HR Digitalisierung

So digitalisieren Sie Ihre Personalabteilung

Automatisieren und digitalisieren Sie HR Prozesse und reduzieren Sie Aufwände in der Personalabteilung.

Aufgaben und Herausforderungen einer Personalabteilung

Aufgaben

Die Aufgaben von Personaler:innen sind vielfältig, grundsätzlich kümmern sie sich um die Personalverwaltung, die Personalentwicklung und weitere personelle Angelegenheiten. Dazu zählen je nach Unternehmen folgende Aufgaben:

• Die Personalplanung bzw. die Personalbedarfsplanung
• Die Personalgewinnung bzw. -akquise
• Die Personaleinsatzplanung
• Die Personalverwaltung bzw. Personalmanagement
• Die Entgeltabrechnung
• Das Personalcontrolling bzw. People Analytics
• Strategie

Herausforderungen

In vielen kleineren Unternehmen oder Start-Ups herrscht eine familiäre Atmosphäre und alle fühlen sich persönlich verantwortlich. Das Einstellungskriterium für neue Mitarbeiter: Sie oder er passt ins Team oder eben nicht.

Der persönliche Charakter geht ab einer gewissen Unternehmensgröße jedoch verloren. In dieser Phase sinkt oft die Mitarbeiterzufriedenheit und die Fluktuation steigt. Denn viele Themen, die sich vorher natürlich und fast von selbst ergeben haben, liegen jetzt in den Händen von HR.

Mit einer Struktur sowie der Automatisierung von Prozessen können die Herausforderungen schnell wachsender Unternehmen gemeistert werden. Denn in Personalabteilungen sind viele Dokumente und Prozesse hochgradig standardisiert, zudem sind die hier verarbeiteten Informationen sehr sensibel. Das Potenzial der Digitalisierung im HR-Bereich wird aber oft gar nicht richtig erkannt.

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Vorteile der HR Digitalisierung

Die Vorteile einer HR Digitalisierung helfen nicht nur der Personalabteilung an sich, sondern dem ganzen Unternehmen und auch jedem einzelnen Mitarbeiter. Neben dem Vorteil, dass mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) alle Dokumente rund um die Uhr zugänglich sind, auch auf Dienstreisen oder im Mobile Office, entstehen folgende Vorteile:

• Steigerung der Prozessqualität. Langwierige Prozesse, welche besonders fehleranfällig sind, können durch Digitalisierung und Automatisierung effizienter erledigt werden.
• Kostensenkung und Zeitersparnis. Routineaufgaben mit Dokumenten können durch Automatisierung schneller und effizienter ablaufen.
• Steigerung der Flexibilität. Durch die Digitalisierung von Prozessen kann man flexibel auf Veränderungen und neue Trends reagieren.
• Entscheidungshilfe. Datenanalysen können dabei helfen, wertvolle Erkenntnisse zu erlangen und fundierte Personalentscheidungen zu treffen, was vor allem beim Recruiting helfen kann.
• Mehr Zeit für strategische Aufgaben, wie z.B. für Personalplanung, Recruiting und Personalentwicklung
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung. Mitarbeiter können einfacher erreicht werden und so für eine gute Arbeitsatmosphäre sorgen, was im Endeffekt zu einer besseren Bindung an das Unternehmen führen kann.

Hinzu kommt, dass vor allem jüngere Mitarbeiter sehr flexibel sind und bei Unzufriedenheit wegen ihres Werteverständnisses schneller kündigen. Indem ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld geschaffen wird, kann hier gegengesteuert werden. Beschäftigte erwarten von den Unternehmen, und somit von HR, mehr Transparenz, Flexibilität und Autonomie sowie eine wertebasierte Unternehmenskultur.

Vor allem Personaler der Generation Y stehen der Digitalisierung sehr positiv gegenüber. 61 % gaben in einer Umfrage an, dass die Digitalisierung von HR dazu beiträgt, dass sie sich als Personaler:innen in ihrer Arbeit erfüllter fühlen. Zum Teil ist das darauf zurückzuführen, dass repetitive und administrative Aufgaben reduziert werden.

Mehr Zeit für die wertschöpfende Aufgaben

Ein großes Problem in der Personalabteilung ist der hohe Administrationsaufwand. Verwaltungsaufgaben, wie das Dokumentenmanagement und die Datenpflege, nehmen mit 37 % viel Arbeitszeit im Personalwesen ein.

Dem gegenüber steht der Wunsch der Mitarbeiter:innen nach mehr Zeit für strategische Aufgaben, wie

• Optimierung der Employee Experience
• Personalentwicklung
• dem Recruiting neuer Fachkräfte

Wie die PWC-Studie People-Management 2025 zeigt, werden diese Aufgaben in den kommenden Jahren auch immer wichtiger. Um weiterhin Zeit für wertschöpfende Aufgaben zu haben, ist eine Digitalisierung der HR-Abteilung ein wichtiger Faktor. Mit der digitalen Personalakte liegt alles zentral ab und durch die Automatisierung verschiedener Aufgaben sparen Personaler:innen eine Menge Zeit.

Die Digitalisierung der Personalabteilung hilft nicht nur Personaler:innen, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Durch ein optimiertes Mitarbeiter:innenerlebnis wird eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit geschaffen. Zufriedenere Mitarbeiter wiederum engagieren sich mehr für das Unternehmen, was zu einem weiteren Aufwärtstrend mit positiven Folgen für die Produktivität und das gesamte Unternehmen führt.

Die Personalabteilung als Vorreiter / Pionier

Zudem sollte die Personalabteilung als Kernbereich mit Vorbildfunktion zu den Digitalisierungs-Pionieren des Unternehmens zählen. Personaler können eine Stimmung pro Digitalisierung erzeugen. Wichtig ist, dass sie die Sache strategisch angehen und ein klares Ziel vor Augen haben, wie Digitalisierung aussehen soll. Die Automatisierung wiederkehrender Prozesse wie das Versenden von Lohnabrechnungen ist erst der Anfang. Bewerbermanagement, Personaleinsatzplanung, Kollaborationsszenarien – der digitale Arbeitsplatz und die HR der Zukunft bieten viele Möglichkeiten. Aber das kann die HR nur im Zusammenspiel mit allen Abteilungen schaffen.

Digitalisierung der HR-Prozesse

Die Grundlage liefert die Digitalisierung der HR-Prozesse und -Services. Dadurch werden sämtliche Aktivitäten im Personalmanagement, insbesondere HR-Managementaufgaben wie Analyse und Controlling erleichtert.

Was sind HR-Prozesse?

Bevor wir die Frage klären können, wie Sie von der Digitalisierung Ihrer Personalabteilung profitieren können, müssen wir zunächst etwas klären: Was sind HR-Prozesse eigentlich? HR-Prozesse oder Personalprozesse sind komplexe Tätigkeiten in der Personalabteilung, die zum Unternehmenserfolg beitragen. Einerseits unterstützen sie im Bereich der Verwaltung den reibungslosen Ablauf des Betriebs. Sie wirken sich aber andererseits auch durch technikgestützte, strategische Personalplanung, also die Auswahl und Qualifizierung von Personal, auf die Qualität der Arbeit im gesamten Unternehmen aus und beeinflussen die Effizienz der Arbeitsabläufe.

Zeitintensive Prozesse zuerst automatisieren

Bei der digitalen Transformation geht es zuvorderst um sich wiederholende Arbeitsabläufe, die es zu automatisieren gilt. Dabei handelt es sich um Tätigkeiten, deren Ausführung vor allem Zeit kostet. Die Lohnbuchhaltung zum Beispiel. Passende Softwares können den Prozess der Lohnabrechnung fehlerfrei und zeitsparend ausführen und den fertigen Lohnzettel erzeugen. Sie können sogar Fehler in Mitarbeiterdaten aufspüren und diese melden – alles automatisch.

• 45 % der Time to hire durch Digitalisierung verkürzen.
• 52 % der Arbeitszeit entfällt auf Routineaufgaben.
• 65 % ihrer Zeit verbringen Personaler:innen mit der Bearbeitung von Dokumenten.

In diesen HR-Bereichen besteht Digitalisierungsbedarf:

Von der automatisierten Reisekostenabrechnung bis zur Unendlichkeit

Entdecken Sie das d.velop process studio – Ihre Gelegenheit, sämtliche HR-Workflows zu revolutionieren. Mit dieser innovativen Lösung können Sie komplexe Prozesse einfach visualisieren, analysieren und optimieren. Das intuitive Design ermöglicht eine reibungslose Integration in Ihre HR-Systeme und bietet automatisierte Workflows sowie Echtzeit-Analysen. Steigern Sie die Effizienz Ihres HR-Teams, reduzieren Sie Kosten und verbessern Sie die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen, z. B. mit einer automatisierten Reisekostenabrechnung oder smarten Beschaffungsanträgen. Ihre Möglichkeiten sind unendlich und die Vorteile liegen auf der Hand: mehr Transparenz, weniger Papierkram, kürzere Bearbeitungszeiten und Kostenersparnisse. Investieren Sie in die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und vereinfachen Sie Ihre HR-Prozesse mit dem d.velop process studio.

Die digitale Personalakte

Die digitale Personalakte digitalisiert und automatisiert Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz. Die Akte verwaltet sämtliche Personaldokumente und beschleunigt so die Abwicklung der HR-Prozesse.

Digitale Gehaltsabrechnung

Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier zuzustellen ist nicht nur kostspielig, die Konfektionierung und der Versand sind auch aufwändig. Mit d.velop postbox können Gehalts- und Lohnabrechnungen ganz einfach digital zugestellt werden. Dadurch kann wertvolle Zeit gewonnen werden und die Mitarbeitenden durch effiziente Prozesse entlastet werden, sodass mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Arbeitsalltag bleibt.

Mit den Mitarbeitern in Kontakt

Die Vielzahl an Kommunikationskanälen erschwert es Mitarbeiter:innen, Dienstleister:innen oder Partner:innen schnell relevante Informationen und Neuigkeiten zu erhalten. Mit einer eigenen Mitarbeiter-App kann dieses Problem leicht gelöst werden.

Mit d.velop community connect ist es kinderleicht, allen Beteiligten die gewünschten Informationen zur Verfügung zu stellen, unabhängig von Zeit und Ort. So erreichen Sie Ihre Mitarbeiter:innen ohne Desktop-Arbeitsplatz, auf Geschäftsreise und im Mobile Office.

Revolutionieren Sie Ihre interne Kommunikation und erreichen Sie endlich alle Mitarbeiter:innen Ihrer Organisation.

Urlaubsantrag und Krankmeldung per App?

Abends auf der Couch schnell den Urlaub planen, Hotels checken und den digitalen Urlaubsantrag ausfüllen und abschicken. So kann die Realität in ihrem Unternehmen mithilfe eines digitalen Urlaubsantrages aussehen.

Mithilfe der digitalen Krankmeldung kann sich der Arbeitnehmer schnell und unkompliziert krankmelden. Automatisiert und ohne Verzögerung wird die Krankmeldung an HR und den Vorgesetzten weitergeleitet und eine festgelegte Vertretungsregel tritt in Kraft. Durch die digitale Krankmeldung der Personalabteilung eine lückenlose Dokumentation aller Krankmeldungen im Unternehmen vor.

Die Digitalisierung dieser Prozesse birgt einige Vorteile, wie z.B. mehr Transparenz, weniger Papierchaos, kürzere Bearbeitungszeiten und eine Kostenreduzierung. Nicht zuletzt steigt die Mitarbeiterzufriedenheit durch vereinfachte Prozesse.

Time-to-Hire reduzieren mit der digitalen Unterschrift

Potenzielle Kandidat:innen springen im Bewerbungsprozess immer wieder ab. Ein Grund dafür ist eine hohe Time-to-hire. Die Time-to-hire ist die Zeitspanne, den Personaler:innen benötigen, um ausgewählte Kandidat:innen einzustellen. Sie beginnt mit der Bewerbung potenzieller Kandidat:innen und endet mit der Besetzung des Jobs.

Somit bildet die Time-to-hire die Länge des Einstellungsprozesses aus Sicht der Kandidat:innen ab. 44 % der Recruiter:innen nutzen diese Kennzahl bereits, um ihren Bewerbungsprozess zu optimieren.

Mit der Time-to-hire gehen zwei Arten von Kosten einher:

1. Direkte Kosten, vor allem Kosten für das Recruiting
2. Indirekte Kosten, vor allem Opportunitätskosten, die dadurch entstehen, dass die Stelle nicht besetzt ist

Es gibt mehrere Stellschrauben, um die Time-to-hire zu optimieren:

Hilfreiche d.velop Produkte für die Personalabteilung im Überblick

• Mitarbeiter-App

  ortsunabhängige & sichere Kommunikationsplattform

  

• Digitale Unterschrift

  gesetzeskonforme Signatur auf elektronischem Wege

  

• Digitale Postzustellung

  digitaler Versand & Zustellung von Gehaltsabrechnungen

  

• Dokumentenmanagement

  automatisiert und revisionssicher – vom Scannen bis zum Archivieren

  

• Rechnungsverarbeitung

  elektronische Verarbeitung für einen optimierten Rechnungsworkflow

  

• Vertragsmanagement

  zentraler Zugriff auf alle Verträge mit Übersicht der Fristen

  

Der Weg zur digitalen Personalabteilung

Der Mittelstand in Deutschland profitiert immens von seinen Digitalisierungs-Fortschritten. Ein wichtiger Baustein der Digitalisierung ist die digitale Transformation. Sie beschreibt einen Prozess ständiger technologischer Weiterentwicklung in Unternehmen.

Die HR muss sich wandeln, digitaler werden, digitaler denken. Nicht zuletzt muss sie sich Technologien zunutze machen, die ihre eigene HR-Funktion völlig verändert. Die moderne HR nutzt digitale Tools, um strategischer arbeiten zu können.

Was ist HR-Transformation?

Der Begriff „HR-Transformation“ bezeichnet einen digitalen Veränderungsprozess in der Personalarbeit. Er beginnt in der HR-Abteilung, von wo aus er sukzessive alle Abteilungen eines Unternehmens erreicht. Die HR lebt vor, was im gesamten Unternehmen zum Vorbild werden soll, ist also der Kopf eines groß angelegten Change in der Belegschaft.

So gelingt die HR-Transformation in 12 Schritten

Lesen Sie alle 12 Schritte zur HR-Transformation in unserem Whitepaper „Ihr Ramp-Up zu digitalen HR-Prozessen und mehr Erfolg bei den jungen Talenten„.

1. Stoßen Sie den digitalen Wandel an

Erkennen Sie die Notwendigkeit zur Veränderung und informieren Sie die Belegschaft über die Pain Points.

2. Machen Sie Ihre HR fit für digitale Technologien

Klären Sie den Status-Quo Ihrer HR. Benötigen Sie externe Kräfte, um Ihre Personalabteilung
für digitale Zukunft zu schulen?

3. Erarbeiten Sie eine digitale HR-Strategie mit klarem Ziel

Gewinnen Sie verlässliche Daten, um eine Strategie zu konzipieren. Diese zeigen Ihnen, wo es im Unternehmen hakt und wo Potenziale liegen.

4. Wecken Sie den Mut zum Change

Alle Mitarbeiter:innen in der Personalabteilung müssen mitziehen, damit das Projekt gelingt. Zeigen Sie dazu die Vorteile sowie die zukünftigen Verbesserungen auf und nehmen Sie die Belegschaft mit.

5. Passen Sie die Rollen innerhalb der HR-Organisation an

Stellen Sie alle HR-Strukturen und -Arbeitsweisen infrage, die starr und hinderlich sind und passen Sie die Aufgaben innerhalb der HR-Organisation an.

6. Bauen Sie eine digitale Expertise im Unternehmen auf

Entwickeln Sie Ihre Belegschaft für moderne Arbeitsweisen digital weiter. Nutzen Sie dazu interne Kompetenzen oder externe Fachleute. Involvieren Sie insbesondere neugierige, lernfähige Mitarbeiter im Team, die Lust auf die Veränderung haben.

7. Priorisieren Sie HR-relevante Technologien

Werfen Sie nicht sofort alle analogen Workflows über den Haufen und machen Sie nicht alles auf
einmal. Denken Sie HR-relevante Technologien ganzheitlich, wählen Sie sie nacheinander aus und führen Sie sie sukzessive und aufeinander aufbauend ein.

8. Klären Sie rechtliche Aspekte bei digitalen Technologien

Vor allem der Datenschutz spielt eine wichtige Rolle. Die DSGVO und GoBD dulden beispielsweise
keine sensiblen Daten, die auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden.

9. Schaffen Sie ein digitales Umfeld: Digital Workplace

Der Digital Workplace bringt digitale Arbeitsprozesse und digitale Arbeitsumgebungen zusammen.

10. Setzen Sie auf Human Capital Analysis (HCA)

Das Ziel von Human Capital Analysis (HCA) ist es, dass Mitarbeiter:innen ihre individuellen Talente und Fähigkeiten bestmöglich für Ihr Unternehmen einsetzen, um übergeordnete Ziele zu erreichen. Sammeln Sie mittels Analyse-Tools Daten aus dem Personalwesen und setzen Sie es mit Daten aus anderen Unternehmensbereichen in Beziehung.

11. Schaffen Sie agile Arbeitsweisen

Mithilfe agiler Arbeitsweisen lassen sich Teams und Abläufe schneller an Veränderungen anpassen. Agilität hilft dabei, auf eine Krise zu reagieren und schnell den Kurs zu ändern.

12. Wenden Sie Technologien an und optimieren Sie sie

Etablieren Sie neue Technologien in Ihrem Unternehmen und schaffen Sie eine Philosophie, in der Ihre Belegschaft digital denkt und handelt. Wählen Sie HR- und andere Software aus, die mit den vorhandenen Systemen kompatibel, also über Schnittstellen anbindbar ist. Bei einem SAP-System beispielsweise die Anbindung zu SAP HCM oder SAP SuccessFactors. Achten Sie dabei darauf, dass Prozesse nahtlos ineinandergreifen und zeitraubende manuelle Tätigkeiten ersetzen.

Häufige Fragen und Antworten zum Thema Digitalisierung der Personalabteilung