Digitaler Urlaubsantrag schnell und einfach umgesetzt

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Sie kennen es bestimmt: Ihr Mitarbeiter plant seinen Urlaub und ist voller Vorfreude. Doch dann fällt ihm ein, dass er noch einen Urlaubsantrag ausfüllen und Ihnen zur Freigabe schicken muss – und das auch noch auf Papier! Das bedeutet: Formular ausdrucken, Antrag ausfüllen und unterzeichnen, einscannen und Ihnen zusenden.
Sie erhalten den Antrag und stellen sich anschließend Fragen wie: Stimmen die verbleibenden Urlaubstage? Hat der Mitarbeiter die Werte richtig ausgefüllt? Wer vertritt den Mitarbeiter in seiner Abwesenheit?
Diese Komplexität führt automatisch zu nachträglichem Abstimmungsaufwand und ist fehleranfällig. Und damit nicht genug – womöglich muss der Antrag erneut ausgedruckt, unterzeichnet, gescannt und dem Mitarbeiter zurückgeschickt werden. Sie sind zu Recht genervt vom Papierchaos und bei dem Mitarbeiter kommt sicherlich bei der Beantragung auch keine große (Urlaubs-)Freude auf 😉

In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie sich der Urlaubsantrag in jedem Unternehmen schnell und einfach digital abbilden lässt.

Status Quo: Digitalisierung von HR-Prozessen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen hat in den letzten Jahren immer mehr zugenommen und das schließt auch die Prozesse im Human Resource Management ein. Jedoch ist der Grad der Digitalisierung von Prozessen im Personalbereich oft abhängig vom Digitalisierungsgrad des Unternehmens. In einer Studie von aconso und der Hochschule Niederrhein geben 50,5% der Befragten an, dass es noch keine automatisierten administrativen Prozesse im Unternehmen gibt. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass bereits bei 49,5% der befragten Personen digitale Prozesse ablaufen. Doch welche Prozesse werden am meisten automatisiert? Die Top-3-Prozesse, die bereits in Unternehmen automatisiert worden sind, sind die Arbeitszeiterfassung (68,9%), der Urlaubsantrag (55,6%) und die papierlose Gehaltsabrechnung (51,1%). Das Thema digitale Gehaltszustellung haben wir bereits in dem Blogartikel klassische vs. digitale Lohnabrechnung – gibt es einen Unterschied? näher betrachtet.

Doch wie schaut es mit der langfristigen Planung aus: Wann wird die Vollautomatisierung in den Personalabteilungen durchgesetzt? Die größte Gruppe mit 21,5% schätzt, dass es noch 3-4 Jahre dauern wird und gut 20% sagen sogar aus, dass das Thema der Vollautomatisierung gar keine Relevanz für die Personalabteilung hat und somit auch langfristig nicht verfolgt wird.

Vorteile durch die Automatisierung von Prozessen

Warum sträuben sich so viele Unternehmen, wo doch eigentlich die Vorteile auf der Hand liegen?

Der größte Vorteil, der sich durch die Digitalisierung von HR-Prozessen ergibt, ist die Kosten- und Zeitersparnis. Des Weiteren werden im Zuge der Digitalisierung Arbeitsabläufe vereinfacht. Mitarbeiter haben nun Zeit, sich anderen Themen zu widmen, die z.B. mehr menschliches Verständnis und Know-how benötigen. Zusätzlich gibt eine andere Studie an, dass durch die Digitalisierung von Prozessen die Mitarbeiterzufriedenheit steigt und sich dadurch auch die Attraktivität als Arbeitgeber erhöht. [1]

  • Kosten- und Zeitersparnis
  • Arbeitsabläufe werden vereinfacht
  • Mehr Zeit für Themen, die menschliches Verständnis und Know-how benötigen
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Attraktivität als Arbeitgeber
  • Einfache Prozesse digital gestalten

Aber muss es direkt eine Vollautomatisierung sein? Nein!

Einfache Prozesse digital gestalten: Der Urlaubsantrag

Man kann auch mit kleinen Schritten starten und erst einmal einfache (Teil-)Prozesse automatisieren. Betrachten wir beispielsweise hierfür das Einreichen des Urlaubsantrags aus dem Eingangsszenario. Mit dem d.velop Dokumentenmanagement-System d.velop documents können Sie die Eingabe des Urlaubsantrags durch ein einfaches Formular digitalisieren und den Prozess so gestalten, dass dieser dem Vorgesetzen oder der Personalabteilung digital vorgelegt wird. Die Person bekommt eine Übersicht über die Details und kann den Urlaubsantrag direkt genehmigen.
Im nachfolgenden Video zeige ich, wie binnen weniger Minuten der digitale Urlaubsantrag aufgesetzt werden kann:

Alles in einem: Der Urlaubsantrag digital via App

Sie wünschen sich (noch) mehr Funktionalitäten rund um den Urlaubsantrag? Dann empfehlen wir Ihnen die Urlaubsantrag-App von d.velop App Builder alphaflow. Mit dieser App können Sie nicht nur den Genehmigungsprozess digital abbilden, sondern erhalten auch ein übersichtliches Dashboard, mit dem Sie z.B. ganz einfach offene Aufgaben, eigene Anträge als auch genommene sowie ausstehende Urlaubstage überblicken. Des Weiteren können Sie Urlaubskonten, Sonderurlaube und Feiertage administrieren und haben somit eine Komplettlösung auf Knopfdruck, die sich optimal Ihren individuellen Bedürfnissen anpasst.

Sie haben nun Einblick in zwei Lösungen erhalten und können selbst entscheiden, wie weit Sie Ihren Urlaubsantragprozess in Ihrem Unternehmen digitalisieren möchten. Die Technologie ist bereit für Sie. Legen Sie los, dann steht dem Urlaub auch nichts mehr im Wege… nicht mal mehr ein Urlaubsantrag auf Papier!

digitaler urlaubsantrag


Quellen:

[1] Bain & Company Germany (2018): Personal 4.0: Digital gestalten statt analog verwalten