Versionierung von Dokumenten: So behalten Sie den Überblick über Stand und Status Ihrer Dokumente!

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Wer kennt das nicht? Ein Vertragsentwurf flattert rein und soll geprüft werden. Der erste Bearbeiter pflückt den Vertrag inhaltlich auseinander: Eine Anmerkung hier, eine Streichung da und am Ende werden ganze Passagen umgedichtet. Der neue Entwurf wird anschließend zur Sicherung lokal auf dem Rechner gespeichert und anschließend fix per E-Mail zur weiteren Prüfung an einen ausgewählten Verteilerkreis versandt. Und das Szenario wiederholt und wiederholt sich.
Und am Ende des Tages?
Da ruft Sabine dann bei Klaus durch, um zu erfragen, ob doc-V1, doc-final, oder doc-neu die aktuellste, sich im Umlauf befindende, Version des Vertragswerks ist.

Spätestens zu diesem Zeitpunkt lohnt es sich einmal über die Versionierung bzw. Versionsverwaltung von Dokumenten nachzudenken.

Versionierung von Dokumenten – Welche Gründe sprechen dafür?

Das Beispiel verdeutlicht bereits recht treffend, welche Gründe für eine organisierte Dokumentenablage mittels Versionierung sprechen. Da wäre die wichtige Tatsache, dass Sie sich gegen Datenverlust absichern müssen. Aus Versehen könnten ganze Dokumente oder Teile daraus gelöscht werden. Ihr Rechner könnte jederzeit das zeitliche segnen oder Ihre Hardware Schaden nehmen. Was, wenn Sie Dokumente verlieren, für die es gesetzliche Aufbewahrungspflichten gibt?
Oder Sie möchten wissen, wie eine Passage lautete, bevor Sie diese redigiert haben. Ohne eine Versionierung haben Sie keine Chance, diese Änderungen nachzuvollziehen. Auch die Zusammenarbeit mit weiteren Bearbeitern an einem Dokument wird früher oder später zum organisatorischem Alptraum und endet nicht selten im Chaos.

Was bedeutet Versionierung ganz konkret?

Der Begriff Versionierung beschreibt die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes abgelegt. Die Version ist damit eine eindeutige Information, um unterschiedliche Stände (Versionsstände) eines Dokumentes zu unterscheiden. Beim automatischen Archivierungsvorgang wird die Datei mit einer fortlaufenden Versionsnummer und einer Auflistung über alle Bearbeitungsschritte abgespeichert. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar. Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Man erhält auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.

Automatischer Archivierungsvorgang ist Ihnen kein Begriff? Dann gehören Sie vielleicht noch zu den Menschen, die Dokumente „manuell“ versionieren.

Was ist der Unterschied zwischen manueller und automatischer Versionierung?

Ein Dateisystem in seiner originären Form kennt gar keinen automatisierten Versionierungsvorgang. Bei der manuellen Versionierung entscheidet der Bearbeiter des Dokumentes, wann er seine Bearbeitung für beendet hält. Die erstellte Dokumentenversion wird als neue Datei abgelegt – und zwar durch händisches Abspeichern. Damit startet zeitgleich der Versionierungsprozess. Der Bearbeiter ist hier in der Pflicht eine Versionsinfo, wie zum Beispiel eine Nummer oder sogar eine Beschreibung, mitzuliefern, um die erstellte Version zu kennzeichnen. Versionen manuell anzulegen und übersichtlich zu organisieren, erfordert allerdings viel Zeit und Disziplin. Nicht nur, dass der nachfolgende Bearbeiter auf die Sorgfaltspflicht des Vorgängers vertrauen muss – es lässt sich auch nicht erkennen, wann und ob ein Dokument tatsächlich in Bearbeitung ist. Es besteht also immer die Gefahr, dass Änderungen unwissend überschrieben oder eine veraltete Version zur Bearbeitung hinzugezogen wird.

Die Versionsverwaltung als Herzstück des DMS

Automatisch funktioniert die Versionierung klassischerweise mit einem Dokumenten Management System oder einem Enterprise Content Management System. Hier ist standardmäßig eine Versionsverwaltung implementiert. Diese legt Ihre Daten in einem zentralen Verzeichnis oder einer Datenbank ab, auf die Sie mittels einer Client-Software zugreifen. Die Verwaltung ermöglicht, dass alle Versionen in einem Archiv mit Zeitstempel und Benutzerkennung gesichert und später wiederhergestellt werden können. Das System gibt ergo die Möglichkeit einfach nachvollziehen zu können, was wann geändert wurde. Und zusätzlich können alle Mitarbeiter leicht zu einer früheren Version zurückkehren oder sich eine Dokumentenhistorie anzeigen lassen. Alle Versionen bilden einen „Stapel“, wobei die neuen Versionen eines Dokumentes den Anfang bilden. Der Stapel kann dabei unendlich viele Dokumentenversionen beinhalten (oder eine begrenzte Anzahl – falls gewünscht).

Die drei Hauptaufgaben einer Versionsverwaltung sind:

  • Protokollierungen von Änderungen. Lückenlos kann jederzeit nachvollzogen werden, was mit dem Dokument geschehen ist.
  • Archivierung der einzelnen Stände. Alte Stände (Versionen) einzelner Dokumente und mehrerer Dateien können wiederhergestellt werden.
  • Koordinierung des gemeinsamen Zugriffs von mehreren Erstellern auf Dokumente oder Dateien.

Mit Blick auf den letzten Punkt regelt dabei der sogenannte Check-Out und Check-In die unkomplizierte Zusammenarbeit an einem Dokument und koordiniert Zugriffsrechte. Mit der Check-Out Funktion blockiert der Bearbeiter das Dokument vorübergehend. Jetzt sind je nach Konfiguration zum Beispiel keine lesenden Zugriffe oder Kopien möglich. Der darauffolgende Bearbeiter erhält über diesen Zustand eine Benachrichtigung. Mit dem anschließenden Check-In erzeugt der erste Bearbeiter das geänderte Dokument als neue Version. Die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben.

Die Zusammenarbeit an Dokumenten muss organisiert sein

Wie im Beispiel zu Anfang des Blogartikels beschrieben, kommt es häufiger vor, dass mehrere Personen mit oder an einem Dokument arbeiten. Für dieses Szenario ist es stets sinnvoll, den Lebenszyklus eines Dokumentes und dessen “Wege” im Unternehmen zu kennen. Jedes DMS bietet systemeigene Regeln für die koordinierte Zusammenarbeit innerhalb der Versionsverwaltung. Klassischerweise wird der (Bearbeitungs-)Zustand eines Dokumentes mit einem fest definierten und für alle verständlichen Status versehen.

Die Tabelle beschreibt beispielhaft die Kenntlichmachung solcher Status innerhalb der d.velop Software d.3ecm:

Mit Blick auf die Tabelle wird deutlich, wie sich die unkomplizierte Zusammenarbeit an einem Dokument realisieren und Zugriffsrechte einfach regeln lassen. Ist der rote Statusbalken sichtbar, blockiert der Bearbeiter das Dokument vorübergehend. Jetzt sind je nach Konfiguration zum Beispiel auch keine lesenden Zugriffe oder Kopien möglich. Mit Abschluss der Bearbeitung erzeugt der erste Bearbeiter das geänderte Dokument als neue Version. Bearbeiter Nr. 2 erhält über diesen Zustand möglicherweise eine Benachrichtigung, da er zur Prüfung aufgefordert wird. Die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben. Eine Prüfung, Freigabe oder erneute Bearbeitung wird möglich.
Ein Dokument kann also mehrere Status gleichzeitig einnehmen. Dazu müssen von dem Dokument aber immer unterschiedliche Versionen gleichzeitig vorhanden sein:

Der klassische Weg eines Dokumentes kann also wie folgt aussehen:

Optimierte Prozesse durch cleveres Workflow-Management

Workflow-Definitionen sorgen dafür, dass bestimmte Personen, Stellen oder ganze Abteilungen über den Status eines Versionsdokuments informiert werden. Freigaberecht oder Prüfstellen können fest definiert vergeben werden. Auf diesem Wege lassen sich erzeugte Versionsdokumente ganz unkompliziert und unabhängig vom Dokumententyp im Unternehmen verteilen. Das sorgt für eine gezielte Prozessoptimierung im Unternehmen.

Implementieren Sie jetzt eine Versionsverwaltung für Ihre Dokumente – zum Beispiel mit dem Dokumentenmanagement der d.velop – und beenden Sie das Dokumentenchaos in Ihrem Unternehmen. Wie Sie dem digitalen Aktenarchiv samt Versionsverwaltung einen Schritt näher kommen, erfahren Sie im kostenlosen Whitepaper zum Download.

thorsten hübschen im interview mit d-velop blog