SAP Archivierung: Warum Sie Dokumente prozessbegleitend und revisionssicher ablegen sollten

Weiter geht es mit unserer Blogartikel-Serie rund um den digitalen Beschaffungsprozess in SAP. In den letzten Beiträgen haben wir bereits die einzelnen Bestandteile des P2P-Prozesses analysiert und dabei herausgestellt, inwieweit eine Automatisierung der einzelnen Teilprozesse vom SAP Bestellanforderung bis zur SAP Rechnungsprüfung möglich ist. Diese Automatisierung kann allerdings nur gelingen, wenn die zu verarbeiteten Dokumente jederzeit vollständig zur Verfügung stehen und entsprechend so in jedem Prozessschritt einfach und schnell abrufbar sind.

Die Archivierung in SAP von Dokumenten entlang des gesamten P2P-Prozesses

Gerade im Rahmen des P2P-Prozesses müssen entlang der Prozesskette viele wichtige Dokumente koordiniert werden. Egal ob Beschaffungsantrag, Lieferschein, oder Eingangsrechnung – nur durch die Vorlage oder mit dem Vorhandensein dieser Schriftstücke, können darauffolgende Prozessschritte gestartet werden. Innerhalb von SAP wird das Management von Dokumenten nur rudimentär mit dem sogenannten SAP Dokumentenverwaltungssystems (DVS) abgebildet. Das liegt einfach in der Natur der Sache. SAP ist in erster Linie ein leistungsstarkes ERP-System.

Warum sollten Sie Ihre SAP-Lösung also um eine weitere Archivlösung ergänzen?

Greifen wir uns zur Beantwortung dieser Frage ein Beispiel aus dem klassischen Beschaffungsprozess heraus:
Hier werden Dokumente von den jeweiligen Fachabteilungen kopiert und abgelegt. Das Original wird anschließend weitergeleitet. Die Ablage des Originals findet aber tatsächlich erst im letzten Prozessschritt statt. Hierdurch erhöht sich das Risiko, dass unnötige Dubletten erzeugt werden oder sogar Original-Belege unterwegs verloren gehen.
Dies behindert nicht nur eine schnelle Bearbeitung, sondern kann auch unter rechtlichen Gesichtspunkten zu Problemen führen.

Beim durchgängig digitalen Purchase-to-Pay Prozess werden die prozessbegleitenden Belege und Dokumente hingegen in den jeweiligen Fachabteilungen im Archiv-System oder in einer zentralen Scan-Stelle eingescannt. In den SAP-Transaktionen werden zu einem SAP-Beleg dann sowohl der Belegfluss als auch alle relevanten Dokumente des entsprechenden Prozesses, die sich im Archivsystem befinden, für einen direkten Zugriff angezeigt.

Der Prozesspunkt SAP Archivierung steht dementsprechend nicht mehr klassischerweise am Ende des P2P-Prozesses. Alle begleitenden Dokumente werden direkt zu Beginn archiviert und alle dazugehörigen Bearbeitungen und Freigaben entlang des Prozesses protokolliert. Vorgänge sind sofort nachvollziehbar und transparent, ohne, dass weitere Antworten von den Kollegen notwendig werden. Die Auskunftsfähigkeit eines jeden Mitarbeiters (je nach vorher eingestellten Berechtigungen) wird somit erhöht. Gleichzeitig sinkt der manuelle Aufwand für die Mitarbeiter.

Warum Revisionssicherheit auch im SAP Umfeld wichtig ist

Die Aufbewahrung von elektronischen geschäftsrelevanten Informationsobjekten muss den Anforderungen des Handelsgesetzbuches sowie der Abgabenordnung und der GoBD entsprechen. Daraus resultieren für viele Dokumente Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren. Eine revisionssichere Archivierung von Belegen, wie zum Beispiel Rechnungen, ist somit für die meisten Unternehmen von entsprechender Bedeutung, um die Beweiskraft ihrer Buchhaltung sicherzustellen. Was Revisionssicherheit bedeutet und wie man revisionssicher archiviert haben wir bereits in einem vorherigen Blogartikel zusammengefasst. Dabei ist es wichtig zu wissen: Erste Voraussetzung für eine Revisionssicherheit ist eine Software, mit der GoBD konform gearbeitet werden kann.

Fazit: Die revisionssichere SAP Archivierung von Dokumenten schafft eine wertschöpfende Prozesseffizienz und ausreichend Sicherheit, für den Fall, dass Sie Dokumente nicht länger nur physisch, sondern langfristig digital rechtssicher archivieren möchten.

Den Unternehmenswert durch Prozessautomatisierung steigern

Betrachtet man alle in unserer P2P-Blogserie behandelten Prozessschritte, kann man festhalten: Aufgrund der richtigen Verbuchung von Eingangsrechnungen, der revisionssicheren SAP Archivierung und der allgemeinen Prozessautomatisierung erreicht Ihr Jahresabschluss und die Gewinn- und Verlustrechnung eine erhöhte Aussagekraft. Die Kombination aus den Vorteilen einer Prozessautomatisierung (schnelleres, kostengünstigeres und fehlerfreieres Arbeiten), die Ausnutzung von Skonto und Vermeidung von Mahngebühren sowie die Berücksichtigung von weiteren Faktoren, wie beispielsweise die gewonnene Zeit für die Mitarbeiter, lassen den Wert Ihres Unternehmens langfristig und nachhaltig steigern. Darüber hinaus wird unternehmensübergreifend die Digitalisierung vorangetrieben.

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