Ein wichtiger Bestandteil des sogenannten Purchase-to-Pay-Prozesses in SAP ist die Auftragsbestätigung. Durch ihre rechtliche Verbindlichkeit zwischen Käufer:innen und Verkäufer:innen ist das Dokument während des Kaufprozesses ein wichtiges Element. Zudem ist die Auftragsbestätigung bedeutend für eine zuverlässige Planung der Produktion und Aussagefähigkeit gegenüber dem Kunden. Die Prüfung sowie Pflege der Termine und Mengen solcher Dokumente tragen viele Fehlerquellen und binden viele zeitliche Ressourcen, welche mit einer digitalen Lösung vermieden werden können. Wir erklären, wie Auftragsbestätigungen in SAP digital, effektiv und transparent verarbeitet werden können.
Definition Auftragsbestätigung
Die Auftragsbestätigung ist ein wichtiger Bestandteil des Beschaffungssprozesses zwischen Käufer und Verkäufer, denn in einer Auftragsbestätigung werden die Verkaufskonditionen sowie Mengen und Preise vereinbart. Mit der Auftragsbestätigung werden die Rahmenbedingungen des Kaufvertrages verbindlich für Käufer und Verkäufer festgehalten.
SAP Auftragsbestätigungen prüfen: Die richtigen Mengen, die richtigen Preise zum passenden Liefertermin?
Auftragsbestätigungen zu überprüfen, erfordert eine große Aufmerksamkeit, denn es müssen zeitnah Rahmendaten des Dokuments, wie Menge, Liefertermin oder Preise genauestens überprüft werden. Da es sich um ein rechtlich verbindliches Dokument handelt, sollten keine Fehler bei der Überprüfung passieren. Unternehmen erhalten häufig ein großes Maß an Auftragsbestätigungen, daher darf die jeweilige Überprüfung nicht zu lang dauern und muss möglichst fehlerfrei sein, denn es geht dabei um wichtige Lieferkonditionen sowie Mengen und Preise, welche die Grundlage der Planung sowie Rechnung sein werden. Der aktuelle Rohstoffmangel trägt beispielsweise auch dazu bei, dass sich Liefertermine ändern. Innerhalb des Prozessschrittes gilt es folgende Fragen zu prüfen und zu dokumentieren:
- Handelt es sich um eine Auftragsbestätigung oder lediglich um eine Eingangsbestätigung?
- Passen die jeweiligen Mengen zur Bestellung?
- Handelt es sich in der Auftragsbestätigung um die zuvor verhandelten Preise?
- Stimmen die verhandelten Lieferkonditionen?
- Passt der angegebene Liefertermin?
Diese Stolperfallen verbergen sich hinter der Prüfung von Auftragsbestätigungen in SAP
Ob in der Handels- oder Industriebranche, Bestellungen mit einem großen Mengenvolumen sind hier keine Seltenheit. Zudem handelt es sich dabei oft um Produkte oder Einzelteile mit vielen unterschiedlichen Eigenschaften. Demnach erfordert die Überprüfung von Auftragsbestätigungen eine besondere Aufmerksamkeit und Konzentration. Gerade wenn es sich bei der Prüfung der Auftragsbestätigung und Bestellung der Ware um unterschiedliche Mitarbeiter:innen handelt, ist die Herausforderung besonders groß und Fehler passieren dabei sehr schnell. Dass der/die Prüfer:in der Auftragsbestätigung immer auch der Besteller des Auftrags ist, ist für einen Verbesserungsprozess dabei nur der Tropfen auf dem heißen Stein. Eine Optimierung des gesamten Prozesses erfordert eine digitale Lösung, welche die wesentlichen Prüfschritte automatisiert.
Im Fokus: Auftragsbestätigungen in SAP verarbeiten
Die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ist Bestandteil des Purchase-to-Pay-Prozesses in SAP. Die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen innerhalb des Beschaffungsprozesses beinhaltet das Auslesen der Dokumente, welche in verschiedenen Formaten, wie zum Beispiel Papierform oder per E-Mail eingehen. Bereits beim automatischen Auslesen zu Anfang des Prozesses wird das Dokument revisionssicher und GoBD-konform archiviert. Zunächst werden die digital erfassten Auftragsbestätigungen mittels einer OCR-Software ausgelesen und klassifiziert. Danach werden die ausgelesenen Daten automatisch mit den zugehörigen Positionen der Bestellung im Auftragsbestätigungs-Cockpit in SAP verglichen, um mögliche Abweichungen zu identifizieren. Mit der KI-basierten Überprüfung beginnt der Workflow in SAP. Über das zugehörige Dashboard der Auftragsbestätigungen ist jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand sowie der/die Bearbeiter:in der jeweiligen Auftragsbestätigung ersichtlich. Dort sind alle relevanten Informationen transparent dargestellt und es können Abweichungen geklärt werden. Wenn alle Werte der Auftragsbestätigung zur Bestellung passen oder innerhalb der gewählten Toleranz liegen, kann die Freigabe und Datenübernahme in die Bestellung auch vollständig automatisch erfolgen. Bei Abweichungen wird vorab ein Prüfungs- und Freigabeworkflow durchlaufen.
HOW TO: Auftragsbestätigungen in SAP automatisiert verarbeiten
SAP Auftragsbestätigungen: Diese Highlights bietet die d.velop Lösung
- Automatisierte Verarbeitung von eingehenden Auftragsbestätigungen
- Automatischer Abgleich mit der Bestellung (Mengen, Preise, Liefertermine, …)
- Workflow-gestützter Prüf- und Freigabeprozess
- Jederzeit vollständige Kontrolle über alle Vorgänge
- Nahtlose Integration ins SAP
- Sinnvoller Unterstützungsbaustein für Vor- und Folgeprozesse
Vorteile der digitalen Verarbeitung von SAP Auftragsbestätigungen im Überblick:
- Senkung der Prozesskosten
- Vollständige Transparenz in allen Prozessschritten
- Planungssicherheit durch aktuelle Daten
- Druck- und Druckerwartungskosten werden reduziert
- Neue Freiräume schaffen, da Routineaufgaben entfallen
- Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung
- E-Mail-Benachrichtigungen für Kollegen ohne SAP-Zugang
- Workflowsteuerung und Customizing
Zusammen mit der SAP Bestellanforderung, dem SAP Wareneingang sowie der SAP Rechnungsprüfung ergänzen die Auftragsbestätigungen in SAP den Purchase-to-Pay-Prozess und ermöglichen eine transparente und digitale Verarbeitung von Beschaffungsprozessen.