Remote arbeiten als neue Normalität und die Wichtigkeit der eSignatur   

Die aufmerksame Leserschaft des d.velop blogs weiß, dass wir das Thema in den letzten Wochen immer wieder angerissen haben, jedoch benötigt es mindestens einen eigenen dedizierten Beitrag: es geht um Remote-Arbeiten. Was ist eigentlich genau damit gemeint? Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Umsetzung? Und warum spielt die eSignatur eine wichtige Rolle beim Remote-Arbeiten? Jetzt gibt es Antworten!

Remote arbeiten (auch: Remote Work) – in etwa zu Deutsch „Fernarbeit” – steht für mobiles Arbeiten und bezeichnet ortsungebundene Arbeit an eigenen Projekten, für eine/n Klienten/innen oder als Mitarbeiter/in für ein Unternehmen. Neben dem deutsch-englischen Begriff gibt es einige weitere Ausdrücke, die diese Arbeitskultur beschreiben (z.B. working remotely, flexibles Arbeiten, ortsunabhängig arbeiten, Home-Office machen, von Zuhause aus arbeiten).
Das wesentliche Merkmal dieses Arbeitsmodells ist, dass Arbeitnehmer/innen nicht an das Firmenbüro gebunden sind. Sie können daheim, auf Reisen, auf einer Parkbank oder am Strand arbeiten. Der Kontakt zur Firma findet online und telefonisch statt. Die Arbeitsaufgaben müssen sich komplett online erledigen lassen. Beim vollständigen Remote arbeiten können sich Mitarbeiter/innen von überall in den Firmenserver einloggen.

Remote arbeiten als Zielbild von Unternehmen in Zeiten der Pandemie und darüber hinaus

Seit gut einem Jahr übt die Pandemie massiven Druck auf Unternehmen und deren digitale Transformation aus. Viele dieser Unternehmen planen bis 2023 vollständig digital zu werden, anstatt noch mehr wichtige Zeit verstreichen zu lassen. Die Pandemie hat eine Situation geschaffen, in der Papier nicht mehr als sicheres und verlässliches Medium gesehen wird, sondern als umständlicher und zeitraubender Prozess, welcher dem revolutionierten Hier und Jetzt nicht mehr gerecht wird.

Herausforderung durchgängig digitaler Prozesse beim Remote arbeiten

Unternehmen wissen, dass sie ihre Prozesse von analog auf digital umstellen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Softwarelösungen fürs Home-Office sind mehr denn je gefragt. Denn auch in einer post-pandemischen Welt planen viele mehr Remote zu arbeiten und investieren in Tools, die ihnen dabei helfen, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

Anwendungsfälle, in denen Papier eliminiert werden kann, gibt es viele – sowohl intern, als auch extern. Wenn es um Kundenerfahrung und Mitarbeiterengagement geht, ist besonders eins essentiell: eine einfache und durchgängig digitale Erfahrung. Im Laufe der Pandemie wurde Papier eher zu einer Belastung und sollte, wann immer möglich, vermieden werden. Dies wurde selbst vom Gesundheitsinstitut erwähnt, da Coronaviren auf Papier bis zu 24 Stunden überleben können.1 Papierprozesse sind langsam und werden zu einem Problem für die Geschwindigkeit und die äußerliche Wahrnehmung von Unternehmen.

Wettlauf um die digitale Customer Journey hat begonnen

Die Automatisierung der Dokumenten- und Vertragserstellung ist nicht trivial und ermöglicht Unternehmen, ihre Wettbewerber/innen zu überholen, indem sie u.a. eine vereinfachte Customer-Journey erschaffen, die es ermöglicht, Anmeldungen für einen Service oder einen Kaufabschluss vollständig digital abzuwickeln

Der Wettlauf um ein digitales Onboarding-Erlebnis für Neukunden/innen im Einzelhandel und im Finanzdienstleistungssektor hat sich in einem rasanten Tempo entwickelt. Die Bereitstellung neuer, mobiler Erfahrungen, die einen nahtlosen und papierlosen Ablauf ermöglichen, werden für Unternehmen zum unumgänglichen Muss.

Die eSignatur als businesskritische Applikation für Remote-Work

Viele Unternehmen verspüren derzeit den Bedarf, handschriftliche Unterschriften durch digitale Unterschriften zu ersetzen. Denn überall dort, wo Papierdokumente noch händisch unterschrieben werden, entstehen durch das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen von Papier Brüche in eigentlich digitalen Prozessen. Eben diese nicht durchgängigen Prozesse lassen sich aufgrund fehlender Hardware im Home-Office oft nur schwer realisieren und sind mit immensen Kosten- und Zeitaufwendungen verbunden.

Die äußerst starke Kombination aus einer Notwendigkeit, vollständig digital zu arbeiten und einer Notwendigkeit, Papier eliminieren zu wollen, hat das digitale Unterschreiben von Dokumenten als businesskritische Applikation für Remote arbeiten ins Rampenlicht gestellt – dorthin, wo es Woche für Woche von mehr Unternehmen gesehen wird. Eine eSignatur hilft Mitarbeitern/innen dabei, ihre Arbeit einfacher zu erledigen und Vereinbarungen schneller abzuschließen. Die Einsatzszenarien sind dabei je nach Branche und Fachabteilung vielfältig. Wir haben drei für Sie festgehalten:

  1. Verkaufsverträge digital schließen
    Die Abwicklung von Verkaufsverträgen ist oft der erste Prozess, welcher komplett digitalisiert wird. Das Eliminieren von Papier in jeder Phase eines Verkaufs kann die Verbuchung von Umsatz und den Vorgang in der Debitorenbuchhaltung immens beschleunigen. Viele Firmen, die eSignaturen eingeführt haben, konnten sich anschließend schnell über eine drastische Verkürzung des Zeitaufwands für das Unterschreiben von Verträgen freuen.
  1. Mitarbeiter digital onboarden
    Viele Mitarbeiter/innen in Personalabteilungen stehen vor einem Dilemma: Unmengen an Papierkram während des Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesses rauben im Gegensatz zu einem mobilen, papierlosen Prozess viel Zeit und wichtige Ressourcen. Aufgrund der Tatsache, dass fast alle von zu Hause aus arbeiten, ist der interne Bedarf nach digitalen Lösungen bei vielen explodiert. Bei neuen Mitarbeitern/innen von Unternehmen, die bereits begonnen haben, eine elektronische Signatur zu nutzen, hat der Einsatz dieser während der Onboarding-Prozesse (d.h. vollständig digital) einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen. Das Onboarding von neuen Mitarbeitern/innen erfolgt also oftmals schon komplett papierlos.
  1. BAFA Antrag digital unterschreiben
    Bereits mit dem E-Auto auf deutschen Straßen unterwegs? Dank der BAFA-Prämie für E-Mobilität dürfen sich viele E-Auto-Besitzer/innen über einen üppigen Zuschuss für die Anschaffung eines neuen Elektroflitzers freuen. Wie genau erhält man diesen Zuschuss? Ganz einfach: BAFA-Antrag online stellen, digital unterschreiben und ein paar Wochen später ist die Prämie von bis zu 6.000 € auf dem eigenen Konto verbucht.

Wichtige rechtliche Aspekte zur digitalen Unterschrift beim Remote arbeiten

  1. Gesetzeskonformität
    Die eIDAS (electronic identification and trust services for electronic transactions) hat sich in den letzten Jahren zu einem äußerst wichtigen Thema entwickelt und definiert den europäischen Standard für elektronische und digitale Unterschriften. Von zentraler Bedeutung ist Artikel 25 der eIDAS-Verordnung, welcher besagt, dass (nur) eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) eine äquivalente Rechtswirkung zur handschriftlichen Unterschrift hat.
    Eine nicht unerhebliche Bedeutung außerhalb der gesetzlichen Formvorschriften hat in der Praxis die sogenannte gewillkürte, d.h. zwischen den Parteien frei vereinbarte Schriftform. Zu beachten ist, dass in manchen Anwendungsszenarien ein digitales Substitut und damit auch eine elektronische Signatur gesetzlich nicht erlaubt ist. Die eIDAS-Verordnung regelt verbindlich und EU-weit den rechtlichen Rahmen von digitalen Signaturen. Während früher für die QES ausschließlich hardwarebasierte Signatur-Möglichkeiten per Signaturkarte möglich waren, erlaubt die neue Regelung darüber hinaus auch Fernsignaturen, welche bei einem Vertrauensdienst-Anbieter in der Cloud gespeichert werden.
  1. Rechtsgrundlage
    Verbindliche rechtliche Vorgaben zu Formerfordernissen und elektronischen Signaturen finden sich insbesondere:
  • in §§ 125 ff. BGB,
  • in der am 17. September 2014 in Kraft getretenen Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (electronic IDentification, Authentication and trust Services; kurz: eIDAS) und
  • in dazu erlassenen nationalen Regelungen wie z.B. dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) und Vertrauensdiensteverordnung (VDV).

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