Digitalisierung Versicherungen

d.velop documents ist ein Dokumentenmanagementsystem für die revisionssichere und datenschutzkonforme Verwaltung von Versicherungsunterlagen. Policen, Schadensmeldungen, Gutachten, Risikobewertungen und Korrespondenz legen Sie darin medienbruchfrei ab und finden sie über die Volltextsuche in Sekunden wieder. Die Ablage erfolgt GoBD-konform und deckt die Aufbewahrungspflichten nach HGB § 257 und AO § 147 ab. Rollenbasierte Berechtigungen steuern bis auf die einzelne Akte, wer welche Unterlagen sieht. Der Aufbau trägt auch große Bestände über lange Laufzeiten: Bei der Bayerischen liegen zum Beispiel 41,6 Millionen Objekte im Produktionsarchiv.

Die digitale Schadenakte bündelt alle Dokumente eines Schadenvorgangs in einer elektronischen Akte auf Basis von d.velop documents, von der Schadensmeldung über Gutachten und Rechnungen bis zur Regulierungsentscheidung. Sie beendet die verteilte Ablage, bei der ein Vorgang teils im Bestandssystem, teils auf dem Fileserver und teils im E-Mail-Postfach liegt. Die Schadensachbearbeitung sieht den Bearbeitungsstand auf einen Blick, über Sparten und Standorte hinweg, und arbeitet aus der gewohnten Fachanwendung heraus weiter, ohne das System zu wechseln. Weil d.velop documents jede Änderung protokolliert, bleibt der Vorgang für die Interne Revision und für aufsichtliche Prüfungen nachvollziehbar. Versichertenakte und Vermittlerakte folgen derselben Struktur.

Nein. d.velop ersetzt weder das Bestandsführungssystem noch das Kernsystem und auch keine Zeichnungs- oder Regulierungsplattform. Diese Systeme bleiben führend, d.velop documents legt die revisionssichere Dokumenten- und Aktenschicht darüber und bindet sich über Schnittstellen, iFrame-Integration und eine offene REST-API an. Die Pantaenius Versicherungsgruppe, seit über zehn Jahren Kunde von d.velop, bindet die Software auf diesem Weg an ihr Kernsystem OASIS an. Eine Migration der Bestandsdaten aus dem Kernsystem ist dafür nicht erforderlich.

Ein Dokumentenmanagementsystem hält Schaden-, Vertrags- und Vermittlerunterlagen an einer Stelle aktuell und macht sie für alle beteiligten Fachbereiche gleichzeitig zugänglich. In der Schaden- und Unfallversicherung hält es den Bearbeitungsstand über Sparten und Standorte hinweg einheitlich. In der Lebensversicherung sichert die Langzeitarchivierung Policen und Ablaufleistungen über Jahrzehnte, auch in Plattformkooperationen, in denen d.velop die Dokumenten- und Archivierungsschicht liefert und kein Bestandsführungssystem. Rechtsschutz- und Spezialversicherer setzen es unter anderem für die Klassifizierung des Dokumenteneingangs und für das Vertragsmanagement ein. Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen steuern Sie zentral, statt sie je Ablageort einzeln zu pflegen.

d.velop documents deckt im Versicherungswesen die digitale Schadenakte, die Versicherten- und Vermittlerakte, die elektronische Personalakte sowie Aktenplan und Schriftgutverwaltung ab. d.velop sign ergänzt elektronische Signaturen nach eIDAS, von der einfachen bis zur qualifizierten Signatur, für Policen- und Vertragsunterlagen sowie für Arbeitsverträge und Bonusvereinbarungen in Massensignatur-Kampagnen. Workflows in der Schadenbearbeitung, in der Rechnungsprüfung und in der Zeichnung laufen über d.velop process studio, mit anpassbaren Berechtigungen je Prozessschritt und lückenloser Protokollierung. d.velop contracts führt das Vertragsregister samt Fristen für Laufzeiten und Kündigungen, d.velop invoices verarbeitet Eingangsrechnungen inklusive XRechnung und ZUGFeRD, und d.velop postbox übernimmt die digitale Zustellung von Versicherungsdokumenten an Versicherte sowie von Gehaltsabrechnungen an Mitarbeitende im Innen- und Außendienst. Weil alle Anwendungsfälle auf der d.velop content platform aufsetzen, teilen sie ein Berechtigungskonzept und eine Archivierung.

d.velop documents bindet sich über eine offene REST-API, standardisierte Schnittstellen und Apps der d.velop content platform an bestehende IT-Landschaften an, darunter SAP, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365, Salesforce und DATEV. Bestandsführungs- und Fachanwendungen binden Sie zusätzlich per iFrame direkt in die gewohnte Oberfläche ein, sodass die Sachbearbeitung für die Dokumentenarbeit die Anwendung nicht verlässt. Dokumente und Prozessdaten liegen dadurch dort, wo gearbeitet wird, und nicht in einem zusätzlichen System daneben.

d.velop AI erkennt, trennt und klassifiziert eingehende Post aus E-Mail, Brief und Fax und extrahiert Informationen aus Schadensmeldungen, Rechnungen und Gutachten, die anschließend automatisch in die passende Akte laufen. Die Zuordnung läuft dadurch automatisch statt manuell, auch wenn nach einem Unwetterereignis an einem Tag ein Vielfaches des üblichen Volumens eingeht. Über d.velop pilot stellen Mitarbeitende Fragen zu einer Vielzahl von Dokumenten im Chat, im Kundenservice auch während eines laufenden Telefonats. Das Berechtigungskonzept aus d.velop documents greift auch für die KI-Komponenten, sodass kein Fachbereich über die KI Einblick in Unterlagen außerhalb seiner Zuständigkeit erhält. d.velop AI ist nativer Bestandteil der d.velop content platform, kein Add-on, und verarbeitet Daten im europäischen Rechtsraum. Wo Künstliche Intelligenz in Risikoprüfung oder Regulierungsentscheidung eingreift, liegen Einstufung und Nachweispflicht nach dem EU AI Act beim Versicherungsunternehmen als Betreiber, und d.velop liefert dafür die Protokoll- und Dokumentationsgrundlage.

Ja. d.velop stellt die content platform als Cloud, On-Premises und hybrid bereit, und der Betrieb als Software-as-a-Service ist im BaFin-beaufsichtigten Umfeld im Einsatz, etwa beim Digitalversicherer andsafe AG. Ob eine Auslagerung im Einzelfall trägt, entscheidet das Versicherungsunternehmen: Die IKT-Drittanbieter-Risikobewertung nach DORA Art. 28 bis 30 führt es selbst durch, d.velop liefert dafür die Architektur-, Betriebs- und Sicherheitsnachweise. Der Wechsel zwischen den Betriebsmodellen bleibt möglich, was bei der Bewertung der Exit-Fähigkeit zählt.

Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass Mitarbeitende ausschließlich die Dokumente sehen, die ihre Rolle erfordert. Dieselbe Steuerung gilt, wenn KI-Komponenten Dokumente klassifizieren oder analysieren. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform im europäischen Rechtsraum, und die d.velop AG ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Jede Änderung an einem Dokument landet im Änderungsprotokoll, das Interne Revision und Datenschutzbeauftragte auswerten können. Mit der Wahl des Betriebsmodells entscheiden Sie zugleich über Datenhoheit und Exit-Fähigkeit.

d.velop documents legt Versicherungsunterlagen revisionssicher und unveränderbar ab, mit lückenlosem Änderungsprotokoll, und bedient damit die GoBD sowie die Aufbewahrungspflichten nach HGB § 257, AO § 147 und für Rechnungen UStG § 14b. Elektronische Signaturen über d.velop sign erfolgen eIDAS-konform und sind damit rechtsverbindlich. Die aufsichtlichen Anforderungen richten sich an das Versicherungsunternehmen selbst: Die DORA-Verordnung verlangt seit dem 17. Januar 2025 IKT-Risikomanagement, operative Resilienz, Meldewege, ein IKT-Register und eine Drittanbieter-Risikobewertung für jede Software-Beschaffung. d.velop erfüllt die damit verbundenen Erwartungen an einen IKT-Drittdiensleister vollumfänglich wie z.B. die auditierbare Dokumentation, die Protokolle und die Architekturnachweise, auf die sich die Nachweisführung stützt.

d.velop AI erkennt eingehende Vertragsdokumente, Nachträge und Vollmachten automatisch und ordnet sie unabhängig von Format oder Eingangskanal dem richtigen Vorgang zu. d.velop contracts übernimmt anschließend die zentrale Vertragsverwaltung samt Fristen für Laufzeiten und Kündigungen und weist frühzeitig auf risikobehaftete Klauseln hin. Für den eigentlichen Freigabeprozess bildet d.velop process studio Genehmigungsstufen, Vertretungsregelungen und Eskalationswege in einer BPMN 2.0 konformen Workflow-Modellierung ab und protokolliert jeden Schritt revisionssicher. KI übernimmt dabei die Vorprüfung von Standardfällen, komplexere oder risikobehaftete Vorgänge eskaliert das System automatisch an die zuständige Fachkraft. Die rechtsverbindliche Freigabeentscheidung bleibt in jedem Fall bei dieser Fachkraft, die KI Vertragsprüfung übernimmt keine rechtliche Bewertung. Das Berechtigungskonzept aus d.velop documents gilt auch für die KI-Komponenten, und die Datenverarbeitung erfolgt im europäischen Rechtsraum. Ob eine konkrete KI-Anwendung zur Risikobewertung als Hochrisiko-System nach dem EU AI Act einzustufen ist, hängt vom genauen Einsatzzweck ab und sollte im Einzelfall mit der Compliance-Abteilung geklärt werden.