Digitale Akten von d.velop
Die digitale Akte verstaubt nicht!
Und kann noch viel mehr…
Ordner, die sich auf dem Schreibtisch türmen; Akten, die in Schränken verstauben und langwieriges Suchen nach den richtigen Dokumenten – dank eines digitalen Aktenarchivs gehören diese Bilder in Ihrer Organisation bald der Vergangenheit an.
Arbeiten mit digitalen Akten
Wie das Ganze funktioniert? Sämtliche Dokumente, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails und digital erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im digitalen Archiv abgelegt.
Das Besondere daran: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente liest das System vollautomatisch aus und sortiert es selbstständig anhand dieser Informationen in bereits bestehende digitale Akten. Ist noch keine Akte vorhanden, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten führt die digitale Aktenführung zu einer deutlichen Zeitersparnis.
Digitale Akte –
Die Vorteile eines digitalen Aktenarchivs
- Größere Transparenz – alle Informationen in einer Akte
- Einfach in der Anwendung
- Verknüpfung von Dokumenten und Akten
- Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
- Arbeiten auch standortübergreifend möglich
- Sicherer als ein Aktenschrank
- Intuitive Nutzung, angelehnt an „echte“ Papierakte
- Reduzierter Suchaufwand
Digitale Akten Projektguide
In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten.
Wie sieht die Einführung der Lösung in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation konkret aus? Und worauf gilt es zu achten? Fragen, die Sie sich stellen könnten. Der Projektguide “In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten” gibt Ihnen einen Überblick über einen beispielhaften Projektablauf:
- Analyse der Bestandsstrukturen
- Einführung von digitalen Akten
- Etablieren der digitalen Akten im Unternehmen
Für jede der drei Phasen erhalten Sie konkrete Tipps und Hilfestellungen rund um das Projekt “digitale Akte” in Ihrem Unternehmen. Damit auch Sie in nur drei Phasen zum Ziel gelangen. Los geht´s!
Sind meine Dokumente in digitalen Akten überhaupt sicher?
Digitale Akten von d.velop sind viel sicherer als Ihr Aktenschrank.
Das Arbeiten mit digitalen Akten ist nicht nur bequemer und schneller für Sie, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind.
Mit einem ausgefeilten granularen Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter, Akten und Dokumente einsehen und bearbeiten können. Gerade bei vertraulichen Daten wie z. B. Personalakten oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenführung für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen.
Digitale Akten Webinar Revisionssicherheit
In 30 Minuten zum revisionssicheren Arbeiten mit digitalen Akten
Lernen Sie in 30 Minuten, wie Sie mit digitalen Akten zukünftig Dokumente revisionssicher archivieren.
Agenda
- Revisionssicherheit: Grundlagen der GoBD
- Wie kann ein zertifiziertes DMS helfen
- Das DMS richtig einstellen
- Fragen & Antworten
Digitale Akten bei unseren Kunden im Einsatz
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Die bisherigen Raum-Kapazitäten des Aktenarchivs werden nicht mehr benötigt
Durch die Einführung digitaler Akten ist bei eismann Tiefkühl-Heimservice das lästige Suchen nach Akten weggefallen.
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Das Gesamtpaket an Funktionalität, Benutzerführung & Entwicklungspotential hat überzeugt
Seit Einführung der Akten- und Archivlösung von d.velop arbeiten die Mitarbeiter/innen bei JAB ANSTOETZ schneller und effizienter.
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Direkte Betreuung und hervorragender Informationsfluss waren wesentliche Kriterien
Die Stadtwerke Münster haben die digitale Kundenakte, Bauakte und Hausanschlussakte mit den Produkten von d.velop umgesetzt.
Die beliebtesten digitalen Akten
Mit der Personalakte zu mehr Transparenz
Die digitale Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR-Prozesse im Unternehmen, sorgt für transparente Abläufe und verbessert die Auskunftsfähigkeit.
eAkte in der öffentlichen Verwaltung
Anhand unseres etablierten E-Government Aktenplans integriert sich die eAkte nahtlos in die verschiedenen Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung.
Patientenakte für Krankenhäuser
Mit der elektronischen Patientenakte stehen Unterlagen und Untersuchungsergebnisse jederzeit und an jedem Ort übersichtlich zur Verfügung.
Zugriff von überall auf Ihre Projekte
Mit der digitalen Projektakte können Sie alle Dokumente direkt in einem digitalen Archiv an zentraler Stelle verwalten. Nutzer haben so von überall Zugriff auf projektrelevante Unterlagen.
Ihre digitale Akte für Ihre Bedürfnisse
Für alle Anforderungen, Branchen oder Bedürfnisse lassen sich digitale Akten bilden. Die Nutzung von Akten ist vielfältig: von Auftragsakten bis hin zu Zulassungsakten. Kunden von d.velop setzen standardisierte Akten unter anderem für folgende Anwendungsfälle ein:
Auftragsakte
Alle Details zu einem Auftrag stehen den berechtigten Mitarbeitern in einer digitalen Auftragsakte zentral und jederzeit für eine zügige Abwicklung zur Verfügung.
Bauakte
Die digitale Bauakte beinhaltet das gesamte Baugeschehen, mit Vorgängen und Unterlagen und dokumentiert so das Bauprojekt.
Bewohnerakte
In der digitalen Bewohnerakte werden alle Daten und Unterlagen von Bewohnern einer sozialen Einrichtung in einer Akte gesammelt und archiviert.
Fertigungsakte
Mit der digitalen Fertigungsakte können alle relevanten Informationen wie Stücklisten und Baupläne für die Produktion einfach zugänglich abgelegt werden
Kundenakte
Bei der digitalen Kundenakte sind als Informationen und Verträge zu einem Kunden an einem zentralen Ort gespeichert und somit immer digital griffbereit.
Lieferantenakte
Ob Lieferscheine, Angebote oder andere Informationen zu einem Lieferanten: Eine digitale Lieferantenakte bündelt zentral alle relevanten Informationen.
Maschinenakte
Mit dem Einsatz einer digitalen Maschinenakte sind Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle jederzeit zugänglich.
Produktakte
In einer digitalen Produktakte haben Sie alle Stationen des Produktlebenszyklus gebündelt: Von der Idee über die Beschaffung bis zur Bedienungsanleitung.
Reklamationsakte
In der digitalen Reklamationsakte haben Sie Informationen zu einer Reklamation aus Dokumenten, Bildern und E-Mails im Blick.
Vertragsakte
Die digitale Vertragsakte hilft Ihnen, alle Fristen zu einem Vertrag im Blick zu halten. Die Ablage sowie ein Berechtigungskonzept schafft zusätzliche Sicherheit.
Erfahren Sie mehr über digitale Akten
Auf dem d.velop blog veröffentlichen wir regelmäßig Artikel rund um das Thema.
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Über die Einführung einer digitalen Projektakte für Maschinen am Beispiel der OPTIMA packaging Group
Georg Bilstein verrät im Blogartikel, wie die OPTIMA Packaging Group ihre digitale Projektakte für Maschinen eingeführt hat.
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Dokumentenablage automatisiert – Wie “Kollege KI” Ordnung im Akten-Dschungel schafft
Erfahren Sie im Blogartikel von Bernd Hentschel, wie Sie die bei Ihnen auflaufenden Dokumente dank KI automatisiert ablegen können.
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Elektronische Aktenführung in der Verwaltung: Ist die eAkte mehr als eine digitalisierte Papierakte?
Philipp Perplies erklärt warum man mit der Einführung der elektronischen Aktenführung die Digitalisierung in öffentlichen Verwaltungen vorantreiben soll.
Häufige Fragen und Antworten zum Thema digitale Akte
Eine digitale Akte ist Teil eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems, das Dokumente digital speichert, verwaltet, zur Bearbeitung bereitstellt und teilt. Sie ersetzt somit die traditionellen Papierakten und ermöglicht einen schnellen und rechtssicheren Zugang für alle relevanten Inhalte.
Die digitale Akte von d.velop ermöglicht eine Vielzahl von Funktionen und Workflows, die das Verwalten von Dokumenten deutlich erleichtert. Unter anderem gehört die vollautomatische Klassifizierung der Inhalte dazu, damit diese dann automatisch in jeweilige oder neu angelegte Akten verschoben werden können. Zudem gibt es verschieden Aktenarten, um z.B. branchenspezifische Bedürfnisse optimal abbilden zu können.
Sie können ihre bestehenden Papierdokumente entweder mithilfe von Scan-Funktionen in die digitale Akte importieren oder lassen das Einscannen von einer externen Firma übernehmen. Dabei spielt weder die Unternehmensgröße noch die Branche eine Rolle. Auf diese Weise können sie vollständig auf Papierakten verzichten und von den Vorteilen eines elektronischen DMS profitieren.
Ja, die digitale Akte von d.velop verfügt über umfassende Sicherheitsfunktionen, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu schützen. Dazu gehört unter anderem die Verteilung von Zugriffsberechtigungen, die Mitarbeiter:innen den Zugriff auf bestimmte Dokumente erteilt, die für sie relevant sind.
Eine eAkte ist eine elektronische Akte, die besonders in der öffentlichen Verwaltung ein häufig genutzter Bestandteil des DMS ist. Die eAkte ersetzt Papierakten und stellt Dokumente und Informationen digital zur Verfügung. eAkten fügen sich optimal in die benötigten Fachverfahren ein und stellen auf dem digitalen Aktendeckel übersichtlich die wichtigsten Infos direkt bereit.
Eine ganzheitliche Verwaltung aller baurelevanten Unterlagen kann mit einer digitalen Bauakte realisiert werden. Diese elektronische Sammlung verschiedener Unterlagen steht ortsunabhängig zur Verfügung und kann auch auf dem Bau selbst kurzfristig zur Verfügung stehen und Auskunft über wichtige Entscheidungen liefern. Egal ob Pläne, Zeichnung, Berechnung oder Gutachten – alle Unterlagen stehen so konstant zur Verfügung.
Digitale Aktenführung bedeutet, dass Akten und Unterlagen nicht in Papierform zur Verfügung stehen, sondern elektronisch verwaltet werden. Dazu werden die Akten mittels eines elektronischen Systems, wie z.B. einem Dokumentenmanagement-System (DMS), organisiert. Mit einem DMS können digitale Akten einfach geteilt, gemeinsam bearbeitet und ohne Aufwände rechtssicher archiviert werden. Dadurch wird die Aktenführung übersichtlicher, weniger Unterlagen gehen verloren und die Fehlerquote wird geringer.
Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind unter anderem die einfache Anwendung, die Verknüpfung von Dokumenten und Akten, standortübergreifendes Arbeiten sowie reduzierter Suchaufwand. Zudem ist die digitale Personalakte sicherer als die Akte im Aktenschrank.
Digitale Akten live erleben
Gerne zeigen wir Ihnen in einer individuellen Live-Demo, wie digitalen Akten in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation aussehen können. Einfach Formular ausfüllen und Demo anfordern.