Der digitale Posteingang für ein papierloses Büro

Schaffen Sie einen digitalen Posteingang, der alle Dokumente und Dateien – egal aus welcher Quelle – einheitlich digital erfasst, klassifiziert, verteilt oder archiviert.

  • Verringerte Liege- und Transportzeiten
  • Sofortige und sichere Verteilung Ihrer Post – über alle Abteilungen & Standorte hinweg
  • Stetige Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der eingehenden Dokumente

Digitalisieren Sie Ihre Eingangspost?

Die Herausforderung beginnt bereits beim Eintreffen der Papier- und E-Mail-Post in Unternehmen und Organisationen: Belegdokumente kommen auf unterschiedlichsten Wegen – mal digitalisiert, mal nicht – als Eingangspost an. In vielen Organisationen gibt es keine standardisierte Aufbereitung dieser Post. Sei es, weil klare Regeln oder eine zentrale Lösung fehlt, die in der Lage ist, eingehende Korrespondenz – unabhängig von Art, Umfang, Struktur und Eingangskanal – umzuwandeln.

Mit der d.velop Lösung schaffen Sie einen digitalen Posteingang, der alle Dokumente und Dateien – egal aus welcher Quelle – einheitlich digital erfasst, klassifiziert, verteilt oder archiviert.
Einer von zahlreichen Vorteilen dabei: Alle Dokumente samt Daten sind immer und überall verfügbar.

Webinar: Der digitale Posteingang ​als Grundbaustein für ein papierloses Büro

Erfahren Sie in 45 Minuten, wie Sie Ihren Posteingang von Papier befreien und so die Prozesse im Unternehmen digitalisieren und automatisieren.
Auf diese Agenda dürfen Sie sich freuen:

  • Die Verarbeitung der Eingangspost als wichtiger Bestandteil Ihrer Digitalisierungsstrategie.
  • Wie sieht der Posteingang im Unternehmen aus?
  • Der Einsatz einer cleveren Scan-Software anhand griffiger Praxisbeispiele.
  • Die digitalisierte Post als Startschuss für effiziente Dokumenten- und Geschäftsprozesse.
  • Exkurs: So planen Sie die nächsten Schritte.

Vorteile des digitalen Posteingangs auf einen Blick

  • Reduzierung von Kosten für die Eingangspostverarbeitung und effizienterer Einsatz von Ressourcen.
  • Dokumente und E-Mails können einheitlich verarbeitet und direkt in Workflows übergeben werden – auch mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz des d.velop Dokumentenmanagement.
  • Digitale Dokumente als Basis für Automatisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen.
  • Schnelle und einfache Eingangspostverarbeitung sowie verringerte Liege- und Transportzeiten.
  • Sofortige und sichere Verteilung Ihrer Post – über alle Abteilungen und Standorte hinweg.
  • Stetige Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der eingehenden Dokumente in Ihrem Unternehmen und Ihrer Organisation.

Mit d.velop schnell und einfach Post erfassen – egal wo und wie Sie bei Ihnen ankommt

Mit d.velop-Lösungen schaffen Sie einen Eingangskanal um all Ihre eingehende Post, wie Dokumente, E-Mails und Belege einheitlich zu verarbeiten. 

Papierbelege digitaliseren und übergeben

Digitalisieren Sie Papierbelege einfach über lokale oder Netzwerk-Scanner. Der Scanner kann die eingescannten Papierbelege direkt an die intuitive Benutzeroberfläche übergeben, damit Sie dort sofort verarbeitet (strukturiert) wird, um so, im nächsten Schritt, dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet zu werden. Alternativ können Sie gescannte Belege auch an ein Postfach schicken, um Dateien aus anderen Quellen via E-Mail zu übergeben.

Sekundenschneller Import aus Ihrem Dateisystem

Importieren Sie einfach vorhandenen Dokumente aus Ihren Dateisystem in die d.velop-Software, um so neue Dokumente zusammenzufassen oder diese beispielsweise sofort revisionssicher im digitalen Aktenarchiv von d.velop abzulegen. So werden werden all Ihre Dokumente binnen Sekunden einheitlich erfasst und aufbewahrt.

Direkte Schnittstellen zu beliebigen Systemen

Ihre Systeme sind komplex – und Sie möchten es trotzdem möglichst einfach? Kein Problem.
Belege entstehen in vielen verschiedenen Systemen. Darum stellen wir eine Import-API bereit, die es Dritten ermöglicht, Belege und Dokumente auf die gleiche Weise zu verarbeiten. So können Sie beispielsweise die Applikation direkt aus der aktuellen Bearbeitung eines SAP-Beleges heraus aufrufen und Seiten einscannen.

Mit d.velop die Post einheitlich verarbeiten. So geht´s!

Prozess der Weiterverarbeitung digitaler Dokumente

1. Dokumente digitalisieren

Digitale Belegdokumente treffen über Upload, E-Mail oder Schnittstellen in Unternehmen und Organisationen ein. d.velop verbindet sich mit jedem handelsüblichen Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner. Ist der Scanner betriebsbereit, kann der Scanvorgang von Papierdokumenten direkt aus der DMS-Software heraus gestartet werden.

2. Dokumente verarbeiten und Daten erfassen

Im nächsten Schritt werden alle digitalen Dokumente auf die gleiche Art und Weise be- und verarbeitet. Papierbelege werden eingescannt und digitalisiert. Alle digitalisierten Dokumente werden, klassifiziert und Metadaten ausgelesen. Nützliche manuelle Bearbeitungswerkzeuge sowie künstliche Intelligenz unterstützen dabei.

3. Dokumente archivieren und Prozesse starten

Es erfolgt die automatische Übergabe, entweder in die vorgesehene Akte oder ein anderes Archivsystem, oder die Übergabe an unterschiedlichste Fachprozesse.

Kein DMS ohne digitale Dokumente:
Diese und andere d.velop-Produkte ermöglichen

den digitalen Posteingang

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