Die Digitalisierung in der Wirtschaft macht immer modernere Arbeitsformen möglich, und viele Arbeitnehmer:innen, insbesondere junge Talente, machen den Remote-Arbeitsplatz schon zur Bedingung, wenn sie sich um eine Stelle bewerben. Im Rennen um die besten Fachkräfte gestatten deshalb immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen, remote zu arbeiten. Aber was genau ist mit remote Arbeiten, einem Teilaspekt von New Work, eigentlich gemeint? Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Umsetzung von Remote Work? Und wie können Unternehmen und Arbeitnehmer:innen gleichermaßen von Remote-Arbeit profitieren? Das erfährst du in diesem Blogartikel.
Bedeutung und Definition: Was ist remote arbeiten?
Die Bedeutung von remote arbeiten (auch: Remote Work) – zu Deutsch „Fernarbeit“ – ist mobiles Arbeiten und bezeichnet ortsungebundene Online-Arbeit an eigenen Projekten in Auftrag eines Kunden oder für ein Unternehmen. Überdies gibt es weitere Begriffe, die diese moderne Arbeitskultur beschreiben, etwa virtuelles Arbeiten, Remote-Arbeitsplatz, Remotejob, mobiles Arbeiten, flexibles Arbeiten, ortsunabhängiges Arbeiten, Homeoffice machen, von zu Hause arbeiten, New Work.
Unterschiede zwischen Remote-Arbeit und Homeoffice
Die Begriffe Remote-Arbeit und Homeoffice sind keineswegs Synonyme, auch wenn das Homeoffice zum Bereich der Remote-Work zählt – man also Remote-Jobs auch im Homeoffice erledigen kann. Der Arbeitsort beim Homeoffice ist – wie es der Name bereits vermuten lässt – ausschließlich das eigene Zuhause. Der Arbeitgeber stellt dabei die benötigte Büroausstattung (z.B. Laptop, Bildschirm oder auch Schreibtisch und Bürostuhl) gemäß Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) zur Verfügung.
Remotejob kann im mobile Office erledigt werden
Beim Remotejob indessen sind Arbeitnehmer:innen nicht an den Arbeitsplatz innerhalb der eigenen vier Wände gebunden. Beim remote Arbeiten kann der Arbeitsplatz auch das mobile Office sein, also ein beliebiger Ort mit Internetverbindung, an dem sich Fernarbeit unter den Compliance-Bedingungen des Arbeitgebers erledigen lassen. Klare gesetzliche Regelungen, die den Arbeitsplatz und dessen Beschaffenheit betreffen, gibt es im Gegensatz zum Homeoffice, das klar gesetzlich geregelt ist, jedoch nicht.
Remote arbeiten: Online-Arbeit auch im Ausland möglich
Das wesentliche Merkmal des Arbeitsmodells Remotejob besteht darin, dass die Arbeitnehmer:innen nicht an ein Firmenbüro gebunden sind, sondern sich von überall in den Firmenserver einloggen können. Wenn sie remote arbeiten, können sie das im Homeoffice, im Café um die Ecke oder auch im Ausland tun, etwa im Urlaub am Strand oder im Co-Working-Space.
Vorteile des remote Arbeitens
Es gibt eine Vielzahl von Vorteilen, die die Remote-Arbeit für viele Arbeitnehmer:innen und Unternehmen attraktiv machen, und die zur steigenden Akzeptanz und Verbreitung dieser Arbeitsform beitragen:
Remote arbeiten: Vorteile für Unternehmen
- Erhöhte Produktivität
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
- Weniger Ablenkungen und Unterbrechungen im Vergleich zum Büro
- Verbesserte Gesundheit und Wohlbefinden durch weniger Stress
- Zugang zu einem globalen Talentpool
- Geringere Betriebskosten für Unternehmen
- Reduzierte Umweltbelastung durch weniger Verkehr
- Möglichkeiten für Unternehmen, sich auf Krisensituationen (z.B. Pandemien) besser einzustellen
- Förderung der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
Remote arbeiten: Vorteile für Arbeitnehmer:innen
- Flexibilität bei Arbeitsort und Arbeitszeit
- Individuell angepasste Arbeitsumgebung
- Bessere Work-Life-Balance
- Zeit- und Kostenersparnis durch Wegfall des Pendelns
- Mehr Zeit für Familie und persönliche Interessen
- Bessere Inklusion und Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen
Herausforderungen bei Remote-Jobs und Homeoffice
Neben den vielfältigen Vorteilen müssen Arbeitnehmer:innen und Unternehmen einige Herausforderungen berücksichtigen, die bei räumlich getrennter Arbeit entstehen können. Diese gilt es lösen, damit die Zusammenarbeit gut funktioniert:
- Kommunikationsprobleme
- Technische Schwierigkeiten
- Soziale Isolation
- Ablenkungen im Homeoffice
- Selbstdisziplin und Zeitmanagement
- Datensicherheit und Datenschutz
- Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben
- Zugang zu Ressourcen
- Teamdynamik und Zusammenhalt
- Leistungsbewertung und Aufsicht
Virtuelles Arbeiten im Team: Grenzen im Remotejob überwinden
Bei Jobs, die remote erledigt werden, wie etwa im Homeoffice, findet der Kontakt zur Firma virtuell statt – also per Chat, Videokonferenz oder telefonisch. So ist problemlos Collaboration (ortsunabhängige Zusammenarbeit an Projekten) möglich, weil auch der Zugriff auf zentral gespeicherte digitale Akten gesichert ist. Nur eines ist wichtig: Die Arbeitsaufgaben müssen sich vollständig online erledigen lassen.
Teamgefühl auch im Remote-Team schaffen
Dasselbe gilt auch für den Kontakt zu den Kollegen:innen. Bei der Arbeit von zu Hause ist es wichtig, die digitale Zusammenarbeit nicht nur auf berufliche Dinge zu beschränken. Ein Teamgefühl entsteht auch durch informelle Videokonferenzen, wo auch Freelancer und Festangestellte zusammenkommen können, um eine Identität als Remote-Team zu schaffen.
Typische Remote-Jobs? IT, Marketing und Redaktion
Typische Remotejobs, in denen digitales Arbeiten ortsunabhängig problemlos möglich ist, umfassen Positionen in den Bereichen Informationstechnologie (IT), wie Softwareentwicklung und Systemadministration, sowie im Bereich des digitalen Marketings, wie Social-Media-Management und Suchmaschinenoptimierung (SEO). Darüber hinaus gibt es auch remote-freundliche Positionen im Bereich des Kundendienstes, wie virtuelle Assistenz und Kundenbetreuung, sowie im Bereich des Schreibens und der Redaktion, wie Content-Erstellung und Korrekturlesen.
Hier ist besonders darauf zu achten, dass es passende Kommunikationstools gibt, die einen beruflichen wie auch vertraulichen informellen Austausch ermöglichen.
Remote arbeiten – Vision der Zukunft in Unternehmen
Die digitale Transformation in der Wirtschaft ist in vollem Gange. Wer sich als Unternehmen nicht digital weiterentwickelt, bleibt irgendwann auf der Strecke. Diese Tatsache übt massiven Druck auf solche Unternehmen aus, die noch ganz am Anfang stehen. Und die anderen wollen am Puls der Zeit bleiben. Viele dieser Unternehmen planen, in absehbarer Zeit vollständig digital zu werden, und setzen aufs papierlose Büro. Sie möchten nicht noch mehr wichtige Zeit verstreichen lassen, denn papierbasierte Prozesse gelten als umständlich und zeitraubend und laufen einem modernen Zeitmanagement und reibungslosen Teamwork zuwider.
Herausforderung durchgängig digitaler Prozesse bei der Remote-Arbeit
Abhilfe schaffen Homeoffice-Lösungen, wie die digitale Unterschrift, digitales Vertragsmanagement, digitale Rechnungsverarbeitung, digitale Post etc., die die Prozessdigitalisierung vorantreiben. Sie sind mehr denn je gefragt, weil viele Unternehmen planen, mehr remote arbeiten zu lassen, und investieren in Tools, die ihnen dabei helfen, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Denn virtuelles Arbeiten bringt nicht nur den Unternehmen selbst viele Vorteile. Auch die Arbeitnehmer:innen profitieren in hohem Maße von Fernarbeit. Schlagwörter sind in diesem Zusammenhang Familie, Freizeit, Work-Life-Balance, Gesundheit, Wohlbefinden und Mitarbeiterzufriedenheit.
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Virtuelles Büro als Voraussetzung für Remotejobs
Papier ist der Tod für jedes mobile Office und Homeoffice – und damit für jeden Remotejob. Warum? Weil sich Papier nicht in digitale Prozesse einbinden lässt. Es verursacht Medienbrüche, die alles lahmlegen, weil sie einfach viel Zeit kosten. Deshalb ist ein papierloses Büro die Grundvoraussetzung für Remotejobs. Und Anwendungsfälle, in denen papierbasierte Workflows eliminiert werden können, gibt es viele – intern wie extern.
Papier gilt als unflexibel, teuer und unsicher
Wenn es um Kundenerfahrung und Mitarbeiter-Engagement geht, ist besonders eine Sache essenziell: einfache und durchgängig digitale Prozesse. Papier gilt als unflexibel, teuer und unsicher. Es ist zu einer Belastung geworden und sollte, wann immer möglich, vermieden werden. Hinzu kommt, dass Papierprozesse langsam sind und zu einem Problem für die Außenwahrnehmung von Unternehmen werden. Papier ist rückständig und nicht zukunftsgewandt.
Technische Voraussetzungen für remote Arbeiten
Damit die remote Arbeit reibungslos funktioniert, sind einige technische Voraussetzungen zu erfüllen. Diese sind entscheidend, um effektiv und sicher aus der Ferne arbeiten zu können. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter:innen Zugang zu den notwendigen Ressourcen und Unterstützung haben, um ihre Arbeit reibungslos und geschützt ausführen zu können:
Notwendige Hardware und Software
- Laptop oder Desktop-Computer: Ein zuverlässiger Computer mit ausreichender Leistung für deine täglichen Aufgaben.
- Mobile Endgeräte: Smartphones oder Tablets für die mobile Nutzung und schnellen Zugriff auf Informationen.
- Headset oder Kopfhörer mit Mikrofon: Für klare Kommunikation in Videokonferenzen und Anrufen.
- Webcam: Wichtig für Videoanrufe und virtuelle Meetings.
- Betriebssystem und Software: Stabile Betriebssysteme wie Windows, macOS oder Linux. Software wie Microsoft Office, Google Workspace (ehemals G Suite), VPN-Client für sicheren Zugriff auf Firmennetzwerke.
Sichere Internetverbindung
- Stabile Breitbandverbindung: Eine zuverlässige Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite, um Videoanrufe, Datenübertragungen und den Zugriff auf Unternehmensressourcen zu gewährleisten.
- Backup-Plan: Ein Plan B für den Fall von Internetstörungen, wie z.B. Nutzung eines mobilen Hotspots oder Zugang zu alternativen Netzwerken.
Datensicherheit und Datenschutz
- VPN (Virtual Private Network): Verwendung eines VPNs für eine sichere Verbindung zum Firmennetzwerk, insbesondere beim Zugriff auf vertrauliche Daten oder interne Systeme.
- Verschlüsselung: Einsatz von Verschlüsselungstechnologien für die sichere Übertragung und Speicherung von Daten.
- Sicherheitsrichtlinien: Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens, z.B. starke Passwortrichtlinien, regelmäßige Updates und Patches für Software und Betriebssysteme.
- Zugriffssteuerung: Kontrollierte Zugriffsrechte und Berechtigungen für sensible Informationen und Systeme, um Datenlecks und unbefugten Zugriff zu verhindern.
Modernisierung und Digitalisierung für vereinfachte Customer-Journey
Mit den richtigen Technologien ist es beispielsweise möglich, eine Automatisierung der Dokumenten- und Vertragserstellung zu erreichen, die Zeit spart und Kapazitäten freisetzt. Dafür sind allerdings ein Dokumentenmanagement-System (DMS) und eine Vertragsmanagement-Software notwendig. Die Modernisierung und Digitalisierung dieser Prozesse ermöglicht es Unternehmen jedoch, ihre Wettbewerber zu überholen, indem sie eine vereinfachte Customer-Journey erschaffen, mit der sich Anmeldungen für einen Service oder einen Kaufabschluss vollständig digital abwickeln lassen.
Dokumentenmanagement einfach erklärt: Vorlagen, Best Practices und Tipps & Tricks für ein digitales Dokumentenmanagement-System
Mobile Lösungen auch für den Remote-Arbeitsplatz
Der Wettlauf um ein digitales Onboarding-Erlebnis für Neukunden im Einzelhandel und im Finanzdienstleistungssektor hat sich in einem rasanten Tempo entwickelt. Die Bereitstellung neuer, mobiler Lösungen, die Kunden auch am Remote-Arbeitsplatz einsetzen können, ermöglicht einen nahtlosen und papierlosen Ablauf und wird für Unternehmen zum unumgänglichen Muss.
Erfolgreiches Management von Remote-Teams
Ein erfolgreiches Management von Remote-Teams erfordert einen starken Fokus auf Vertrauen und Kommunikation. Durch regelmäßige virtuelle Meetings stellen Teamleiter sicher, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und Herausforderungen rechtzeitig angehen. Klare Zielsetzungen und eine transparente Leistungsmessung sind entscheidend, um die Produktivität und den Fortschritt der Projekte zu gewährleisten. Darüber hinaus ist die Förderung einer starken Teamkultur und die Motivation der Teammitglieder unerlässlich, um Zusammenhalt und Engagement auf Distanz zu stärken. Indem diese Aspekte konsequent gepflegt werden, können Remote Teams effektiv arbeiten und gemeinsame Ziele erreichen.
eSignatur als businesskritische Applikation für Remote Work
In zahlreichen Unternehmen steigt durch die Einführung von Remotejobs auch der Bedarf, handschriftliche Unterschriften durch digitale Unterschriften zu ersetzen. Denn überall dort, wo Papierdokumente noch händisch unterschrieben werden, entstehen durch das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen von Papier Medienbrüche in eigentlich digitalen Prozessen. Das mindert die Effizienz der Online-Arbeit und läuft dem Ziel der Digitalisierung zuwider. Ebendiese nicht durchgängigen Prozesse lassen sich aufgrund fehlender Hardware im Homeoffice oft nur schwer realisieren und sind mit immensen Kosten- und Zeitaufwendungen verbunden.
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Medienbruchfreie Prozesse als Basis für Remote Work
Die Notwendigkeit, vollständig digital zu arbeiten und zugleich das Papier eliminieren zu wollen, hat das digitale Unterschreiben von Dokumenten als businesskritische Applikation fürs remote Arbeiten ins Rampenlicht gestellt. Eine eSignatur hilft Mitarbeiter:innen dabei, ihre Arbeit einfacher zu erledigen und Vereinbarungen schneller abzuschließen. Selbst wenn sie remote im Ausland arbeiten, etwa auf Dienstreisen, können sie aufgrund der Standortunabhängigkeit der Softwarelösung in der Cloud spielend leicht ihr Vertragsmanagement erledigen. Die Einsatzszenarien sind dabei je nach Branche und Fachabteilung vielfältig. Wir haben drei für dich festgehalten:
- Verkaufsverträge digital schließen: Die Abwicklung von Verkaufsverträgen ist oft der erste Prozess, der vollständig digitalisiert wird. Das Eliminieren von Papier mittels moderner Technologie in jeder Phase eines Verkaufs kann die Verbuchung von Umsatz und den Vorgang in der Debitorenbuchhaltung immens beschleunigen. Viele Firmen, die eSignaturen eingeführt haben, konnten sich anschließend schnell über eine drastische Verkürzung des Zeitaufwands für das Unterschreiben von Verträgen freuen.
- Mitarbeiter:innen digital onboarden: Viele Mitarbeiter:innen in Personalabteilungen stehen vor einem Dilemma: Unmengen an Papierkram während des Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesses rauben viel Zeit und Ressourcen. Und weil ein Großteil der Belegschaft von zu Hause arbeitet, ist der interne Bedarf nach digitalen Lösungen vielerorts explodiert. Bei neuen Mitarbeiter:innen von Unternehmen, die bereits begonnen haben, eine elektronische Signatur zu nutzen, hat deren Einsatz während der digitalen Onboarding-Prozesse einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen. Das Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen erfolgt also oftmals schon papierlos und ist somit bereits fürs remote Arbeiten geeignet.
- BAFA-Antrag digital unterschreiben: Bereits mit dem E-Auto auf deutschen Straßen unterwegs? Dank der BAFA-Prämie für E-Mobilität dürfen sich viele E-Auto-Besitzer:innen über einen üppigen Zuschuss für die Anschaffung eines neuen Elektroflitzers freuen. Wie genau erhält man diesen Zuschuss? Ganz einfach: BAFA-Antrag online stellen, digital unterschreiben und ein paar Wochen später ist die Prämie von bis zu 6.000 € auf dem eigenen Konto verbucht.
Gesetzeskonformität: Zusammenhang von eIDAS und remote Arbeiten
Die eIDAS (electronic identification and trust services for electronic transactions) hat sich in den letzten Jahren zu einem äußerst wichtigen Thema entwickelt und definiert den europäischen Standard für elektronische und digitale Unterschriften. Von zentraler Bedeutung ist Artikel 25 der eIDAS-Verordnung, welcher besagt, dass (nur) eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) eine äquivalente Rechtswirkung zur handschriftlichen Unterschrift hat.
Rechtlicher Rahmen von eSignaturen für Remote Work
Eine nicht unerhebliche Bedeutung außerhalb der gesetzlichen Formvorschriften hat in der Praxis die sogenannte gewillkürte, d.h. zwischen den Parteien frei vereinbarte Schriftform. Zu beachten ist, dass in manchen Anwendungsszenarien ein digitales Substitut, und damit auch eine elektronische Signatur, gesetzlich nicht erlaubt ist. Die eIDAS-Verordnung regelt verbindlich und EU-weit den rechtlichen Rahmen von digitalen Signaturen. Während früher für die QES ausschließlich hardwarebasierte Signatur-Möglichkeiten per Signaturkarte möglich waren, erlaubt die neue Regelung darüber hinaus Fernsignaturen, welche bei einem Vertrauensdienst-Anbieter in der Cloud gespeichert werden.
Rechtsgrundlage für remote Arbeiten – auf die Form kommt es an
Verbindliche rechtliche Vorgaben zu Formerfordernissen und elektronischen Signaturen finden sich insbesondere:
- in §§ 125 ff. BGB,
- in der am 17. September 2014 in Kraft getretenen Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (electronic IDentification, Authentication and trust Services; kurz: eIDAS) und
- in dazu erlassenen nationalen Regelungen wie z.B. dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) und Vertrauensdiensteverordnung (VDV).
Fragen und Antworten zum remote Arbeiten
Die Bedeutung von Remote Arbeit, auch als Remote Arbeiten oder Telearbeit bezeichnet, besteht darin, dass Mitarbeiter:innen von einem Ort außerhalb des Unternehmensbüros aus arbeiten.
Die Definition von Remote Arbeit bezieht sich auf die Möglichkeit für Mitarbeiter:innen, ihre beruflichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten von einem Standort außerhalb des Büros zu erledigen. Hierbei werden Kommunikations- und Technologiewerkzeuge genutzt, um die Zusammenarbeit mit dem Team und den Zugang zu den notwendigen Ressourcen sicherzustellen.
Remote Arbeiten bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und Arbeitszeit, eine bessere Work-Life-Balance, geringere Pendelzeiten, erhöhte Produktivität und die Möglichkeit, einen globalen Talentpool zu nutzen.
Im Homeoffice arbeitet man von zu Hause aus, wobei der Arbeitgeber die nötige Büroausstattung bereitstellen muss. Beim Remote Arbeiten hingegen ist man nicht an das eigene Zuhause gebunden, aber es gibt weniger gesetzliche Vorschriften im Vergleich zum Homeoffice.