Wenn es um die Digitalisierung der Arbeitswelt geht, führt inzwischen kein Weg am DMS vorbei. Viele Unternehmen, die noch am Anfang ihrer digitalen Reise stehen, fühlen sich oftmals regelrecht erschlagen von all den neuen Begriffen rund um das Thema DMS. ECM, SaaS, SoP – Wofür stehen all diese Abkürzungen und was bedeuten sie? Mit diesem Artikel beleuchten wir kurz und knapp alles Wichtige und klären die wichtigsten DMS-Definitionen.
DMS – Definition, Funktion und Vorteile im Überblick
Definition DMS
DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System und bezeichnet eine Software-Lösung, die eine automatisierte und ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten und Informationen ermöglicht. Das DMS läuft datenbankgestützt, ermöglicht eine hohe Zugänglichkeit und sichere Archivierung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.
DMS-Funktionen
Zu den wichtigsten Funktionen eines DMS zählen:
- Intelligente Ablage: Alle Dokumente befinden sich zentral und geordnet im DMS
- Archivierung: GoBD-konforme Speicherung im DMS
- Schnittstellen: Integration des DMS in bestehenden Systemen wie SAP oder Salesforce
- Schnelle Suche: Zeiteinsparung dank reduzierter Suchzeit im DMS
- Prozessautomatisierung: Integrierte Workflowmanagement-Systeme eliminieren Routineaufgaben
- Kollaboration: Koordinierte Zusammenarbeit vom Homeoffice in Echtzeit
Vorteile eines DMS
Ein DMS bietet Organisationen zahlreiche Vorteile. Diese zielen meist auf eine Effizienzsteigerung bzw. Produktivitätssteigerung sowie Kostensenkungen ab. Die wichtigsten Vorteile eines DMS sind:
- Hohe Sicherheitsstandards
- Skalierbarkeit
- Minimale Suchzeit
- Homeoffice und Remote Work möglich
- Beschleunigte Workflows
- Monitoring in Echtzeit
- Anbindung an Cloud-Storage
DMS – Definitionen rund um Dokumentenmanagement
Rund um das Thema DMS existieren zahlreiche Begriffe, die häufig nicht bekannt oder miteinander verwechselt werden. Einige werden fälschlicherweise als Synonyme verwendet. Um hierbei etwas Licht ins Dunkel zu bringen, folgen die wichtigsten Definitionen rund um das Thema DMS.
Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement bezeichnet grundsätzlich alle Interaktionen, in denen Dokumente (sowohl papierbasiert als auch digital) verwaltet, gelenkt, abgelegt oder vernichtet werden.
Revisionssicherheit
Revisionssicherheit bezieht sich in der Regel auf die rechtskonforme Aufbewahrung von Informationen und Dokumenten. Den gesetzlichen Rahmen für die revisionssichere Archivierung bilden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz: GoBD. Revisionssicherheit zählt zu den wichtigsten Voraussetzungen eines sicheren DMS.
Digitale Akte
Eine digitale Akte ist die digitale Version einer physischen Akte und zielt auf die elektronische Verwaltung von Dokumenten, Daten und Informationen. Die digitale Akte ist in der Regel integraler Bestandteil eines DMS und bildet in Form eines sogenannten Aktenplans das organisatorische Grundgerüst des Dokumentenmanagement-Systems.
SoP vs. SaaS
SoP steht für Software on Premises und ermöglicht die lokale Nutzung von Daten und Infrastruktur. Lokal bedeutet in diesem Fall, dass sich die Software auf einem hauseigenen Server befindet. SaaS dagegen steht für Software as a Service und läuft über einen externen Dienstleister. Sowohl SoP als auch SaaS ermöglichen die Einführung eines DMS im Unternehmen.
ECM vs. DMS
ECM ist die Abkürzung für Enterprise Content Management und wird oft fälschlicherweise mit einem DMS gleichgesetzt. Dabei bezeichnet ECM ein Gesamtkonzept verschiedener Lösungen zur ganzheitlichen Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Ein DMS ist somit zusammen mit weiteren Lösungen lediglich ein Teil von ECM.
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Ersetzendes Scannen
Ersetzendes Scannen bezeichnet die digitale Erfassung von Dokumenten mit dem Ziel, das Original elektronisch weiterzuverarbeiten, digital aufzubewahren und das papiergebundene Original zu vernichten. Wichtig sind in diesem Zusammenhang sogenannte Aufbewahrungsfristen, die überwiegend in den GoBD definiert sind.
Versionierung
Der Begriff Versionierung bezieht sich auf die Erfassung sämtlicher Änderungen an einem Dokument. Findet eine Änderung in einer Datei statt, wird jeweils eine entsprechende aktuelle Version erstellt. In einem DMS wird die „neue“ Version in der Regel im digitalen Archiv abgelegt.
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Wichtige Fragen zur DMS Definition
Die Abkürzung DMS steht für Dokumentenmanagement System und bezeichnet eine Software, bei der eine ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten und Informationen möglich ist.