SAP SuccessFactors: Überblick & Vorteile der Personalmanagementlösung

Die Arbeitswelt verändert sich rasant – und mit ihr die Anforderungen an heutige HR-Systeme. Mit SAP SuccessFactors bietet SAP eine cloudbasierte Plattform, die nicht nur klassische HR-Abläufe digitalisiert, sondern schafft auch Raum für eine mitarbeiterzentrierte Arbeitskultur. Was hinter der Lösung steckt und welche konkreten Vorteile sich daraus ergeben – wir klären auf!

HCM wird durch HXM abgelöst

Der Vorgänger der Human Experience Management-Plattform (HXM) war die klassische Human Capital Management-Software (HCM). HCM-Systeme konzentrieren sich vor allem auf die Abbildung von Unternehmensstrukturen, die Verwaltung von Mitarbeitenden und deren Weiterentwicklung – mit starkem Fokus auf Effizienz und Kontrolle. Doch mit der Weiterentwicklung der Ansprüche an Arbeitgeber, wuchs der Wunsch nach mehr Interaktion und Mitgestaltung. Hier setzt Human Experience Management (HXM) an. Im Zentrum steht nicht nur die Funktion der Mitarbeitenden, sondern ihr Erlebnis im Unternehmen. Denn nur wer sich wertgeschätzt und gehört fühlt, kann sein volles Potenzial entfalten – und trägt so maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

Die drei Säulen der SAP SuccessFactors HXM Suite

1. HR-Neuausrichtung auf Endanwendende:

Automatisierte Prozesse vereinfachen die Organisation von Projekten und die Zusammenstellung von Teams. Dadurch wird der administrative Aufwand reduziert und die HR-Arbeit stärker auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ausgerichtet.

2. Intelligente Technologien:

Eine integrierte Chatfunktion mit Machine Learning fördert die interne Kommunikation und verbessert so das Mitarbeitererlebnis. Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und gut unterstützt.

3. Erhebung von Daten:

Neben klassischen Betriebsdaten (Operational Data) werden nun auch Erlebnis- und Erfahrungsdaten (Experience Data) erfasst – etwa durch regelmäßige Umfragen. Diese Kombination ermöglicht ein tieferes Verständnis für die tatsächlichen Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeitenden.

Flexibel und skalierbar: Die modulare Struktur von SAP SuccessFactors

Die cloudbasierte Lösung SAP SuccessFactors basiert auf einem modularen Aufbau, der Unternehmen maximale Flexibilität bietet. Die einzelnen Module lassen sich individuell anpassen und kombinieren, je nach Bedarf und HR-Strategie. Das zentrale Fundament bildet SuccessFactors Employee Central – das Herzstück für die Verwaltung von Stammdaten, Personaladministration, Organisationsstrukturen sowie Arbeitszeitmanagement. Dieses Modul ist häufig die erste Implementierungsstufe, da viele weitere Funktionen darauf aufbauen. Darüber hinaus sind zahlreiche Module aus der früheren HCM Suite weiterhin Bestandteil von SuccessFactors – etwa für Recruiting, Learning, Performance & Goals oder Compensation. Diese wurden weiterentwickelt und in die HXM-Logik integriert, um nicht nur Prozesse zu steuern, sondern auch das Mitarbeitendenerlebnis aktiv zu gestalten.

Die SAP HXM Module & Funktionen im Überblick:

1. Recruiting: Es verhilft, einen objektiven, kollaborativen sowie mobilen Auswahlprozess zu ermöglichen, um die besten Talente zu finden. Das Modul wird außerdem für Stellenausschreibungen, die Bewerberverwaltung und Bewerbungsevaluierung verwendet. KI-gestützte Funktionen helfen dabei, Bewerbungen effizient und fair zu prüfen.
2. Onboarding: Mitarbeiter:innen benötigen einen erfolgreichen Start ins Unternehmen. Hierbei unterstützt das Onboarding-Modul von SAP SuccessFactors mit unterschiedlichen Features, wie ein Dashboard, auf dem die neuen Mitarbeitenden zurückgreifen können. KI erleichtert sowohl neuen als auch ausscheidenden Mitarbeitenden die notwendigen Schritte.
3. Learning: Mit dem Learning-Modul können Mitarbeiter sich weiterbilden. Dort sind Schulungen und Anweisungen für die tägliche Arbeit bereitgestellt. Die Angebote unterscheiden sich in Präsenzschulungen, digitale Schulungen und Social Learning, bei dem Mitarbeiter:innen sich über Themen austauschen und gemeinsam in der Gruppe neues lernen können. Das Modul kann auch für den Onboarding-Prozess genutzt werden.
4. Performance & Goals: Mit dem Modul ist das Unternehmen in der Lage, Ziele der Mitarbeiter:innen an die Unternehmensstrategie anzupassen. Das Goal-Modul verhilft, individuelle Ziele nach dem SMART-Prinzip zu erstellen. Mit der Performance-Modul ist der Fortschritt der Ziele einsehbar. Aufgrund von systematischen Zielvereinbarungen zwischen Mitarbeiter:in und Unternehmen, ist deren Performance zu messen und zu bewerten.
5. Compensation: Das Modul dient zur Koordination der Prozesse für die Vergütung der Mitarbeiter:innen. Es optimiert die Vergütungs-Budgets und durch Vergütungsprofile der Mitarbeitenden sowie einer Gehaltshistorie, wird für eine faire und transparente Vergütung gesorgt. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll automatisiert und beschleunigt Prozesse im Rahmen der Gehaltsabrechnung und sorgt dafür, dass Zahlungen pünktlich und fehlerfrei erfolgen.
6. Succession & Development: Dieses Modul ist für die Talententwicklung der Mitarbeitenden sowie die Mitarbeiterentwicklung des Unternehmens. KI-gestützte Tools analysieren das Potenzial von Mitarbeitenden und zeigen auf, wie sich Nachfolgeregelungen auf das Unternehmen auswirken. Die Verwaltung erfolgt über das Employee Central.

Vorteile von SAP SuccessFactors

Neben der umfassenden Digitalisierung und Optimierung aller HR-Prozesse bietet SAP SuccessFactors drei zentrale Vorteile, die sowohl der Personalabteilung als auch den Mitarbeitenden zugutekommen:

Sicherheit

Da in HR-Systemen hochsensible Personaldaten verarbeitet werden, steht Datenschutz und Datensicherheit an oberster Stelle. SAP SuccessFactors kümmert sich selbst um die Sicherstellung des Sicherheitsstandards, anders als bei hauseigener On-Premise-Software. Die Daten werden in SAP eigenen Rechenzentren verarbeitet und Nutzer:innen erhalten eine verschlüsselte Verbindung. Es gibt unterschiedliche Server-Standorte für unterschiedliche Kundenanforderungen.

Wartung, Administration und mobile Nutzung

Updates, Wartungen und Backups werden automatisch von SAP durchgeführt – ohne zusätzlichen Aufwand für die IT-Abteilung. Darüber hinaus ermöglicht die SAP SuccessFactors Mobile App den ortsunabhängigen Zugriff auf HR-Funktionen, was insbesondere für Führungskräfte und Mitarbeitende im Außendienst von Vorteil ist.

Individuelle und einfache Bedienung

Durch die verschiedenen Module ist SAP SuccessFactors individuell anpassbar. Die Bedienung ist so aufgebaut, dass möglichst intuitiv gearbeitet werden kann, um die Einarbeitungszeit und Schulungsdauer zu minimieren.

Smarte Unterstützung durch KI-Assistent Joule

Mit der Integration von Joule, dem KI-basierten digitalen Assistenten von SAP, wird SAP SuccessFactors noch leistungsfähiger. Joule basiert auf generativer künstlicher Intelligenz und ist speziell darauf ausgelegt, die Interaktion mit SAP-Systemen zu vereinfachen und zu personalisieren.

Was kann Joule?

Joule ermöglicht eine dialogorientierte Bedienung der SuccessFactors-Oberfläche. Nutzer:innen können über einfache Eingaben:

• Informationen abrufen (z. B. Gehaltsdaten, Teamstrukturen)
• Aufgaben ausführen (z. B. Urlaubsanträge, Adressänderungen)
• durch das System navigieren, ohne sich durch Menüs klicken zu müssen

Dabei erkennt Joule den Kontext, verarbeitet mehrere Informationen gleichzeitig und liefert relevante, datengestützte Antworten – ganz ohne manuelle Suche

Vorteile für HR und Mitarbeitende

• Produktivitätssteigerung: Routineaufgaben werden automatisiert, die Navigation im System wird vereinfacht.
• Bessere User Experience: Besonders für Gelegenheitsnutzer:innen ist Joule eine intuitive Alternative zu klassischen Klickpfaden.
• Datenschutzkonform: Joule ist in der SAP Business Technology Platform (BTP) verankert und erfüllt europäische Datenschutzstandards.

Einfacheres Arbeiten durch ein DMS für Dein SAP SuccessFactors

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für SAP SuccessFactors schafft maximale Transparenz und Effizienz in der HR-Dokumentenverwaltung. Alle relevanten Dokumente sind zentral, strukturiert und jederzeit auffindbar. HR-Prozesse werden deutlich effizienter, da Suchzeiten minimiert und manuelle Abläufe automatisiert werden. Wichtige Vorteile sind:

• Rechtskonforme, elektronische Archivierung: Dokumente werden GoBD und DSGVO konform archiviert und bleiben revisionssicher. Die Prüfung nach IDW PS 880 bestätigt die Revisionssicherheit.
• Digitale Personalakten: Bündelung personenbezogener Dokumente in einer Akte
• Schneller Zugriff auf Informationen: Dokumente lassen sich in Sekundenschnelle finden, statt lange gesucht zu werden. KI-basierte Suchfunktionen und ein ChatAssistent liefern Antworten in Echtzeit.
• Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier, Druck und langen Durchlaufzeiten sinken Ihre Betriebskosten.
• Produktivitätssteigerung: Ein DMS automatisiert Routineprozesse, reduziert den administrativen Aufwand und erhöht die Effizienz.
• Die DMS-Anbindung ist konzipiert für SAP HCM / H4S4 und SAP SuccessFactors