Digitalisierung im Handel

Stromlinienförmige Verwaltung mit digitalen Rechnungen – Bleker Gruppe

Fachlösungen für den Handel


Die Bücher müssen stimmen: Zusammen mit guten Angeboten und einer zahlenden Kundschaft gehört die Buchführung zu den wichtigsten Elementen im Berufsleben eines Kaufmanns. Händler legen daher meist großen Wert auf eine leistungsstarke und zuverlässige Kassen-Software. Doch im Büro selbst, liegen oft Potenziale für Automatisierung brach.

So wie ein Kassensystem das lästige Addieren von Preisen für den Händler übernimmt, kann auch ein Dokumentenmanagement zeitraubende Verwaltungsabläufe verschlanken. Im Handel fallen täglich Tausende Dokumente und damit Aufgaben an: Rechnungen, Lieferscheine, Schriftwechsel, Bestellungen – und das an vielen Standorten. Ein digitales Dokumentenmanagement macht entscheidende Informationen in einem Wimpernschlag verfügbar.

Kassendatenarchivierung

Nicht jedes Kassensystem archiviert die Daten so, dass ein Kaufmann rundum zufrieden damit ist. Die Kassendatenarchivierung von d.velop erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen („GoBD“) und speichert alle relevanten Daten unveränderbar und jederzeit verfügbar.

Digitale Unterschrift

Vorbei sind die Zeiten, in denen eine qualifizierte digitale Signatur noch aufwändige Hardware oder langwierige Software-Installationen voraussetzte. Die digitale Unterschrift mit d.velop sign funktioniert zügig und reibungslos und macht Verträge überdies unveränderbar.

Digitale Akten

Mancher Kunde braucht nicht mal einen Bon, andere Kunden kennt der Händler persönlich, und das seit Jahren. Da hilft eine digitale Akte, Informationen zu Projekten, Lieferanten, Partnern und Filialen zusammenzufassen und jederzeit an jedem Standort auf einen Blick darzustellen.

Facility Management

Eine klare Übersicht ist die Voraussetzung für Kontrolle und Effizienz. Das gilt erst recht im Bereich Gebäudeverwaltung. Dafür braucht es gerade keine der gängigen Softwareprodukte zum Computer-Aided-Facility-Management, sondern nur die Kombination aus Microsoft Teams und d.velop for Microsoft 365.

Ein Auszug unserer Kunden


Referenz Lohmann und Rauscher

Referenz JAB Anstoetz

Unsere alte Vorgehensweise war recht umfangreich und bestand aus vielen Arbeitsschritten. Oft dauerte es lange bis Rechnungen zum Beispiel zugestellt waren.

Kathrin Bleker
Projektverantwortliche der IT-Abteilung 
Bleker Gruppe

Eingangsrechnung am gleichen Tag in der Vorkontierung – Bleker Gruppe


Mit neun Autohäusern an fünf Standorten und über 700 Mitarbeitern ist die Bleker Gruppe im Münsterland, in NRW, ein regionaler Player, mit dem man rechnen muss. 8500 Fahrzeuge übergibt die Gruppe jährlich an ihre Kunden und macht so gut 350 Millionen Euro Umsatz im Jahr. Neun bekannte Marken vereint die Gruppe unter ihrem Dach, darunter Alfa Romeo, Peugeot und Nissan. Da ist es selbstverständlich, dass täglich Verwaltungsarbeit anfällt. Das bedeutete in der Vergangenheit vor allem: Papier.

Die Ausgangslage

Viele Rechnungen und andere Dokumente aus den Filialen mussten zur Bearbeitung in die zentrale Buchhaltung. Das hatte oft ein Fahrer erledigt, der sowieso schon zwischen den Standorten pendelte, um Autos zu bringen oder abzuholen. Die Papiere gingen durch viele Hände. Gerade beim Thema Rechnungen kann das unnötige Verzögerungen oder Verkomplizierungen für ein Unternehmen bedeuten. „Die Post ging in unseren Filialen ein, wurde geöffnet, gestempelt, manchmal bereits vorkontrolliert und dem entsprechenden Sachbearbeiter auf den Tisch gelegt. Alles manuell“, beschreibt Kathrin Bleker, die Projektverantwortliche der IT-Abteilung der Bleker Gruppe.

Digitale Eingangsrechnung

Diese Prozesse wollte die Bleker Gruppe beschleunigen und zugleich die Prozessqualität verbessern. Auf der Suche nach einem Partner für die Digitalisierung entdeckte die Bleker Gruppe die d.velop AG. Nach einer kurzen Analyse war klar, dass Bleker die eigenen Prozesse nicht vollständig umkrempeln musste. Eine SAP-konforme, digitale Eingangsrechnung gehörte zunächst zu den ersten Schritten ins papierarme Büro. Die Lösung der d.velop AG nimmt Rechnungen aus einem Scanner entgegen, speichert sie digital und macht sie innerhalb der bestehenden SAP-Strukturen zugänglich. Per Volltextsuche können Mitarbeiter in den Dokumenten recherchieren, und das System prüft die Rechnungen auf Plausibilität. Parallel laufen die Rechnungsinformationen im SAP-Eingangsrechnungsbuch ein und der Freigabeprozess startet.

Zeitsparender Überblick über Rechnungen, Dokumente, Akten

Mit dem digitalen Eingangsrechnungsbucht der d.velop AG hat die Buchhaltung der Bleker Gruppe immer einen Überblick und aktuelle Informationen darüber, welche Zahlungsmodalitäten es aktuell gibt. Zugleich zeigt das System an, welche Rechnungen offen sind und welche sich in welchem Bearbeitungs-Status befinden. So können sich die Mitarbeiter beispielsweise anzeigen lassen, welche Rechnungen zurzeit in der Freigabe sind. Dauert ein Freigabeprozess länger, zeigt das System das an – und auch, wenn die Frist für das Abziehen von Skonto für das schnelle Begleichen von Rechnungen naht.

Vollständige SAP Integration

Ist ein Prozess abgeschlossen, übergibt das System alle Daten, inklusive der Vervollständigungen aus dem Workflow der Mitarbeiter, an die Standard-SAP-Tabellen. „Unsere Lösung ist vollständig ins SAP integriert“, beschreibt Ronny Gäbler, der zuständige Projektmanager bei der d.velop AG, „und das System arbeitet mit unterschiedlichen Nutzerrollen. Man kann also bestimmen, welcher Mitarbeiter welche Art von Rechnungen bis zu welchem Budget freigeben darf.“

Revisionssichere Archivierung

Die digitale Eingangsrechnung legt die Rechnungen revisionssicher ab. Dazu gehören auch unterschiedliche Versionen eines Dokumentes. Alle Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar und sicher vor Veränderungen gespeichert, ein Anwender kann diese nicht aus Versehen löschen. Und weil die Rechnungen nun digital vorliegen, muss niemand mehr zum Aktenschrank, um Papiere zu suchen. Die Schriftstücke sind per Volltextsuche oder Mausklick erreichbar. Auch der Aufwand, Dokumente physisch transportieren zu müssen, entfällt. So reduziert die Bleker Gruppe gleichzeitig mögliche Fehlerquellen, zum Beispiel durch die Zustellung einer Papier-Rechnung an die falsche Kostenstelle. Allein diese Verbesserungen sparten schon eine ganze Woche Zeit ein.

Vorkontierung am gleichen Tag

Im Endeffekt liegen der Buchhaltung eingegangene Rechnungen nun schon am gleichen Tag zur Vorkontierung vor. Früher gingen die Schriftstücke manchmal erst nach drei bis sieben Tagen in der Buchhaltung ein. Durch die digitale Eingangsrechnung haben Mitarbeiter mehr Zeit für kreative Arbeit. Das ist die Grundlage einer stromlinienförmigen Verwaltung, die strukturiert Vorgänge abarbeitet, statt sich zu verzetteln. Das bringt handfeste betriebswirtschaftliche Vorteile:

  • Ersparnis: Die Bleker-Gruppe kann Skonto nun pünktlich ziehen
  • Fehlerquellen reduziert: Rechnungen gehen durch weniger Hände
  • Zugriffszeit: Digitalisierte Rechnungen sind viel schneller auffindbar, als Rechnungen auf Papier
  • Arbeitserleichterung: Buchhaltung weiß immer, wer die Rechnung gerade bearbeitet
  • Sicherheit: System meldet, wenn die Bearbeitung einer Rechnung zu lange dauert
  • Automatisierung: System bearbeitet wiederkehrende Rechnungen weitgehend selbsttätig
  • Zeit wird frei: Mitarbeiter in den Filialen sparen rund eine Stunde Arbeit ein, da durch Digitalisierung Bearbeitungszeit für Rechnungen wegfällt

Wir konnten unser Prozedere abkürzen, sodass die Rechnung nun zwar immer noch von Hand geöffnet wird, vom Mitarbeiter aber direkt mit einem Barcode versehen und mit handelsüblichen Scannern digitalisiert wird.

Kathrin Bleker
Projektverantwortliche der IT-Abteilung
Bleker Gruppe

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