Enterprise Content Management (ECM) – Mit einem ECM-System zum Erfolg

Enterprise Content Management (ECM) – Definition, Vorteile und Aufbau

d-velop Mitarbeiter Besprechung mit Laptop

Ein Unternehmen ohne Enterprise Content Management System (ECM) ist wie ein Uhrwerk mit einem fehlenden Zahnrad. Schließen Sie die Lücke und treiben Sie Ihr Unternehmen mit der digitalen Transformation voran.

Enterprise Content Management (ECM) – Was ist das?

Enterprise Content Management (ECM) stellt ein Gesamtkonzept dar, das eine einheitliche Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung sämtlicher Unternehmensinformationen ermöglicht. Es vereint verschiedene Software-Lösungen zu einem ganzheitlichen Strategie- und Managementkonzept und unterstützt Ihre Unternehmensprozesse mit digitalen Funktionen. 

ECM: Definition

Der Branchenverband AIIM definiert Enterprise Content Management als Gesamtkonzept zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content mithilfe bestimmter Strategien, Werkzeuge und Methoden zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.

Was ist das Ziel von Enterprise Content Management?

Das Ziel von ECM ist es, Funktionalitäten bereitzustellen, um die Effizienz im Unternehmen zu verbessern, Kosten zu reduzieren und Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Systemlösungen zu schaffen. Des Weiteren umfasst ECM folgende Unterziele:

  • Vermeidung von Dokumentenredundanz
  • Einheitlicher Zugriff auf Dokumente
  • Bereitstellung von Information (unabhängig von Quelle und Nutzung)
  • Eliminierung von Compliance-Risiken im Umgang mit Informationen

Was sind die Vorteile von Enterprise Content Management?

Die Theorie ist klar, aber wie wirkt sich ein ECM-System ganz konkret auf das Unternehmen aus? Enterprise-Content-Management-Anbieter ermöglichen mit dem ECM-Konzept folgende Vorteile für Unternehmen:

Digitalisierung wird zum Wachstumstreiber

Analoge und unstrukturierte digitale Lösungen haben eines gemeinsam: Sie benötigen Zeit. Letztlich ist es egal, ob ein Dokument falsch abgeheftet oder die Worddatei im falschen Kundenordner platziert wurde.
Dagegen bietet ein Enterprise Content Management System eine deutliche Reduzierung der Durchlaufzeiten. Informationen lassen sich schneller finden, lästige Arbeitsschritte einfach automatisieren und Wartezeiten werden zur Erledigung von Aufgaben genutzt. Im Umkehrschluss gewinnen Sie Zeit, die Sie als Produktivzeit nutzen können – und Ihre Wachstumsphase beginnt. 

Grafik zeigt die Erhöhung der Produktivstunden durch die Einführung eines Enterprise Content Management Systems

Keine Information geht im Zettelchaos verloren

Viele Durchlaufzeiten entstehen durch Datensilos. Die Abteilungen haben jeweils eigene Ablagesysteme und arbeiten mit ihren eigenen Insellösungen. Dabei fällt es schwer, den Überblick zu behalten, den aktuellen Stand zu einem Dokument oder gar die gesuchte Information zu finden. Genau hier knüpft eine ECM-Software an und verbindet diese Insellösungen durch einen zentralen Zugriffspunkt mit einem einheitlichen und automatisierten Ablagesystem. Durch eine intelligente Suche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle. 

Nie mehr Insellösungen: Das ECM-System bietet einen zentralen Zugriffs- und Ablagepunkt aller Daten im gesamten Unternehmen

Kollaboration ist das neue Teamwork

Nahezu alle Dokumente werden durch mindestens zwei Personen erfasst, geprüft oder bearbeitet, weshalb Teamwork in jedem Unternehmen gefragt ist. Dazu gehören bereits das Bereitstellen sowie das nachvollziehbare Aufbereiten der relevanten Informationen für weitere Mitarbeiter. Richtig unübersichtlich wird es jedoch, wenn externe Mitarbeiter wie Partner, Steuerberater, Rechtsanwälte oder sogar Kunden hinzugezogen werden.

ECM-Features für eine verbesserte Zusammenarbeit

Durch ein ECM-System kommt wieder Ordnung in die Zusammenarbeit – auch über die Organisation hinaus. Durch zeitgleiches Bearbeiten mit einer Änderungsansicht oder Versionierung geht keine Information verloren und jeder kann den aktuellen Projektstand genauestens nachvollziehen. Die Zusammenarbeit wird dadurch enorm erleichtert und bekommt eine ganz neue Bedeutung. Die Geschwindigkeit nimmt zu und Erfolge werden gemeinsam gefeiert.

Sie bleiben wettbewerbsfähig

2020 war das Jahr, das deutsche Unternehmen unweigerlich zum Handeln aufgefordert hat. Schwächen aufgrund fehlender oder mangelnder Digitalisierung wurden klar aufgezeigt und neue Chancen erkannt. Dies hat viele ermutigt, in digitale Technologien zu investieren und sich weiterzuentwickeln. Homeoffice und remote Arbeiten gehören schon jetzt zum Alltag. Wenn Sie jetzt nicht handeln, verlieren Sie langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Denn während die zukunftsorientierten Unternehmen neue Wege gehen, bleiben die anderen auf der Strecke. Wie heißt es so passend: „Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen fressen die Langsamen“.

Der Regierung einen Schritt voraus

Deutschland gilt als innovatives und vorausschreitendes Land, wobei sich im Grad der Digitalisierung deutscher Unternehmen ein Rückstand gegenüber anderen führenden Ländern zeigt. Dies will die Regierung ändern. Durch neue Vorschriften und Gesetze treibt es die Digitalisierung voran und eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten. Beispielgebend ist das E-Rechnungsgesetz, wodurch der Versand und Empfang von elektronischen Rechnung für alle öffentlichen Verwaltungen zu Pflicht wurde. Nur Unternehmen, die bereits auf E-Rechnungen umgestellt haben, können Aufträge annehmen. Andere gerieten in Zugzwang und mussten nachrüsten. Dadurch haben sie zeitweise ihre Flexibilität und zum Teil auch konkret Aufträge verloren. 

Warten Sie nicht darauf, dass Sie sich anpassen müssen, sondern sein Sie der Regierung einen Schritt voraus.

Die wichtigsten ECM-Vorteile im Überblick:

  • Durchlaufzeiten werden zu Produktivzeit
  • Ein zentrales System mit einheitlichen Workflows
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Workflows
  • Suchen und Finden in wenigen Sekunden mit der Enterprise Search
  • Verbesserte Zusammenarbeit
  • Wettbewerbsfähigkeit erhalten
  • Nicht (auf Gesetze) reagieren, sondern einen Schritt voraus sein


Was gehört alles zu einem ECM-System?

Enterprise Content Management bezieht sich niemals nur auf eine Software, ein Tool oder einen Geschäftsprozess, sondern bildet immer ein Gesamtkonzept zur Organisation aller Geschäftsprozesse im Unternehmen ab.

Die 5 Komponenten eines ECM

Enterprise Content Management bezieht sich niemals nur auf eine Software, ein Tool oder einen Geschäftsprozess, sondern bildet immer ein Gesamtkonzept zur Organisation aller Geschäftsprozesse im Unternehmen ab. Der Branchenverband AIIM (Association for Information and Image Management) hat ein anerkanntes Modell entwickelt, welches die fünf Komponenten eines ECM definiert.

Mit Enterprise Content Management Geschäftsprozesse modellieren

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement umfasst sämtliche Interaktionen mit Dokumenten und Daten Ihres Unternehmens. Hierzu zählt insbesondere die Erfassung, Verwaltung, Ablage, Archivierung und bei Bedarf auch die Vernichtung von Dokumenten.

Das digitale Dokumentenmanagement-System ist die entsprechende Software-Lösung, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, Ihre gesamte Dokumentenverwaltung zu digitalisieren und sie vom Scannen bis hin zur revisionssicheren Archivierung zu automatisieren. Das DMS ist somit die Voraussetzung für ein papierloses Büro.

DMS, ECS, ECM: Abkürzung und Unterschiede erklärt

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) dient häufig als Synonym für ein Enterprise Content Management System. Dabei sind diese beiden Begriffe klar voneinander abzugrenzen. Ein DMS bildet, neben weiteren Software-Lösungen, lediglich einen Teil des ECM-Systems. Das Dokumentenmanagement-System ist somit eine untergeordnete Teillösung eines umfassenden Gesamtkonzeptes, das ECM-System heißt.

Unterschied DMS und ECM
ECM: Gesamtkonzept als zentrale Lösung zur digitalen Bewahrung und Bereitstellung sämtlicher Informationen Ihres Unternehmens.
DMS: Teilsystem des ECM mit Fokus auf die effiziente und sichere Interaktion mit Dokumenten.

Neben ECM und DMS existieren weitere Abkürzungen wie zum Beispiel EIM, ECS oder ERP. Wofür steht ECM, ECS, LMAA und Co.? Inwieweit diese mit dem ECM-Konzept zusammenhängen und worin die Unterschiede liegen, erfahren Sie im Blog ECM-Deutsch / Deutsch-ECM – Der kleine Sprachführer im Dokumentendschungel.

Grafik zeigt einen Bildschirm mit dem Webinar "Digitales Dokumentenmanagement aus der Steckdose – Ihr Sprungbrett in die Digitalisierung"

Webinar:
Digitales Dokumentenmanagement aus der Steckdose – Ihr Sprungbrett in die Digitalisierung

Erfahren Sie im Webinar, wie Sie mit d.velop documents die Verwaltung von Dokumenten und Informationen intelligent beschleunigen, vereinfachen und optimieren.

Freuen Sie sich auf eine Live-Demo der Lösung und erhalten Sie Einblick in die einzelnen Funktionen sowie konkrete Nutzungsszenarien. 

BPM – Workflowmanagement

Was ist BPM?

BPM steht für Business Process Management und beschreibt die Gestaltung, Steuerung und vor allem Optimierung von Geschäftsprozessen. Als Teil des Enterprise Content Managements beschreibt BPM die Strategie, die geschaffenen Workflows stetig zu optimieren und durch Automatisierung zu vereinfachen.

Workflowmanagement im ECM-System

Das Workflowmanagement spielt die Hauptrolle bei der Entwicklung des ECM-Konzeptes. Denn die Wahl der zu verwendenden Software, die Anforderungen und Individualisierungen hängen einzig und allein von den Workflows selbst ab. Doch auch nach Einführung des Systems bleibt das Workflowmanagement eine wesentliche Komponente des ECMs und ist Teil des Qualitätsmanagements. Durch weitere Automatisierungen und Anpassungen auf Grundlage von Workflowauswertungen schaffen Sie hochgradig flexible und optimierte digitale Geschäftsprozesse.

Das d.velop Business Process Management unterstützt bei der Modellierung und Bearbeitung von ganzen Workflows, damit Sie das BPM nachhaltig in ihrem Enterprise Content Management integrieren können.


Records Management – revisionssichere Verwaltung von Geschäftsdokumenten

Schon papierbasierte Dokumente unterliegen gesetzlichen Anforderungen im Hinblick auf die Verwaltung und Archivierung. Gleiches gilt für digitale Dokumente und wird sogar durch weitere Anforderungen ergänzt. 

Was ist Records Management?

Der englische Begriff steht im Deutschen für die ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung, basierend auf der internationalen Norm ISO 15489. Unabhängig davon, ob das Dokument nun papierbasiert oder digital ist, wird eine nachvollziehbare, transparente und revisionssichere Ablage gefordert. 

Records Management im ECM-System

Das Enterprise Content Management System schafft eine Grundlage für das Records Management von digitalen Dokumenten. In der Regel bietet das DMS bereits alle Voraussetzungen hierfür: 

Bei der Ablage von Dokumenten können Sie ergänzende Daten hinterlegen. Hierzu zählen beispielsweise Gesprächsnotizen, Berichte, Protokolle und ergänzende Schriftstücke wie die dazugehörigen E-Mails. Änderungen am Dokument selbst protokolliert das DMS automatisiert über die Versionierung und hält zum Beispiel Datum, Uhrzeit und Person genau fest. Das Ursprungsdokument ist jederzeit wieder abrufbar. Nicht zuletzt bilden die gängigen Dokumentenmanagement-Systeme die Grundlage für ein revisionssicheres Archiv.


Collaboration – digitale Zusammenarbeit im ECM

Enterprise Content Management wirkt den klassischen Insellösungen und Datensilos entgegen. Stattdessen setzt es auf Zusammenarbeit und bringt die unterschiedlichen Abteilungen zusammen. Doch damit dies überhaupt möglich ist, sind folgende Funktionen des ECM grundlegend:

Gleichzeitige Bearbeitung

Einige Arbeitsschritte zu einem Dokument könnten gleichzeitig ablaufen. Doch dabei laufen Sie Gefahr, dass zu einem Dokument unterschiedliche Versionen entstehen. Besonders dann, wenn unterschiedliche Abteilungen beteiligt sind. Durch cloudbasierte Lösungen ist die zeitgleiche Bearbeitung von einem Dokument möglich – ohne dass eine Kopie erstellt werden muss. Zwei oder mehr Personen arbeiten in einer einzigen Datei und erhalten in Echtzeit die aktuelle Version. 

Gleiche Informationsstände

Notizen zu einem Dokument gehören nicht auf einen Zettel oder in nur eine Anwendung. Das ECM muss die Möglichkeit bieten, die Informationen aus den unterschiedlichen Lösungen an einem Ort zu bündeln und Notizen digital zu hinterlegen. Dadurch sind alle Daten zu einem Dokument für alle Berechtigten vollständig und übersichtlich aufbereitet.

Direkte Kommunikationswege

Zusammenarbeiten heißt, sich auch regelmäßig auszutauschen. Durch einen Unternehmens-Chat nehmen Sie aus dem ECM-System heraus direkt mit Ihrem Ansprechpartner Kontakt auf. Der synchrone Austausch beschleunigt zudem Projektentscheidungen.

Wissensaustausch 

Der Wissensstand jedes Einzelnen entscheidet mitunter über den Erfolg oder Misserfolg von Aufgaben und Projekten. Daher ist ein fließender Wissensaustausch von wesentlichem Wert. Fachspezifische Lösungen, Fort- und Weiterbildungsmaterialien sollten offen für alle zur Verfügung stehen. Dies erreichen Sie beispielsweise durch die Einbindung eines Learning Management Systems.


WCM – Web-Content-Management

Genauso wie die Digitalisierung ist eine Webpräsenz für Unternehmen nicht mehr wegzudenken – sowohl in Form eines Intranets als auch einer öffentlichen Webseite. Daher schließt das ECM-Konzept auch ein Web-Content-Management System (eher als CMS oder Content Management System bekannt) mit ein. Zu den gängigsten Systemen gehören WordPress, TYPO3 und Drupal. 

Mehr Informationen zu dem klassichen ECM-Modell nach AIIM und den wichtigsten Vorteilen lesen Sie in unserem Blogartikel: 
Was ist ECM? Enterprise Content Mangement einfach erklärt!

Ist Enterprise Content Management noch zeitgemäß?

Digitalisierung bedeutet Wandel. Auch Enterprise Content Management befindet sich im Wandel. Was genau damit gemeint ist, ist im folgenden Video für Sie zusammengefasst:

Vor dem Hintergrund des digitalen Wandels und damit einhergehender zunehmender Agilitätsansprüche der Unternehmen, müssen Hersteller ihre Herangehensweise an den Umgang mit digitalem Unternehmenswissen zwingend überdenken.
Der Hintergrund ist einleuchtend: Wer seine Organisation agil aufstellen will, damit sie sich im Markt reaktionsfähiger zeigen kann, benötigt zukünftig eine andere technische Unterstützung als sie die bisherigen monolithischen Softwareplattformen allein bieten. Schon deren Implementierungszeiten von einem halben Jahr oder noch länger machen es schwer möglich, flexibel mit neuen Anforderungen umzugehen.
Somit muss sich das Dokumentenmanagement insgesamt neu definieren. Dabei lässt sich das zukünftig notwendige Lösungsportfolio eines Software-Anbieters mit durchgängigen Agilitätsoptionen in drei Kategorien einteilen.

ECM-Evolution hin zu Enterprise Content Services

In diesem neuen Modell werden branchen- oder fachbezogene Process Solution Services sukzessive die bisherigen monolithischen ECM-Plattformen ergänzen. Zu den besonderen Merkmalen dieser Services gehört, dass sie auch über Workflows, Dokumentation und Archivierungskomponenten verfügen und einen kompletten Geschäftsablauf digital abbilden. Dabei sind sie mit wenigen Klicks direkt zu beziehen und unmittelbar und vollständig einsetzbar. Micro Content Services ergänzen dieses erforderliche Portfolio um Kleinst-Dienste, die völlig repository-unabhängig funktionieren und dokumentenbezogene Funktionalitäten wie z.B. Scanning-Module, OCR-Dienste zur automatischen Texterkennung oder Rendition Services aus der Cloud.

Infografik zu Enterprise Content Services

Content Services als Weiterentwicklung von Enterprise Content Management

Über diesen drei Lösungskategorien wird zukünftig der Begriff Content Services als konsequente Weiterentwicklung von ECM stehen. Er ist die Antwort darauf, dass der Trend bei den Anwendern immer stärker in Richtung smarte Apps, bequemer Online-Bezug und Integration von Funktionalitäten in führende Anwendungen geht. Gleichzeitig steigen die Ansprüche an

ECM-System der d.velop

Nach unserem Verständnis ist das Enterprise Content Management Modell von AIIM unzureichend und zu grob gefasst. Daher konkretisieren wir das ECM in fünf Must-have Bestandteile, die Sie auf jeden Fall in Ihrem ECM-Konzept aufnehmen sollten:

Dokumentenmanagement, Digitale Unterschrift, App-Anwendungen, Vertragsmanagement und Rechnungsverarbeitung: Diese fünf Komponenten sind ein Must-have in jedem ECM

Dokumentenmanagement

Wie auch im AIIM Modell sehen wir das Dokumentenmanagement-System als Fundament und wichtigste Komponente des Enterprise Content Managements. Hierbei setzen wir die intuitive und leichte Bedienung allerdings stärker in den Vordergrund. Daher bieten wir neben einem eigenen DMS auch Applikationen an, die auf Ihren bestehenden Systemen aufbauen und diese durch die Anwendung einfacher zugänglich machen. Dazu gehören das Dokumentenmanagement für Microsoft 365 und SharePoint sowie das Dokumentenmanagement für SAP.  

Rechnungsverarbeitung

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein wichtiger Bestandteil des Enterprise Content Management. Ihre gesamte Rechnungsverarbeitung wird zu einem digitalen und optimierten Workflow vereinfacht und innerhalb des ECM-Systems gebündelt. Das beginnt schon bei der Erfassung der Rechnung im Dokumentenmanagement-System, der Buchung in Ihrer Buchhaltungssoftware und der Überfügung ins ERP-System. 

Grafik zeigt einen Bildschirm mit dem Webinar "Rechnungen ortsunabhängig prüfen und freigeben mit d.velop smart invoice"

Webinar:
Rechnungen ortsunabhängig prüfen und freigeben mit d.velop smart invoice

Der Austausch und das Arbeiten mit Dokumenten sollten auf digitalem Weg für alle möglich sein, um eine reibungslose Zusammenarbeit – von überall – sicherzustellen.

Mit der flexiblen cloudbasierten Software „d.velop smart invoice“ realisieren Sie das auch für die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen.

Erfahren Sie im Webinar, wie modernes Rechnungsmanagement mit d.velop smart invoice aussieht. Nutzen Sie das kostenlose Webinar um Ihre konkreten Fragen von den Experten beantworten zu lassen.

Vertragsmanagement

Als Basis für die geschäftliche Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens nimmt auch das Vertragsmanagement eine zentrale Rolle innerhalb des ECM-Systems ein. Dabei geht das Vertragsmanagement weit über die reine Vertragsverwaltung hinaus, da es bereits bei Anbahnung eines Vertrages ansetzt und den gesamten Vertragslebenszyklus abbildet.

Digitales Vertragsmanagement – Vorteile im Überblick

  • Transparenz und volle Kontrolle über sämtliche Verträge Ihres Unternehmens
  • Optimierung Ihrer Workflows 
  • Automatische Erinnerung an Laufzeiten, Termine und Fristen
  • Wichtige Verträge gehen nie verloren
Grafik zeigt einen Bildschirm mit dem Webinar "Vertragsmanagement in SharePoint – Nie wieder Fristen versäumen!"

Webinar:
Vertragsmanagement in SharePoint – Nie wieder Fristen versäumen!

Verwalten und archivieren Sie Ihre Verträge an einer Stelle, behalten Sie den Überblick und nutzen Sie alle Funktionen, um Ihr Vertragswesen zu optimieren – von der Vertragserstellung bis zur Vertragsarchivierung. So haben Sie stets den gesamten Lebenszyklus Ihrer Verträge im Blick.

Ob Fristenmanagement, Aufgabenverwaltung, Vertragscontrolling – mit einem Vertragsmanagement arbeiten Sie zukünftig noch effizienter. 

Digitale Signatur

Das ECM-Modell hat eine Schwachstelle: Nicht alle Workflows lassen sich komplett digital abbilden. Durch notwendige Unterschriften kommt es immer wieder zum zeitraubenden Medienbruch. Dabei soll Enterprise Content Management doch gerade dies verhindern. 

Die digitale Unterschrift bildet daher eine weitere festgelegte Komponente des Teilsystem des ECMs. Setzen Sie mit nur einem Mausklick Ihre rechtsgültige Unterschrift auf ein digitales Dokument.

Die Vorteile einer digitalen Signatur

Die Vorteile der digitalen Signatur liegen auf der Hand: Das bereits digitalisierte Dokument muss nicht nochmals ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und abgelegt werden. Der Medienbruch wird hier vollständig umgangen. Die digitale Unterschrift ist somit die perfekte Ergänzung des digitalen Dokumentenmanagement-Systems und stellt das letzte Puzzle-Stück für eine rein digitale Dokumentenverwaltung dar.

Grafik zeigt das Whitepaper Digitale Unterschrift – und analoges Arbeiten gehört zum Altpapier

Whitepaper:
Digitale Unterschrift – und analoges Arbeiten gehört zum Altpapier

Das elektronische Dokumentenmanagement hat die Geschäftsprozesse innerhalb und zwischen den Unternehmen grundlegend verändert. Die analoge Verwaltung und die Verarbeitung von Dokumenten wurden durch eine digitale Lösung abgelöst – zumindest fast.

Was nützt Ihnen ein digitales Dokument, wenn dieses noch für die Unterschrift gedruckt wird? In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen mit nur einer Stellschraube vorantreiben. Versetzen Sie dem analogen Arbeiten den Todesstoß.

App-Anwendungen

Ein Enterprise Content Management System ist längst nicht mehr auf den Computer reduziert. Durch App-Anwendungen greifen Sie über mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet auf das ECM zu, erhalten gesuchte Informationen oder bearbeiten Dokumente von unterwegs. Dadurch eröffnen sich neue Möglichkeiten: Homeoffice in Krisenzeiten oder einfach als flexible Arbeitsmöglichkeit, standortübergreifende Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens und über die Organisation hinaus.

Mitarbeiter-App – das ECM-System für die Hosentasche

Die d.velop Mitarbeiter-App erfüllt alle Komponenten des ECM-Modells und ist damit weitaus mehr als eine klassische Mitarbeiter-App. Echtzeit-Statusmeldungen für Logistikunternehmen, einfache Kommunikation mit Angehörigen für Pflegedienste oder schneller Zugriff auf die Patientenakte für Krankenhäuser: Die Mitarbeiter-App lässt sich flexibel anpassen und für verschiedene Anwendungsfälle individualisieren. Damit greifen nicht nur Ihre Mitarbeiter sondern auch Kunden, Partner und Lieferanten auf bereitgestellte Dokumente und Informationen zu. Außerdem ist die Mitarbeiter-App die perfekte Ergänzung des Digital Workplaces

SaaS ECM als neuer Standard für Enterprise Content Management

„Software as a Service“ ist mittlerweile im Enterprise Content Management angekommen. Heißt im Umkehrschluss: Auch im Hinblick auf das Enterprise Content Management ist der Trend in die Cloud unaufhaltsam.

Der Trend in Richtung Cloud-ECM

Zahlreiche Softwarehersteller (z.B. aus den Bereichen des ERP oder CRM) verlagern ihre führenden Anwendungen ausschließlich in die Cloud. Als starker Integrationspartner geht d.velop diesen Weg mit und nutzt bzw. bietet gleichzeitig alle Vorteile eines modernen Cloud-ECM. Mehr noch: d.velop baut das Enterprise Content Management mit der d.velop platform zu einer umfassenden Plattform für Enterprise Content Services aus. Dort finden sich SaaS-Lösungen in einem vorkonfigurierten Standard-Angebot, die intelligente Services und Apps rund um das Management von Dokumenten und Prozessen bereitstellen. Diese können einfach und schnell über den d.velop store gebucht und mit unterschiedlichen Lizenzmodellen genutzt werden. Erst kürzlich wurde die Plattform dafür von Gartner im Magic Quadrant for Content Services Platforms als „Visionär“ ausgezeichnet.


Die häufigsten Fragen zu Enterprise Content Management

Was bedeutet Enterprise Content Management?

Enterprise Content Management (ECM) ist eine Software zur gesamtheitlichen, sicheren und strukturierten Verwaltung Ihrer Unternehmensinformationen. Es stellt ein Gesamtkonzept dar, welches sich aus verschiedenen Software-Lösungen (z.B. DMS) zusammensetzt.

Warum ist Enterprise Content Management wichtig für ein Unternehmen?

Ein Enterprise Content Management System vereint viele unterschiedliche Software-Lösungen zu einem ganzheitlichen Gesamtkonzept. Durch Schnittstellen greifen die Softwares und Features wie Zahnräder ineinander und bilden Workflows von Anfang bis Ende ab, ohne das ECM verlassen zu müssen. 

Ist SharePoint ein Enterprise Content Management System?

SharePoint ist ein Teil von Microsoft Office 365 und stellt damit einen Content-Service dar. Viele ECM-Systeme machen sich SharePoint Online als Basis zunutze und erweitern die Content-Plattform um viele weitere Funktionen. Im eigentlichen Sinn stellt SharePoint jedoch nur einen Teil eines ECM-System dar und bedient das Dokumentenmanagement. 

Hat Enterprise Content Management ein Feature?

Enterprise Content Management besitzt eine Vielzahl an Features, die jedoch wiederum von der Software-Auswahl abhängen. Beispiele sind die digitale SignaturEnterprice Search und die mobile App. Darüber hinaus können Teilsysteme des ECM wie beispielsweise das Vertragsmanagement und die Rechnungsverarbeitung nochmals eigene Features beinhalten.

Was ist eine ECM Software?

Eigentlich kann man nicht von einer ECM-Software sprechen, da ECM vielmehr für ein Zusammenspiel aus verschiedenen Softwares mit unterschiedlichen Funktionen steht. Innerhalb des ECM-Systems greifen diese Softwares ineinander und bilden gemeinsam die technische Grundlage für alle Geschäftsprozesse im Unternehmen. 

Ist ECM tot?

Der Begriff ECM existiert seit gut 20 Jahren – auch wenn das frühere ECM kaum mit dem heutigen zu vergleichen ist. Es gibt daher Stimmen, die ECM als Relikt bezeichnen und eine Ablösung durch Content Service Plattformen sehen. Dabei ist ein Content Service lediglich die Weiterentwicklung des ECMs. Aufgrund der vielen Vorteile ist die Ära des ECMs aber noch lange nicht vorbei. 

Wofür braucht man ECM?

Ein ECM bringt alle relevante Software eines Unternehmens zusammen und verknüpft sie. Statt einzelne Insellösungen zu verwenden und immer wieder das System zu wechseln, bleiben Sie innerhalb des ECMs und bilden Workflows vollständig ab. Die Vorteile liegen in einem einheitlichen Workflow- und Ablagesystem, einem zentralen Zugriffspunkt und einer höheren Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Setzen Sie die Zahnräder zusammen
und entwickeln Ihr ECM-Konzept.