Einführung DMS: Diese 3 Schritte sollten Sie beherzigen

Die Akte als Aufbewahrungsort für Papiere hat eine lange Tradition. Bereits seit dem späten Mittelalter werden Akten geführt. Zu Beginn wurden die Papiere von Aktenzwirn zusammengehalten, bevor sich Anfang des 20. Jahrhunderts Ordner und Hefter etablierten. Und auch heute, mehr als 500 Jahre später, findet man die beliebten Akten in vielen Unternehmen. Das eine Aufbewahrungsmethode, die bereits vor 500 Jahren genutzt wurde, nicht mehr zeitgemäß ist, sollte man nicht erklären müssen. Es wird also Zeit für die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems (DMS). Aber auch bei der Einführung eines DMS spielen Akten eine zentrale Rolle, allerdings in digitaler Form.

Damit die Einführung eines DMS in Ihrem Unternehmen erfolgreich abläuft, haben wir 3 Schritte Sie zusammengefasst, die Sie beherzigen sollten. Mit diesen 3 Schritten vermeiden Sie, dass vorhandene Probleme und Ineffizienzen digitalisiert werden.

1. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete – Bestandsaufnahme und Zieldefinition

Zu Beginn müssen bestehende Strukturen im Unternehmen auf den Prüfstand gestellt werden. Prozesse werden durchleuchtet und dokumentiert. Es findet eine Bestandsaufnahme und Zieldefinition verschiedener Bereiche statt.

Nutzen Sie Kennzahlen!

Um herauszufinden, wo das Unternehmen aktuell steht und im zweiten Schritt Zielwerte zu definieren, hilft es Kennzahlen zur aktuellen Prozessqualität zu erheben.  Diese liefern einen ersten Überblick über den aktuellen Stand und das Optimierungspotenzial hinsichtlich der Digitalisierung im Unternehmen. Solche Kennzahlen können wie folgt aussehen.

  1. Zeitaufwand für das Erfassen, Einsortieren & Ergänzen je Dokument in Minuten
  2. Zeitaufwand für das Ablegen je Dokument in Minuten
  3. Zeitaufwand für das Durchsuchen je Akte in Minuten
  4. Anzahl Suchvorgänge je Tag
  5. Anzahl Reproduktionen/Kopien je Tag
  6. Zeitaufwand je Reproduktion/Kopie in Minuten
  7. Erzeugte bzw. verarbeitete Belegseiten/Monat
  8. Größe des Archivs in m²
  9. Monatliche Warmmiete für das Archiv

Durch die Erhebung der Kennzahlen haben Sie eine erste Ausgangssituation, an derer sich Ziele ableiten lassen. Die Zielwerte sollten Sie am besten zusammen mit dem Softwarehersteller beziffern.

Durchleuchten Sie aktuelle Strukturen!

Nur wenn die aktuelle Struktur im Unternehmen vollständig erfasst wird, lassen sich sinnvolle und erfolgsversprechende elektronische Ablagestrukturen schaffen. Stichwort: digitale Aktenpläne.
Dazu muss der Papierfluss im Unternehmen und die Struktur des Archivs genauestens durchleuchtet werden. Die Ausgangsfrage, die Sie sich dabei stets stellen sollten: Welche Dokumenten und Aktenarten liegen im Unternehmen vor? Und wie wandern diese durch das Unternehmen bzw. von wem werden diese genutzt und/oder abgelegt? Der klare Vorteil dieser Vorgehensweise: Es kann leicht festgestellt werden, welche Abläufe und Aktenpläne am wenigsten effizient sind und wo dementsprechend das größte Optimierungspotenzial besteht. Anders ausgedrückt: Das Unternehmen erfährt, wo der Schmerz am größten ist. Dort ist der Startpunkt für die Umsetzung.

Bevor die Einführung eines Dokumentenmanagements System starten kann, muss neben der Ablagestruktur die bestehende IT-Infrastruktur erfasst werden. Dies ist notwendig, um die optimalen digitalen Lösungen und Schnittstellen für das Unternehmen zu identifizieren. So entsteht eine perfekte Integration in die Bestandssysteme. Folgende Fragen helfen bei der Bestandsaufnahme.

  1. Wird ein ERP System verwendet? Wenn ja, welches?
  2. Ist eine Finanzbuchhaltungssoftware im Einsatz?
  3. Welches Betriebssystem wird verwendet?
  4. Welche Server sind vorhanden?
  5. Welcher E-Mail Dienst liegt vor?
  6. Wird eine Collaboration Plattform verwendet?
  7. Nutzen Sie ein CRM-System? Wenn ja, welches?

Tipp: Bereits in diesem Projektstadium sollten Sie Verantwortliche aus den jeweiligen Fachabteilungen einbeziehen. Sie wissen, welche Akten am meisten in Gebrauch sind und nach welchen Dokumenten am meisten gesucht wird.

Konzeptionieren Sie zukünftige Ablagestrukturen in Form von digitalen Aktenpläne!

Digitale Akten fassen Dokumente und Dateien zusammen, die fachlich zusammengehören. Ganz ähnlich wie eine Papierakte. So finden Sie ein Dokument in mehreren Akten wieder. Der große Vorteil: Ein Dokument lässt sich beliebig vielen Akten zuordnen, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. Die Reproduktion und das ständige Kopieren hat ein Ende.

Aber welche Dokumente sollen in welchen Akten zu finden sein? Und wer darf diese einsehen und bearbeiten? Dies gilt es in Aktenplänen zu definieren. Als Basis für die Konzeption der digitalen Aktenpläne dienen die Ergebnisse aus der vorigen Bestandsaufnahme. Stetige Hilfestellung: Der reale Ordner.

Wie die Konzeption eines Aktenplans im Genauen aussieht, erfahren Sie im Blogartikel “Aktenplan erstellen: So funktioniert’s im digitalen Zeitalter“.

 

2. Einführung DMS – Die Implementierung des zukünftigen Prozesses

Nachdem eine Bestandsaufnahme im Unternehmen erfolgt ist und klare Ziele definiert wurden, kann die Einführung beginnen. Die meisten Unternehmen implementieren den in der Grafik dargestellten Prozess, um Ihr Papierarchiv zu verabschieden. Deshalb wird der Prozess folgend Schritt für Schritt erklärt.

einfuehrung-dms-prozess

Scannen & Klassifizieren

Um mit digitalen Akten im Unternehmen zu arbeiten, müssen alle geschäftsrelevanten Dokumente aus dem Papierarchiv eingescannt werden. Wie funktioniert das am besten? Viele Unternehmen greifen an dieser Stelle auf externe Scan-Dienstleister zurück. Diese bieten neben dem Einscannen der Dokumente auch weitere Dienstleistungen wie  das Abholen der Dokumente oder auch die datenschutzgerechte Vernichtung der Papier-Belege nach ihrer Digitalisierung an. Die Zusammenarbeit mit einem Scan Dienstleister bietet sich an, wenn große Mengen an Akten in kürzester Zeit digitalisiert werden sollen.  Muss eine überschaubare Anzahl an Akten digitalisiert werden oder besteht kein Zeitdruck, kann intern Personal für das Einscannen der Dokumente abgestellt werden.

  • Neben der Digitalisierung des Papierarchivs wird das Scan-Szenario für den zukünftigen Prozess implementiert. Dabei müssen diverse Entscheidungen getroffen werden:
  • Wie viele Dokumente werden in welchem Zeitraum gescannt?
  • Sollen Dokumente einzeln eingescannt werden oder stapelweise verarbeitet werden?
  • Welcher Scanner ist sinnvoll? Ein Arbeitsplatz- oder Massenscanner?
  • Sollen Dokumente zentral oder dezentral eingescannt werden?
  • Zu welchem Zeitpunkt sollen die Dokumente im Unternehmen eingescannt werden?
  • Bei Eintreffen oder nach Durchlauf im Unternehmen?

Bei all diesen Fragen hilft es, einen erfahrenen Partner zu Rate zu ziehen. Dieser kann Ihnen sagen, welche Optionen für Ihr Unternehmen am sinnvollsten sind.

Der ideale „Archivierungsprozess“ funktioniert nur mit einer geeigneten Scan- und Klassifizierungssoftware. Denn mit dieser werden die eingescannten Dokumente über eine intelligente Volltexterkennung (OCR-Erkennung) automatisch ausgelesen. Dadurch werden alle relevanten Informationen wie Kopf- und Positionsdaten erfasst. Anhand der ausgelesen Daten kann eine Klassifizierung nach Dokumentenart erfolgen und der entsprechenden digitalen Akte zugeordnet werden. Auch Dokumente, die bereits auf digitalem Weg im Unternehmen eingehen, werden indexiert und klassifiziert und so der richtigen digitalen Akte zugeordnet.

 

Einordnung in digitale Aktenpläne

Im Prozessschritt Scannen und Klassifizieren hat sich gezeigt, dass neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente vollautomatisch ausgelesen und anhand dieser Informationen selbstständig in bereits bestehende digitale Akten einsortiert werden. Die Zuordnung findet anhand der auf Ihren Bedürfnissen konzeptionierten Aktenpläne und den darin angegebenen Attributen statt.

Zeigt sich beim Auslesen der Dokumenteneigenschaften, dass keine passende Akte zum Ablegen des Dokuments vorhanden ist, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Dies ist dank der zuvor konzipierten Aktenpläne möglich. Das Beispiel der Lieferantenakte verdeutlicht es:

Mitarbeiter Mustermann gibt eine Bestellung auf. Beim Import des Dokuments aus dem ERP-System erkennt die Archivierungssoftware anhand der definierten Eigenschaften (z,B. Bestellnummer, Belegart. Belegdatum etc.), dass es sich um eine Bestellung handelt. Zeitgleich erkennt die Software, dass zu den Daten der Bestellung noch keine Akte vorliegt. Deshalb wird eine neue Bestellakte angelegt, in welcher die Bestellung nun zu finden ist. Im selben Schritt wird eine Lieferanten- und eine Lieferantenjahresakte erstellt. Denn ebenfalls der Lieferant war bis dato unbekannt. Wird erneut bei dem Lieferanten bestellt, wird eine weitere Bestellakte angelegt. Diese wird der schon bestehenden Lieferanten und Lieferantenjahresakte zugeordnet. Dabei wird ein Dokument nie reproduziert, es wird lediglich verknüpft. Es liegt also nur einmal im Archiv vor, ist aber in allen relevanten Akten zu finden.

Da für ein Unternehmen nicht nur ein digitaler Aktenplan konzipiert wird, findet eine solche automatische Erstellung und Zuordnung von Akten im Idealfall für alle Dokumente statt.

 

Archivierung

Ihre digitalen Akten inklusive aller Dokumente werden automatisch, revisionssicher und in langfristig verfügbaren Dateiformaten archiviert. Die Herausforderung bei der digitalen Archivierung ist es, Informationen so zu speichern, dass sie erstens unveränderbar und zweitens auch nach Jahren oder Jahrzehnten noch lesbar sind, selbst wenn die Applikation, in der sie erstellt wurden (z. B. irgendein Textverarbeitungsprogramm) schon lange nicht mehr existiert. Lange war TIFF das dominierende Dateiformat im Bereich der Langzeitarchivierung. Mit steigenden Anforderungen an den Aufbau der Dokumente haben sich allerdings schnell einige Nachteile des Formats herauskristallisiert. Das PDF/a Format hat sich mittlerweile weltweit als Standard für die Langzeitarchivierung durchgesetzt.

Beschäftigt man sich mit der Archivierung von Dokumenten stößt man schnell auf den Begriff der Revisionssicherheit. Was hinter diesem Begriff steckt und wie man Revisionssicherheit erreichen kann, haben wir bereits in einem anderem Blogartikel für Sie zusammengefasst. (Zum Artikel)

 

Arbeiten mit digitalen Akten
Die Einführung eines DMS erleichtert Mitarbeitern den Arbeitsalltag. Viele nützliche Funktionen sorgen dafür.

  • Schnelle Suche
    Digitale Akten lassen sich sehr viel leichter durchsuchen als ein Papierarchiv. Durch eine Volltext-Verschlagwortung können alle Dokumente nach Stichworten durchsucht werden. Sie finden in Sekundenschnelle wonach Sie suchen. Dabei können Sie eine Einfeldsuche verwenden oder Sie stellen sich Suchmasken individuell nach Ihren Wünschen
    zusammen.
  • Einfaches Bearbeiten
    Digitale Akten stehen in Ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche (z.B. Word, Outlook, SAP) jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung: Sie können Sie also ohne Medienbruch weiterverarbeiten. Änderungen lassen sich vornehmen und ganz einfach abspeichern.
  • Smarte Zusammenarbeit
    Mit digitalen Akten sind Sie nicht mehr lokal an eine digitale Akte gebunden. Ob der Kollege im Nachbarbüro oder die Mitarbeiter der Zweigstelle – jeder kann ganz einfach auf die digitalen Akten zugreifen und mit Ihnen an diesen arbeiten. Die in den Aktenplänen definierte Rechtestruktur sorgt dabei dafür, dass jede Personen nur die Informationen erhält, die sie benötigt. Dokumente und Aufgaben können zudem ganz einfach über das System versendet werden. Eine Benachrichtigung im Postkorb des Systems und im E-Mail-Postfach sorgt dafür, dass die betroffene Person auch wirklich mitbekommt, dass ein Dokument geteilt wurde.
  • Prüfen auf einen Blick
    Alle Dokumente und Informationen zu einer Akte lassen sich auf einen Blick einsehen. So kann leicht geprüft werden, ob die Informationen in einem Dokument richtig sind. Mit einem Klick kann die Freigabe erteilt werden und das Dokument wird revisionssicher abgelegt.
  • Direkte Ablage
    Dokumente lassen sich in nur wenigen Klicks ablegen. Falls gewünscht direkt aus Ihren Bestandssystemen. Die Zuordnung in die richtige Akte passiert automatisch anhand der ausgelesenen Eigenschaften. Sie können sie aber auch jederzeit manuell ablegen.

3. Etablierungsphase

Sie haben die Software implementiert, alle Prozesse laufen, die digitalen Akten liegen vor. Projekt abgeschlossen, oder? Nicht ganz! Denn die Einführung digitaler Akten bringt Ihrem Unternehmen nur wenig, wenn Mitarbeiter nicht mit diesen arbeiten. Aber wie motiviert man die Mitarbeiter für die Arbeit mit digitalen Akten?

  1. Binden Sie Mitarbeiter aktiv in das Projekt ein: Stellen Sie zu Beginn ein Projektteam mit Verantwortlichen auf, die in jeder Phase aktiv dabei sind. Informieren Sie die
    restliche Belegschaft über alle Phasen hinweg, wo das Projekt steht, wie es läuft und welchen Nutzen man sich verspricht.
  2. Schulen Sie! Buchen Sie Schulungen beim Softwareanbieter selbst. Lassen Sie einige Mitarbeiter zu Profis im Umgang mit der Software werden. So können die Profis weitere Mitarbeiter im Unternehmen anlernen.
  3. Begeistern Sie! Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern die Mehrwerte im täglichen Arbeiten. Beschreiben Sie die nützlichen Funktionen. Machen Sie Marketing: Erfolgsstories, Tutorials, Gruppen in sozialen Medien sind hier hilfreiche Maßnahmen.
  4. Erkennen Sie die Fans der Software im Unternehmen und nutzen Sie diese als Influencer.
  5. Hören Sie zu! Durch aktives Zuhören erkennen Sie schnell die Fans der Software im Unternehmen und können diese unterstützen. Auch werden Ihnen kritische Stimmen zu Ohren kommen, die Sie evtl. entkräften können. Durch aktives Zuhören können sich ebenfalls interessante Verbesserungsvorschläge ergeben.

Die dezidierte Analyse der Bestandsstruktur, die Erfahrung eines starken Partners und die wohl überlegte Konzeption, sorgen für die bestmögliche Einführung eines DMS im Unternehmen. Dennoch: In der Konzeption kann es passieren, dass nicht alle Anwendungsfälle des täglichen Arbeitens bedacht werden. Ein DMS ist kein einmal aufgesetztes Konstrukt. Anpassungen, aber auch Ausbaustufen, sind jederzeit möglich. Zeigen sich sinnvolle Optimierungen, sollten diese umgesetzt werden. Denn so wird das System noch effizienter und entspricht mehr und mehr Ihren individuellen Bedürfnissen.

Insbesondere produzierende Unternehmen haben oft verschiedenste IT-Systeme im Einsatz ohne einen zentralen Ort für Dokumente und Informationen bereitzustellen.

Erhalten Sie im Webinar “Erfolgreiches Dokumentenmanagement in der Industrie am Beispiel der Weber GmbH & Co. KG” in 45 Minuten einen Einblick in die Herausforderungen des Produktionsunternehmens Weber GmbH & Co. KG. Christopher Kutzner präsentiert Ihnen live den Einsatz mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System und erklärt Ihnen, wie Weber es schafft Mehrwerte und Nutzen zu generieren und dabei noch Kosten und Geld einspart.

dms in der Industrie

Exkurs: Ausbaustufe Workflow

Mit der Einführung eines DMS haben Sie die perfekte Basis, um langfristig alle Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren und in weiten Teilen zu automatisieren. Es lassen sich sogenannte Workflows für verschiedene Bereiche implementieren. Besonders beliebt bei Unternehmen ist der Rechnungsworkflow.