Vertrag ist gut,
Kontrolle ist besser.

Vertragsmanagement digital.
Alles auf einen Blick. Alles im Griff.

Herausforderungen und Chancen im Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement ist eine zeitaufwendige und manchmal anstrengende Arbeit. In vielen Unternehmen ist unklar, wie vertragliche Verpflichtungen verwaltet, ausgewertet und aktiv zur Unternehmenssteuerung genutzt werden. Mitarbeiter aus fast allen Abteilungen haben Berührungspunkte zu den Verträgen. Allerdings können die unterschiedlichen Aktivitäten zu den Verträgen in der Regel nicht durchgängig abgebildet werden. Oder es fehlt der Überblick über den gesamten Vertragsbestand im Unternehmen. Abhilfe schafft hier eine Vertragsmanagement-Software.

30 Tage

kann die Erstellung, Verhandlung, Prüfung und Verwaltung von papierbasierten Verträgen dauern.

28.50 €

kostet ein gedruckter Vertrag
im Durchschnitt.

60 %

der Unternehmen verschicken ihre
Verträge in Papierform.

Der Vertragslebenszyklus

Unterstützung in allen Vertragsphasen

Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt Ihr Unternehmen über den gesamten Zyklus der Vertragsphasen hinweg. Von der Anbahnung und der Erstellung eines Vertrags, über die Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Erfüllung und Kündigung bzw. Verlängerung begleitet Sie das Vertragsmanagement standortunabhängig in jeder Abteilung.


Sicherheit

Maximale Sicherheit und 100 % Ihrer Verträge fest unter Kontrolle

  • Nie wieder Verträge verlieren
  • Intelligentes Fristenmanagement
  • Automatische Berechtigungssteuerung
  • Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen

Transparenz

5 % Ersparnis durch Synergien bei Einkaufsverträgen und Nutzung von Fristen für Verhandlungen

  • Alle Verträge auf einen Blick
  • Ortsunabhägiger und abteilungsübergreifender Zugriff
  • Ihre Aufgaben, Fristen und Verträge im Überblick
  • Flexible Auswertung

Effizienz

Viele Stunden Zeitersparnis bei der Erfassung von Verträgen

  • Schnelle und einfache Vertragsanlage
  • Organisationsübergreifende Zusammenarbeit mit bekannten Office-Anwendungen
  • Das System verwaltet wichtige Fristen und Ereignisse und erinnert Sie aktiv

Webinar zum Vertragsmanagement

So digitalisieren Sie Ihre Vertragsverwaltung einfach und schnell

Erfahren Sie im Webinar, wie ein digitales Vertragsmanagement Ihrem Unternehmen hilft, die größten Herausforderungen im Umgang mit Verträgen konkret anzugehen. Freuen Sie sich auf eine Live-Demo und erhalten Sie Einblick in die Lösung.

Der große Vorteil: Wir zeigen Ihnen, wie ein Einführungsprojekt des digitalen Vertragsmanagements aussehen kann und zeigen auf, wie Sie in drei Stufen die digitale Exzellenz im Vertragsmanagement erreichen.

Vertragsmanagement in 3 Stufen

Die digitale Exzellenz der Vertragsverwaltung

Vertragsmanagement ist nicht gleich Vertragsmanagement. Denn jedes Unternehmen hat andere Herausforderungen und bedient unterschiedliche Phasen des Vertragslebenszyklus. Daher bietet es sich an, sich einer vollumfänglichen digitalen Vertragsverwaltung Schritt für Schritt zu nähern.


Stufe 1: Die Grundlagen

Der erste Schritt eines digitalen Vertragsmanagements umfasst die Aufgaben, die schlussendlich jedes Unternehmen hat. Das beinhaltet die Vertragsverwaltung in Form einer digitalen Vertragsakte, die Ihnen erlaubt, die wichtigsten Eigenschaften eines Vertrags zu hinterlegen.

Absoluter Kern einer jeden Vertragsmanagement-Software sollte das Fristenmanagement sein. Denn im Wesentlichen geht es bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements oft darum, keine Vertragsfristen mehr zu verpassen und somit Kosten zu senken.

Außerdem spielt die Dokumentenablage im ersten Schritt eine große Rolle, damit auch alle mitgeltenden Unterlagen und zusätzlichen Informationen zu einem Vertrag zentral zu finden sind. Dazu gehört natürlich auch eine Vertragsübersicht, die bei einer Vertragsmanagement-Software nicht fehlen darf. So werden übergreifend Strukturen und transparente Darstellungen geschaffen.

Stufe 2: Die Erweiterungen

Tools, die Ihnen erlauben die Verträge nicht nur digital abzulegen, sondern diese auch digital zu erstellen, werden im zweiten Schritt eingeführt. Das wird auch immer gerne mit einem Aufgabenmanagement verbunden. Damit die einzelnen Vorgänge, die im Rahmen einer Erstellung durchzuführen sind, stringent und standardisiert abgewickelt werden können.

Zusätzlich zu der in Schritt 1 angelegten Vertragsakte kommen oft noch weitere digitale Akten, mit abgelegten Dokumenten, hinzu. Das könnte beispielsweise eine Lieferantenakte sein. Um auch auf diese übergeordneten Daten zugreifen zu können, wird das Vertragsmanagement in Stufe 2 um Aktenpläne erweitert.

Stufe 3: Die digitale Exzellenz

Durch ein Vorgangsmanagement lassen sich alle Prozesse durchgängig digitalisieren. Das heißt, dass bereits ab dem ersten Kontakt mit potenziellen Vertragspartnern eine Akte mit allen Informationen erstellt werden kann.

Besonders spannend für die dritte Stufe ist auch das Vorlagenmanagement. Mit dessen Hilfe können auch komplexere Vorlagen für Verträge standardisiert werden bei denen zum Beispiel Textbausteine bereits hinterlegt sind. Ebenfalls für diese Stufe vorgesehen sind Integrationen, wie zum Beispiel in Microsoft Outlook, um den Grad der Digitalisierung noch zu erweitern.

Wer schlussendlich seinen Vertragsmanagement-Prozess vollständig digitalisieren möchte, der kommt um den Einsatz einer digitalen Signatur nicht herum. Diese kann ohne Probleme in das Vertragsmanagement integriert werden und macht die digitale Exzellenz komplett.

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