Digitalisierung im Handel
Fachlösungen für den Handel
Die Bücher müssen stimmen: Zusammen mit guten Angeboten und einer zahlenden Kundschaft gehört die Buchführung zu den wichtigsten Elementen im Berufsleben eines Kaufmanns. Händler legen daher meist großen Wert auf eine leistungsstarke und zuverlässige Kassen-Software. Doch im Büro selbst, liegen oft Potenziale für Automatisierung brach.
So wie ein Kassensystem das lästige Addieren von Preisen für den Händler übernimmt, kann auch ein Dokumentenmanagement zeitraubende Verwaltungsabläufe verschlanken. Im Handel fallen täglich Tausende Dokumente und damit Aufgaben an: Rechnungen, Lieferscheine, Schriftwechsel, Bestellungen – und das an vielen Standorten. Ein digitales Dokumentenmanagement-System macht entscheidende Informationen in einem Wimpernschlag verfügbar.
Neben speziell für den Handel entwickelte Fachanwendungen, bedienen wir unsere Kunden natürlich mit dem gesamten Produktportfolio der d.velop – von DMS bis hin zu digitaler Unterschrift.
WEBINAR/ Kassenprüfung 2022
Kassenprüfung 2022: Was das Finanzamt jetzt sehen möchte
Erfahren Sie in unserem Webinar mehr über Datenintegrität und Archivierungsstrategien bei der Kassenprüfung. Gemeinsam mit unserem Partner der Consult-SK GmbH und Tobias Teutemacher, Dipl. Finanzwirt und Steuerfahnder in NRW, klären wir Fragestellungen zum Thema KassenSichV und deren Umsetzung in SAP® sowie die Archivierung der entstehenden Massendaten.
Agenda des Webinars
- Rechtliche Grundlagen (§146a / KassenSichV / AEAO / DSFinV-K)
- Gibt es in SAP® Möglichkeiten, eigene Daten auf Vollständigkeit zu prüfen?
- Wo entstehen welche Daten und wie sind diese zu auditieren/archivieren?
- Massendaten: Wenn das eigene Archiv nicht mehr ausreicht
- IHRE Fragen
Eingangsrechnung am selben Tag in der Vorkontierung – Bleker Gruppe
Mit neun Autohäusern an fünf Standorten und über 700 Mitarbeitern ist die Bleker Gruppe im Münsterland, in NRW, ein regionaler Player, mit dem man rechnen muss. 8500 Fahrzeuge übergibt die Gruppe jährlich an ihre Kunden und macht so gut 350 Millionen Euro Umsatz im Jahr. Neun bekannte Marken vereint die Gruppe unter ihrem Dach, darunter Alfa Romeo, Peugeot und Nissan. Da ist es selbstverständlich, dass täglich Verwaltungsarbeit anfällt. Das bedeutete in der Vergangenheit vor allem: Papier.
Die Ausgangslage
Viele Rechnungen und andere Dokumente aus den Filialen mussten zur Bearbeitung in die zentrale Buchhaltung. Das hatte oft ein Fahrer erledigt, der sowieso schon zwischen den Standorten pendelte, um Autos zu bringen oder abzuholen. Die Papiere gingen durch viele Hände. Gerade beim Thema Rechnungen kann das unnötige Verzögerungen oder Verkomplizierungen für ein Unternehmen bedeuten. „Die Post ging in unseren Filialen ein, wurde geöffnet, gestempelt, manchmal bereits vorkontrolliert und dem entsprechenden Sachbearbeiter auf den Tisch gelegt. Alles manuell“, beschreibt Kathrin Bleker, die Projektverantwortliche der IT-Abteilung der Bleker Gruppe.
Digitale Eingangsrechnung
Diese Prozesse wollte die Bleker Gruppe beschleunigen und zugleich die Prozessqualität verbessern. Auf der Suche nach einem Partner für die Digitalisierung entdeckte die Bleker Gruppe die d.velop AG. Nach einer kurzen Analyse war klar, dass Bleker die eigenen Prozesse nicht vollständig umkrempeln musste. Eine SAP-konforme, digitale Eingangsrechnung gehörte zunächst zu den ersten Schritten ins papierarme Büro. Die Lösung der d.velop AG nimmt Rechnungen aus einem Scanner entgegen, speichert sie digital und macht sie innerhalb der bestehenden SAP-Strukturen zugänglich. Per Volltextsuche können Mitarbeiter in den Dokumenten recherchieren, und das System prüft die Rechnungen auf Plausibilität. Parallel laufen die Rechnungsinformationen im SAP-Eingangsrechnungsbuch ein und der Freigabeprozess startet.
Zeitsparender Überblick über Rechnungen, Dokumente, Akten
Mit dem digitalen Eingangsrechnungsbucht der d.velop AG hat die Buchhaltung der Bleker Gruppe immer einen Überblick und aktuelle Informationen darüber, welche Zahlungsmodalitäten es aktuell gibt. Zugleich zeigt das System an, welche Rechnungen offen sind und welche sich in welchem Bearbeitungs-Status befinden. So können sich die Mitarbeiter beispielsweise anzeigen lassen, welche Rechnungen zurzeit in der Freigabe sind. Dauert ein Freigabeprozess länger, zeigt das System das an – und auch, wenn die Frist für das Abziehen von Skonto für das schnelle Begleichen von Rechnungen naht.
Vollständige SAP Integration
Ist ein Prozess abgeschlossen, übergibt das System alle Daten, inklusive der Vervollständigungen aus dem Workflow der Mitarbeiter, an die Standard-SAP-Tabellen. „Unsere Lösung ist vollständig ins SAP integriert“, beschreibt Ronny Gäbler, der zuständige Projektmanager bei der d.velop AG, „und das System arbeitet mit unterschiedlichen Nutzerrollen. Man kann also bestimmen, welcher Mitarbeiter welche Art von Rechnungen bis zu welchem Budget freigeben darf.“
Revisionssichere Archivierung
Die digitale Eingangsrechnung legt die Rechnungen revisionssicher ab. Dazu gehören auch unterschiedliche Versionen eines Dokumentes. Alle Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar und sicher vor Veränderungen gespeichert, ein Anwender kann diese nicht aus Versehen löschen. Und weil die Rechnungen nun digital vorliegen, muss niemand mehr zum Aktenschrank, um Papiere zu suchen. Die Schriftstücke sind per Volltextsuche oder Mausklick erreichbar. Auch der Aufwand, Dokumente physisch transportieren zu müssen, entfällt. So reduziert die Bleker Gruppe gleichzeitig mögliche Fehlerquellen, zum Beispiel durch die Zustellung einer Papier-Rechnung an die falsche Kostenstelle. Allein diese Verbesserungen sparten schon eine ganze Woche Zeit ein.
Vorkontierung am gleichen Tag
Im Endeffekt liegen der Buchhaltung eingegangene Rechnungen nun schon am gleichen Tag zur Vorkontierung vor. Früher gingen die Schriftstücke manchmal erst nach drei bis sieben Tagen in der Buchhaltung ein. Durch die digitale Eingangsrechnung haben Mitarbeiter mehr Zeit für kreative Arbeit. Das ist die Grundlage einer stromlinienförmigen Verwaltung, die strukturiert Vorgänge abarbeitet, statt sich zu verzetteln. Das bringt handfeste betriebswirtschaftliche Vorteile:
- Ersparnis: Die Bleker-Gruppe kann Skonto nun pünktlich ziehen
- Fehlerquellen reduziert: Rechnungen gehen durch weniger Hände
- Zugriffszeit: Digitalisierte Rechnungen sind viel schneller auffindbar, als Rechnungen auf Papier
- Arbeitserleichterung: Buchhaltung weiß immer, wer die Rechnung gerade bearbeitet
- Sicherheit: System meldet, wenn die Bearbeitung einer Rechnung zu lange dauert
- Automatisierung: System bearbeitet wiederkehrende Rechnungen weitgehend selbsttätig
- Zeit wird frei: Mitarbeiter in den Filialen sparen rund eine Stunde Arbeit ein, da durch Digitalisierung Bearbeitungszeit für Rechnungen wegfällt
Weitere glückliche Kunden
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eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH
Eine Menge Papier fiel bei den Verwaltungsaufgaben im Personalbereich und im Fuhrparkmanagement von eismann an. Dieses Papier gehört nun der Vergangenheit an. Eine digitale Personalakte und ein digitales Archiv für Fahrzeug-Dokumente machen das möglich. Beides hilft täglich dabei Arbeitszeit zu sparen – durch schnellere Zugriffszeiten und flexiblere Querverbindungen.
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BRAX Leineweber
Print-Personalakten haben zwar etwas beruhigend Handfestes – doch man kann sie nur einmal herausgeben, und die Suche nach Details erzeugt Aufwand. Digitale Akten bieten komfortable Möglichkeiten, die die Arbeit in der Personalabteilung enorm erleichtern. Zudem sind sie sicher und einfach in der Handhabung. Deshalb setzt BRAX Leinweber seit 2015 auf digitale Personalakten.
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Pietsch Unternehmensgruppe
Schneller Zugriff auf Belege für alle Mitarbeiter in allen Niederlassungen, die über drei Bundesländer verteilt sind: Anfang der 2000er-Jahre führt die Pietsch Unternehmensgruppe nicht nur betriebswirtschaftliche Anwendungen von SAP ein, sondern aktualisierte auch das digitale Dokumentenmanagement-System – und das gleichzeitig.
Webinar Rechnungsverarbeitung Automobilhandel
Digitale Rechnungsverarbeitung in der Cloud für den Automobilhandel
Lernen Sie in dem Webinar, wie Sie mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung Ihre Rechnungen ortsunabhängig erfassen, prüfen und freigeben. Freuen Sie sich auf eine Live-Demo und erhalten Sie einen Einblick in die Praxis unsere Lösungen für den Automobilhandel.
Agenda
- Ausgangsituation Rechnungsverarbeitung
- Digitale Rechnungsverarbeitung
- Demonstration der Software
Sie möchten mehr rund um das Thema Digitalisierung erfahren?
Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig aktuelle Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung im Handel ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!
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TSE-Pflicht unter der Lupe: Mögliche Probleme bei der Einführung
TSE, TSE-Pflicht, Bonpflicht, Kassensicherungsverordnung, KassenSichV, Kassennachschau – die Liste der Begriffe, die im Zusammenhang mit Registrierkassen auftreten, ist lang. Dieser Blogartikel bietet einen Einblick, welche Punkte es bei der TSE-Pflicht zu beachten gibt und wo es ggf. zu Problemen trotz einer erfolgreichen Einführung kommt.
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Komplizierte Facility Management Software muss nicht sein
Vielen Unternehmen, die heute im Facility Management unterwegs sind, fällt die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse nicht leicht. Die Abläufe in der Gebäudeverwaltung sind häufig formularbasiert und werden zum großen Teil manuell bearbeitet. Was sind die drei Schritte um unabhängig zu werden?
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Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Alles, oder sagen wir besser Vieles, funktioniert heute digital oder elektronisch. Was früher undenkbar war, ist heute Alltag. Früher hat man noch Verträge per Hand unterzeichnet, heute funktioniert das bereits “digital” bzw. elektronisch. Doch was ist eigentliche eine elektronische Signatur und was darf ich eigentlich damit unterschreiben?
Digitalisierung im Handel
Digitalisierungscheck – Ermitteln Sie Ihren digitalen Reifegrad.
Ermitteln Sie den digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens in nur 10 Minuten.
Sichern Sie sich im Anschluss ein Whitepaper mit konkreten Handlungsempfehlungen für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen.