Moment, wir können einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?! Egal, ob die Reform des Nachweisgesetzes oder das Bürokratieentlastungsgesetz – der digitale Arbeitsvertrag ist auch dank dieser neuen Initiativen das Trendthema im Personalwesen. Organisationen steht endlich ein Weg offen, die Personaladministration zu vereinfachen und gleichzeitig dem Fachkräftemangel mit schnelleren Recruitingprozessen entgegenzuwirken. In unserem aktuellen Blogartikel beleuchten wir, wie die gesetzlichen Neuerungen den Weg für die digitale Unterzeichnung von Arbeitsverträgen ebnen und welche Vorteile sich daraus für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben. Zudem zeigen wir konkret auf, wie Organisationen mithilfe der digitalen Unterschrift schon heute aktiv durchstarten können.
Was ist ein digitaler Arbeitsvertrag?
Der Arbeitsvertrag stellt das Fundament des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber dar und regelt die beiderseitigen Rechte und Pflichten. Diese vertragliche Vereinbarung ist von essenzieller Bedeutung, da sie die Rahmenbedingungen der Beschäftigung festlegt.
In Deutschland basiert der Arbeitsvertrag rechtlich auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere den §§ 611 ff. BGB. Diese Gesetze definieren das Arbeitsverhältnis als Dienstverhältnis, in dem sich eine Partei (der Arbeitnehmer) zur Leistung der versprochenen Dienste und die andere Partei (der Arbeitgeber) zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Weiterhin werden durch das Arbeitsrecht, welches durch eine Vielzahl spezifischer Gesetze, Verordnungen und Tarifverträge geprägt ist, zusätzliche Regelungen und Schutzmechanismen für Arbeitnehmer bereitgestellt. Ein Arbeitsvertrag sollte stets die wesentlichen Aspekte der Beschäftigung klar und präzise definieren. Zu diesen gehören die Art der Tätigkeit, der Arbeitsort, Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaubsansprüche sowie Kündigungsmodalitäten. Diese Informationen dienen nicht nur der Klarheit und Vermeidung von Missverständnissen, sondern ermöglichen auch eine gerechte und effiziente Gestaltung der Arbeitsbeziehung.
In der Praxis wird die Bedeutung eines gut formulierten Arbeitsvertrags oft unterschätzt. Er ist jedoch ein zentrales Instrument zur Vorbeugung von Konflikten und zur Sicherung der Interessen beider Vertragsparteien. Angesichts dessen ist es ratsam, vor der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags eine gründliche Prüfung vorzunehmen und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen. Dies gewährleistet, dass der Vertrag den individuellen Bedürfnissen entspricht und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen steht.
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Warum sollte ich einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?
Das digitale Unterschreiben eines Arbeitsvertrags repräsentiert eine signifikante Entwicklung in der Evolution der Arbeitswelt, welche durch Digitalisierung und Effizienzsteigerung gekennzeichnet ist. Dieses Vorgehen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer gleichermaßen attraktiv sind. Die Entscheidung, einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben, reflektiert nicht nur den Zeitgeist der digitalen Transformation, sondern setzt auch ein starkes Zeichen für eine zukunftsorientierte Unternehmenskultur. Eine Win-win-Situation für alle.
- Arbeitgebermarke stärken: Begegne deinen bestehenden und zukünftigen Mitarbeitenden mit einer modernen Unternehmenskultur dank digitaler Prozesse und verbessere so deine Außendarstellung.
- Recruiting beschleunigen: In Zeiten des Fachkräftemangels ist Geschwindigkeit das A und O. Indem wir einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, können wir die Time to Hire um bis zu 50% senken. So besetzen sie offene Vakanzen schneller und binden Bewerber:innen frühzeitig an Ihre Organisation.
- Kosten für Personalprozesse senken: Spare dir die Kosten für Papier-, Druck- und Versand und werde unabhängiger von Drittanbietern wie z.B. der Post und deren Portoerhöhungen.
- Remote Work ermöglichen: Unterschreibe Arbeitsverträge und weitere Dokumente, egal wann und wo. Mit der digitalen Unterschrift vollendest du den Digital Workplace, indem du unnötige Medienbrüche vermeidest.
Darf ich einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?
Um es vorwegzunehmen: Ja, du kannst problemlos einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben. Denn für einen Arbeitsvertrag nach §§ 611 ff. BGB ist keine spezielle Form per Gesetz vorgeschrieben. Daher kann ein Arbeitsvertrag mündlich, schriftlich, konkludent – oder auch digital mit der elektronischen Signatur Software geschlossen werden.
Definition Formfreiheit
Die Formfreiheit ist ein Rechtsprinzip im deutschen Recht, das besagt, dass Rechtsgeschäfte grundsätzlich ohne Einhaltung einer bestimmten Form gültig sind, es sei denn, das Gesetz schreibt ausdrücklich eine bestimmte Form vor. Dies bedeutet, dass Verträge und andere rechtliche Vereinbarungen mündlich, schriftlich oder sogar durch konkludentes Handeln (durch schlüssiges Verhalten, das den Abschluss eines Vertrags impliziert) geschlossen werden können, sofern nicht spezifisch eine andere Form, wie beispielsweise die Schriftform, notarielle Beurkundung oder elektronische Form, vorgeschrieben ist. Die Formfreiheit erleichtert den Abschluss von Rechtsgeschäften im Alltag erheblich. Beispiele für solche Ausnahmen sind, z.B. Kündigungen oder befristete Arbeitsverträge.
Wie steht es um den Arbeitsvertrag und das Nachweisgesetz?
Separat vom Abschluss eines Arbeitsvertrags muss der Nachweis eines Arbeitsvertrags betrachtet werden. Das Nachweisgesetz (NachwG) in Deutschland hat eine wesentliche Bedeutung für Arbeitsverhältnisse, insbesondere aus der Sicht der Arbeitgeber. Das Gesetz verlangt von Arbeitgebern, bestimmte wesentliche Bedingungen des Arbeitsverhältnisses transparent niederzulegen und sie dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Der Nachweis muss abhängig von der Angabe spätestens zu Beginn des Arbeitsverhältnisses (z.B. Gehalt, Arbeitszeit und Pausen), 7 Tage nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses (z.B. Dauer der Probezeit) oder einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen (§ 2 I NachwG).“
Durch die Reform des Nachweisgesetzes als Teil des Bürokratieentlastungsgesetzes IV der Bundesregierung reicht für den Nachweis von Arbeitsverhältnissen zukünftig die gesetzliche Textform (§ 126b BGB) aus, die in Form der elektronischen Signatur umgesetzt werden kann. Durch die Reform wird daher nicht nur der Abschluss, sondern auch der Nachweis des Arbeitsvertrags digital ermöglicht. Ein großer Schritt nach vorn und eine Chance, die sich Personaler:innen nicht entgehen lassen sollten.
Befristeter Arbeitsvertrag: Ist auch hier der digitale Weg möglich?
Der befristete Arbeitsvertrag nimmt aufgrund seiner Spezifika eine Sonderrolle ein. Aktuell wird vom Gesetzgeber für den Abschluss von befristeten Arbeitsverträgen die Schriftform (§§ 14 IV TzBfG, 126a BGB | für auflösende Bedingungen i.V.m. § 21 TzBfG) vorgeschrieben. Die Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden – allerdings nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Folglich ist der digitale Weg auch beim befristeten Arbeitsvertrag möglich, nur müssen Personaler:innen in diesem speziellen Fall auf den Einsatz der richtigen Signaturstufe in Form der QES nach der eIDAS-Verordnung achten. Eine qualifizierte elektronische Signatur kann problemlos mittels einer E-Signatur-Software erstellt werden.
Haftungsausschluss:
Bitte beachten Sie, dass Sie die vorliegenden Informationen auf eigenes Risiko verwenden. Für eine rechtliche Beratung oder Vertretung kontaktieren Sie bitte einen zugelassenen Anwalt in Ihrer Nähe. Die d.velop AG sowie der Autor können nicht garantieren, dass die in der Präsentation enthaltenen Informationen aktuell und/oder korrekt sind, und übernehmen daher keinerlei Haftung.
Mit der E-Signatur als digitaler Pionier aktiv vorangehen
Die Personalabteilung, welche durch die Implementierung der E-Signatur für das digitale Unterschreiben von Arbeitsverträgen eine Vorreiterrolle einnehmen kann, spielt eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation. Indem sie diese Technologie nutzt, positioniert sich die Personalabteilung nicht nur als digitaler Pionier innerhalb des Unternehmens, sondern auch als zentraler Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden, der innovative und effiziente Lösungen vorantreibt. Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die universelle Zugänglichkeit der E-Signatur-Technologie. Da die Personalabteilung mit allen Mitarbeitenden im Unternehmen in Kontakt steht, ermöglicht die Einführung der digitalen Unterschrift eine flächendeckende Implementierung digitaler Prozesse. Dies stärkt nicht nur die interne Vernetzung und Kommunikation, sondern fördert auch eine Kultur der digitalen Innovation, die sich über die Personalabteilung hinaus auf das gesamte Unternehmen ausdehnt.
In 6 Schritten einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben
Wenn wir einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, geschieht dies im modernen Arbeitsalltag über eine E-Signatur-Software. Eine E-Signatur-Software schafft die notwendige Übersichtlichkeit, standardisiert den Ablauf von Signaturprozessen und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung. Bei d.velop sign benötigen externe Bewerber:innen und Personen kein Konto, um ein Dokument zu signieren. Mit der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir dir, wie du einen Arbeitsvertrag in unter 10 Minuten digital unterschreiben kannst:
- Zunächst wird der Arbeitsvertrag in der Signatursoftware hochgeladen.
- Danach wird ein neuer Signaturumlauf gestartet.
- Dabei kann der Signaturumlauf individualisiert werden: Empfänger:innen listen, Signaturreihenfolge festlegen, persönliche Nachricht ergänzen, Anhänge, Signaturstandard setzen u.v.m.
- Signaturumlauf starten und Arbeitsvertrag digital unterschreiben
- Der oder die Bewerber:in bzw. Arbeitnehmer:in erhält eine Signaturaufforderung per E-Mail und unterschreibt den Arbeitsvertrag ebenfalls digital
- Der final unterschriebene Arbeitsvertrag wird dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer automatisch digital per E-Mail zugestellt.
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Fazit: Der digitale Arbeitsvertrag wird für das Personalwesen unverzichtbar
Die Möglichkeit, einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben, markiert einen signifikanten Fortschritt in der Art und Weise, wie wir moderne Arbeitsbeziehungen gestalten. Diese Entwicklung ist nicht nur eine Antwort auf die digitale Transformation unserer Arbeitswelt, sondern auch eine Notwendigkeit in Zeiten, in denen Flexibilität und Geschwindigkeit am Markt entscheidend sind. Der digitale Arbeitsvertrag bietet eine nahtlose, sichere und umweltfreundliche Lösung, die den administrativen Aufwand erheblich reduziert und den Eintritt neuer Mitarbeiter:innen in Unternehmen beschleunigt. Durch die Berücksichtigung der jüngsten gesetzlichen Anpassungen, wie dem Nachweisgesetz und dem Bürokratieentlastungsgesetz, gewährleistet der Prozess des digitalen Unterschreibens von Arbeitsverträgen nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch eine erhebliche Zeitersparnis. Bleibt nur noch eine Frage: Wann startet deine Organisation mit digitalen Arbeitsverträgen durch?