DMS für die öffentliche Verwaltung

Starten Sie jetzt die Digitalisierung in Ihrer öffentlichen Verwaltung

Mitarbeitenden im Team devlop public sector aus Meppen

Mit einem Dokumentenmanagement-System für den öffentlichen Dienst legen Sie die ideale Basis für die Digitalisierung Ihrer Organisation.

All Ihre Informationen gebündelt im DMS

Daten und Dokumente entstehen in vielen unterschiedlichen Fachbereichen Ihrer Behörde. Mit Hilfe eines digitalen DMS speichern und archivieren Sie revisionssicher sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform. Dank der nahtlosen Integration greifen Sie aus der jeweiligen Fachanwendung auf die eAkte in Ihrem Dokumentenmanagement-System zu.

Die nun leichtere und schnellere Verfügbarkeit Ihrer Daten sowie Dokumente verändert Ihre Abläufe grundlegend und nachhaltig. Ihr Verwaltungswissen ist transparent organisiert und zum richtigen Zeitpunkt verfügbar. Legen Sie in diesem Sinne mit einem DMS die Basis für die Digitalisierung aller dokumentenbasierten Prozessen in Ihrer öffentlichen Verwaltung.

  • Revisionssichere Archivierung
  • Nahtlose Integration in Fachverfahren
  • Optimierung von Organisationsprozessen
Der Einsatz der elektronischen Akte im DMS für die öffentliche Verwaltung
  • 350 + Kommunalverwaltungen zählen zu unseren d.velop Kunden
  • 100 + Kreise und kreisfreie Städte entschieden sich für unser DMS
  • 70 + sonstige Behörden nutzen unsere d.velop Produkte
Logo der Stadt Wuppertal

Für uns ist die E-Verwaltung eine Chance, Prozesse deutlich effizienter zu gestalten und ein probates Instrument, um Personalfluktuation und -mangel zu begegnen.

Daniel Heymann
Chief Digital Officer | Leiter des Amtes für Informationssicherheit und Digitalisierung
Stadt Wuppertal

Fachlösungen im Webinar

Mit den speziellen Anforderungen öffentlicher Organisationen kennen wir uns bestens aus. Deshalb gilt bei uns: Erst mit passgenauen Lösungen ist eine Digitalisierung der Prozesse in Ihrer Verwaltung möglich. Unser langjähriges Wissen lassen wir stets in unsere Projekte und Fachlösungen einfließen. Denn nur so erhalten Sie innovative und praxisnahe Anwendungen für den täglichen Gebrauch. Erfahren Sie in unseren Webinaren mehr dazu.

Zwei Personen stehen an einem Stehtisch vor einem Bildschirm. Im Hintergrund sieht man weitere zwei Personen.

WEbinar

Chancen statt Pflicht beim elektronischen Rechtsverkehr: Wie Organisationen das DMS clever für sich nutzen

Agenda

  • Prozesse des elektronischen Rechtsverkehrs (eRV)
  • Postfächer für den eRV
  • Was ist Elektronischer Rechtsverkehr?
  • Integration DMS & eRV
  • LIVE-Vorstellung

Spezielle Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung

Schriftgutverwaltung mit eAkten

Neben der Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit steht auch die Wirtschaftlichkeit für die öffentliche Verwaltung immer mehr im Fokus. Elektronische Akten (eAkten) ermöglichen eine Schriftgutverwaltung und bündeln sämtliche Schriftgutobjekte an einem zentralen, digitalen Speicherort. Nachdem Schriftstücke erzeugt oder abgelegt wurden, erfolgt direkt eine automatische Einsortierung in die passende eAkte im Aktenplan.

Software Einblick in das digitale Vertragsmanagement

Vertragsmanagement mit § 2b UStG-Prüfung

Mit dem digitalen Vertragsmanagement behalten Sie alle vertraglichen Pflichten und Fristen stets im Blick. Die Software hilft Ihnen in der alltäglichen Arbeit über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg: Von der Schnellsuche über das Management von Aufgaben und Fristen bis hin zur Vertragsanlage, -Verlängerung oder -Kündigung. Die zusätzliche Checklistenerweiterung unterstützt Sie bei außerdem bei der § 2b UStG-Prüfung.

Automatisierung mit Workflows & Prozessmanagement

Entlasten Sie Mitarbeitende von zeitfressenden Routineaufgaben und beschleunigen Sie den Dokumenten- sowie Informationsfluss in Ihrer Organisation mit einem digitalen Workflow-Management. Mit unserem visuellen Editor können Sie Geschäftsprozesse jederzeit ganz einfach auf Ihre individuellen Anforderungen anpassen – und das auch ganz ohne IT-Kenntnisse. Dabei haben Sie die Möglichkeit, auch externe Systeme über Schnittstellen nahtlos zu integrieren.

300+ Fachverfahrensintegrationen

werden von uns angeboten. Schließlich gilt bei uns: Bestehende Fachverfahrensanwendungen werden uneingeschränkt als
führende Komponenten bewertet. Resultierend daraus wird das nachgelagerte DMS mit seinen Aktenbildungsfunktionen
und der Möglichkeit der vorgangsbezogenen Dokumentenablage präzise abgestimmt.

Digitalisierungsberatung

Digitalisierungsprojekte in die Praxis umsetzen

Sie sind bereit den Weg der digitalen Transformation zu beschreiten und haben zahlreiche Ideen für die Digitalisierung in Ihrer Organisation, wissen jedoch nicht wo Sie anfangen sollen? Unsere Mitarbeitenden können Sie mit ihrer umfassende Erfahrung im Projektmanagement dabei unterstützen, ein Konzept für eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten. Wie die praktische Durchführung konkret aussehen kann, zeigen wir Ihnen in unserem Webinar mit der Stadt Dülmen.

Begeisterte Kunden aus der öffentlichen Verwaltung berichten von ihren Erfahrungen

Stadt Wuppertal

Mit ersten Fallakten im Steueramt und Jobcenter ging es vor vielen Jahren los – inzwischen arbeitet die Stadt Wuppertal durchgängig mit dem elektronischen Aktenplan auf Basis des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents. Als Teil der digitalen Transformation wurde später ein Learning-Management-System als Fortsetzung des Aktenplanprojekts eingeführt.

Zur Erfolgsgeschichte

Unsere Digitalisierungsstrategie ist ganzheitlich und wir rollen das DMS bedarfsorientiert und prioritär aus.“  

Nicole Sommer Assistenz des Geschäftsbereichs Finanzen und IT Fachgebietsleiterin Digitalisierung und E-Government

Gemeinde Ascheberg

Die Gemeinde Ascheberg setzt mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) der d.velop die Digitalisierung in allen Fachbereichen der Verwaltung schrittweise um. Der elektronische produktorientierte Aktenplan und die eAkten bilden den Startpunkt für eine digitale Prozesskette. Und auch die Rechnungseingangsverarbeitung verläuft komplett elektronisch.

Zur Erfolgsgeschichte

Der digitale Aktenplan auf Basis von d.velop documents ermöglicht es uns, Dokumente elektronisch in klaren Strukturen abzuspeichern. Damit lassen sich Schriftstücke einfach recherchieren, bearbeiten und an Beschäftigte gezielt verteilen.“  

Sebastian Döring Leiter der Fachgruppe Verwaltung, Personal u. Digitalisierung

Kreis Borken

Schon seit mittlerweile mehr als zehn Jahren beschäftigt sich der Kreis Borken mit Enterprise Content Management, digitalen Workflows und Akten. d.velop documents ist in nahezu allen Fachbereichen im Einsatz. Damit wurde in der Kreisverwaltung eine neue Ära flexibler Verwaltungsarbeit eingeleitet, die ebenso ein effizientes Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglicht.

Zur Erfolgsgeschichte

Auf Basis der momentanen Erfahrungen wollen wir die Möglichkeiten mobilen Arbeitens auch nach Abklingen der Pandemie weiter ausbauen. Das Konzept des mobilen Arbeitsplatzes muss dabei jedoch langfristig überdacht werden. Wer wahlweise Zuhause oder im Büro arbeitet, soll dies weiterhin über den klassischen Telearbeitsplatz tun.“

André Funke Facheinheit Organisation

Universitätsstadt Marburg

Seit einigen Jahren baut die Stadt Marburg den Einsatz der eAkte von d.velop in ihren verschiedenen Fachämtern konsequent aus. Nicht nur, dass die elektronische Akte zu mehr Effizienz und einem besseren, schnelleren Zusammenarbeiten führt. In Zeiten der Pandemie hat sie es ermöglicht, dass die Mitarbeiter:innen der einzelnen Fachbereiche im Home-Office überhaupt handlungsfähig bleiben konnten und künftig können.

Zur Erfolgsgeschichte

Die Integration zwischen Dokumentenmanagement und Workflow, also der ECM-Gedanke, ist in d.velop documents sehr gut gelöst.“

Dr. Karen Verbist Leiterin Koordinierungsstelle Digitale Verwaltung

Unsere Lösungen für die öffentliche Verwaltung im Überblick

Sehen Sie sich die d.velop Produkte im Überblick an und finden Sie die Softwarelösungen passend zu den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation.

Branchenexpertise für Ihre eGovernment Lösungen

Unabhängig davon, ob Kommunen, Bundes- und Landesbehörden, Körperschaften des öffentlichen Rechts, öffentliche Ver- und Entsorgungsbetriebe oder Hochschulen und Forschungseinrichtungen – keine Verwaltung gleicht der anderen. Als Ihr Spezialist und Digitalisierungspartner greift die d.velop mit ihren Experten:innen auf über 20 Jahre Erfahrung in den Branchen der öffentlichen Verwaltung sowie Hochschulen und Universitäten zurück. Mit diesem Wissen entwickeln wir nicht nur fachspezifische Erweiterungen, sondern beraten auch zur ganzheitlichen Projektumsetzung.

Sie möchten mehr rund um das Thema Digitalisierung in der Verwaltung erfahren?

Auf dem d.velop Blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist die Herausforderung der nächsten Jahre.

  • Eine kleine Revolution in der Organisation: die elektronische Vorgangsbearbeitung

    Von Patrick Dressler 14.02.2022

    Eines der Hauptziele der Digitalisierung von Behörden und Organisationen ist die nachhaltige Optimierung verwaltungsinterner Prozesse. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine elektronische Vorgangsbearbeitung dazu beiträgt und ein effizientes sowie transparentes Arbeiten in Organisationen gewährleistet.

  • § 2b UStG sorgt für Handlungsdruck: Hilfestellung für die öffentliche Verwaltung

    Von Udo Schillingmann 25.01.2023
    Beitragsbild Blogartikel Vertragsmanagement Vertragslebenszyklus

    Gut gepflegte Adressdaten sind für Behörden der Grundpfeiler für zahlreiche interne Verwaltungsvorgänge sowie die alltägliche Kommunikation. Denn die unaufhaltsame Digitalisierung bringt enorme Datenmengen mit sich. Dieser Artikel zeigt auf, warum und wie Adressdaten mit wenig Aufwand gewinnbringend verwaltet werden können.

  • Warum Adressmanagement für die öffentliche Verwaltung wirklich so wichtig ist?

    Von Patrick Dressler 31.01.2022

    Durch Artikel 12 des Steueränderungsgesetzes 2015 wurde die Unternehmereigenschaft von juristischen Personen des öffentlichen Rechts fundamental geändert und dabei der § 2b neu in das UStG eingefügt. Details zu den notwendigen interkommunalen Anpassungsprozessen sowie dem „Corona-Steuerhilfegesetz“ gibt dieser Artikel.

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