Elektronische Aktenführung in der Verwaltung: Ist die eAkte mehr als eine digitalisierte Papierakte?

Die eAkte hat weitreichenden Einfluss auf jede Verwaltung

Durch das E-Government-Gesetz (EGovG) sind Bundesbehörden dazu verpflichtet, spätestens zum 01.01.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Die Einführung der sogenannten eAkte soll nicht nur die Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung vereinfachen, sondern auch die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung vorantreiben und dadurch den Weg zum E-Government in Deutschland bereiten. Mit der Umstellung auf die eAkte erfolgt ein fundamentaler Eingriff in die Verwaltungsorganisation. Die Aktenmäßigkeit stellt im Endeffekt das zentrale Ordnungsprinzip einer öffentlichen Verwaltung dar. Die Einführung der eAkte ist also ein erster Schritt in Richtung moderne Verwaltung.

eAkte ist mehr als nur eine digitalisierte Papierakte

Was muss man sich unter der eAkte genau vorstellen? Im Prinzip ist die elektronische Aktenführung in der Verwaltung eine digitale Datensammlung, die sich oft nach dem Vorbild herkömmlicher, papierbasierter Akten orientiert. Dabei folgt die Struktur der eAkte zumeist der physischen. Man hat Deckblätter, Register, Vorgänge und schließlich Dokumente in Form von digitalen Schriftstücken. Doch das war es auch schon mit der Ähnlichkeit. Die eAkte schafft es, gesamte Geschäftsprozesse medienbruchfrei und digital abzubilden.

Und genau deshalb ist die eAkte ein wichtiger Bestandteil des E-Government-Gesetz, so Staatssekretär Klaus Vitt, Beauftragter der Bundesregierung für Informationstechnik (BMI), in einem Artikel in der eGovernment Computing zur papierlosen Verwaltung: “Wir dürfen uns nicht nur um die externe Schnittstelle zu Bürgern, Unternehmen und anderen Verwaltungseinheiten kümmern, sondern müssen auch dafür sorgen, dass alle internen Verwaltungsprozesse durchgängig digitalisiert und damit frei von Medienbrüchen sind. Deshalb ist die flächendeckende Einführung der elektronischen ­Akte innerhalb der Bundesverwaltung ein so wichtiger Baustein für den Erfolg der Digitalisierungsstrategie unseres Landes”.

Ganzheitliche Informationsverwaltung mittels Dokumentenmanagement-System

Voraussetzung für die Einführung einer elektronischen Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung ist eine passgenaue Konzeption, die auf die Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Organisation Rücksicht nimmt sowie eine intelligente Anbindung der Fachverfahren ermöglicht. Die Verknüpfung unterschiedlicher Informationsobjekte soll so erfolgen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Die damit einhergehende (automatisierte) Verarbeitung ermöglicht eine wesentlich einfachere und schnellere Verknüpfung von Daten – was letztlich eine Beschleunigung der Arbeitsprozesse in der öffentlichen Verwaltung bedeutet.

Auswirkungen der eAkte auf Verwaltungsprozesse

Mit einer elektronischen Aktenführung werden Informationen wesentlich gezielter und somit schneller gefunden als bei der herkömmlichen Papierakte. Sie ermöglicht einen schnellen, ortsunabhängigen und kontinuierlichen Zugriff auf Informationen. So sehen auch die Bundes- und Landesbehörden sowie die Kommunen im Einsatz der eAkte den größten Mehrwert bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes wie eine Studie der Hochschule Harz ergab.

eGovernment-Gesetzt Mehrwert
Einschätzung des Mehrwerts der Anwendungen welche durch das E-Government-Gesetz eingeführt wurden.

Mittels einer integrierten Suchfunktion lässt sich allein anhand eines Schlagwortes das passende Dokument finden. Zudem haben alle Benutzer bei elektronischen Akten direkt nach Eingang eines Dokumentes – ob digital zugestellt oder papierbasiert eingescannt –  unabhängig vom Standort Zugriff auf das jeweilige Dokument. So können mehrere Personen gleichzeitig eine Akte „in der Hand haben“ und sich Informationen unkompliziert hervorholen. Informationen sind so nicht nur leicht aufzufinden, sondern parallel und sogar mobil von mehreren berechtigten Personen einzusehen. Durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist es möglich die Einsicht in die Akten individuell zu gestalten. Die einzelnen Berechtigungen können für jeden Benutzer entsprechend definiert und für die jeweiligen Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder Prozessabläufe angepasst werden.

Die Vorteile der elektronischen Aktenführung gegenüber der papierbasierten Aktenführung

Naheliegend sind Aktenschränke und Archive nach der Digitalisierung der Papierakten weitestgehend überflüssig. So können die Behörden Kosten senken oder den gewonnenen Platz anderweitig nutzen. Zudem erhöht sich durch die zentrale Verfügbarkeit der Daten auch die Transparenz deutlich. Zudem entfällt durch die eAkte weiterer Arbeitsaufwand. Zum einen entfällt die Suchzeit nach Papierakten und des Weiteren werden dank eines Aufbewahrungs- und Löschkonzepts Dokumente wie Rechnungen und Personalakten automatisch nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht, indem die Fristen elektronisch festgelegt wurden. Ebenso ist die Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung deutlich höher. Eine Manipulation der Daten ist wesentlich schwieriger, ebenso wie die versehentliche oder absichtliche Zerstörung bestimmter Dokumente.

Automatisierte Aktenführung mit der eAkte

Obwohl ein fester Aktenplan die Struktur der elektronischen Akten in der Verwaltung vorgibt, besteht bei der Aktenführung die Möglichkeit der Automatisierung von Abläufen. Denn bei Bedarf ist der Aktenplan flexibel anpassbar. Wie Sie diesen erstellen können erfahren Sie in unserem Blogartikel zum Thema: Aktenplan erstellen.

Dokumente zum Beispiel, die digital ankommen oder eingescannt werden, werden automatisch abgelegt. Die neuen Daten und Schriftstücke werden zum Vorgang direkt in die betreffende eAkte einsortiert. Digitale Dokumenten bietet noch weitere Möglichkeiten zum automatisieren verschiedener Geschäftsprozesse. Beispielsweise können bei einer Personalakte automatisch prozessorientierte Vorgänge in initiiert werden. Dazu gehört die Erstellung von Wiedervorlagen, die Versendung einer Einladung oder die Anweisung von Zahlungen. Bei einer Papierakte werden die Dokumente lediglich sortiert abgeheftet. Mit der elektronischen Aktenführung ist die Grundlage für die digitale Gestaltung von Prozessen in der Verwaltung gelegt

Der Umstellungsprozess

Die flächendeckende Umstellung auf eine eAkte ist in der Verwaltung ein großes Projekt, welches nur mit einer gründlichen Vorbereitung und einer sorgfältigen Durchführung gelingen kann. Die Etablierung der eAkte wird die öffentliche Verwaltung in den kommenden Jahren noch umfassend beschäftigen. Denn die elektronische Aktenführung über ein Dokumentenmanagement-System ist als effizientester Hebel zur Digitalisierung anzusehen: Die Daten in der Verwaltung werden damit erst wirklich nutzbar gemacht.

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