Digitalisierung in der Pflege
Digitalisierung Pflege
d.velop Lösungen zur Digitalisierung in der Pflege
Was ist Digitalisierung in der Pflege?
Digitalisierung in der Pflege optimiert Tätigkeiten, Prozesse und Arbeitsweisen so, dass sie Zeit und Ressourcen einsparen. Das Ziel dieser Maßnahmen ist zum einen die Entlastung des Pflegepersonals und die Erhöhung der Pflegequalität und zum anderen die Einsparung von Kosten. Einrichtungen stehen viele clevere Optionen zur Verfügung, um die Digitalisierung in der Pflege auszubauen, sowohl ambulant als auch stationär, wie etwa Pflege-Apps und digitale Klientenakten. Darüber hinaus lassen sich sämtliche Verwaltungstätigkeiten digital abbilden, zum Beispiel Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und Personalprozesse.
Alle Klientendaten auf einen Blick – Pflege- und Verwaltungsdokumente
Digitale Klientenakten sammeln und archivieren alle relevanten Daten und Unterlagen von Klienten:innen. Sie machen die Daten jederzeit von überall her abrufbar und verschaffen per Trefferlisten allen Berechtigten einen sofortigen Überblick über Informationen, Stammdaten und Dokumente von Klienten:innen. Dadurch gewährleisten sie einen reibungslosen Arbeitsablauf und sparen Zeit durch smarte Digitalisierung in der Pflege.
- Sicherer als Papierakten
- Alle Informationen an einem Ort
- Standortübergreifender Zugriff
Rechnungen digital verarbeiten
Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen bedeutet nicht nur enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Aufgrund langer Liege- und Bearbeitungszeiten verpassen Pflegeeinrichtungen wertvolle Skontofristen. Und nicht nur das: Auch eine ausreichende Transparenz, z.B. bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, fehlt.
Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung in der Pflege vereinfachen Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess:
- Schnelle Rechnungsprüfung
- Nahtlose Integration in Bestandssysteme (ERP, Fibu & WaWi)
- GoBD-konforme Archivierung
Verträge erfolgreich verwalten
Das Vertragsmanagement ist eine zeitaufwendige und manchmal mühselige Arbeit. In vielen Pflegeeinrichtungen ist unklar, wie vertragliche Verpflichtungen verwaltet, ausgewertet und aktiv zur Unternehmens- bzw. Organisationssteuerung genutzt werden. Mitarbeitende aus fast allen Abteilungen haben Berührungspunkte zu den Verträgen. Das digitale Vertragsmanagement ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung in der Pflege und bietet viele Vorteile:
- Transparenz: Alle Verträge im Blick und keine Fristen mehr verpassen.
- Effizienz: Schnellere Erstellung, Bearbeitung und Auswertung von Verträgen.
- Sicherheit: Keine Verträge mehr verlieren und abteilungsübergreifend arbeiten.
Automatisierte Personalprozesse
Die digitale Personalakte von d.velop digitalisiert und automatisiert Ihre Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz. Dazu verwaltet die Akte – von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung – sämtliche Personaldokumente und beschleunigt die Abwicklung der HR-Prozesse.
Mit d.velop postbox stellen Sie Mitarbeitenden Dokumente wie Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsdokumente kosteneffizient und rechtssicher zu. Die Zustellung erfolgt verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis – ganz im Gegensatz zu den gängigen Portalen.
d.velop sign ist eine elektronische Signatur Software, die Menschen aus allen Bereichen dabei hilft, Unterschriftenprozesse vollständig zu digitalisieren. Durch die Digitalisierung reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Einholung von Unterschriften durch das Pflegepersonal. Die Realisierung einer volldigitalen Patient Journey senkt die Kosten durch entfallendes Papierhandling.
d.velop Care App – Kommunikation vereinfachen und Informationen für alle verfügbar machen
Durch die große Vielfalt an Kommunikationskanälen fällt es Mitarbeitern:innen und Klienten:innen zunehmend schwerer, schnell an relevante Informationen und Neuigkeiten zu gelangen. Organisationen und Einrichtungen können diese Herausforderung dank Digitalisierung in der Pflege leicht lösen: mit der care App von d.velop.
Mit unserer care App ist es ganz einfach, allen Beteiligten die gewünschten Informationen digital zur Verfügung zu stellen und das unabhängig von Zeit und Ort.
- Übersicht: Alle Neuigkeiten und wichtigen Informationen auf einen Blick
- Effizienz: Schnelle Kommunikation mit allen Mitarbeitenden, Klienten:innen und Angehörigen
- Sicherheit: DSGVO-konform
Digitalisierung für eine effiziente Verwaltung
Das Sozialwesen ist vom demographischen Wandel doppelt betroffen. Auf der einen Seite der Fachkräftemangel, der sich auf jede Branche auswirkt und zum anderen steigt die Nachfrage nach Betreuungsangeboten für pflegebedürftige Menschen. Ein möglicher Lösungsansatz ist die Digitalisierung von Prozessen. Genauso vielfältig wie das Sozialwesen selbst ist auch die d.velop plattform. Das Kurzvideo zeigt, welche Möglichkeiten sich im Sozialwesen auftuen, um administrative Aufgaben effizient zu bewältigen.
Schnittstellen zu Ihren Fachlösungen für reibungslose Digitalisierung in der Pflege
Umfangreiche Schnittstellen auf Basis internationaler Standards sowie fortgeschrittene Sicherheitsfunktionalitäten ermöglichen die einrichtungs- und organisationsübergreifende Integration der d.velop Lösungen in Ihre bestehenden Systeme. Dadurch können Sie d.velop Technologien in Ihrer gewohnten Oberfläche nutzen und die Digitalisierung in der Pflege integrativ vorantreiben.
REFERENZGUIDE
6 Einrichtungen berichten: Praxistipps zur erfolgreichen Digitalisierung
Diese 6 Fallbeispiele geben Ihnen wertvolle Einblicke, wie andere Einrichtungen das Thema Digitalisierung angegangen sind. Sie lernen deren damalige Ausgangssituation und die einhergehenden Herausforderungen kennen. Hier wird beleuchtet welche Schritte unternommen wurden, um die Herausforderungen erfolgreich durch Digitalisierung zu meistern.
6 Best Practices für Sie!
- Rechnungsverarbeitung & Vertragsmanagement bei der Stiftung Haus Hall
- DMS & Klientenakten bei der Nieder-Ramstädter Diakonie
- Mitarbeiter App bei der Stiftung Liebenau
- ECM bei der Johannes-Diakonie Mosbach
- Rechnungsworkflow bei der Diakonischen Stiftung Wittekindshof
- Prozessdigitalisierung bei Dienste für Menschen
REFERENZSTORYS
Erfolgsgeschichten aus dem Sozialwesen
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DMS und Klientenakte als Auftakt zur großen Digitalisierungs-Offensive
„Es blieb nur die Frage, womit wir loslegen. Wir haben uns für einen dicken Fisch entschieden: die Klientenakte. Denn die ist das Herzstück unseres Tuns.“ Und es gab ein Problem, das zu einer großen Herausforderung heranwachsen sollte: Bei der Digitalisierung stand man noch ziemlich am Anfang.“
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Johannes-Diakonie Mosbach führt digitale Gehaltsabrechnung ein
„Die Papierakte war beim Personalreferenten in Mosbach oder Schwarzach abgelegt“, beschreibt Achim Hable, Leiter Gehaltsabrechnung und Personalcontrolling der Johannes-Diakonie, eines der Kernprobleme. „Wenn mein Chef eine Personalakte haben wollte, musste ein Bote sie über mehrere Kilometer bringen.“
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Rechnungsverarbeitung und digitales Vertragsmanagement für sieben Gesellschaften
„Wir bekamen täglich Dutzende Rechnungen, die an allen erdenklichen Standorten eintrafen“, beschreibt Barbara Berger, Abteilungsleiterin im Finanz- und Rechnungswesen. Bearbeitungszeit: bis zu zwei Wochen. „Doch wir wussten: Das kann viel schneller laufen.“
Blogartikel, Whitepaper & Webinare
Hilfreiche Materialien zur Digitalisierung Ihrer Pflegeeinrichtung
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DMS in Connext Vivendi integrieren
Michael Schwanzer, IT-Leiter bei der GFDE berichtete über die Einführung vom Dokumentetenmanagement
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Mehr Zeit für’s Wesentliche!
Digitalisierung schafft mehr Zeit für die Pflege! Erfolgsgeschichten & Digitalisierungsmöglichkeiten
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Digitaler SIS-Bogen
Formulare wie der SIS-Bogen lassen sich mit dem process studio digital erstellen und ausfüllen
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Digitale Rechnungsverarbeitung
Einfacher Einstieg in die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung für Pflegeeinrichtungen
Digitalisierung für die Bedürfnisse Ihrer Einrichtung
Pflegeheime
Häufig sind Mängel oder fehlende Strukturen in der Ablauforganisation Gründe für die Arbeitsüberlastung und den Zeitdruck von Mitarbeitenden in Pflegeheimen. Es bleibt daher kaum noch Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Durch die Digitalisierung der Pflege werden die Mitarbeitenden entlastet. Mit den d.velop Lösungen zur digitalen Abbildung von Fachprozessen und Verwaltungsabläufen unterstützen wir die Organisationsprozesse in allen stationären Pflege- und Hilfeeinrichtungen für eine effiziente Planung und Durchführung.
Wohlfahrtsverbände
d.velop bietet Ihnen die Möglichkeit, die Prozesse in Ihrem Verband, in Ihrer Organisation oder Einrichtung zu digitalisieren. Für einen wertvollen Austausch in Ihrem Team, zur Motivation Ihrer Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen und für Interessierte, die mehr über Ihre Organisation wissen wollen. Informationen, Daten und Prozesse werden zur Verfügung gestellt und sorgen somit für einen reibungslosen Ablauf in Ihrem Verband.
Hilfsorganisationen
Unsere Lösungen unterstützen die Verwaltungs- und Arbeitsabläufe von Hilfsorganisationen in ihrer täglichen Arbeit. Ob Dokumente, Belege oder Projektdokumentationen werden digital allen Berechtigten zur Verfügung gestellt und sorgen damit für mehr Transparenz und Sicherheit in Ihrer Organisation.
Komplexeinrichtungen
Durch die Verwaltung mehrerer Einrichtungen, unterschiedlichster Servicebereiche und Dienste bestehen hohe Anforderungen an die Organisation und Führung von Komplexeinrichtungen. Die Lösungen von d.velop unterstützen Sie im übergreifenden Austausch und bei der Gestaltung von digitalen Prozessen zwischen verschiedenen Einrichtungen, Standorten und Bereichen. Komplexe Arbeitsabläufe werden durch die Digitalisierung einfacher und Sie haben mehr Zeit für Ihre eigentliche Arbeit, der Pflege und Betreuung von Menschen.
Stiftungen
Verabschieden Sie sich von der Papierverarbeitung. Erstellen und speichern Sie Ihre Dokumente direkt digital. So reduziert sich Ihr Aufwand und alle Informationen sind jederzeit verfügbar. Mit automatisierten Workflows und digitalen Prozessen sorgen wir dafür, dass Ihnen mehr Ressourcen für Ihre eigentliche Stiftungsarbeit zur Verfügung stehen.
DIGITALVERBÄNDE
In diesen Netzwerken sind wir aktiv
Zusammen mehr erreichen. Die aktive Nutzung digitaler Technologien ist einer der Erfolgsfaktoren im Sozialwesen. Daher ist eine gemeinschaftliche Zusammenarbeit zwischen Sozialwirtschaft und Softwareherstellern wegweisend. Das Ziel: Pflegekräfte durch Digitalisierung zu entlasten – zu Gunsten der Pflegebedürftigen.
FAQ zur Digitalisierung in der Pflege
Jedes Pflegeheim ist individuell und setzt ganz eigene Prioritäten. Einrichtungen, die ganz am Anfang der Digitalisierung stehen, mögen sich fragen: „Wo fangen wir eigentlich an?“ Ein bewährter Start in die Digitalisierung sind ein Dokumentenmanagement-System (DMS), die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung sowie ein digitales Vertragsmanagement.
Personelle Engpässe durch Fachkräftemangel und Fluktuation führen zu einem Zeitdefizit. Durch die Digitalisierung der Pflege holen Sie ein wenig dieser Zeit auf, denn Daten von Klienten:innen und Bewohnern:innen (beispielsweise Medikamentenpläne und Angehörigeninformationen) stehen Ihnen digital, zentralisiert und vor allem schnell zur Verfügung. Auch repetitive Prozesse können digital angestoßen und automatisiert ausgeführt werden.
Setzt eine soziale Einrichtung digitale Klientenakten ein, werden alle Schriftstücke zum jeweiligen Klienten innerhalb einer digitalen Akte gesammelt. Genauso wie eine analoge Akte auch kann die digitale Akte in verschiedene Gruppen kategorisiert werden. Ein gewünschtes Dokument ist so nur ein paar wenige Klicks entfernt. Die logische Ordnerstruktur hilft beim schnellen Wiederfinden wichtiger Dokumente.
Pflege zu digitalisieren, hilft dabei, den Arbeitsalltag des Pflegepersonals zu entzerren. Durch die Digitalisierung ist eine zielgerichtetere Kommunikation zwischen Pflegepersonal und Klienten:innen / Bewohnern:innen möglich, das Pflegepersonal wird deutlich entlastet und hat mehr Zeit sich den Menschen zu widmen und sie zu pflegen. Das wiederum kann die Zufriedenheit des Pflegepersonals erheblich steigern.
Software Demo
Lernen Sie die d.velop Software kennen
Fordern Sie mit wenigen Klicks Ihre individuelle Demo zur Software von d.velop an. Lassen Sie sich die Lösungen zur Digitalisierung in der Pflege live vorführen und stellen Sie direkt Ihre Fragen. Einfach Formular ausfüllen und wir melden uns bei Ihnen.