Workflow Management: So treibst du die Digitalisierung im Unternehmen aktiv voran

„Der Betrieb ist in Wirklichkeit ein fortwährender Prozess, eine ununterbrochene Leistungskette.“ Mit diesem Zitat hat Fritz Nordsieck, seines Zeichens Vertreter der betriebswirtschaftlichen Organisationslehre, 1932 auf die Wichtigkeit von Workflow Management und Geschäftsprozessen hingewiesen. Was heute als gegeben angesehen wird, war vor 90 Jahren bei Weitem keine Selbstverständlichkeit. Lange stand in der Betriebswirtschaftslehre die meist hierarchische Aufbauorganisation im Mittelpunkt, bevor mit Nordsieck die Geschäftsprozess-Analyse und -Optimierung in den Fokus rückten.

Trotz allem sind wir in Zeiten der Digitalisierung weit über diese Erkenntnisse hinaus. Schon lange geht es nicht mehr darum, das Unternehmen nur an Geschäftsprozessen auszurichten, sondern diese auch elektronisch und möglichst standardisiert abzubilden. Und hier kommen Workflows ins Spiel. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Frage „Was ist Workflow Management?“ und liefern die wichtigsten Informationen zum Einstieg in das d.velop process studio.

Was bedeutet Workflow?

Was ist eine Workflow Software?

Mit Hilfe von Workflow Software werden analoge Geschäftsprozesse IT-gestützt digitalisiert und automatisiert. Eine Workflow-Software bildet die Basis für ein Workflow-Management-System und somit für die Steuerung modellierter Workflows.

Was ist Workflow Management?

Workflow-Management umfasst den gesamten Prozess rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse von Workflows. Ziel des Workflow-Managements ist die Gestaltung des optimalen Workflows.

Was bedeutet Workflow auf Deutsch?

Der Begriff „Workflow“ hat bereits einen festen Platz im deutschen Wortschatz und hat sogar einen eigenen Eintrag im Duden bekommen. Genau genommen ist „Workflow“ nun ein deutsches Wort. Die deutsche Bedeutung lässt sich allerdings einfach herleiten. Workflow besteht aus den beiden Wörtern Work, engl. und steht für Arbeit, sowie Flow, engl. und steht für Fluss. Auf Deutsch bedeutet Workflow also Arbeitsfluss und triff genauso den Kern der Bedeutung wie das englische Wort.

Workflow Management und Business Process Modeling

Workflow-Management und Business Process Modeling (Geschäftsprozessmodellierung) sind eng miteinander verbunden, sind aber zwei verschiedene Konzepte, die oft in Verbindung miteinander verwendet werden.

Business Process Modeling: Business Process Modeling bezieht sich auf den Prozess der Erstellung von Modellen, die die verschiedenen Schritte oder Aktivitäten darstellen, die in einem Geschäftsprozess durchgeführt werden. Diese Modelle können verschiedene Formen annehmen, einschließlich Flussdiagrammen, BPMN-Diagrammen (Business Process Model and Notation) oder anderen grafischen Darstellungen. Das Hauptziel der Geschäftsprozessmodellierung besteht darin, den Prozess visuell darzustellen, um ein besseres Verständnis für seine Struktur, Logik und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten zu ermöglichen.

Workflow-Management: Workflow-Management bezieht sich auf die Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es beinhaltet die Definition, Ausführung und Überwachung von Arbeitsabläufen (Workflows) innerhalb einer Organisation. Diese Arbeitsabläufe können auf den Geschäftsprozessmodellen basieren, die während des BPM erstellt wurden. Workflow-Management-Systeme (WMS) werden oft verwendet, um den Fluss von Aufgaben, Informationen und Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zu steuern und zu optimieren.

Geschäftsprozessmodellierung und Workflow-Management können als zwei Phasen desselben Prozesses betrachtet werden. Zuerst werden die Geschäftsprozesse modelliert, um sie zu verstehen und zu dokumentieren, und dann werden diese Modelle in Arbeitsabläufe umgesetzt und verwaltet, um die Effizienz und Effektivität dieser Prozesse zu verbessern.

Workflow Management: Wie unterscheidet sich ein Workflow von einem klassischen Geschäftsprozess?

Vom Detaillierungsgrad grenzt sich ein Workflow klar von einem Geschäftsprozess ab. Zum besseren Verständnis zunächst die Erläuterung, was ein Geschäftsprozess überhaupt ist:

Geschäftsprozess Beispiel: Onboarding eines neuen Kunden

1. Prüfen, ob die Kundendaten im System hinterlegt sind
2. Fehlende Kundendaten beim Kunden anfragen
3. Kundendaten digital hinterlegen
4. Digitale Erfassung des unterschriebenen Vertrags
5. Ablegen des Vertrags im Kundenordner
6. Projektbezogene Mitarbeiter:innen zu dem Kunden briefen: Briefing-Termin abstimmen und festlegen
7. Mit Kunden Kontakt für das Kick-off-Meeting aufnehmen

Was ist mit Workflow und Geschäftsprozess gemeint?

Während der Geschäftsprozess vorwiegend auf betriebswirtschaftliche Aspekte und die Darstellung der Abfolge von Arbeitsschritten eines Geschäftsprozesses fokussiert ist, zielt ein Workflow auf die detaillierte technische Beschreibung der Arbeitsschritte ab. Der Geschäftsprozess beschreibt also auf der fachlich-konzeptionellen Ebene, „was“ zu tun ist, und hat somit im Gegensatz zum Workflow eine hohe Bedeutung für die strategische Ausrichtung als Ganzes. Der Detaillierungsgrad ist allerdings viel gröber als der eines Workflows.

Workflow macht Prozessautomatisierung möglich

Ein Workflow beschreibt hingegen nicht nur das „Was“, sondern auch das „Wer“. Der Workflow liest sich somit eher wie eine genaue Arbeitsanweisung. Sie muss so ausführlich und genau sein, dass der Workflow einen Mitarbeiter:innen bei der Arbeitsfolge unterstützen kann, oder die Verarbeitung sogar vollständig automatisiert erfolgt. Ein Workflow hat somit eine hohe Bedeutung für die exakte Koordination verschiedener Geschäftsprozesse.

Nicht zu verwechseln: Workflow Management und Business Process Management (BPM)

Die Begriffe Business Process Management (BPM) und Workflow-Management werden häufig als Synonyme verwendet, dabei existieren wesentliche Unterschiede.

Beim Workflow Management liegt der Fokus auf der Analyse und Optimierung einzelner Geschäftsprozesse im Detail, sowie auf einer gezielten Koordination und Organisation. Business Process Management betrachtet die Geschäftsprozesse im Rahmen einer Geschäftsprozess-Analyse deutlich umfassender und setzt auf eine zielgerichtete Einbindung im Unternehmen und auf die strategische Ausrichtung.

Workflow Management Systeme: Mehr als nur Aufgabenmanagement

Workflow Management geht weit über ein einfaches Aufgabenmanagement hinaus. Workflow Management Systeme ermöglichen eine vollständige Anpassung von Geschäftsprozessen an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens. Während Aufgabenmanagement-Systeme sich meist nur auf einzelne Organisationseinheiten beschränken und nur strikte Geschäftsprozesse ohne jegliche Abweichung erlauben, bietet ein Workflow Management System unternehmens- und abteilungsübergreifend deutlich mehr Flexibilität.

Workflow Management: Unterschied zwischen strukturierten und semistrukturierten Prozesse

Geschäftsprozess ist nicht gleich Geschäftsprozess. Workflow ist nicht gleich Workflow. In der Theorie lassen sich Geschäftsprozesse grob in strukturierte und semistrukturierte Prozesse unterscheiden. Überträgt man dies auf das Workflow -Management, so spricht man bei strukturierten Geschäftsprozessen von normativen Workflows und bei semistrukturierten Geschäftsprozessen von adaptiven Workflows oder auch dem Vorgangsmanagement.

Fest definierter Ablauf vs. informationsbasierter Ablauf

Die folgende Grafik verdeutlicht den zentralen Unterschied zwischen Workflows für strukturierte Geschäftsprozesse und Workflows für semistrukturierte Geschäftsprozesse. Beim Workflow für einen strukturierten Geschäftsprozess definiert der Arbeitsgang die Aktivität des Benutzers. Der Prozess ist vorhersehbar und hat einen fest definierten Ablauf. Bei einem Workflow für semistrukturierte Geschäftsprozesse hingegen wählt der Benutzer anhand seiner Erfahrungen die Teilaktivitäten aus, die nötig sind, um den Vorgang optimal abzuwickeln. Da diese Arbeitsabläufe nicht zwingend vorhersehbar sind, bestimmt der Benutzer den nächsten Prozessschritt anhand der ihm zur Verfügung stehenden Informationen individuell.

In der Praxis fällt es oft schwer, eine eindeutige Unterscheidung zwischen Workflow Management und Vorgangsmanagement zu treffen. Entweder lassen sich beide gleichermaßen anwenden, oder die einzelnen Phasen gehen weich innerhalb eines Geschäftsprozesses ineinander über.

Welche Arten von Workflows und Vorgängen gibt es in Unternehmen?

Geschäftsprozesse in Unternehmen sind vielfältig. Genauso vielfältig sind die Möglichkeiten, diese Geschäftsprozesse mit Workflows elektronisch zu stützen. Die Möglichkeit, Geschäftsprozesse durch eine Workflow Software digital abzubilden, ergibt sich im Grunde in jeder Abteilung – egal, ob in Produktion, Vertrieb oder Einkauf. Weiterhin finden Workflows in Unternehmen jeder Branche Einsatz, sei es im Maschinenbau, der Automobilbranche, der Chemieindustrie oder im Handel. Im Folgenden findest du eine Liste der häufigsten elektronischen Workflow-Beispiele in Unternehmen:

1. Posteingangsverteilung
2. Eingangsrechnungsverarbeitung
3. Reklamationsmanagement
4. Beschwerdemanagement
5. Genehmigungsworkflows
6. Bestellanforderung (SAP BANF)
7. Sonderanfertigungsanfrage
8. Qualitätsmanagement
9. Stammdatenprozesse
10. Personal- und Bewerbermanagement
11. Urlaubsanträge

Workflow Management, Geschäftsprozesse und BPM – Unterschiede auf einen Blick

• Workflow: ein klar definierter Ablaufplan für aufeinanderfolgende Arbeitsschritte
• Workflow Management: Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse von Workflows
• Workflow Software: IT-gestützte Digitalisierung und Automatisierung von Workflows
• Workflow Management System: Vollständige Adaption von Geschäftsprozessen an individuelle Bedürfnisse des Unternehmens
• Geschäftsprozess: Analyse, Optimierung und Darstellung der Abfolge von Arbeitsschritten zum Erreichen eines definierten Ziels – weniger detailliert als Workflow, da strategische Ausrichtung im Fokus
• Business Process Management (BPM): Strategische und zielgerichtete Einbindung von Geschäftsprozessen im Unternehmen
• Vorgangsmanagement: Keine vordefinierten Arbeitsabläufe wie beim Workflow Management, Mitarbeiter:in wählt nächsten Prozessschritt individuell anhand persönlicher Erfahrungen

Workflow Management: Beispiele aus dem Arbeitsalltag

1. Genehmigungsworkflow Urlaubsanträge

1. Bei gewünschtem Urlaub hat jede:r Mitarbeiter:in einen digitalen Urlaubsantrag mindestens drei Monate vor dem gewünschten Zeitraum zu erstellen und an die zuständige Personalleitung zu übersenden
2. Die zuständige Personalleitung nimmt den Urlaubsantrag zur Kenntnis und prüft die Besetzung der Abteilung des angegebenen Zeitraums im Urlaubskalender
3. Regel: Zu jeder Zeit muss mindestens die Hälfte der Abteilung anwesend sein
4. Anhand der Regel hat die Personalleitung den Urlaubsantrag innerhalb 7 Werktagen per Mail zu bestätigen oder abzulehnen
5. Der Urlaubszeitraum des bestätigten Urlaubsantrags ist unverzüglich von der zuständigen Personalleitung im Urlaubskalender einzutragen

Am dargestellten Workflow-Beispiel wird deutlich, dass ein Workflow eine klar definierte Arbeitsabfolge für die beteiligten Mitarbeiter:innen abbildet. Der Workflow ermöglicht somit eine präzise Koordination aufeinanderfolgender Arbeitsabläufe.

2. Reisekostenabrechnung als Beispiel für einen strukturierten Geschäftsprozess

Ein einfaches und bekanntes Workflow-Beispiel ist die Reisekostenabrechnung. Bei einer Reisekostenabrechnung handelt es sich um einen strukturierten Geschäftsprozess, der sich in vielen Unternehmen sehr ähnelt. Der Ablauf ist vorhersehbar und es gibt einen klaren Start- und Endpunkt. Damit bietet eine Reisekostenabrechnung die perfekten Voraussetzungen für die Digitalisierung über einen Workflow. Die typischen Schritte eines Reisekosten-Workflows sehen wie folgt aus:

1. Erfassung der Reisekosten durch den Angestellten
2. Übermittlung des Antrags an den Vorgesetzten
3. Freigabe/Ablehnung der Reisekostenabrechnung
4. Bei Ablehnung: Information an Angestellten mit Bitte um Anpassung
5. Bei Freigabe: automatische Erstellung eines Reisekostenbelegs
6. Beleg digitalisieren und archivieren
7. Beleg an die Personalabteilung übergeben und offene Beträge begleichen

Wie eine digitale SAP Reisekostenabrechnung genau aussehen kann, haben wir bereits in einem unserer Blogartikel genauer beschrieben.

Workflow Management System: Mit Workflow-Software schneller und produktiver arbeiten

Dokumentenmanagement-System (DMS) und Workflow Software

Geschäftsprozesse involvieren in der Regel verschiedenste Dokumente, wie Rechnungen, Verträge oder Auftragsbestätigungen. Jedes dieser Dokumente steht mit einem Workflow in Verbindung, sodass ein entscheidender Zusammenhang zwischen Workflow Management und Dokumentenmanagement besteht.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) ermöglichen dabei eine optimale Steuerung der Dokumente durch die jeweiligen Geschäftsprozesse im Unternehmen. Sei es die automatisierte Ablage und Verteilung digitaler Dokumente oder automatische Prüfungsworkflows und Freigabeworkflows – ein DMS mit integrierter Workflow Software macht das Unternehmen in allen Belangen produktiver.

Vorteile eines SAP-Workflows

Ein SAP-Workflow ermöglicht die effiziente und vollautomatisierte Abwicklung wiederkehrender Arbeitsabläufe durch die intelligente Koordination von Prozessschritten. Welche spezifischen Vorteile ein SAP-Workflow mit sich bringt und wie die Einführung eines SAP-Workflows funktioniert, erklären wir im Blogbeitrag SAP Business Workflow.

Workflow in SharePoint Online

Die größte Stärke von SharePoint Online liegt in der effizienten und transparenten Zusammenarbeit. Ob im Büro, per Remote Work oder im Homeoffice – Workflows in SharePoint schaffen zahlreiche Möglichkeiten für das kollaborative Arbeiten mit Dokumenten, Listen und Bibliotheken. Welche Arten es von Workflows in SharePoint gibt und welche Vorteile diese bringen, klären wir im Blogbeitrag zum Thema SharePoint Workflows in Microsoft 365.

Workflow Management als Herzstück jeder ECM-Software

Workflows stellen das Herzstück des klassischen ECM-Modells dar. Und auch in neuen Ansätzen, wie Enterprise Content Services, wird es für Unternehmen unumgänglich sein, erfasste Dokumente über Workflows weiterzuverarbeiten. d.velop liefert dafür nicht nur die reine Softwarelösung, sondern darüber hinaus auch die notwendige Analyse und Beratung. Im Rahmen eines persönlichen Workshops untersuchen wir mit Unternehmen aktuelle Abläufe, decken Optimierungspotenzial und Fehlerquellen auf und erarbeiten effektive Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

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Häufige Fragen und Antworten zum Workflow Management