SAP Rechnungsprüfung: Jetzt durchgängig digital umsetzen und bei jeder Rechnung sparen

Weiter geht es mit unserer Blogartikel-Serie rund um den digitalen Beschaffungsprozess in SAP. Nachdem wir zum Einstieg den gesamten Purchase to Pay-Prozess und vor wenigen Wochen die SAP Bestellanforderungen (BANF) sowie den SAP Wareneingang genauer unter die Lupe genommen haben, steht jetzt die SAP Rechnungsprüfung auf der Agenda. In diesem Prozessschritt heißt es: “It´s all about the money”! Im Fokus hier steht nämlich der Erhalt der Rechnungen und der anschließende Bezahlvorgang.
Innerhalb unseres SAP Beschaffungsprozesses befinden wir uns entsprechend an folgender Stelle:

SAP Beschaffungsprozess

Wussten Sie, dass die Bearbeitung einer einzigen Rechnung bis zu 12,00 € kosten kann?

Allein die Kontrolle und Freigabe einer Rechnung im Unternehmen dauert im Durchschnitt bis zu 14 Tage. In der Hälfte aller Fälle schlägt außerdem die Drei-Beleg-Prüfung fehl (Bestellung, Lieferschein, Rechnung). Im Durchschnitt sind bei der Bearbeitung einer Rechnung 5,25 Mitarbeiter involviert und 0,50% aller Rechnungen gehen innerhalb eines Unternehmens sogar verloren. So lauten die Zahlen, die das Institut für Wirtschaftsinformatik Leibniz Universität Hannover zum Thema elektronische Rechnungen veröffentlichte. In der Konsequenz wundert es kaum, dass die Bearbeitung einer einzigen Rechnung schnell bis zu 12 € kosten kann.
Rechnen Sie das doch mal für Ihr Unternehmen hoch. Fest steht: Aufgaben, die von Mitarbeitern als vermeintliche “Routine” bezeichnet werden und die auf den ersten Blick scheinbar mühelos und nebenbei erledigt werden, kosten dem Unternehmen in der Summe unfassbar viel Geld.

Wie kommen diese Kosten zu Stande? Sie ergeben sich aus den Antworten auf folgende Fragen, die jedes Unternehmen beim Prozess der SAP Rechnungsprüfung für sich beantworten muss:

  • Wer kann und darf Rechnungen prüfen?
  • An welchen Mitarbeiter müssen die Eingangsrechnungen verteilt werden?
  • Wie erhalte ich einen Überblick über alle Eingangsrechnungen, die noch offen sind?
  • Wie kann ich eine revisionssichere Archivierung der Belege garantieren?
  • Wie vermeide ich Duplikate und somit Druckkosten?

Es geht also darum, die Verteilung, Prüfung, Freizeichnung und Verbuchung von Rechnungen möglichst schnell und fehlerfrei zu gewährleisten. Nur so erhält Ihr Unternehmen einen stetigen Überblick über alle kurz- und mittelfristigen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Optimieren können Sie Ihre Prozesse, wenn Sie Ihre Eingangsrechnungsprüfung digital und automatisch gestalten.

Besonders praktisch wäre es , wenn Sie gleich alle Schritte der Eingangsrechnungsprüfung unmittelbar in Ihrem SAP ERP System ausführen könnten, oder?

Lassen Sie uns einen nicht-automatisierten Eingangsrechnungsprozess und den automatisierten Eingangsrechnungsprozess in SAP doch einmal gegenüberstellen.

Nicht-automatisierte SAP Rechnungsprüfung: Hohe Prozesskosten durch lange Lauf-, Bearbeitungs- und Liegezeiten

Bei der klassischen Eingangsrechnungsprüfung erfolgt im ersten Schritt der Eingang der Rechnung via Mail, Fax oder als Brief. Nach dem Öffnen oder Ausdrucken muss der Beleg mit einem Eingangsstempel versehen werden und es erfolgt eine manuelle Vorkontierung.

Der nächste Schritt besteht aus dem Kopieren der Rechnungen und der Ablage der Kopie in eine Zwischenablage. Das Originaldokument wird innerhalb des Unternehmens via Hauspost oder persönlich verteilt. Dieses Vorgehen kann, wie Sie vermutlich wissen, sehr zeitintensiv sein. Oftmals werden Kollegen einfach nicht angetroffen und der Buchhalter muss am nächsten Tag oder in der nächsten Woche die Rechnung erneut auf Reisen schicken. Darüber hinaus ist die Organisation der Kopien in der Zwischenablage extrem aufwendig. Kopien, die nicht nach Erhalt der Originalrechnung aussortiert werden, können sehr schnell zu Irritationen und falschen Annahmen führen.

Der nächste Schritt im Prozess beinhaltet das Prüfen, gegebenenfalls Weiterleiten und die Freigabe der Rechnung. Zu diesem Zeitpunkt muss herausgefunden werden, wer die Rechnung prüfen kann. Oft werden Bestellnummern oder Besteller von der Ursprungsbestellung nicht auf die Rechnung vom Lieferanten übertragen. Wenn die Rechnung also beim sachlichen Prüfer ankommt, muss dieser die Rechnung im System aufwendig suchen und abgleichen. Im Anschluss an die Prüfung wird die Rechnung auf dem Postweg wieder zurück an die Finanzbuchhaltung gesendet. Hierbei ist der Bearbeitungsstatus für den/ die Leiter(in) Finanz- und Rechnungswesen nicht im System erkennbar. Auch wenn Rechnungen unternehmensintern weitergeleitet werden, ist der aktuelle Status und bei welchem Bearbeiter sich die Rechnung befindet, nicht immer bekannt.

Anschließend wandert die Rechnung zurück in die Finanzbuchhaltung. Hier wird der Kreditor und die Kostenstelle überprüft. Die Kontrolle der Kostenstellen erfolgt ein weiteres Mal. Auch hier ist mit eventuellen Rückfragen aus den Abteilungen zu rechnen. Jetzt muss der Buchhalter die Rechnung händisch im System (wenn diese nicht vorerfasst wurde) erfassen und die Rechnung einbuchen. Auch hier verstecken sich Fehlerquellen. Die eingangs erstellte Kopie muss entsorgt werden und alle Dokumente müssen wieder händisch abgelegt werden.

Automatisierte Rechnungsprüfung in SAP: Prozesstransparenz durch das Eingangsrechnungsbuch

Im automatisierten Prozess werden die Rechnungen, die auf dem Postweg eintreffen, per Stapelscanner erfasst. Belege, die per Fax oder Mail in die Unternehmung eintreffen, werden automatisch durch eine Scansoftware erfasst. Während des Scannens werden die wichtigsten Daten per OCR ausgelesen. So kann z.B. die Kostenstelle nach einer erstmaligen Erfassung automatisch dem Beleg mitgegeben werden.

Bei Bestellungen ohne Bestellbezug nimmt das System vollautomatisch eine Vorerfassung vor und die Rechnung erscheint im Eingangsrechnungsbuch. Das Eingangsrechnungsbuch gilt als Analysetool aller Eingangsrechnungen. Hierbei wird auf einen Blick sichtbar, welche Rechnungen von welchem Kreditor, in welcher Höhe und mit welcher Skontofrist eingegangen sind. Darüber hinaus wird auch der Bearbeitungsstatus sowie der aktuelle Bearbeiter sichtbar. Somit werden Rückfragen bezüglich des Status der Rechnung überflüssig.

Im nächsten Schritt werden die Dokumente per Workflow umgehend zu den Bestellern weitergeleitet. Rechnungen werden wesentlich schneller, zielgerichteter und ohne große Aufwände an die verantwortlichen Personen verteilt. Hierdurch erfolgt ein großer Zeitgewinn und Organisationskosten können stark reduziert werden. Ein automatischer Workflow leitet die Bestellung anhand der ausgelesenen Daten des OCR Scanners außerdem direkt an den Besteller weiter. Die Daten der Weiterleitung werden in das Eingangsrechnungsbuch fortgeschrieben und der/ die Leiter(in) Finanz- und Rechnungswesen kennt den Bearbeitungsstatus sowie den aktuellen Bearbeiter der Rechnung.

Im Prüfschritt selber erhält der Prüfer einen automatischen Abgleich zwischen der Bestellung, dem verbuchten Wareneingang und der Rechnung. Es erfolgt also ein Mengen- und Summenabgleich. Wird die Rechnung „grün“ angezeigt, dann stimmt die Dreibelegprüfung und der Prüfer kann durch das Setzen eines „Häkchens“ die Rechnung als geprüft weiter dem Workflow übergeben. Wurde der entsprechende Mitarbeiter per Workflow ausgewählt, kann die Freigabe der Rechnung aufgrund des vorherigen Abgleiches zwischen Wareneingang, Bestellung und Rechnung nun unmittelbar erfolgen – sofern gewünscht auch mobil und ohne SAP Zugang von Geschäftsführern oder Abteilungsleitern. Auch hier kann eine n-stufige Freigabe im SAP System hinterlegt werden. Die Rechnung kann nach erfolgter Freigabe einfach per Mausklick gebucht und für den Bezahlvorgang bereitgestellt werden. Alle im Prozess relevanten Dokumente und Bearbeitungen wurden automatisch archiviert und die Rechnung wird nach der Buchung auch aus dem Eingangsrechnungsbuch automatisch gelöscht.

Die folgende Grafik zeigt beide Prozesse in der Gegenüberstellung:

Der Ablauf der Rechnungspruefung im typischen Prozess und in SAP im Vergleich

Erkennbar ist, das sich der Prozess deutlich verkürzt und weniger fehleranfällig ist. Die Teilschritte der SAP Rechnungsprüfung lassen sich schneller und einfacher erledigen. Das bringt in der gesamtheitlichen Betrachtung weitere Vorteile mit sich.

Alle Vorteile der SAP Rechnungsprüfung im Überblick

  • Prozesstransparenz durch das Eingangsrechnungsbuch
  • Verkürzung von Bearbeitungs- und Liegezeiten
  • Fristgerechte Skonto-Ausnutzung
  • Positionsgenaue sachliche Prüfung
  • Variable Abbildung der Unternehmensprozesse im Workflow
  • Standortübergreifendes Prüfen und Freigeben
  • Zentrales Datenmanagement ohne redundante Kopien
  • Automatisches Ermitteln von Bearbeitern
  • Revisionssichere Ablage und SAP Archivierung des Workflow-Protokolls

Nachdem die Vorteile nun geklärt sind, fehlt im Grunde nur noch die richtige Lösung. Die d.velop incoming invoice automation for SAP ERP ist eine speziell für SAP entwickelte Lösung, die manuelle Abläufe in der Rechnungsverarbeitung digitalisiert und automatisiert. Diese und weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zum digitalen Beschaffungsprozess in SAP.

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