Das Nachweisgesetz (NachwG) wurde 2024 durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV angepasst, um den gestiegenen Anforderungen der digitalen Arbeitswelt gerecht zu werden. Eine zentrale Neuerung ist, dass die Unternehmen den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nun auch digital erbringen können. Diese Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung erleichtert es Unternehmen, ihre Vertragsprozesse effizienter und zeitgemäßer zu gestalten, ohne den bürokratischen Aufwand der papierbasierten Nachweise zu unterliegen. Diese Änderung bringt sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer mehr Flexibilität, da der Informationsaustausch nun unkompliziert und schneller erfolgen kann. In diesem Blogartikel erklären wir dir die Neuerungen Schritt für Schritt.
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Was ist das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz (NachwG) ist ein deutsches Gesetz, das die Pflichten von Arbeitgebern hinsichtlich der Fixierung der wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses regelt. Es stellt sicher, dass Arbeitnehmer klar und transparent über die wichtigsten Vertragsbedingungen informiert werden. Gemäß dem Nachweisgesetz müssen Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festhalten und dem Arbeitnehmer aushändigen. Dazu gehören Angaben wie der Beginn des Arbeitsverhältnisses, die Arbeitszeit, der Arbeitsort sowie die Höhe der Vergütung. Ziel des Nachweisgesetzes ist es, Missverständnisse und Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vermeiden und so für mehr Transparenz im Arbeitsverhältnis zu sorgen. Das Gesetz gilt für nahezu alle Arbeitsverhältnisse in Deutschland, unabhängig davon, ob die Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Arbeitsvertrag schriftlich oder mündlich schließen.
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Für wen gilt das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz gilt für alle Arbeitnehmer, die in einem Arbeitsverhältnis in Deutschland stehen. Es erfasst dabei sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitbeschäftigte sowie geringfügig Beschäftigte, wie Minijobber. Das Gesetz bezieht sich nicht nur auf unbefristete, sondern auch auf befristete Arbeitsverträge. Auch Auszubildende fallen unter den Anwendungsbereich des Nachweisgesetzes. Selbst bei mündlichen Arbeitsverträgen sind Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Arbeitsbedingungen festzuhalten und den Arbeitnehmern auszuhändigen. Nicht erfasst sind hingegen bestimmte Personengruppen wie Beamte oder Selbstständige, da sie nicht als Arbeitnehmer im Sinne des Gesetzes gelten.
§ 1 Nachweisgesetz (NachwG): Anwendungsbereich
„[Das Nachweisgesetz] gilt für alle Arbeitnehmer. Praktikanten, die gemäß § 22 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes als Arbeitnehmer gelten, sind Arbeitnehmer im Sinne dieses Gesetzes.
Was war das Problem des alten Nachweisgesetzes?
Das alte Nachweisgesetz stieß in der zunehmend digitalen Arbeitswelt auf ein wesentliches Problem: Es verlangte die Schriftform auf Papier, was den modernen Anforderungen an Flexibilität und Effizienz widersprach. Obwohl viele Prozesse in Unternehmen digital ablaufen, sah das Gesetz keine Möglichkeit vor, die notwendigen Nachweise elektronisch zu übermitteln. Arbeitgeber mussten die Arbeitsbedingungen physisch dokumentieren, ausdrucken und den Arbeitnehmern auf Papier aushändigen. Diese starre Regelung führte zu einem erhöhten bürokratischen Aufwand und war insbesondere für Unternehmen mit einer digitalen Infrastruktur hinderlich.
Beispiel: Arbeitsverträge konnten bereits vollkommen digital von Arbeitgebern und Arbeitnehmern unterschrieben werden. Durch das alte Nachweisgesetz mussten Arbeitgeber in einem zweiten Schritt den Nachweis des Vertrages dennoch analog auf Papier erbringen.
Das Nachweisgesetz entsprach damit nicht mehr den zeitgemäßen Erwartungen an digitale Prozesse und erschwerte es Arbeitgebern, effizienter und papierlos zu arbeiten.
§ 2 I Nachweisgesetz (NachwG): Nachweispflicht
„Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 4 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.“ […]
„Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV reformiert das Nachweisgesetz 2024
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist ein Teil des von der Bundesregierung auf ihrer Kabinettsklausur in Meseberg im August 2023 beschlossenen Entbürokratisierungspaket. Gebündelt beträgt das Entlastungsvolumen der rund 60 Maßnahmen für die Wirtschaft über 3 Milliarden Euro pro Jahr. Das BEG IV trägt hierzu rund 944 Millionen Euro pro Jahr bei. Zu den Maßnahmenpaketen gehören:
- Aufbewahrungsfristen für Steuerbelege werden verkürzt
- Hotelmeldepflicht wird abgeschafft
- Schriftformerfordernisse werden reduziert (beinflusst das NachwG)
- Öffentliche Versteigerungen auch online möglich
- Die Fluggastabfertigung kann künftig auch digital erfolgen
Eine Maßnahme des Bürokratieentlastungsgesetzes IV ist die digitale Reform des Nachweisgesetzes.
Was besagt der neue § 2 NachwG?
Neu im Nachweisgesetz 2024 ist, dass dieser Nachweis auch in digitaler Form erfolgen kann. Der § 2 NachwG sorgt damit für eine zeitgemäße Anpassung an die digitalen Anforderungen der modernen Arbeitswelt und stärkt die Transparenz im Arbeitsverhältnis.
§ 2 I Nachweisgesetz (NachwG): Nachweispflicht
„Die Niederschrift nach Satz 1 kann in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs) abgefasst und elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Das neue Nachweisgesetz 2024 ebnet den Weg für vollständig digitale Vertragsprozesse
Das neue Nachweisgesetz 2024 markiert einen wichtigen Schritt in Richtung vollständig digitaler Vertragsprozesse. Erstmals ist es möglich, den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen digital zu erbringen. Diese Änderung erleichtert es Unternehmen, den gesamten Einstellungsprozess digital abzuwickeln, von der Vertragserstellung bis zur elektronischen Übermittlung der Nachweise. Dies reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern auch den Papierverbrauch und beschleunigt die Abwicklung. Arbeitgeber können somit effizienter arbeiten, ohne die gesetzlichen Vorgaben zu verletzen, während Arbeitnehmer weiterhin volle Transparenz über ihre Vertragsbedingungen haben. Das Nachweisgesetz 2024 schafft damit die Grundlage für moderne, digitale Arbeitsprozesse, die den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht werden.
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Arbeitsvertrag und Nachweisgesetz
Der Arbeitsvertrag und das Nachweisgesetz sind eng miteinander verknüpft, da das Nachweisgesetz festlegt, welche wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festgehalten und dem Arbeitnehmer mitgeteilt werden müssen. Das Nachweisgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, zentrale Informationen wie die Vergütung, Arbeitszeiten, Kündigungsfristen und den Arbeitsort schriftlich zu dokumentieren, unabhängig davon, ob er einen Arbeitsvertrag schriftlich oder mündlich abschließt. Das Nachweisgesetz sorgt somit für Transparenz und Rechtssicherheit, indem es sicherstellt, dass alle relevanten Vertragsbedingungen für beide Parteien klar nachvollziehbar und verbindlich sind. Insbesondere nach der Reform von 2024 können Unternehmen diese Informationen nun auch digital übermitteln, was den Prozess deutlich vereinfacht.
Praktikumsvertrag und Nachweisgesetz
Auch für Praktikumsverträge gilt das Nachweisgesetz, sofern es sich um ein vergütetes oder längerfristiges Praktikum handelt. Das Gesetz schreibt vor, dass die Unternehmen die wesentlichen Vertragsbedingungen, wie die Dauer des Praktikums, die Vergütung, Arbeitszeiten und den Ausbildungszweck, schriftlich festhalten und dem Praktikanten zur Verfügung stellen müssen. Dies schafft Transparenz über die Rahmenbedingungen und verhindert potenzielle Missverständnisse. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Nachweise rechtzeitig zu erbringen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Nach der Reform des Nachweisgesetzes 2024 ist es zudem möglich, diese Nachweise digital zu übermitteln, was den administrativen Aufwand reduziert und den Prozess effizienter gestaltet.
Das Nachweisgesetz 2024 entlastet Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Das neue Nachweisgesetz 2024 bringt erhebliche Erleichterungen und moderne Anpassungen für Arbeitsverhältnisse mit sich. Die Möglichkeit, den Nachweis digital zu erbringen, reduziert den bürokratischen Aufwand, und Unternehmen gewinnen mehr Flexibilität in ihren Prozessen. Gleichzeitig gewährleistet sie die Transparenz für Arbeitnehmer, da die wesentlichen Arbeitsbedingungen klar und nachvollziehbar dokumentiert werden müssen. Arbeitsverträge können digital abgeschlossen und digital nachgewiesen werden. Die Reform stärkt somit das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und passt das Nachweisgesetz an die Anforderungen einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt an.