Papierbasierte Abläufe sind Vergangenheit

„Förderantrag Balkonkraftwerk – Online-Antrag ausfüllen und Fördermittel sichern!“ heißt es prominent gleich oben auf der Homepage der Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen. Die OZG-Umsetzung springt einem hier sofort ins Auge. Möglich ist sie nur, weil die Prozesse im Hintergrund digital ablaufen – mit d.velop documents.

Höhr-Grenzhausen, eine Stadt im Westerwaldkreis in Rheinland-Pfalz, ist Sitz der gleichnamigen Verbandsgemeinde und ein Mittelpunkt der Keramikindustrie. Im Bürgerportal auf hoehr-grenzhausen.de gibt es zahlreiche Online-Dienste, dort werden Formulare bereitgestellt, man kann seinen Wasserzähler online erfassen, Schäden melden u.v.m.

• 140 Anwendende aus der Verwaltung arbeiten im Endausbau mit dem Dokumentenmanagement-System.
• 14000 Bürger:innen profitieren von den bereitgestellten Online-Diensten der Verbandsgemeinde.

„Mit dem OZG wird das Pferd ja im Grunde von hinten aufgezäumt“, findet Sebastian Kilb, stellv. Büroleiter im Höhr-Grenzhausener Rathaus. „Wir sollen Verwaltungsleistungen digital anbieten, aber wie soll das gehen, wenn wir intern nicht vollständig digital arbeiten?“ Die Frage stellt sich indes nicht mehr, denn papierbasierte Abläufe und die altgediente Laufmappe gehören seit 2021 zur Vergangenheit. Nicht auf einen Schlag zwar, aber zielstrebig stellt die Gemeinde Fachbereich für Fachbereich auf elektronische Schriftgutverwaltung mit dem KGST-Aktenplan um. Dazu gehören digitale Postkörbe, Verfügungsworkflows und die Anbindung der eingesetzten Fachverfahren an das neue Dokumentenmanagement-System.

Reformation mithilfe zentraler Schriftgutverwaltung

Ein elektronisches Belegarchiv hatte es schon zuvor gegeben, allerdings lediglich im Kassenbereich, wo man durch rudimentäre Filterung Belege suchen konnte. Dort sammelte die Gemeinde auch bereits erste Erfahrungen mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung über einen zum Finanzverfahren Infoma gehörenden Workflow. „Schön und gut, aber dies ist eine reine Insellösung“, so Philipp Menges, Leiter der Stabsstelle IT-Infrastruktur & Digitalisierung in der Verbandsgemeindeverwaltung. Ihre bisherige Datenablage – ohne Aktenzeichen im Windows Explorer – hätte die Gemeinde damit nicht reformieren können.

Eine strukturierte, neue Ablage mit verwaltungsweit einheitlicher Schriftgutverwaltung nach Aktenplan war deshalb gefragt, dies kristallisierte sich für Sebastian Kilb und Philipp Menges spätestens mit dem OZG heraus. Die guten Erfahrungen aus dem Finanzbereich, wie man Abläufe intern digital abbilden kann, sollten auf diese Weise der gesamten Verwaltung zu-gänglich gemacht werden.

Dezentrales Arbeiten mit der Webclient-Technologie möglich

Mehrere Lösungen evaluierte das Projektteam und sah sich dafür auch bei Nachbarkommunen um. Die anschließende Ausschreibung gewann d.velop. Philip Menges: „Zum einen brachte die Lösung die meisten Schnittstellen zu den bei uns eingesetzten Fachverfahren bereits im Standard mit. Ausschlaggebend war für uns vor allem der leistungsstarke Webclient der Lösung.“ In Zeiten des Home-Offices-Betriebs war dies ein K.O.-Kriterium. Mit den üblichen Fat-Clients über schmalbandige VPN-Verbindungen wäre ein externes Arbeiten gar nicht möglich gewesen. Über die Webtechnologie von d.velop hingegen können alle Beschäf-tigten vollkommen unabhängig vom jeweiligen Standort ihre Tätigkeiten verrichten.

Das IT-Team hat die althergebrachte Laufmappe mittlerweile in allen Abteilungen durch den elektronischen Verfügungsworkflow für Freigaben bei der Beschaffung und anderen genehmigungspflichtigen Vorgängen abgelöst. Nach Einführung der allgemeinen Schriftgutverwaltung werden anschließend nach und nach auch die einzelnen Fachverfahren an das DMS angebunden. Der Infoma-Rechnungsworkflow im Finanzwesen soll bleiben, das Alt-Archiv jedoch abgelöst werden von d.velop documents.

Potenzialanalyse brachte Schub in die Einführung

Sebastian Kilb: „Für uns war es das erste Projekt dieser Art. Daher war es uns sehr wichtig, vom Hersteller auch geführt und beraten zu werden.“ Nachdem die technische Basis stand, nahm d.velop gemeinsam mit dem Projektteam vor Ort deshalb in einem Strategieworkshop eine Priorisierung weiterer Digitalisierungsthemen vor. Mit etwas zeitlichem Abstand folgte eine Potentialanalyse zur Unterstützung bei der Einführung der eAkte im Personalamt. Bei einer solchen Analyse werden die involvierten Mitarbeitenden von Anbeginn einbezogen und mit der Funktionsweise des DMS vertraut gemacht. So gestaltet sich die Einführung des DMS in der Organisation besonders flüssig.

Elektronische Signatur und mobiler Zugriff auf Dokumente

Insgesamt sollen nach Endausbau knapp 140 Kolleg:innen in Höhr-Grenzhausen mit dem DMS d.velop documents arbeiten. Als eines der nächsten Projekte wurde die mobile Nutzung identifiziert. Vor allem die Beschäftigten im Bauamt sind oft auf Baustellen unterwegs und können dann vor Ort auf Bauakten via Tablet zugreifen. Techniker der Verbandsgemeindewerke erhalten bislang, wenn sie in Haushalten Wasserzähler wechseln müssen, morgens einen Papierauftrag, den sie nach ihrem Außeneinsatz wieder abgeben und der dann mit der Finanzbuchhaltung verrechnet wird. Künftig können diese Prozesse vollständig digital stattfinden.

Mit Einführung der elektronischen Signatur lassen sich in der Zukunft außerdem Verträge rechtssicher und rein digital unterschreiben. Das digitale Vertragsmanagement, basierend auf dem DMS d.velop documents, liefert zudem eine Übersicht der bereits existierenden Verträge. Im Zusammenspiel sollen die Digitalisierungsmaßnahmen für eine maximale Transparenz der Vorgänge sorgen – und die Verbandsgemeinde damit noch bürgerfreundlicher gestalten als ohnehin.