Digitale Personalakte
mit Microsoft SharePoint & Microsoft 365

Herausforderungen im Personalmanagement


Die Pflege und Verwaltung einer Personalakte ist eine zeitaufwendige und manchmal anstrengende Arbeit.
Informationen sind nicht vollständig. Die Suche nach Dokumenten gestaltet sich langwierig. Und eine aufwendige Suche erhöht die Verwaltungskosten.
Mit der digitalen Personalakte in Microsoft SharePoint verwalten Sie Ihre Personaldaten effizient und übersichtlich.

Mit Sicherheit

Digitale Personalakten bieten Ihnen eine sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung. Dazu kommt die Volltext-Verschlagwortung aller Dokumente, eine klare und sichere Berechtigungsstruktur und die temporäre Berechtigungsübergabe per Mausklick.

Standort unabhängiger Zugriff

Smartphone, Tablet oder Laptop – das Gerät ist ganz egal. Dank der digitalen SharePoint Personalakte können Sie bequem von überall aus sicher auf Ihr digitales Personalarchiv zugreifen. Und können damit Dokumente jederzeit bearbeiten.

Funktionen erweitern

In der Kombination mit weiteren d.velop-Lösungen wie dem elektronischen Vertragsmanagement mit SharePoint & Microsoft 365 lässt sich der Funktionsumfang der digitalen Personalakte jederzeit modular erweitern und gezielt anpassen.

Vorteile der digitalen Personalakte

  • Maßgeschneiderte, intutive bedienbare Anwendung
  • Ingegriert in HR-Systeme wie LOGA oder SAP
  • Leichte Installation mittels Assistenten
  • Standard-Workflows enthalten
  • Zugriffkontrolle via Audit-Logging
  • Detaillierte Auswertungen

Diese Kunden vertrauen d.velop Produkten für Microsoft 365

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Die digitale Personalakte im Überblick

Digitale Personalakte mit Microsoft SharePoint & Microsoft 365


Umfassend

Die digitale Personalakte automatisiert Ihre Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz. Darüber hinaus verwalten Sie in der Akte sämtliche Personaldokumente – von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung. Dementsprechend beschleunigen Sie die Abwicklung Ihrer HR-Prozesse.

Geschützt

Dank der fein granularen Berechtigungsstruktur sowie des integrierten Audit-Logs ist sichergestellt, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personaldokumente haben. Sämtliche Aufrufe von Personalakten werden genau protokolliert. Folglich können Sie jederzeit nachvollziehen, wer, wann, auf welche Personalakte zugegriffen hat.

Sicher

Die elektronische Personalakte sorgt dafür, dass Ihr Dateiordnersystem kontinuierlich auf dem neuesten Stand ist. Gleichzeitig verhindert die Lösung einen Aktenverlust und jede Art von Manipulation. Somit sind, neben einem hohen Nutzen, auch deutlich geringere Verwaltungskosten gewährleistet.

Whitepaper: Archivierung mit SharePoint Online – GoBD konform

Mit SharePoint online können die Aufgaben eines Dokumenten Management Systems (DMS) abgebildet werden. Mittels Bibliotheken und Listen lassen sich Inhalte verwalten und organisieren. Durch Aufbewahrungsrichtlinien werden Löschungen oder Veränderung von Dokumenten in SharePoint unterbunden. Doch erfüllt die SharePoint Archivierung auch die Anforderungen der „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)“.

Erfahren Sie, wie eine GoBD-konforme Archivierung mittels SharePoint Online durchgeführt werden kann. Und welche Voraussetzungen dabei eingehalten werden müssen.

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