Referenzstory DMB Rechtsschutz

DMB Rechtsschutz optimiert mit Buildsimple und d.velop die intelligente Dokumentenverarbeitung im Posteingang.

• Umsetzung des Projekts in nur 8 Monaten – von der Integration bis zur produktiven Nutzung
• Klassifikation von über 70 Dokumentenklassen und Extraktion relevanter Fachdaten wie Vertrags- und Schadennummer
• Über 90% Trefferquote bei Dokumentenerkennung und Fachdaten-Extraktion

In Rekordzeit zur intelligenten Dokumentenverarbeitung – die DMB-Rechtsschutz-Versicherung optimiert mit Buildsimple und d.velop ihre Posteingangsprozesse

Die DMB-Rechtsschutz-Versicherung AG mit Sitz in Köln betreut über 140.000 Versicherungsverträge bei einem jährlichen Prämienvolumen von rund 38 Mio. Euro. Mit einem Team von 63 Mitarbeitenden fallen jährlich etwa 160.000 eingehende Dokumente an – verteilt über 3 Eingangskanäle. Diese hohe Anzahl an Dokumenten erforderte bislang einen weitgehend manuellen Bearbeitungsprozess. 

Die DMB nutzt bereits seit längerer Zeit d.velop documents zur digitalen Archivierung und Workflow-Steuerung. Dennoch gab es im vorgelagerten Dokumenteneingang strukturelle Herausforderungen. Ziel war es daher, den bestehenden Posteingangsprozess zu optimieren, effizienter zu gestalten und dabei moderne Technologien wie künstliche Intelligenz zu nutzen – mit einer Lösung, die sich nahtlos in d.velop integrieren lässt. 

Ausgangslage

Die DMB Rechtsschutz ließ eingehende Briefe von einem Scan-Dienstleister digitalisieren. Dieser nahm eine erste Vorinitialisierung vor, z. B. durch das Erkennen von Vertrags- oder Schadennummern. Wenn solche Informationen erkannt wurden, konnten die Dokumente maschinell den passenden digitalen Postkörben zugeordnet werden – etwa „Vertrag“, „Vermittler“ oder „Schaden“. 

Falls keine Nummer erkannt wurde oder wenn es sich um Faxe oder E-Mails handelte, gelangten die Dokumente an die interne Posteingangsstelle. Dort sichteten Mitarbeitende die Inhalte und ordneten sie ebenfalls manuell einem Fachbereich zu. Die weitere Bearbeitung erfolgte anschließend im d.velop Workflow-System. 

Dabei ergaben sich folgende Herausforderungen: 

• ineffiziente Prozesse,

• Zeitverzug durch Posteingangsstelle,  

• viele juristische Schreiben, 

• Inhalte sind oft nur im E-Mail-Anhang ersichtlich und 

• eine hohe Fehlerquote  

Zielstellung: Automatisierte Erkennung und Extraktion

Die DMB Rechtsschutz plante, Dokumente maschinell erkennen und deren wesentliche Daten automatisch extrahieren zu lassen. Ziel war es, die manuelle Bearbeitung auf nicht erkannte Dokumente oder Spezialfälle zu reduzieren. 

Ein erster Anbieter wurde gefunden und das Projekt startete im Januar 2024. Aufgrund der Insolvenz des Anbieters endete die Implementierung jedoch im September 2024. Nach einer erneuten Suche wurde die DMB Rechtsschutz im Oktober 2024 durch einen d.velop-Kontakt auf die IDP-Plattform Buildsimple aufmerksam gemacht. Die neue Zusammenarbeit startete im Januar 2025. 

Lösung: KI-basierte Plattform von Buildsimple

Buildsimple ist eine SaaS-Plattform für die intelligente Dokumentenverarbeitung und spezialisiert auf automatisierte Prozesse im Posteingang. Mithilfe Künstlicher Intelligenz analysiert die Software eingehende Dokumente präzise, klassifiziert Inhalte und extrahiert relevante Informationen – vollständig automatisiert und mit hoher Genauigkeit. 

Besonders im Versicherungsumfeld hat sich Buildsimple als verlässlicher Partner etabliert: Namhafte Unternehmen wie die HUK-COBURG, die Württembergische Versicherung und die VHV setzen bereits auf die Lösung. Seit Februar 2025 ist Buildsimple Teil des d.velop-Partnernetzwerks. 

Ziel der DMB Rechtsschutz war es, eingehende Dokumente fachlich aufzuteilen und zu bestimmen, ob es sich z. B. um Anträge oder Schadendokumente handelt. Auf dieser Basis sollten relevante Informationen wie Vertragsnummern, Schadennummern oder Vermittlernummern ausgelesen werden. 

Buildsimple nutzt dafür ein eigenes Foundation Model, das bereits über ein trainiertes Sprach- und Strukturverständnis verfügt. Dadurch können individuelle KI-Modelle ab etwa 20 Beispieldokumenten trainiert werden. Vor der Nutzung solcher Basismodelle waren mehrere tausend Trainingsdokumente notwendig. 

Buildsimple speichert produktive Daten nicht dauerhaft. Nur anonymisierte Trainingsdaten werden gespeichert, um die KI kontinuierlich weiterentwickeln zu können. Dabei werden personenbezogene Informationen wie Adressen, Telefonnummern oder Kundennummern entfernt. 

Im Januar 2025 haben wir mit der Implementierung begonnen und konnten das Projekt innerhalb von 8 Monaten umsetzen. Da können wir in der Zusammenarbeit zwischen d.velop, Buildsimple und DMB Rechtsschutz mächtig stolz drauf sein.“

Mario Dederichs
IT-Leiter der DMB-Rechtsschutz-Versicherung AG

Umsetzung bei der DMB Rechtsschutz: Integration, Training und erste Ergebnisse

Im Projektverlauf wurden bei der DMB Rechtsschutz folgende Schritte umgesetzt: 

• Aufbau der Dokumentenklassifizierung mit über 70 Dokumentenklassen 

• Extraktion von Vertragsnummern, Vermittlernummern und Schadennummern 

Eine Herausforderung bestand darin, geeignete Trainingsdokumente zu finden. Da zuvor keine Klassifizierung im System vorhanden war, mussten diese manuell identifiziert werden. Für jede Dokumentenklasse wurden rund 100 Beispiele benötigt. Zudem kam es bei manchen Dokumenten zu Überschneidungen, z. B. bei mehreren Vertragsnummern innerhalb eines Schreibens. 

Die ersten Ergebnisse zeigten: 

• Eine Klassifikationsquote von über 90 % bei den Dokumenten 

• Eine Trefferquote von über 90 % bei der Erkennung von Fachdaten 

Fazit: Intelligente Verarbeitung vollständig integriert

“Im Januar 2025 haben wir mit der Implementierung begonnen und konnten das Projekt innerhalb von 8 Monaten umsetzen. Da können wir in der Zusammenarbeit zwischen d.velop, Buildsimple und DMB Rechtsschutz mächtig stolz drauf sein.” – Mario Dederichs IT-Leiter der DMB-Rechtsschutz-Versicherung AG 

Die Buildsimple-Lösung wurde vollständig in das bestehende d.velop System der DMB Rechtsschutz integriert. So entstand ein End-to-End-Prozess von der Dokumentenerkennung über die Datenextraktion bis zur Übergabe in Workflows. Als SaaS-Lösung bringt Buildsimple einen sofort einsetzbaren Betrieb mit kontinuierlicher Weiterentwicklung mit. Darüber hinaus sind weitere Funktionen wie die Erkennung von Streichungen, Sentiment-Analysen oder Dokumentenzusammenfassungen verfügbar. Die DMB-Rechtsschutz konnte damit innerhalb weniger Wochen ein System zur intelligenten Dokumenteneingangsverarbeitung aufbauen – mit moderner KI-Technologie und vollständiger Integration in die vorhandene d.velop Infrastruktur.