OZG-Portalanbindung
Die OZG-Portalanbindung ist Ihre hauseigene Datendrehscheibe in der komplexen Maschinerie rund um das Onlinezugangsgesetz.
- Generische Lösung
- Einfache Funktionsweise
- Zeit- und kostensparend
Seien Sie mit unserer OZG-Portalanbindung vorbereitet
Mit dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) wurden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, alle Verwaltungsleistungen bis zum 31. Dezember 2022 den Bürgern:innen auch digital über Online-Verwaltungsportale anzubieten.
Gemäß OZG müssen bis dahin 575 Leistungen, wie zum Beispiel Kindergeld, Arbeitslosengeld I & II oder Abfallentsorgung, bundesweit online angeboten werden, wobei es sogenannte prioritäre Leistungen sind. Das sind wiederum über 6000 interne Verwaltungshandlungen, die in Ihrer Behörde ebenfalls digital abgebildet werden müssen.
Kostenloses Webinar
OZG mithilfe von d.velop documents meistern
Ihre Verwaltung ist gesetzlich verpflichtet, alle Verwaltungsleistungen bis zum 31. Dezember 2022 den Bürgern:innen auch digital über Online-Verwaltungsportale anzubieten. Wie es mit unserer OZG-Portalanbindung funktionieren kann, zeigen wir Ihnen in diesem Webinar.
Agenda
- Eingliederung von d.velop documents im OZG & Vorstellung der Lösung aus Sicht der Sachbearbeitenden
- Anbindung von Onlineservices an d.velop documents
- Mögliche Rückkanäle, Roadmap und Planungen
OZG braucht eAkte
Damit die Bürger:innen die Onlinedienste Ihrer Verwaltung einfach konsumieren können, sind vor allem die verwaltungsinternen Prozesse medienbruchfrei zu gestalten. Dank der direkten Anbindung an das Dokumentenmanagement nutzen Sie nur einen digitalen Kommunikationskanal. Dabei können Sie alle gestellten Online-Anträge jederzeit über gesicherte digitale Kanäle
- empfangen
- archivieren
- bearbeiten
- organisationsweit weiterleiten und
- Rückmeldungen geben.
Leistungen
müssen über Online-Portale bis Ende 2022 angeboten werden.
Handlungen
müssen die Behörden in Deutschland intern ebenfalls digital abbilden.
Leistungen
müssen, nach OZG-Anforderungen, die Länder und Kommunen realisieren.
Die OZG-Datendrehscheibe: Funktionen im Überblick:
- Entgegennahme jeglicher Art von Formularen über gesicherte Kanäle
- Empfangen der Anträge, Dokumente & Nachrichten auf einer Plattform sowie Versand der Statusrückmeldungen & Bescheide an Antragstellende
- Revisionssichere & gesetzeskonforme Ablage digitaler Unterlagen
- Organisationsweite Verteilung der Online-Anträge & Dokumente
- Starten diverser Geschäftsprozesse und Arbeiten mit Wiedervorlagen sowie Fristen möglich
- Direkte und indirekte Anbindung von Fachverfahren
- Automatische Zuordnung von Anträgen, Dokumenten und Vorgängen zu eAkten
So einfach funktioniert unsere OZG-Portalanbindung
Der Posteingang
Die Bürger:innen Ihrer Kommune stellen ihre Anträge online über das Bürgerportal. Die digitale Eingangspost steht den Bearbeitenden jederzeit gesetzeskonform und revisionssicher zur Verfügung. Die Online-Anträge werden automatisch den jeweiligen Vorgängen zugeordnet und sind darüber hinaus auch im digitalen Posteingang zu finden.
Ganz gleich, auf welchem Weg die Anträge in Ihre Behörde gelangt sind, deren Speicherung und Weiterverarbeitung ist immer gleich.
Die eAkte
Sowohl der Online-Antrag als auch die ihm beigefügten Dokumente werden anhand der zuvor eingerichteten Konfiguration automatisch ausgelesen und in die bereits bestehende digitale Akte einsortiert. Dabei werden sämtliche Metadaten des Antrags, wie Betreff, Absender, Empfänger oder das Eingangsdatum, automatisch in zuvor konfigurierte Felder Ihres DMS übernommen. Sollte keine entsprechende Akte vorhanden sein, so wird auf Basis der Eigenschaften eine neue Akte erstellt.
Ihre gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen für die Online-Anträge werden damit eingehalten: Die revisions- und manipulationssichere Speicherung von Dokumenten innerhalb der Aufbewahrungsfristen ist garantiert.
Die Vorgangsbearbeitung
Mit einer Vorgangsbearbeitung, beispielsweise einer Checkliste, können Ihre Mitarbeitenden den Überblick über alle anstehenden Aufgaben behalten. Dabei führt das System Sie mit Hilfe der Aufgabenverwaltung, der Wiedervorlagen und der Fristenverwaltung durch den gesamten Prozess.
Mit unserer intuitiven Vorgangsbearbeitung wird alles an einem Ort zusammengefasst und die Aufgabenvorlagen standardisieren die nächsten Schritte. Ihre Mitarbeitenden verpassen somit keine Fristen mehr.
Drei gute Gründe für die OZG-Portalanbindung
Maßgeschneiderte Fachverfahren
Für einige Verwaltungsdienstleistungen nutzen Sie bereits spezielle Fachverfahren, die u. a. Dokumente und eAkten aus d.velop documents nutzen oder befüllen. Für alle 575 OZG-Leistungen, welche bis Ende 2022 digital bundesweit abgebildet werden müssen, gibt es jedoch nicht immer passende Fachverfahren – oder diese können schlichtweg nicht eingesetzt werden. Mit unserem intelligenten Vorgangsmanagement können Sie fehlende Fachverfahren maßgeschneidert abbilden.
Medienbruchfreie Auftragsbearbeitung
Mithilfe ausgereifter Schnittstellen für alle führenden Portalanbieter, wie z. B. Bürgerportale der Länder oder OpenR@thaus, können Sie mit nur einer Standardlösung alle 575 OZG-Leistungen organisationweit digital verteilen. Ebenfalls ist es möglich, Rückmeldungen an das Bürgerportal und Antragstellenden auf kürzestem Weg zu geben. Damit ist eine beidseitige digitale Kommunikation garantiert. Unsere Lösung integrieren wir nahtlos in die digitale Aktenbearbeitung bzw. in das Posteingangsszenario und können individuell auf Ihre Bedürfnisse reagieren.
Durchgängige Prozessunterstützung
Der größte Pluspunkt unserer medienbruchfreien DMS-Lösung: Sie müssen kein zusätzliches, womöglich aufwendiges, System in die bestehenden Prozesse integrieren. Auch das Erlernen einer neuen Software entfällt. Zudem benötigen Sie keine umfangreichen Dienstleistungskontingente, da unsere generische Lösung jederzeit einfach und flexibel implementiert werden kann.
Die fünf wichtigsten Vorteile der OZG-Portalanbindung
Generische Lösung, anpassbar an den jeweiligen OZG-Prozess
Einfache Funktionsweise der hauseigenen Datendrehscheibe
Kostensparend: keine großen Prozessaufnahmen nötig
Handlungsfähigkeit innerhalb weniger Tage
Einfache organisationsweite Bearbeitung von OZG-Anträgen
Sie möchten mehr über die OZG-Portalanbindung erfahren?
Sprechen Sie uns gern unverbindlich an und erhalten Sie noch mehr Einblicke in die Portalanbindung. Füllen Sie das Formular aus – wir melden uns bei Ihnen.
Mehr Informationen in unserem Blogartikel
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