DMS Compliance und Datensouveränität

Compliance im DMS bedeutet, dass ein Dokumentenmanagement-System gesetzliche und interne Vorgaben für Dokumente technisch umsetzt und nachweisbar macht. Dazu gehören die Aufbewahrung nach HGB, AO und GoBD, die Löschung personenbezogener Daten nach DSGVO, der Schutz vor unbefugtem Zugriff und lückenlose Protokolle. d.velop documents übernimmt diese Aufgaben im System selbst: Es steuert Fristen je Dokumentart, vergibt Rechte nach Rollen und dokumentiert jede Änderung. So belegen Sie bei einer Prüfung, wo Ihre Dokumente liegen, wer darauf zugreift und was sich wann geändert hat. Die Verantwortung für Ihre Compliance bleibt bei Ihrem Unternehmen, d.velop liefert die Funktionen und Nachweise dafür.

Ja, sofern Betriebsmodell, Datenstandort und Verträge zu Ihren Anforderungen passen. d.velop documents läuft wahlweise in der Cloud bei Amazon Web Services (AWS) oder in der T Cloud Public (Open Telekom Cloud), hybrid oder On-Premises. Die Cloud-Varianten verarbeiten Ihre Daten in Rechenzentren innerhalb der EU, in der Regel in Deutschland. Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Server ausschließlich in Deutschland ohne Drittstaatenbezug steht die T Cloud Public bereit. Die Prüfung nach IDW PS 880 umfasst sowohl die Cloud- als auch die On-Premises-Version von d.velop documents.

Im Kern sind es vier: eine revisionssichere Archivierung nach GoBD, ein Berechtigungskonzept, das Zugriffe nach Rollen begrenzt, Aufbewahrungs- und Löschfristen, die DSGVO und Handelsrecht zusammenbringen, sowie eine Protokollierung, die jede Änderung belegt. Je nach Branche kommen weitere Vorgaben hinzu, etwa MaRisk und DORA im Finanzwesen. d.velop documents ist nach IDW PS 880 geprüft und bringt dafür Aufbewahrungsfristen, Löschsperren, rollen- und attributbasierte Rechte, Versionierung und ein Aktivitätenprotokoll mit. Revisionssicher wird Ihr Archiv mit der passenden Konfiguration und Ihrer Verfahrensdokumentation.

Bei einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO Zugriff auf Ihre steuerrelevanten Unterlagen. Ein DMS hält sie vollständig, unverändert und schnell auffindbar bereit. d.velop documents protokolliert sämtliche Änderungen an Datei und Eigenschaften, auch an Aufbewahrungsdauer und Löschsperre. Sie filtern das Protokoll nach Zeitraum und Schlagwörtern und sehen so, wer wann was geändert hat. Bei jeder Freigabe entsteht automatisch eine neue Version, frühere Versionen bleiben einsehbar. Ihre Verfahrensdokumentation beschreibt ergänzend, wie die Prozesse im System ablaufen.

Datensouveränität, oft auch Datenhoheit genannt, bedeutet, dass Ihre Organisation selbst bestimmt, wo ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden, wer darauf zugreift und welches Recht gilt. Für Unternehmen in der EU heißt das vor allem: Verarbeitung im europäischen Rechtsraum, klare Zugriffsrechte und die freie Wahl des Betriebsmodells. d.velop, als deutscher DMS-Anbieter in europäischer Familienhand, setzt Datensouveränität mit Cloud, On-Premises und Hybrid um, mit Verarbeitung im deutschen oder europäischen Rechtsraum. Zwischen den Betriebsmodellen ist eine Migration möglich.

d.velop unterstützt Unternehmen bei DSGVO, GoBD, NIS2, DORA und dem EU AI Act mit Funktionen, die direkt im Dokumentenmanagementsystem greifen. Das DMS d.velop documents steuert Aufbewahrungsfristen je Dokumentart, vergibt Zugriffsrechte nach Rollen und Attributen und protokolliert Aktivitäten an Dokumenten und Akten. Die Zertifizierung des Informationssicherheits-Managementsystems nach ISO/IEC 27001:2022 und die Prüfung von d.velop documents nach IDW PS 880 durch die BDO dienen Ihnen als Nachweis gegenüber Prüfer:innen und Aufsicht. Über das Betriebsmodell legen Sie zusätzlich fest, wo Ihre Daten liegen.

Wo d.velop Ihre Daten speichert, hängt vom Betriebsmodell ab. On-Premises bleiben alle Daten in Ihrem Rechenzentrum, im Hybrid-Betrieb bleibt das Dokumenten-Repository bei Ihnen. In der d.velop cloud nutzen die Unterauftragsverarbeiter ausschließlich Rechenzentren innerhalb der EU, in der Regel in Deutschland. Für Server ausschließlich in Deutschland ohne Drittstaatenbezug eignet sich die T Cloud Public. In dieser Betriebsform stehen die KI-gestützte Dokumententrennung und Kategorisierung allerdings nicht zur Verfügung. Daten gehen nur ausnahmsweise in Drittländer, etwa im Supportfall, und nur auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses oder von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

Der US CLOUD Act erlaubt US-Behörden unter bestimmten Voraussetzungen den Zugriff auf Daten, die US-Unternehmen kontrollieren, auch außerhalb der USA. d.velop ist ein inhabergeführtes deutsches Unternehmen ohne US-amerikanische Konzernzugehörigkeit. Unter den 16 Anbietern im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026 steht d.velop als einziges Unternehmen vollständig unter europäischer, familiengeführter Eigentümerschaft. Im Cloud-Betrieb zählt zusätzlich der Infrastrukturanbieter, und Amazon Web Services ist ein US-Unternehmen. Für Daten ohne Drittstaatenbezug eignen sich die T Cloud Public oder der Betrieb On-Premises. Die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls übernimmt Ihre Rechts- oder Datenschutzabteilung.

Nein, Revisionssicherheit entsteht aus Software, Konfiguration und Betrieb gemeinsam. Dokumente gelten als revisionssicher archiviert, wenn sie vollständig, unveränderbar, auffindbar und nachvollziehbar gespeichert sind und Sie die Aufbewahrungsfristen einhalten. d.velop documents liefert dafür Aufbewahrungsfristen je Dokumentart, Löschsperren, Versionierung, Aktivitätenprotokolle und die automatische PDF/A-Erzeugung für die Langzeitarchivierung. Die BDO hat d.velop documents nach IDW PS 880 geprüft. Mit der passenden Konfiguration und Ihrer Verfahrensdokumentation archivieren Sie GoBD-konform.

In d.velop documents steuern Sie Zugriffsrechte rollen- und attributbasiert. Grundlage ist die Kategorie, also die Dokument- oder Aktenart. Zusätzlich filtern Sie über Eigenschaften wie Abteilung oder Standort, sodass etwa nur die Personalabteilung eines Standorts die Personalakten dieses Standorts sieht. Benutzerkonten pflegen Sie in der integrierten Benutzerverwaltung oder übernehmen sie aus Active Directory (ADFS, LDAP) und weiteren Identity Providern per OpenID Connect. Single Sign-on und Zwei-Faktor-Authentifizierung sind in allen Editionen und Betriebsmodellen enthalten. Diese Rechte gelten auch, wenn KI mit Ihren Dokumenten arbeitet.

Das NIS2-Umsetzungsgesetz gilt in Deutschland seit dem 6. Dezember 2025. Es verpflichtet wichtige und besonders wichtige Einrichtungen unter anderem, die Sicherheit ihrer Lieferkette zu bewerten. d.velop unterstützt diese Bewertung mit belastbaren Nachweisen: die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022, die verschlüsselte Ablage von Inhalten und Metadaten, verschlüsselte Backups und in der Cloud die Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse mit d.velop audit trail. Rollen- und attributbasierte Berechtigungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen den Zugriff auf sensible Dokumente. So nutzen Sie NIS2 als Anlass, Informationssicherheit im Dokumentenmanagement dauerhaft nachweisbar zu machen.

Nein, Ihre Kundendaten fließen nicht in das Training von Sprachmodellen. Für KI-Funktionen auf der d.velop content platform überträgt d.velop Eingaben und Dokumente verschlüsselt an den jeweiligen KI-Anbieter. Alle KI-Partner von d.velop verpflichten sich, diese Daten nicht zum weiteren Training ihrer Modelle zu nutzen. Ihre bestehenden Berechtigungen gelten für jede KI-Aktion, und d.velop pilot nennt zu jeder Antwort die Quellen aus Ihrem Dokumentenbestand. Nach dem Prinzip Human in the Loop bestimmen Sie selbst, wie viel Autonomie Sie an die KI abgeben.