DMS für die öffentliche Verwaltung

Starten Sie jetzt die Digitalisierung in Ihrer öffentlichen Verwaltung

Mitarbeitenden im Team devlop public sector aus Meppen

Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) für den öffentlichen Dienst legen Sie die ideale Basis für die Digitalisierung Ihrer Organisation.

All Ihre Informationen gebündelt im DMS

Daten und Dokumente entstehen in vielen unterschiedlichen Fachbereichen Ihrer Behörde. Mit Hilfe eines digitalen DMS speichern und archivieren Sie revisionssicher sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform. Dank der nahtlosen Integration greifen Sie aus der jeweiligen Fachanwendung auf die eAkte in Ihrem Dokumentenmanagement-System zu.

Die nun leichtere und schnellere Verfügbarkeit Ihrer Daten sowie Dokumente verändert Ihre Abläufe grundlegend und nachhaltig. Ihr Verwaltungswissen ist transparent organisiert und zum richtigen Zeitpunkt verfügbar. Legen Sie in diesem Sinne mit einem DMS die Basis für die Digitalisierung aller dokumentenbasierten Prozessen in Ihrer öffentlichen Verwaltung.

  • Revisionssichere Archivierung
  • Nahtlose Integration in Fachverfahren
  • Optimierung von Organisationsprozessen
Der Einsatz der elektronischen Akte im DMS für die öffentliche Verwaltung
  • 350 + Kommunalverwaltungen zählen zu unseren d.velop Kunden
  • 100 + Kreise und kreisfreie Städte entschieden sich für unser DMS
  • 70 + sonstige Behörden nutzen unsere d.velop Produkte

DMS in der öffentlichen Verwaltung

Im Video erhalten Sie einen Einblick in unsere Software. Wir zeigen Ihnen die Kernfunktionen des Dokumentenmanagement-Systems und wie diese Sie beim effizienten Management Ihrer Daten unterstützt.

Fachlösungen im Webinar

Mit den speziellen Anforderungen öffentlicher Organisationen kennen wir uns bestens aus. Deshalb gilt bei uns: Erst mit passgenauen Lösungen ist eine Digitalisierung der Prozesse in Ihrer Verwaltung möglich. Unser langjähriges Wissen lassen wir stets in unsere Projekte und Fachlösungen einfließen. Denn nur so erhalten Sie innovative und praxisnahe Anwendungen für den täglichen Gebrauch. Erfahren Sie in unseren Webinaren mehr dazu.

Mitarbeitende im Gespräch

WHitepaper

Das 1×1 digitaler Prozesse: So straffen und optimieren Sie die Verwaltungsprozesse in Ihrer Behörde

Inhalte

  • Geschäftsprozesse im Public Sector
  • Vorteile Prozessdigitalisierung & -automatisierung
  • Tools zur Modellierung der Prozesse
  • Praktische Anwendungsbeispiele & Trends
  • Mehrwerte im Zusammenspiel mit einem DMS

Spezielle Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung

Allgemeine Schriftgutverwaltung mit der eAkte

Neben der Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit steht auch die Wirtschaftlichkeit für die öffentliche Verwaltung immer mehr im Fokus. Elektronische Akten (eAkten) ermöglichen eine Schriftgutverwaltung und bündeln sämtliche Schriftgutobjekte an einem zentralen, digitalen Speicherort. Nachdem Schriftstücke erzeugt oder abgelegt wurden, erfolgt direkt eine automatische Einsortierung in die passende eAkte im Aktenplan.

  • Zentrale und rechtssichere Speicherung
  • Zeitersparnis durch einfache Strukturierung
  • Steigerung der Effizienzsteigerung
  • Fehlerminimierung dank lückenloser Transparenz
  • Kostenersparnisse gegenüber analoger Archivgutverwaltung

Mehr zur eAkte für die öffentliche Verwaltung

Screenshot mit Software-Einblick elektronische Schriftgutverwaltung mit Aktenplan

Vertragsmanagement mit § 2b UStG-Prüfungserweiterung

Mit dem digitalen Vertragsmanagement behalten Sie alle vertraglichen Pflichten und Fristen stets im Blick. Die Software hilft Ihnen in der alltäglichen Arbeit über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg: Von der Schnellsuche über das Management von Aufgaben und Fristen bis hin zur Vertragsanlage, -Verlängerung oder -Kündigung. Die zusätzliche Checklistenerweiterung unterstützt Sie bei außerdem bei der § 2b UStG-Prüfung.

  • Einfach Anlage von neuen Verträgen
  • Transparenter Überblick über alle Verträge
  • Schnelle Auswertungs- und Vergleichsmöglichkeiten
  • Fristenmanagement mit Benachrichtigungsfunktion
  • Organisationsweite und medienbruchfreie Zusammenarbeit

Mehr zum digitalen Vertragsmanagement

Screenshot mit Software-Einblick digitales Vertragsmanagement

Automatisierung mit Workflows & Prozessmanagement

Entlasten Sie Mitarbeitende von zeitfressenden Routineaufgaben und beschleunigen Sie den Dokumenten- sowie Informationsfluss in Ihrer Organisation mit einem digitalen Workflow-Management. Mit unserem visuellen Editor können Sie Geschäftsprozesse jederzeit ganz einfach auf Ihre individuellen Anforderungen anpassen – und das auch ganz ohne IT-Kenntnisse. Dabei haben Sie die Möglichkeit, auch externe Systeme über Schnittstellen nahtlos zu integrieren.

  • Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • Vereinheitlichung & Standardisierung von Arbeitsabläufen
  • Reduzierung der Durchlaufzeiten
  • Einfache Umsetzung durch No/Low-Code Ansatz

Mehr zum digitalen Prozessmanagement

Editor zur Modellierung von digitalen Prozessen und Workflows mithilfe unserer Softwarelösung

300+ Fachverfahrensintegrationen

werden von uns angeboten. Schließlich gilt bei uns: Bestehende Fachverfahrensanwendungen werden uneingeschränkt als
führende Komponenten bewertet. Resultierend daraus wird das nachgelagerte DMS mit seinen Aktenbildungsfunktionen
und der Möglichkeit der vorgangsbezogenen Dokumentenablage präzise abgestimmt.

Begeisterte Kunden aus der öffentlichen Verwaltung berichten von ihren Erfahrungen

Stadt Wuppertal

Mit ersten Fallakten im Steueramt und Jobcenter ging es vor vielen Jahren los – inzwischen arbeitet die Stadt Wuppertal durchgängig mit dem elektronischen Aktenplan auf Basis des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents. Als Teil der digitalen Transformation wurde später ein Learning-Management-System als Fortsetzung des Aktenplanprojekts eingeführt.

Mehr dazu im Referenz-Guide

Zur Erfolgsgeschichte

Unsere Digitalisierungsstrategie ist ganzheitlich und wir rollen das DMS bedarfsorientiert und prioritär aus.“  

Nicole Sommer Assistenz des Geschäftsbereichs Finanzen und IT Fachgebietsleiterin Digitalisierung und E-Government

Gemeinde Ascheberg

Die Gemeinde Ascheberg setzt mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) der d.velop die Digitalisierung in allen Fachbereichen der Verwaltung schrittweise um. Der elektronische produktorientierte Aktenplan und die eAkten bilden den Startpunkt für eine digitale Prozesskette. Und auch die Rechnungseingangsverarbeitung verläuft komplett elektronisch.

Zur Erfolgsgeschichte

Der digitale Aktenplan auf Basis von d.velop documents ermöglicht es uns, Dokumente elektronisch in klaren Strukturen abzuspeichern. Damit lassen sich Schriftstücke einfach recherchieren, bearbeiten und an Beschäftigte gezielt verteilen.“  

Sebastian Döring Leiter der Fachgruppe Verwaltung, Personal u. Digitalisierung

Kreis Borken

Schon seit mittlerweile mehr als zehn Jahren beschäftigt sich der Kreis Borken mit Enterprise Content Management, digitalen Workflows und Akten. d.velop documents ist in nahezu allen Fachbereichen im Einsatz. Damit wurde in der Kreisverwaltung eine neue Ära flexibler Verwaltungsarbeit eingeleitet, die ebenso ein effizientes Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglicht.

Zur Erfolgsgeschichte

Auf Basis der momentanen Erfahrungen wollen wir die Möglichkeiten mobilen Arbeitens auch nach Abklingen der Pandemie weiter ausbauen. Das Konzept des mobilen Arbeitsplatzes muss dabei jedoch langfristig überdacht werden. Wer wahlweise Zuhause oder im Büro arbeitet, soll dies weiterhin über den klassischen Telearbeitsplatz tun.“

André Funke Facheinheit Organisation

Universitätsstadt Marburg

Seit einigen Jahren baut die Stadt Marburg den Einsatz der eAkte von d.velop in ihren verschiedenen Fachämtern konsequent aus. Nicht nur, dass die elektronische Akte zu mehr Effizienz und einem besseren, schnelleren Zusammenarbeiten führt. In Zeiten der Pandemie hat sie es ermöglicht, dass die Mitarbeiter:innen der einzelnen Fachbereiche im Home-Office überhaupt handlungsfähig bleiben konnten und künftig können.

Zur Erfolgsgeschichte

Die Integration zwischen Dokumentenmanagement und Workflow, also der ECM-Gedanke, ist in d.velop documents sehr gut gelöst.“

Dr. Karen Verbist Leiterin Koordinierungsstelle Digitale Verwaltung

Unsere Lösungen für die öffentliche Verwaltung im Überblick

Sehen Sie sich die d.velop Produkte im Überblick an und finden Sie die Softwarelösungen passend zu den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation.

d.velop summit 2024

Seien Sie live in Düsseldorf dabei

Erstmalig kommt vom 11. bis 13. Juni 2024 die gesamte d.velop Community auf einem Event zusammen: Alle Kunden. Alle Branchen. Alle Partner. Alle Produkte. Vor Ort im Areal Böhler in Düsseldorf erwarten Sie mehr Innovationen, Vernetzung und Austausch als je zuvor. Mit echten Erfolgsgeschichten und Vorträgen zu branchenspezifischen Lösungen bleibt der Fokus auf die öffentliche Verwaltung weiter erhalten.

Branchenexpertise für eGovernment

Unabhängig davon, ob Kommunen, Bundes- und Landesbehörden, Körperschaften des öffentlichen Rechts, öffentliche Ver- und Entsorgungsbetriebe oder Hochschulen und Forschungseinrichtungen: Als Ihr Spezialist und Digitalisierungspartner greifen wir mit unseren Experten:innen auf langjährige Erfahrungen im Public Sector zurück. Mit diesem Wissen entwickeln wir fachspezifische Erweiterungen.

Digitalisierungsprojekte umsetzen

Sie sind bereit den Weg der digitalen Transformation zu beschreiten, haben bereits Ideen aber wissen nicht wo Sie anfangen sollen? Dann sehen Sie sich das Angebot zur Digitalisierungsberatung an. Unsere Mitarbeitenden unterstützen Sie, ein Konzept für eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten. Wie dies in der Praxis aussehen kann, zeigen wir Ihnen im Webinar mit der Stadt Dülmen.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit

  • ab data Logo
  • BDO Concunia Logo
  • Foxit Logo
  • Logo in Schwarz owlit
  • Governikus KG Logo
  • KAAW Logo
  • KDN Logo
  • KDVZ Logo
  • KSM Logo
  • Prosoz Logo
  • regio IT Logo
  • xential Logo

Erfahren Sie mehr rund um die Verwaltungsdigitalisierung

Auf unserem Blog behandeln wir aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist die Herausforderung der nächsten Jahre.

  • Die Macht der Digitalisierung im modernen Vertragswesen

    Von Patrick Dressler 31.01.2024
    Digitalisierung Versicherungen und Schadensmeldungen ohne Papier

    Erfahren Sie in diesem Artikel anhand eines EVB-IT Vertrages, welche Rolle das digitale Vertragsmanagement und die elektronische Signatur bei der rechtssicheren Abwicklung von Vertragsprozessen spielen.

  • Die glückliche Beziehung zwischen beBPo und Behörde

    Von Patrick Dressler 17.01.2024
    Ein Mann zeigt einer Frau etwas am Bildschirm

    Eine Welt ohne Papierberge oder -Verschwendung ist dank des besonderen elektronischen Behördenpostfachs keine Utopie mehr. So wird die Verwaltungsarbeit dadurch verändert und weiter digitalisiert.

  • BITV 2.0 und das Prinzip digitaler Mobilität

    Von Patrick Dressler 26.02.2024
    Blogartikel Erfolgsfaktoren Digitalisierung

    Das Internet eröffnet auch Personen mit Behinderungen bessere Chancen zur gesellschaftlichen Teilhabe – vorausgesetzt, die Technologie ist gemäß BITV 2.0, also barrierefrei, gestaltet.

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