Digitaler Posteingang

Der digitale Posteingang für ein papierloses Büro

Digitaler Posteingang Dokumentenscan

Schaffen Sie einen digitalen Posteingang, der alle Dokumente und Dateien – egal aus welcher Quelle – einheitlich digital erfasst, klassifiziert, verteilt oder archiviert.

  • Verringerte Liege- und Transportzeiten
  • Sofortige und sichere Verteilung Ihrer Post – über alle Abteilungen & Standorte hinweg
  • Stetige Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der eingehenden Dokumente

Digitalisieren Sie Ihre Eingangspost?

Die Herausforderung beginnt bereits beim Eintreffen der Papier- und E-Mail-Post in Unternehmen und Organisationen: Belegdokumente kommen auf unterschiedlichsten Wegen – mal digitalisiert, mal nicht – als Eingangspost an. In vielen Organisationen gibt es keine standardisierte Aufbereitung dieser Post. Sei es, weil klare Regeln oder eine zentrale Lösung fehlt, die in der Lage ist, eingehende Korrespondenz – unabhängig von Art, Umfang, Struktur und Eingangskanal – umzuwandeln.

Mit der d.velop Lösung schaffen Sie einen digitalen Posteingang, der alle Dokumente und Dateien – egal aus welcher Quelle – einheitlich digital erfasst, klassifiziert, verteilt oder archiviert.
Einer von zahlreichen Vorteilen dabei: Alle Dokumente samt Daten sind immer und überall verfügbar.

d.velop Mitarbeiter schaut Webinar zum Thema Dokumentenmanagement.

Webinar digitaler Posteingang

Der digitale Posteingang ​als Grundbaustein für ein papierloses Büro

Erfahren Sie in 45 Minuten, wie Sie Ihren Posteingang von Papier befreien, die Prozesse in Unternehmen und Organisationen digitalisieren und automatisieren und ein papierloses Büro schaffen.
Zu diesen Themen erfahren Sie mehr:

  • Die Verarbeitung der Eingangspost als wichtiger Bestandteil Ihrer Digitalisierungsstrategie.
  • Wie sieht der Posteingang im Unternehmen aus?
  • Der Einsatz einer cleveren Scan-Software anhand griffiger Praxisbeispiele.
  • Die digitalisierte Post als Startschuss für effiziente Dokumenten- und Geschäftsprozesse.
  • Exkurs: So planen Sie die nächsten Schritte.

Vorteile des digitalen Posteingangs auf einen Blick

  • Reduzierung von Kosten für die Eingangspostverarbeitung und effizienterer Einsatz von Ressourcen.
  • Dokumente und E-Mails können einheitlich verarbeitet und direkt in Workflows übergeben werden – auch mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz des d.velop Dokumentenmanagement.
  • Digitale Dokumente als Basis für Automatisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen.
  • Schnelle und einfache Eingangspostverarbeitung sowie verringerte Liege- und Transportzeiten.
  • Sofortige und sichere Verteilung Ihrer Post – über alle Abteilungen und Standorte hinweg.
  • Stetige Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der eingehenden Dokumente in Ihrem Unternehmen und Ihrer Organisation.

Mit d.velop schnell und einfach Post erfassen – egal wo und wie Sie bei Ihnen ankommt

Mit d.velop Lösungen schaffen Sie einen Eingangskanal, um all Ihre eingehende Post, wie Dokumente, E-Mails und Belege einheitlich zu verarbeiten. 

Digitaler Posteingang Dokumentenscan

Dokumentenscan

Papierbelege digitalisieren und übergeben

Digitalisieren Sie Papierbelege einfach über lokale oder Netzwerk-Scanner. Der Scanner kann die eingescannten Papierbelege direkt an die intuitive Benutzeroberfläche übergeben, damit sie dort sofort verarbeitet (strukturiert) wird, um so, im nächsten Schritt, dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet zu werden. Alternativ können Sie gescannte Belege auch an ein Postfach schicken, um Dateien aus anderen Quellen via E-Mail zu übergeben.

Dokumentenimport

Sekundenschneller Import aus Ihrem Dateisystem

Importieren Sie einfach vorhandenen Dokumente aus Ihrem Dateisystem in die d.velop Software, um so neue Dokumente zusammenzufassen oder diese beispielsweise sofort revisionssicher im digitalen Aktenarchiv von d.velop abzulegen. So werden all Ihre Dokumente binnen Sekunden einheitlich erfasst und aufbewahrt.

Digitaler Posteingang schneller Import aus Dateisystem
Digitaler Posteingang Schnittstelle zu SAP

Schnittstellen zu Bestandssystemen

Direkte Schnittstellen zu beliebigen Systemen

Ihre Systeme sind komplex – und Sie möchten es trotzdem möglichst einfach? Kein Problem.
Belege entstehen in vielen verschiedenen Systemen. Darum stellen wir eine Import-API bereit, die es Dritten ermöglicht, Belege und Dokumente auf die gleiche Weise zu verarbeiten. So können Sie beispielsweise die Applikation direkt aus der aktuellen Bearbeitung eines SAP-Beleges heraus aufrufen und Seiten einscannen.

Mit d.velop die Post einheitlich verarbeiten. So geht’s!

Prozess der Weiterverarbeitung digitaler Dokumente

1. Dokumente digitalisieren

Digitale Belegdokumente treffen über Upload, E-Mail oder Schnittstellen in Unternehmen oder Organisationen ein. d.velop verbindet sich mit jedem handelsüblichen Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner. Ist der Scanner betriebsbereit, kann der Scanvorgang von Papierdokumenten direkt aus der DMS-Software heraus gestartet werden.

2. Dokumente verarbeiten und Daten automatisch erfassen

Im nächsten Schritt werden alle digitalen Dokumente auf die gleiche Art und Weise be- und verarbeitet. Papierbelege werden eingescannt und digitalisiert. Alle digitalisierten Dokumente werden, klassifiziert und Metadaten ausgelesen. Nützliche manuelle Bearbeitungswerkzeuge sowie künstliche Intelligenz unterstützen dabei.

3. Dokumente archivieren und Prozesse starten

Es erfolgt die automatische Übergabe, entweder in die vorgesehene Akte oder ein anderes Archivsystem, oder die Übergabe an unterschiedlichste Fachprozesse.

4. Los geht’s

Die digitalen Dokumente lassen sich jetzt als PDF exportieren und am gewünschten Speicherort ablegen. Noch besser: Sie nutzen sofort alle Möglichkeiten eines umfassenden Dokumentenmanagements – zum Beispiel, indem die digitalisierten Dokumente direkt in den passenden Workflow übergeben und revisionssicher im digitalen Aktenarchiv abgelegt werden.

Kein DMS ohne digitale Dokumente

Diese und andere d.velop Produkte ermöglichen den digitalen Posteingang

Sie wollen das Thema digitaler Posteingang vertiefen?

Dann stöbern Sie in unserem Blog!

  • Den Posteingang zu bearbeiten war nie einfacher – dank kollaborativer KI

    Von Bernd Hentschel
    Dokumentenablage mittels künstlicher Intelligenz

    Die Aufnahme von Dokumenten ist eine zeitaufwändige, sehr monotone Tätigkeit. Meist werden hunderte von Stunden Arbeit für die manuelle Dateneingabe aufgewendet, um Informationen aus Papierdokumenten (wieder) zu erfassen, die ursprünglich ja mal digital erstellt wurden.

  • Endlich papierfrei? Tipps auf dem Weg zum papierlosen Büro!

    Von Carolin Ostendarp

    Auf dem Weg zum papierlosen Büro haben wir es bisher weit gebracht. Auch wenn wir im privaten Alltag hier und da noch an verknitterten Einkaufszetteln, dicken Taschenkalendern und staubigen Liebesbriefen hängen, hat Papier im Unternehmensalltag eindeutig ausgedient.

  • Intelligente Postverteilung bei der Kreisstadt Bergheim

    Von Jill Kesselmann

    Wenn SpaceX im Jahre 2025 schon den Mars besiedeln will, dann sollte es bis dahin auch gelingen Verwaltungsprozesse auf elektronischem Wege abzuwickeln. Denn wie kann es sein, dass die Planung der Marsbesiedelung schon im vollen Gange ist, wir hier auf der Erde aber immer noch riesige Papier-Postberge manuell verteilen?

Weitere Fragen? Wir helfen gerne!