen
Digitale Akten umfassend erklärt.
Aktenplan erstellen: So funktioniert’s digital und intelligent
So funktioniert der digitale Aktenplan im DMS – von analog zu intelligent, mit Blick auf mögliche KI-Unterstützung.
Zentrale Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems
Mit einem DMS sind wir in der Lage, Dokumente in Sekundenschnelle zu finden, digital und revisionssicher in der gewünschten Akte abzulegen und standardisierte, auf das Unternehmen oder die Organisation konzipierte Dokumentenprozesse zu gestalten.
Digitale Kreditakte: Erfolgreiche Umsetzung bei der DZ BANK AG & smarte Antragsprozesse
Wie gelingt die Einführung einer digitalen Kreditakte? Die DZ Bank AG hat es uns verraten. Außerdem: So helfen KI-gestützte Technologien, Kreditanträge smarter zu bearbeiten.
eAkte in der souveränen Cloud – Was bringt’s meiner Verwaltung wirklich?
Wie KI und Cloud-Technologie die eAkte intelligenter machen – für sichere, automatisierte und zukunftsfähige Verwaltungsprozesse im Public Sector.
FAQ zu digitalen Akten
Häufige Fragen und Antworten zum Thema digitale Akte
Eine digitale Akte ist Teil eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems, das Dokumente digital speichert, verwaltet, zur Bearbeitung bereitstellt und teilt. Sie ersetzt somit die traditionellen Papierakten und ermöglicht einen schnellen und rechtssicheren Zugang zu allen relevanten Inhalten.
Die digitale Akte von d.velop ermöglicht eine Vielzahl von Funktionen und Workflows, die das Verwalten von Dokumenten deutlich erleichtert. Unter anderem gehört die vollautomatische Klassifizierung der Inhalte dazu, damit diese dann automatisch in jeweilige oder neu angelegte Akten verschoben werden können. Zudem gibt es verschieden Aktenarten, um z.B. branchenspezifische Bedürfnisse optimal abbilden zu können.
Sie können Ihre bestehenden Papierdokumente entweder mithilfe von Scan-Funktionen in die digitale Akte importieren oder lassen das Einscannen von einer externen Firma übernehmen. Dabei spielt weder die Unternehmensgröße noch die Branche eine Rolle. Auf diese Weise können Sie vollständig auf Papierakten verzichten und von den Vorteilen eines elektronischen DMS profitieren.
Ja, die digitale Akte von d.velop verfügt über umfassende Sicherheitsfunktionen, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu schützen. Dazu gehört unter anderem die Verteilung von Zugriffsberechtigungen, die Mitarbeiter:innen den Zugriff auf bestimmte Dokumente erteilt, die für sie relevant sind.
Eine eAkte ist eine elektronische Akte, die besonders in der öffentlichen Verwaltung ein häufig genutzter Bestandteil des DMS ist. Die eAkte ersetzt Papierakten und stellt Dokumente und Informationen digital zur Verfügung. eAkten fügen sich optimal in die benötigten Fachverfahren ein und stellen auf dem digitalen Aktendeckel übersichtlich die wichtigsten Infos direkt bereit.
Eine ganzheitliche Verwaltung aller baurelevanten Unterlagen kann mit einer digitalen Bauakte realisiert werden. Diese elektronische Sammlung verschiedener Unterlagen steht ortsunabhängig zur Verfügung und kann auch auf dem Bau selbst kurzfristig zur Verfügung stehen und Auskunft über wichtige Entscheidungen liefern. Egal ob Pläne, Zeichnungen, Berechnungen oder Gutachten – alle Unterlagen stehen so konstant zur Verfügung.
Digitale Aktenführung bedeutet, dass Akten und Unterlagen nicht in Papierform zur Verfügung stehen, sondern elektronisch verwaltet werden. Dazu werden die Akten mittels eines elektronischen Systems, wie z.B. einem Dokumentenmanagement-System (DMS), organisiert. Mit einem DMS können digitale Akten einfach geteilt, gemeinsam bearbeitet und ohne Aufwände rechtssicher archiviert werden. Dadurch wird die Aktenführung übersichtlicher, weniger Unterlagen gehen verloren und die Fehlerquote wird geringer.
Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind unter anderem die einfache Anwendung, die Verknüpfung von Dokumenten und Akten, standortübergreifendes Arbeiten sowie reduzierter Suchaufwand. Zudem ist die digitale Personalakte sicherer als die Akte im Aktenschrank.
Software Demo
Digitale Akten live erleben
Gerne zeigen wir Ihnen in einer individuellen Live-Demo, wie digitalen Akten in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation aussehen können. Einfach Formular ausfüllen und Demo anfordern.