Digitale Personalakte

Digital statt verstaubt – die digitale Personalakte

Zwei Personen bearbeiten gemeinsam am Laptop

Vergessen Sie überquellende Aktenschränke und Dokumentenchaos.

  • Hohe Transparenz in Personalprozessen
  • Rechtegesteuerter Zugriff auf Personaldaten
  • Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen
  • Referenz Hörmann

Setzen Sie auf die digitale Personalakte

Die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte) von d.velop digitalisiert und automatisiert Ihre Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz. Dazu verwaltet die Akte – von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung – sämtliche Personaldokumente und beschleunigt die Abwicklung der HR-Prozesse. Die Personalakte verbessert die Auskunftsfähigkeit und stellt durch eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personaldokumente haben.

Das alles garantiert Ihnen einen durchgehend aktuellen, von allen berechtigten Personen jederzeit einsehbaren Aktenstand. Digitale Akten verhindern auch einen möglichen Aktenverlust und jede Art von Manipulation wird unterbunden. Dies gewährleistet, neben einem hohen Nutzen, auch deutlich geringere Verwaltungskosten.

Vorteile digitaler Personalakten

  • Hohe Transparenz in Personalprozessen
  • Rechtegesteuerter Zugriff auf Personaldaten
  • Bessere Auskunftsfähigkeit
  • Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen
  • Aufgaben und Arbeitsschritte jederzeit im Blick
  • Übersichtliche und intuitiv handhabbare Oberfläche
Schloss-Icon in weißer Farbe

Personalakten – mit Sicherheit.

Die elektronischen Personalakten bieten Ihnen eine sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard). Dazu die Volltext-Verschlagwortung aller Dokumente, eine klare und sichere Berechtigungsstruktur und die temporäre Berechtigungsübergabe per Mausklick.

Desktop-Icon in weißer Farbe

Bedürfnisse erkennen, Funktionen erweitern

In der Kombination mit weiteren d.velop-Lösungen wie dem digitalen Vertragsmanagement lässt sich der Funktionsumfang jederzeit modular erweitern und gezielt anpassen.

Netz-Icon in der Farbe weiß

Standortübergreifender Zugriff auf Personalakten

Smartphone, Tablet oder Laptop – das Device ist ganz egal. Mit Hilfe der digitalen Akte greifen Sie bequem von überall auf Ihr digitales Personalarchiv zu und bearbeiten Dokumente.

Die beliebtesten digitalen Personalakten unserer Kunden

Microsoft 365

Digitale Personalakte für Microsoft 365

Die Pflege und Verwaltung einer Personalakte ist eine zeitaufwendige und manchmal anstrengende Arbeit. Informationen sind nicht vollständig. Die Suche nach Dokumenten gestaltet sich langwierig. Und eine aufwendige Suche erhöht die Verwaltungskosten.
Mit der digitalen Personalakte in Microsoft SharePoint verwalten Sie Ihre Personaldaten effizient und übersichtlich.

d.velop Personalakte für SAP

SAP

Digitale Personalakte für SAP

Die d.velop Personalakte für SAP ist vollständig in SAP integriert. Für die Archivierung (Ablage) von Dokumenten wird lediglich eine Standard-Archivelink Schnittstelle benötigt. Die Personalakte hat einen sehr verständlichen und einfach definierten Aufbau. Die eigentliche Personalakte untergliedert sich in sogenannte „Register“ und „Unterregister“, in die die Dokumente eingeordnet werden.

d-velop Mitarbeiter im Büro mit Tablet

Whitepaper HR-Prozesse

Ihr Ramp-Up zu digitalen HR-Prozessen und mehr Erfolg bei den jungen Talenten

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Umfassend und rechtskonform

Die digitale Personalakte von d.velop übernimmt für Sie die Workflow-gestützte Automatisierung aller personalbezogenen Prozesse und sorgt für die zentrale, platzsparende Archivierung aller gescannten Dokumente – vom Vertrag bis zur Krankmeldung. Sie bildet Ihre vorhandenen Ablagestrukturen im digitalen Aktenplan 1:1 ab, gewährleistet den bequemen Aktenzugriff mit komfortablen Suchmöglichkeiten und spürt falsch abgelegte Akten im Handumdrehen auf.

Das alles vertraulich und rechtskonform: dank der strikten automatischen Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen, aller gesetzlichen Datenschutzrichtlinien, Archivierungspflichten und aller vorgeschriebenen Löschfristen nach GoBD oder SOX.

Außerdem geraten Aufgaben und Arbeitsschritte dank automatischer Wiedervorlage und Aufgabenverwaltung nicht mehr in Vergessenheit.

Passgenaue Suchfunktionen sorgen dafür, dass sämtliche Details aller Akten auch noch nach Jahren in Sekundenschnelle zur Verfügung stehen. Das spart Zeit. Die digitale Personalakte kann auf Wunsch um Ihre speziellen Anforderungen erweitert werden.

Infografik - Digitale Personalakte mit Schnittstelle zum DMS

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