Digitale Personalakte

Eine digitale Personalakte bündelt alle Dokumente und Daten zu Mitarbeiter:innen zentral in elektronischer Form und ersetzt damit die klassische Papierakte. Sie sammelt Angaben zur Identität, zur beruflichen Entwicklung, zu Aus- und Weiterbildungen sowie Bewerbungsunterlagen an einem Ort und macht sie jederzeit durchsuchbar. So finden Sie jedes Dokument in Sekunden, statt lange in Aktenordnern zu suchen.

In eine digitale Personalakte gehören alle Personaldokumente, die für das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber relevant sind. Dazu zählen zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise und Abmahnungen. Nicht in die Akte gehören dagegen private oder besonders sensible Daten ohne direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis.

Nein. Eine vollständig digitale Personalakte schreibt der Gesetzgeber in Deutschland derzeit nicht vor. Personalunterlagen wie Arbeitsverträge oder Abmahnungen können Sie weiterhin in Papierform führen. Für bestimmte sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen gilt jedoch ab dem 1. Januar 2027 eine Pflicht zur elektronischen Führung, die bisherige Befreiungsmöglichkeit endet bereits zum 31. Dezember 2026. Seit 2025 können Sie zudem Arbeitszeugnisse mit Zustimmung der Mitarbeitenden und qualifizierter elektronischer Signatur elektronisch ausstellen.

Um eine Personalakte zu digitalisieren, scannen Sie die zugehörigen Dokumente mit einer OCR-Software oder ziehen sie per Drag-and-drop direkt ins System. Die Software erkennt dabei automatisch die Eigenschaften jedes Dokuments und ordnet es der passenden Akte zu. So entsteht eine strukturierte digitale Personalakte, ohne dass Sie jedes Dokument manuell einsortieren müssen.

Eine elektronische Personalakte spart vor allem Zeit: Individuell konfigurierbare Zugriffsrechte stellen sicher, dass ausschließlich befugte Personen auf die Akten zugreifen. Die digitale Archivierung schützt Dokumente zuverlässig vor Verlust und unbefugten Änderungen. Gleichzeitig senken Sie Verwaltungskosten, weil Sie Akten digital statt in Papierform speichern und archivieren. Eine digitale Personalakte hält zudem gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen automatisch ein und macht Ihren gesamten HR-Prozess effizienter.

Am Markt gibt es grundsätzlich drei Arten digitaler Personalakte-Lösungen: eigenständige Personalakte-Software, in eine HR-Suite integrierte Personalakte-Module und eine digitale Personalakte auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Mit d.velop documents lassen sich Personalakten digital, rechtskonform und nahtlos in bestehende HR-Systeme wie SAP SuccessFactors oder Microsoft 365 integriert abbilden. So verwalten Sie Personaldokumente in derselben zentralen, sicheren Ablage, die Sie auch für andere Unternehmensbereiche nutzen können.

Aufbewahrungsfristen für Personalakten unterscheiden sich je nach Dokumentenart, es gibt keine einheitliche Frist für die gesamte Akte. Arbeitsrechtlich relevante Unterlagen wie Verträge oder Abmahnungen unterliegen anderen Fristen als steuer- und sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen, für die zusätzlich ab 2027 die Pflicht zur elektronischen Führung gilt. Eine digitale Personalakte hilft Ihnen, die unterschiedlichen Fristen automatisch zu überwachen und Dokumente rechtssicher sowie fristgerecht zu archivieren.

Eine digitale Personalakte lässt sich DSGVO-konform betreiben, wenn Sie technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffsrechte und dokumentierte Löschkonzepte konsequent umsetzen. Entscheidend ist zudem, dass Sie personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es der ursprüngliche Zweck oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfordert. Eine strukturierte digitale Lösung unterstützt Sie dabei, diese Anforderungen nachvollziehbar und automatisiert umzusetzen, statt Fristen und Löschpflichten manuell zu überwachen.

Zugriff auf eine digitale Personalakte erhalten grundsätzlich nur befugte Personen, üblicherweise die Personalabteilung sowie mit Einschränkungen die zuständige Führungskraft. Ein individuell konfigurierbares Berechtigungskonzept legt fest, wer welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder nur ansehen darf. So verhindern Sie, dass sensible Personaldaten in die falschen Hände geraten, und erfüllen gleichzeitig die Anforderungen der DSGVO an eine rollenbasierte Zugriffskontrolle. Eine digitale Personalakte auf Basis eines DMS wie d.velop documents dokumentiert zudem jeden Zugriff nachvollziehbar.