DMS für die öffentliche Verwaltung
Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung
Der digitale Verwaltungsarbeitsplatz
Das digitale DMS bietet eine zentrale Plattform, um sämtliche Informationen zu speichern und revisionssicher zu archivieren. Dank nahtloser Integrationsmöglichkeiten greifen Sie direkt aus Ihrer Fachanwendung auf die eAkte zu. Vervollständigt wird Ihr digitaler Verwaltungsarbeitsplatz mithilfe ergänzender Lösungen.
Elektronische Akten für den öffentlichen Dienst
Mit der eAkte von d.velop beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Dokumenten-Verwaltung und beseitigen Ihr Papierarchiv. Beliebte eAkten im öffentlichen Dienst:
- Personalakte: Digitalisieren Sie die Personalverwaltung und vereinfachen Sie den Zugriff auf wichtige Mitarbeitenden-Daten.
- Steuerakte: Optimieren Sie das Management Ihrer steuerlichen Dokumente und sorgen Sie für eine effiziente und sichere Ablage.
- Sozialakte: Vereinheitlichen Sie die Bearbeitung sozialer Leistungen und gewährleisten Sie eine schnelle und transparente Bearbeitung.
Dokumentenbasierte KI-Funktionen
Nutzen Sie die KI-Funktionalitäten innerhalb Ihres DMS oder bauen Sie Ihre eigenen KI-Assistenten. Die KI-Lösung der d.velop vereinfacht die tägliche Verwaltungsarbeit und automatisiert wiederkehrende Routineaufgaben:
- KI-gestützte Dokumentenerfassung und Erkennung von Inhalten
- Chat-Funktionen als Entscheidungshilfe für komplexe Fragen
- Intelligente Strukturierung von Daten und effiziente Analyse
Digitale und automatisierte Verwaltungsprozesse
Entlasten Sie Mitarbeitende von zeitfressenden Routineaufgaben und beschleunigen Sie den Informationsfluss in Ihrer Organisation mit unserer Prozessmanagement-Software:
- Automatisierung von Standardabläufen wie dem Posteingangsprozess
- Vereinfachte Umsetzung ohne fundierte IT-Kenntnisse dank Low-Code Ansatz
- Geschäftsprozessmanagement orientiert am Standard der BPMN 2.0
Anbindungen für 300+ Fachanwendungen
Ihre Anwendungen bleiben führend dank unserer nahtlosen Fachverfahrensintegration. In enger Abstimmung mit den Fachverfahrensherstellern binden wir Programme der öffentlichen Verwaltung über definierte Schnittstellen an unser DMS an – vom Ausländerwesen bis hin zur Kfz-Zulassung.
- Bestehende Fachverfahren als führende Komponenten
- Schnelle Bearbeitung von Prozessen mit hohen Fallzahlen
- Anbindung mithilfe standardisierter Schnittstellentechnologien
Digitale Bürgerservices
Das d.velop eGovernment Portal ergänzt Ihr DMS um smarte Bürgerservice-Funktionen. Die digitale Verwaltung von Dienstleistungen, Ämtern und Mitarbeitenden ermöglicht eine effiziente Mensch-zu-Mensch-Digitalisierung:
- Eine Gesamtlösung für einfache & effiziente Antragsbearbeitung
- Medienbruchfreie Abläufe dank bidirektionaler Schnittstelle
- Verschiedene Werkzeuge von der Terminvereinbarung bis zum Formularserver
DMS Öffentliche Verwaltung Webinar
Prozessdigitalisierung & eAkte – Potenziale erkennen am Bsp. eines Bestellvorgangs
Erleben Sie den Nutzen medienbruchfreier Prozessen im Zusammenspiel mit der elektronischen Akte. Aus Anwendenden-Perspektive zeigen wir Ihnen, wie die Bearbeitung vom Antrag bis zur Archivierung im DMS erfolgt und wie einfach Sie Prozesse modellieren können:
- Digitalisierung von Akten & Prozessen
- Vorteile der Prozessdigitalisierung
- Bestellprozess: analog vs. digital
- Live-Demo: Bestellvorgang & Prozessmodellierung
- Anwendungsfälle aus der Praxis
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Referenzen
Begeisterte Kunden aus der öffentlichen Verwaltung berichten von ihren Erfahrungen
Stadt Rosenheim
Die oberbayerische Kommune setzt flächendeckend auf digitales Dokumentenmanagement und Rechnungsbearbeitung mit d.velop. Auch nutzt die Stadt den digitalen Posteingang, um Eingangspost zentral zu scannen und direkt in den Akten abzulegen. So ist eine sofortige und sichere Verteilung der Post über alle Standorte und Abteilungen sichergestellt. Ihre bestehenden DMS-Lösungen vernetzt sie dabei allmählich mit Microsoft 365.
Grundsätzlich bevorzugen wir On-Premises-Lösungen, da wir mit sensiblen Personendaten hantieren, Steuerinformationen oder Personalakten etwa. Andererseits ist, z. B. für die Kollaboration mit externen Stellen, eine Zusammenarbeit über die Cloud sinnvoll.“
Stadt Wuppertal
Mit ersten Fallakten im Steueramt und Jobcenter ging es vor vielen Jahren los – inzwischen arbeitet die Stadt Wuppertal durchgängig mit dem elektronischen Aktenplan auf Basis des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents. Als Teil der digitalen Transformation wurde später ein Learning-Management-System als Fortsetzung des Aktenplanprojekts eingeführt.
Unsere Digitalisierungsstrategie ist ganzheitlich und wir rollen das DMS bedarfsorientiert und prioritär aus.“
Gemeinde Ascheberg
Die Gemeinde Ascheberg setzt mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) der d.velop die Digitalisierung in allen Fachbereichen der Verwaltung schrittweise um. Der elektronische produktorientierte Aktenplan und die eAkten bilden den Startpunkt für eine digitale Prozesskette. Und auch die Rechnungseingangsverarbeitung verläuft komplett elektronisch.
Der digitale Aktenplan auf Basis von d.velop documents ermöglicht es uns, Dokumente elektronisch in klaren Strukturen abzuspeichern. Damit lassen sich Schriftstücke einfach recherchieren, bearbeiten und an Beschäftigte gezielt verteilen.“
Kreis Borken
Schon seit mittlerweile mehr als zehn Jahren beschäftigt sich der Kreis Borken mit Enterprise Content Management, digitalen Workflows und Akten. d.velop documents ist in nahezu allen Fachbereichen im Einsatz. Damit wurde in der Kreisverwaltung eine neue Ära flexibler Verwaltungsarbeit eingeleitet, die ebenso ein effizientes Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglicht.
Auf Basis der momentanen Erfahrungen wollen wir die Möglichkeiten mobilen Arbeitens auch nach Abklingen der Pandemie weiter ausbauen. Das Konzept des mobilen Arbeitsplatzes muss dabei jedoch langfristig überdacht werden. Wer wahlweise Zuhause oder im Büro arbeitet, soll dies weiterhin über den klassischen Telearbeitsplatz tun.“
Tutorials & Demo-Videos unserer Softwarelösungen für den öffentlichen Dienst
Nahtlose Integrationen
Entdecken Sie über 300 Fachverfahrensintegrationen. Dabei gilt: Bestehende Fachverfahrensanwendungen werden uneingeschränkt als führende Komponenten bewertet. Resultierend daraus wird das nachgelagerte DMS mit seinen Aktenbildungsfunktionen und der Möglichkeit der vorgangsbezogenen Dokumentenablage präzise abgestimmt.
Whitepaper
Projektguide: Einführung einer eAkte in der öffentlichen Verwaltung
Dieses Whitepaper liefert Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Einführung einer eAkte.
- eAkte als Herzstück der digitalen Verwaltung
- Vorbereitungs- & Analysephase
- Projekt-Einführungsphase
- Etablierungsphase
- Ausbau der Verwaltungsdigitalisierung
fUNDIERTE bRANCHENEXPERTISE
Digitalisierungskompetenz für den öffentlichen Dienst
Branchenexpertise für eGovernment
Ob Kommune, Bundes- bzw. Landesbehörden, Körperschaft des öffentlichen Rechts oder Ver- & Entsorgungsbetrieb: Als Ihr Spezialist und Digitalisierungspartner greifen unsere Experten:innen auf langjährige Erfahrungen im Public Sector zurück und entwickeln fachspezifische Lösungen.
Digitalisierungsprojekte umsetzen
Sie haben bereits Ideen für die digitale Transformation, aber wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann hilft Ihnen unser Beratungsangebot, ein Konzept für Ihre ganzheitliche Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten. Das Webinar der Stadt Dülmen zeigt, wie dies in der Praxis aussehen kann.
Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Erfahren Sie mehr rund um die Verwaltungsdigitalisierung
Entdecken Sie aktuelle, branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist das Thema der Zukunft.
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eAkte mit KI: Der Weg zur smarten Verwaltung
So entfalten Sie mithilfe künstlicher Intelligenz das volle Potenzial Ihrer elektronischen Akte.
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Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems
Erfahren Sie, wie ein DMS Mitarbeitenden Ihrer Organisation im Arbeitsalltag helfen kann.
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Einfache Verwaltungsdigitalisierung im Public Sector
Vollständige Bearbeitung der Onlineservices im DMS am Beispiel von optiGov.
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Elektronischer Rechtsverkehr im öffentlichen Dienst
Entdecken Sie die beBPo-Integration in die d.velop Plattform.
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Nahtlose Integration von Fachverfahren in Ihr DMS
So beschleunigen Sie wiederkehrende Verwaltungsprozesse und lästige Arbeitsschritte.
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5 Best Practices-Beispiele zur Digitalisierung im öffentlichen Dienst
Echte Erfolgsgeschichten, wie Sie den digitalen Wandel mithilfe Ihres DMS vorantreiben können
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