Digitale Personalakte bietet Aktualität und schnellen Zugriff auf digitale Daten

Die Dienste für Menschen gGmbH ist ein diakonischer Altenhilfeträger mit Sitz in Esslingen in Baden-Württemberg. Rund 2000 Mitarbeiter:innen kümmern sich in Pflegestiften, Tagespflegen, ambulanten Pflegediensten, Diakoniestationen und Wohnstiften in Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen um Senioren:innen. In 26 Pflegeheimen betreut Dienste für Menschen rund 1700 Personen. 10 ambulante Pflegedienste und Diakoniestationen sorgen für Lebensqualität und Sicherheit zuhause. Mit Tagespflege, Familienpflege und Kurzzeitpflege erfahren Angehörige Entlastung. In 280 betreuten Wohnungen sichern Serviceverträge ein selbstbestimmtes Leben bis ins hohe Alter.

Keine Möglichkeit, Personalakten selbst zu digitalisieren

Akten sollen stets aktuell und in diesem Zustand möglichst immer abrufbar sein. Das gilt besonders für die Unterlagen der eigenen Mitarbeiter:innen. Schließlich sind sie das wichtigste Kapital eines Unternehmens. Das gilt auch für die Dienste für Menschen gGmbH mit ihren 2000 Beschäftigten in zahlreichen Einrichtungen. Das Unternehmen ist dezentral aufgestellt, unterhält Außenstellen in Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen. Weil das Unternehmen nicht in der Lage war, neue Dokumente für die Personalakten selbst einzuscannen und den Personalakten beizufügen, musste die alte digitale Personalakten-Lösung schließlich ersetzt werden.

Dienste für Menschen gGmbH beginnt mit digitaler ERV

Die Lösung existierte bereits, als das Unternehmen vor einiger Zeit beschloss, weitreichende Digitalisierungsmaßnahmen in die Wege zu leiten. „Wir haben dann mit dem digitalen Rechnungseingang (ERV) begonnen“, erklärt Ron Sliacky, Leitung IT-Management bei der Dienste für Menschen gGmbH. Es sei ein Wunsch der Geschäftsleitung gewesen, sukzessive alle Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. In einem zweiten Schritt sollte dann die digitale Personalakte folgen.

Umständlicher Transport und langwieriger Upload der Akten

„Das Projekt hat sich in der Folgezeit sehr gut entwickelt, also haben wir dann mit der digitalen Personalakte weitergemacht.“ Eine solche habe man zwar schon gehabt, aber das ganze Procedere bis zur letztendlichen Verfügbarkeit der Dokumente sei folgendermaßen abgelaufen: „Einmal in der Woche ist ein Scan-Dienstleister vorgefahren gekommen, der eine Kiste mit Dokumenten mitgenommen hat. Diese wurden dann bei dem Dienstleister eingescannt und in die Personalakten hochgeladen.“ Das Problem sei gewesen, dass es 3 bis 4 Wochen gedauert habe, „bis wir die Sachen im System hatten“, fasst Ron Sliacky zusammen. „Und das war einfach zu lang.“

d.velop als Zufallstreffer: Recherchen zum digitalen Rechnungseingang

Auf d.velop war Ron Sliacky gestoßen, indem er einfach die Begriffe „digitaler Rechnungseingang“ bei Google eingegeben hatte. Die d.velop stand dort auf Platz 1 der Suchergebnisse, also gab Sliacky ihnen eine Chance. „Ich hatte ein gutes Bauchgefühl“, erinnert er sich, „und anhand der Texte auf der Website dachte ich, dass das schon ganz gut passen könnte.“ Schließlich sei ein Team von d.velop vor Ort gewesen und habe die Software vorgestellt. „Schnell war klar, dass wir das Projekt gemeinsam angehen werden.“

Auf erfolgreiches ERV-Projekt folgt digitale Personalakte

Nach den guten Erfahrungen aus dem ERV-Projekt wandte sich der IT-Spezialist nun erneut an d.velop und fragte nach der Umsetzbarkeit einer digitalen Personalakte. Die Zielsetzung: Dokumente selbstständig digitalisieren, den Personalakten hinzufügen und diese zentral zur Verfügung stellen können. Die neue Software sollte allerdings einige zentrale Anforderungen erfüllen. Die wichtigste: „Die Software sollte in unserer Personalabteilung auch dank einer intuitiven Oberfläche unkompliziert nutzbar sein“, erklärt Sliacky.

Wunsch: Daten nutzen und daraus Prozesse ableiten können

Auch deshalb entschied man sich erneut für d.velop. „Da haben wir dann alle Anwendungen auf einer Oberfläche“, sagt der IT-Spezialist, „und von dort aus Zugriff auf alle Fachanwendungen.“ Dass d.velop bald eine noch zentralere Rolle bei der Digitalisierung der Dienste für Menschen gGmbH einnehmen würde, ahnt Sliacky da noch nicht. Neben der reinen Archivierung von Personaldokumenten war dem Altenhilfeträger eine weitere Sache besonders wichtig: „Wir wollen aus den Daten, die wir haben, Dinge ableiten können, zum Beispiel Prozesse“, sagt Ron Sliacky. „Ein Ausbildungsvertrag kann beispielweise mit einer Aufenthaltsgenehmigung verknüpft sein, so entstehen Fristen und Informationspflichten, die in einem Prozess abgebildet werden können.“

Dienste für Menschen gGmbH lobt gute, schnelle Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit d.velop beschreibt er als sehr gut. „Es herrscht eine super Kommunikation und alles hat gleich harmoniert zwischen uns“, lobt er. „Wir sind absolut auf der gleichen Wellenlänge.“ Was ihm besonders gut gefällt, ist, dass er nur einen Ansprechpartner bei d.velop hat. „Das war eine Voraussetzung für mich. Ich habe gesagt, dass ich nicht mit 10 Leuten sprechen möchte.“ Dann ging alles ganz schnell.

Schnelligkeit ist größter Mehrwert der digitalen Personalakte

Seit einem Jahr ist die digitale Personalakte nun bei dem Altenhilfeträger im Einsatz. Seitdem werden die Personal-Dokumente von den Außenstellen direkt an die Personalabteilung nach Esslingen geschickt, wo sie eingescannt werden und in die Akten gelangen. „Der größte Mehrwert ist die Schnelligkeit. Meist sind die Dokumente schon nach einem Tag im System und der zentrale Zugriff darauf ist möglich“, sagt Sliacky.

d.velop process studio: automatisierter Personalantrag-Prozess

Derzeit ist man bei der Dienste für Menschen gGmbH damit beschäftigt, noch einige Optimierungen vorzunehmen. Ron Sliacky nennt ein Beispiel: „Ein Batch-Manager soll künftig dafür sorgen, dass Dokumente auch automatisiert in die Akten fließen können.“ Ebenso habe man begonnen, mit dem d.velop process studio einen Personalantrag automatisiert durch einen Prozess zu steuern. „Dieser landet, nachdem er den Prozess mit unterschiedlichen Zuständigkeiten durchlaufen hat, schließlich in der Personalakte.“

Digitale Personalakte kommt in Personalabteilung gut an

In der Personalabteilung ist die Umstellung auf die neue digitale Personalakte von d.velop ziemlich gut angekommen. „Schon nach der Präsentation waren die Kollegen:innen sehr positiv eingestellt und  begeistert“, sagt Ron Sliacky. „Als sie merkten, dass die Umsetzung auch noch relativ schnell funktioniert, war die letzte Skepsis verflogen.“

Die Leute, die es wirklich betrifft, in den Prozess einbeziehen

Wichtig dabei ist dem ITler: „Wir beteiligen an solchen Projekten nur diejenigen, die auch betroffen sind. Bei der digitalen ERV war es nur die Buchhaltung, bei der digitalen Personalakte nur die Personalabteilung, und wenn wir jetzt das digitale Vertragsmanagement einführen, sitzt nur die Rechtsabteilung mit am Tisch. So versuchen wir, die Leute, die es wirklich betrifft, abzuholen und für Akzeptanz zu sorgen.“ Er führt aus: „Wenn ich sehe, dass in manchen Runden 30 Leute sitzen, und davon 10, weil sie es müssen oder wollen, dann denke ich, dass das nicht zielführend ist.“

Schulungen bringen in wenigen Stunden digitale Personalakte näher

Im Personalbüro arbeiten insgesamt sechs Personen mit der digitalen Personalakte. Mit allen  Außenstellen kommen noch einmal um die 100 Führungskräfte mit Zugriff auf die Daten und Dokumente dazu. Die erste Schulung hatte die d.velop übernommen und der Personalabteilung binnen weniger Stunden die Funktionalität erklärt, bis keine Fragen mehr offen waren. Nach einer Woche im Testsystem folgte eine zweite Schulung, um Restfragen zu klären. „Dann gab es noch 2 oder 3 Optimierungswünsche, bevor es richtig losging“, blickt Sliacky zurück. Die Personalsachbearbeiter:innen in den Außenstellen wurden anschließend intern in einem separaten Termin geschult.

Positive Herangehensweise an große Projekte wichtig

Eine positive Herangehensweise ist für Ron Sliacky dabei Grundvoraussetzung. „Man muss den Leuten auch die Angst nehmen vor so großen Projekten“, betont er, „es geht auch einfach, man muss doch nicht immer alles kompliziert machen.“

d.velop wird zum Standard bei Dienste für Menschen gGmbH

Derzeit ist die Dienste für Menschen gGmbH auf der Suche nach einem neuen Abrechnungsprogramm für den ambulanten Dienst. „Da gibt es ein paar Anbieter am Markt, und meine erste Frage ist immer: Haben Sie eine Schnittstelle zu d.velop? Das ist unser Standard, darauf bauen wir auf.“ Man wolle sich eben nicht den anderen Anbietern anpassen, sondern das müsse umgekehrt laufen. „Unsere Dokumente liegen hier, das ist unser Fundament, und Digitalisierung heißt, es gibt Schnittstellen und die anderen sollen sich daran andocken.“

Weitere Zusammenarbeit und Ausbau des d.velop-Systems fest geplant

Eine weitere Zusammenarbeit mit d.velop ist also fest geplant. „Parallel führen wir derzeit mit d.velop die Vertragsakte ein“, sagt Ron Sliacky, „eine Bauakte mit allen Plänen haben wir bereits.“ Mithilfe des d.velop process studios wird auch der Invest-Antrag digital abgebildet werden, „damit die Investitionen automatisch einen Prozess durchlaufen.“ Hinzu kommt das interne Wissensmanagement, das über d.velop abgebildet werden soll, das noch über eine andere Software läuft. Ron Sliacky resümiert: „Das d.velop-System ist einfach gut, weil es funktioniert. Die Rädchen greifen perfekt ineinander.“