Enterprise Content Management (ECM)
Unternehmen und Organisationen setzen auf das ECM von d.velop.
Definition ecm
Was ist Enterprise Content Management (ECM)?
Enterprise Content Management (ECM) wird vom Branchenverband AIIM als die systematische Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content mithilfe bestimmter Strategien, Werkzeuge und Methoden zur Unterstützung organisatorischer Prozesse definiert. Als strategisches Gesamtkonzept vereint ECM verschiedene Software-Lösungen zu einem ganzheitlichen Strategie- und Managementkonzept für die Verwaltung sämtlicher Unternehmensinformationen und unterstützt Geschäftsprozesse mit digitalen Funktionen.
Ziele von ECM
Was ist das Ziel von Enterprise Content Management?
- Bereitstellung von Funktionalitäten für eine verbesserte Effizienz im Unternehmen
- Reduzierung von Kosten
- Herstellung von Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Systemlösungen
- Vermeidung von Dokumentenredundanz
- Einheitlicher Zugriff auf Dokumente
- Bereitstellung von Information (unabhängig von Quelle und Nutzung)
- Eliminierung von Compliance-Risiken im Umgang mit Informationen
Was bedeutet ECM?
Effizienzsteigerung durch Enterprise Content Management Software
Erfahren Sie in einem kurzen Überblick, was Enterprise Content Management Systeme sind, welche Ziele Unternehmen damit verfolgen und welche Vorteile eine zentrale Datenverwaltung bietet.
Die 5 Bestandteile eines modernen ECM-System
Das Fundament eines modernen ECM
Dokumentenmanagement umfasst sämtliche Interaktionen mit Dokumenten und Daten Ihres Unternehmens. Hierzu zählen insbesondere die Erfassung, Verwaltung, Ablage, Archivierung und bei Bedarf auch die Vernichtung von Dokumenten.
Das digitale Dokumentenmanagement-System ist die entsprechende Software-Lösung, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, Ihre gesamte Dokumentenverwaltung zu digitalisieren und sie vom Scannen bis hin zur revisionssicheren Archivierung zu automatisieren. Das DMS ist somit die Voraussetzung für ein papierloses Büro.
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Business Process Management (BPM) steht für die Gestaltung, Steuerung und vor allem Optimierung von Geschäftsprozessen. Im ECM-Kontext geht es darum, digitale Workflows kontinuierlich zu verbessern und durch Automatisierung zu vereinfachen.
Workflowmanagement ist zentral für die Entwicklung und den Betrieb eines ECM-Systems. Softwarewahl und Anpassungen richten sich direkt nach den Workflows. Auch nach der Einführung bleibt Workflowmanagement ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements. Automatisierung und Analyse ermöglichen flexible, optimierte digitale Prozesse.
Ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung im ECM
Papier- und digitale Dokumente unterliegen gesetzlichen Vorgaben. Records Management nach ISO 15489 sorgt für eine transparente, nachvollziehbare und revisionssichere Ablage – unabhängig vom Format.
Ein ECM-System bietet zentrale Funktionen für die Dokumentenverwaltung. Dokumente lassen sich mit Zusatzinfos wie Notizen oder E-Mails anreichern. Änderungen werden automatisch versioniert – mit Zeitstempel und Bearbeiter. Das Original bleibt jederzeit abrufbar. Das DMS bildet die Basis für ein revisionssicheres Archiv.
Effiziente digitale Zusammenarbeit
Enterprise Content Management fördert Zusammenarbeit und verhindert Datensilos.
Cloudbasierte ECM-Lösungen ermöglichen die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten mit stets aktueller Version. Notizen und Zusatzinformationen sind zentral hinterlegt, sodass alle Berechtigten Zugriff auf vollständige Inhalte haben. Kommentare, Freigaben und Aufgabenmanagement erleichtern die direkte Kommunikation am Dokument. Der Wissensaustausch erfolgt über angebundene Systeme wie ein Learning Management System.
Webinhalte effizient verwalten
Eine digitale Unternehmenspräsenz – ob Intranet oder öffentliche Webseite – ist heute unverzichtbar. Im erweiterten ECM-Kontext spielt daher auch das Web Content Management (WCM) eine Rolle. WCM-Systeme, oft als CMS (Content Management System) bezeichnet, ermöglichen die strukturierte Bereitstellung und Pflege von Webinhalten. Gängige Lösungen sind z. B. WordPress, TYPO3 oder Drupal.
Das ECM lässt sich durch Schnittstellen und Integrationen sinnvoll mit bestehenden CMS-Lösungen verbinden – für eine ganzheitliche Informationsstrategie.
Vorteile von ecm
Was sind die Vorteile von Enterprise Content Management?
Die Theorie ist klar, aber wie wirkt sich ein ECM-System ganz konkret auf das Unternehmen aus? ECM Anbieter ermöglichen mit dem ECM-Konzept folgende Vorteile für Unternehmen:
Digitalisierung als Wachstumstreiber
Mehr Zeit für das Wesentliche: Informationen schneller finden, Prozesse automatisieren und die Wartezeiten produktiv nutzen.
Keine Information geht im Zettelchaos verloren
Zentrale Ablage statt Datensilos: Einheitliches und automatisiertes Ablagesystem für alle Abteilungen, eine intelligente Suche und schneller Zugriff auf alle Dokumente.
Kollaboration ist das neue Teamwork
Effiziente Zusammenarbeit – intern & extern: Gemeinsames und zeitgleiches Bearbeiten mit Änderungsansicht oder Versionierung, relevante Informationen bereitstellen und nachvollziehbar aufbereiten.
Sie bleiben wettbewerbsfähig
Digitalisierung als Zukunftsinvestition: Remote-Arbeit als Standard, schnelle Reaktion auf Veränderungen und ein Vorsprung durch digitale Prozesse.
Neueste Gesetzesanforderungen erfüllen
Rechtssicher & zukunftsfähig: Erfüllen Sie die E-Rechnungspflicht, halten digitale Standards ein und arbeiten gesetzeskonform.
ECM STRATEGIE Whitepaper
ECM Strategie erfolgreich im Unternehmen einführen
Erhalten Sie wertvolle Tipps für die erfolgreiche Einführung einer Enterprise-Content-Management-Strategie. Zudem finden Sie eine Checkliste mit Fragen im Whitepaper, die Sie sich vor der Implementierung einer ECM-Software stellen sollten, um auch langfristig erfolgreich zu sein.
Inhalte des Whitepapers
- Was ist eine ECM-Strategie?
- Warum ist eine ECM-Strategie wichtig?
- Die Basis für eine erfolgreiche Einführung
- 8 Tipps für die erfolgreiche Einführung eines ECM
- Roadmap in die Zukunft
ECM in der digitalen Transformation
Ist Enterprise Content Management noch zeitgemäß?
Die Digitalisierung bringt neue Anforderungen mit sich – insbesondere an die Agilität von Unternehmen. Auch ECM muss sich diesem Wandel stellen. Vor diesem Hintergrund müssen Hersteller ihre Herangehensweise an den Umgang mit digitalem Unternehmenswissen zwingend überdenken. Der Hintergrund ist einleuchtend: Wer seine Organisation agil aufstellen will, um sich im Markt reaktionsfähiger zu zeigen, benötigt zukünftig eine andere technische Unterstützung als sie die bisherigen monolithischen Softwareplattformen allein bieten. Schon deren Implementierungszeiten von einem halben Jahr oder länger machen es schwer möglich, flexibel mit neuen Anforderungen umzugehen.
Vom Archivsystem zur intelligenten Plattform – Die ECM-Evolution
In der ECM-Evolution hin zu Enterprise Content Services werden branchen- oder fachbezogene Process Solution Services sukzessive die bisherigen monolithischen ECM-Plattformen ergänzen. Zu den besonderen Merkmalen dieser Services gehört, dass sie auch über Workflows, Dokumentation und Archivierungskomponenten verfügen und einen kompletten Geschäftsablauf digital abbilden. Dabei sind sie mit wenigen Klicks direkt zu beziehen und unmittelbar und vollständig einsetzbar. Micro Content Services ergänzen dieses erforderliche Portfolio um Kleinst-Dienste, die völlig repository-unabhängig funktionieren und dokumentenbezogene Funktionalitäten wie z.B. Scanning-Module, OCR-Dienste zur automatischen Texterkennung oder Rendition Services aus der Cloud.
Über diesen drei Lösungskategorien wird zukünftig der Begriff Content Services als konsequente Weiterentwicklung von ECM stehen. Er ist die Antwort darauf, dass der Trend bei den Anwender:innen immer stärker in Richtung smarter Apps, bequemer Online-Bezug und Integration von Funktionalitäten in führende Anwendungen geht.
Das Dokumentenmanagement muss sich neu definieren – weg von starren Plattformen, hin zu modularen, cloudbasierten Services, die konkrete Geschäftsprozesse digital unterstützen.
Flexibles Arbeiten mit App-Anwendungen
Ein Enterprise Content Management System ist längst nicht mehr auf den Computer reduziert. Durch App-Anwendungen greifen Sie über mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet auf das ECM zu, erhalten gesuchte Informationen oder bearbeiten Dokumente von unterwegs. Dadurch eröffnen sich neue Möglichkeiten: Homeoffice oder einfach als flexible Arbeitsmöglichkeit, standortübergreifende Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens und über die Organisation hinaus. Auch mit d.velop mobile haben Sie unterwegs direkten Zugang zu Ihren Dokumenten.
ECM Integrationen
Nahtlose Systemintegration im ECM
Ein ECM-System sollte sich reibungslos in bestehende IT-Strukturen integrieren, um Medienbrüche zu vermeiden. d.velop bietet dafür umfassende Integrationsexpertise für flexible Schnittstellen zu Microsoft 365, SharePoint, SAP, DATEV und weiteren Fachverfahren. So bleiben vertraute Arbeitsumgebungen erhalten, während Sie gleichzeitig von den Vorteilen eines zentralen und intelligenten Dokumentenmanagements profitieren.
Ein Beispiel dafür ist das Dokumentenmanagement für Microsoft 365 und SharePoint sowie das Dokumentenmanagement für SAP. Diese Applikationen bauen auf Ihren bestehenden Systemen auf und machen diese durch die Anwendung einfacher zugänglich.
ECM in der cloud
SaaS als neuer Standard
„Software as a Service“ ist mittlerweile im Enterprise Content Management angekommen. Heißt im Umkehrschluss: Auch im Hinblick auf das Enterprise Content Management ist der Trend in die Cloud unaufhaltsam.
Zahlreiche Softwarehersteller (z.B. aus den Bereichen des ERP oder CRM) verlagern ihre führenden Anwendungen ausschließlich in die Cloud. Als starker Integrationspartner geht d.velop diesen Weg mit und nutzt bzw. bietet gleichzeitig alle Vorteile eines modernen Cloud-ECM. Mehr noch: d.velop baut das Enterprise Content Management mit der d.velop platform zu einer umfassenden Plattform für Enterprise Content Services aus. Dort finden sich SaaS-Lösungen in einem vorkonfigurierten Standard-Angebot, die intelligente Services und Apps rund um das Management von Dokumenten und Prozessen bereitstellen. Diese können einfach und schnell über den d.velop store gebucht und mit unterschiedlichen Lizenzmodellen genutzt werden. Die Plattform wurde dafür von Gartner im Magic Quadrant for Content Services Platforms als „Visionär“ ausgezeichnet.
ECM in der Praxis
Verträge, Rechnungen, Prozesse: So wirkt ECM konkret
Enterprise Content Management entfaltet seinen Mehrwert vor allem im konkreten Anwendungskontext. Ob bei der Verwaltung von Verträgen, der digitalen Verarbeitung von Rechnungen oder anderen dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Die folgenden Beispiele zeigen, wie sich ECM-Lösungen in der Praxis bewähren.
Vertragsmanagement
Als Basis für die geschäftliche Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens nimmt auch das Vertragsmanagement eine zentrale Rolle innerhalb des ECM-Systems ein. Dabei geht das Vertragsmanagement weit über die reine Vertragsverwaltung hinaus, da es bereits bei Anbahnung eines Vertrages ansetzt und den gesamten Vertragslebenszyklus abbildet.
Digitales Vertragsmanagement – Vorteile im Überblick
- Transparenz und volle Kontrolle über sämtliche Verträge Ihres Unternehmens
- Optimierung Ihrer Workflows
- Automatische Erinnerung an Laufzeiten, Termine und Fristen
- Wichtige Verträge gehen nie verloren
ECM PROJEKTGUIDE | VERTRAGSMANAGEMENT
Analyse, Einführung und Etablierung: In 3 Stufen zum Ziel
Erfahren Sie im Projektguide, wie die Einführung einer Vertragsmanagement Software im Unternehmen abläuft – von der Vorbereitungsphase, über die Umsetzung bis hin zur Etablierung im Unternehmen. Nach 20 Seiten wertvoller Lektüre, inklusive Praxistipps und Selbsttest, sind Sie startklar für die Umsetzung des digitalen Vertragsmanagements im Unternehmen!
Inhalte des Whitepapers
- Digitales Vertragsmanagement verstehen
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines Vertragsmanagements
- Praxistipps und Selbsttest
Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung ist ein wichtiger Bestandteil des Enterprise Content Management. Ihre gesamte Rechnungsverarbeitung wird zu einem digitalen und automatisierten Prozess vereinfacht und innerhalb des ECM-Systems gebündelt. Das beginnt schon bei der Erfassung der Rechnung, der automatischen Extraktion aller relevanten Rechnungsinformationen über den individualisierbaren Prüf- und Freigabeworkflow bis zur Übergabe an Ihr Folgesystem (ERP, FiBu).
KI im ECM
Intelligenz im Kern: KI verwandelt ECM in eine aktive Plattform
Künstliche Intelligenz erweitert auch die Möglichkeiten von Enterprise Content Management deutlich – insbesondere beim Erfassen und Digitalisieren von Dokumenten oder der Automatisierung und Analyse dokumentbasierter Prozesse. KI-Technologien unterstützen dabei, Inhalte schneller zu erfassen, zu klassifizieren und weiterzuverarbeiten.
KI-Assistent d.velop pilot
Der d.velop pilot erkennt Dokumentinhalte automatisch, erstellt Zusammenfassungen und beantwortet Fragen in natürlicher Sprache per Chat-Funktion – direkt im Kontext des ECM. So erhalten Nutzer z. B. sofort Auskunft über Vertragslaufzeiten oder Dokumentinhalte, ohne lange suchen zu müssen.
KI-gesteuerte Dokumentenverarbeitung (IDP)
Intelligent Document Processing (IDP) nutzt KI, maschinelles Lernen und Sprachverarbeitung, um Dokumente automatisch zu erfassen, zu analysieren und weiterzuverarbeiten. Im ECM-Kontext unterstützt IDP den gesamten Dokumentenlebenszyklus – von der Erkennung über die Datenextraktion bis zur strukturierten Ablage. So werden Prozesse schneller, sicherer und weitgehend automatisiert.
KI-gestützte Prozessautomation
Mit der Integration von KI in das d.velop process studio lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisiert steuern. Durch einfache Eingaben (Prompts) übernimmt die KI Routineprozesse und unterstützt bei der Gestaltung effizienter Workflows. So wird das ECM zur intelligenten Plattform für digitale Prozessoptimierung.
Ganzheitliche Digitalisierung im Unternehmen
Profitieren Sie von der d.velop platform
Ein Dokumentenmanagement-System schafft den idealen Einstieg in die Digitalisierung. Erweitern Sie Ihr DMS um weitere hilfreiche Produkte der d.velop platform. Setzen Sie auf ganzheitliche Digitalisierung. So gehören manuelle Abläufe, die Mitarbeitenden wertvolle Zeit kosten, der Vergangenheit an – unternehmensweit.
ECM FAQ
Häufige Fragen und Antworten zu
Enterprise Content Management
Enterprise Content Management (ECM) ist eine Software zur gesamtheitlichen, sicheren und strukturierten Verwaltung Ihrer Unternehmensinformationen. Es stellt ein Gesamtkonzept dar, welches sich aus verschiedenen Software-Lösungen (z.B. DMS) zusammensetzt.
Ein Enterprise Content Management System vereint viele unterschiedliche Software-Lösungen zu einem ganzheitlichen Gesamtkonzept. Durch Schnittstellen greifen die Softwares und Features wie Zahnräder ineinander und bilden Workflows von Anfang bis Ende ab, ohne das ECM verlassen zu müssen.
SharePoint ist ein Teil von Microsoft Office 365 und stellt damit einen Content-Service dar. Viele ECM-Systeme machen sich SharePoint Online als Basis zunutze und erweitern die Content-Plattform um viele weitere Funktionen. Im eigentlichen Sinn stellt SharePoint jedoch nur einen Teil eines ECM-System dar und bedient das Dokumentenmanagement.
Enterprise Content Management besitzt eine Vielzahl an Features, die jedoch wiederum von der Software-Auswahl abhängen. Beispiele sind die digitale Signatur, Enterprice Search und die mobile App. Darüber hinaus können Teilsysteme des ECM wie beispielsweise das Vertragsmanagement und die Rechnungsverarbeitung nochmals eigene Features beinhalten.
ECM steht für Enterprise Content Management und ist eine Software, die eine umfassende, sichere und strukturierte Verwaltung der Informationen in Ihrem Unternehmen ermöglicht. Dabei handelt es sich um ein Gesamtkonzept, das aus verschiedenen Software-Lösungen wie zum Beispiel einem Dokumentenmanagement System (DMS) besteht.
Eigentlich kann man nicht von einer ECM-Software sprechen, da ECM vielmehr für ein Zusammenspiel aus verschiedenen Softwares mit unterschiedlichen Funktionen steht. Innerhalb des ECM-Systems greifen diese Softwares ineinander und bilden gemeinsam die technische Grundlage für alle Geschäftsprozesse im Unternehmen.
Der Begriff ECM existiert seit gut 20 Jahren – auch wenn das frühere ECM kaum mit dem heutigen zu vergleichen ist. Es gibt daher Stimmen, die ECM als Relikt bezeichnen und eine Ablösung durch Content Service Plattformen sehen. Dabei ist ein Content Service lediglich die Weiterentwicklung des ECMs. Aufgrund der vielen Vorteile ist die Ära des ECMs aber noch lange nicht vorbei.
Ein ECM bringt alle relevante Software eines Unternehmens zusammen und verknüpft sie. Statt einzelne Insellösungen zu verwenden und immer wieder das System zu wechseln, bleiben Sie innerhalb des ECMs und bilden Workflows vollständig ab. Die Vorteile liegen in einem einheitlichen Workflow- und Ablagesystem, einem zentralen Zugriffspunkt und einer höheren Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
Als ECM Anbieter wird ein Unternehmen bezeichnet, das Enterprise Content Management Lösungen entwickelt, vertreibt und unterstützt. Ein ECM ist ein Gesamtkonzept, das es ermöglicht, alle Informationen eines Unternehmens einheitlich zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren. Es kombiniert verschiedene Software-Lösungen zu einem ganzheitlichen Strategie- und Managementkonzept und unterstützt Ihre Unternehmensprozesse mit digitalen Funktionen.
Das Dokumentenmanagement-System (DMS) dient häufig als Synonym für ein Enterprise Content Management System. Dabei sind diese beiden Begriffe klar voneinander abzugrenzen. Ein DMS bildet, neben weiteren Software-Lösungen, lediglich einen Teil des ECM-Systems. Das Dokumentenmanagement-System ist somit eine untergeordnete Teillösung eines umfassenden Gesamtkonzeptes, das ECM-System heißt. Merken wir uns:
ECM: Gesamtkonzept als zentrale Lösung zur digitalen Bewahrung und Bereitstellung sämtlicher Informationen Ihres Unternehmens.
DMS: Teilsystem des ECM mit Fokus auf die effiziente und sichere Interaktion mit Dokumenten.
Software Demo
Lernen Sie die d.velop Software kennen
Fordern Sie mit wenigen Klicks Ihre individuelle Live-Demo zur Software von d.velop an. Lassen Sie sich die Software live vorführen und stellen Sie direkt Ihre Fragen. Einfach Formular ausfüllen und wir melden uns bei Ihnen.