Spätestens seit der Corona-Pandemie gestatten immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen, remote zu arbeiten. Aber was genau ist damit eigentlich gemeint? Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Umsetzung von Remote Work? Und warum spielt die eSignatur bei Remote Jobs eine so wichtige Rolle? Jetzt gibt es Antworten!
Bedeutung und Definition: remote arbeiten
Die Bedeutung von „remote arbeiten“ (auch: Remote Work) – zu Deutsch „Fernarbeit“ – ist mobiles Arbeiten und bezeichnet ortsungebundene Online-Arbeit an eigenen Projekten in Auftrag eines Kunden oder für ein Unternehmen. Darüber hinaus gibt es weitere Begriffe, die diese moderne Arbeitskultur beschreiben (z.B. virtuelles Arbeiten, Remote-Arbeitsplatz, mobiles Arbeiten, flexibles Arbeiten, ortsunabhängiges Arbeiten, Homeoffice machen, von zu Hause arbeiten).
Remote Arbeiten: Online-Arbeit auch im Ausland möglich
Das wesentliche Merkmal dieses Arbeitsmodells besteht darin, dass die Arbeitnehmer:innen nicht an ein Firmenbüro gebunden sind, sondern sich bei der Remote-Arbeit von überall in den Firmenserver einloggen können. Dabei arbeiten sie im Homeoffice, im Café um die Ecke oder auch remote im Ausland, etwa im Urlaub am Strand oder im Co-Working-Space.
Grenzenloses, virtuelles Arbeiten im Team
Der Kontakt zur Firma findet virtuell statt, per Chat, Videokonferenz oder telefonisch. So ist problemlos Collaboration (ortsunabhängige Zusammenarbeit an Projekten) möglich, weil auch der Zugriff auf zentral gespeicherte eAkten gesichert ist. Nur eines ist wichtig: Die Arbeitsaufgaben müssen sich vollständig online erledigen lassen.
Typische Remote-Jobs in den Bereichen IT, Marketing, Redaktion
Typische Remote-Jobs umfassen Positionen in den Bereichen Informationstechnologie, wie Softwareentwicklung und Systemadministration, sowie im Bereich des digitalen Marketings, wie Social-Media-Management und Suchmaschinenoptimierung. Darüber hinaus gibt es auch remote-freundliche Positionen im Bereich des Kundendienstes, wie virtuelle Assistenz und Kundenbetreuung, sowie im Bereich des Schreibens und der Redaktion, wie Content-Erstellung und Korrekturlesen.
Remote-Arbeit und Homeoffice – die Unterschiede
Der Arbeitsort beim Homeoffice ist – wie es der Name bereits vermuten lässt – das eigene Zuhause. Der Arbeitgeber stellt dabei die benötigte Büroausstattung (z.B. Laptop, Bildschirm oder auch Schreibtisch und Bürostuhl) gemäß Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) zur Verfügung.
Beim remote Arbeiten sind Arbeitnehmer:innen nicht an den Arbeitsplatz innerhalb der eigenen vier Wänden gebunden. Klare gesetzliche Regelungen gibt es im Gegensatz zum Homeoffice jedoch nicht.
Remote arbeiten als Zielbild von Unternehmen
Die Corona-Pandemie hat in der Vergangenheit massiven Druck auf Unternehmen und ihre digitale Transformation ausgeübt. Viele dieser Unternehmen planen, in absehbarer Zeit vollständig digital zu werden, und setzen aufs papierlose Büro. Sie möchten nicht noch mehr wichtige Zeit verstreichen lassen. Nicht zuletzt hat Corona dafür gesorgt, dass papierbasierte Prozesse als umständlich und zeitraubend empfunden werden, die dem digitalisierten Hier und Jetzt nicht mehr gerecht werden und einem modernen Zeitmanagement wie auch dem Gedanken an ein reibungsloses Teamwork zuwiderlaufen.
Herausforderung durchgängig digitaler Prozesse bei der Remote-Arbeit
Unternehmen wissen, dass sie ihre Prozesse digitalisieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Softwarelösungen fürs Homeoffice sind mehr denn je gefragt. Denn viele Unternehmen planen, mehr remote arbeiten zu lassen, und investieren in Tools, die ihnen dabei helfen, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Denn virtuelles Arbeiten bringt nicht nur den Unternehmen selbst viele Vorteile wie geringeren Platzbedarf, weniger Infrastruktur und damit Kostenersparnis. Auch die Arbeitnehmer:innen profitieren in hohem Maße von Fernarbeit. Schlagwörter sind in diesem Zusammenhang Familie, Freizeit, Work-Life-Balance, Gesundheit und Wohlbefinden und Mitarbeiterzufriedenheit.
Papierloses Büro als Voraussetzung für Remote-Jobs
Anwendungsfälle, in denen papierbasierte Workflows eliminiert werden können, gibt es viele – sowohl intern als auch extern. Wenn es um Kundenerfahrung und Mitarbeiter-Engagement geht, ist besonders eine Sache essenziell: einfache und durchgängig digitale Prozesse. Papier gilt inzwischen als unflexibel, teuer und unsicher. Es ist zu einer Belastung geworden und sollte, wann immer möglich, vermieden werden. Hinzu kommt, dass Papierprozesse langsam sind und zu einem Problem für die Außenwahrnehmung von Unternehmen werden. Papier ist rückständig und nicht zukunftsgewandt.
Wettlauf um die digitale Customer Journey hat begonnen
Die Automatisierung der Dokumenten- und Vertragserstellung ist nicht trivial und benötigt Software wie ein Dokumentenmanagement-System (DMS) und eine Vertragsmanagement-Software. Die Modernisierung und Digitalisierung dieser Prozesse ermöglicht es Unternehmen jedoch, ihre Wettbewerber zu überholen, indem sie etwa eine vereinfachte Customer-Journey erschaffen, mit der sich Anmeldungen für einen Service oder einen Kaufabschluss vollständig digital abwickeln lassen.
Mobile Lösungen auch für den Remote-Arbeitsplatz
Der Wettlauf um ein digitales Onboarding-Erlebnis für Neukunden im Einzelhandel und im Finanzdienstleistungssektor hat sich in einem rasanten Tempo entwickelt. Die Bereitstellung neuer, mobiler Lösungen, die Kunden auch am Remote-Arbeitsplatz einsetzen können, ermöglicht einen nahtlosen und papierlosen Ablauf, und wird für Unternehmen zum unumgänglichen Muss.
eSignatur als businesskritische Applikation für Remote Work
In zahlreichen Unternehmen steigt der Bedarf, handschriftliche Unterschriften durch digitale Unterschriften zu ersetzen. Denn überall dort, wo Papierdokumente noch händisch unterschrieben werden, entstehen durch das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen von Papier Medienbrüche in eigentlich digitalen Prozessen. Das mindert die Effizienz der Online-Arbeit und läuft dem Ziel der Digitalisierung zuwider. Ebendiese nicht durchgängigen Prozesse lassen sich aufgrund fehlender Hardware im Homeoffice oft nur schwer realisieren und sind mit immensen Kosten- und Zeitaufwendungen verbunden.
Medienbruchfreie Prozesse als Basis für Remote Work
Die Notwendigkeit, vollständig digital zu arbeiten und zugleich das Papier eliminieren zu wollen, hat das digitale Unterschreiben von Dokumenten als businesskritische Applikation fürs remote Arbeiten ins Rampenlicht gestellt. Eine eSignatur hilft Mitarbeiter:innen dabei, ihre Arbeit einfacher zu erledigen und Vereinbarungen schneller abzuschließen. Selbst wenn sie remote im Ausland arbeiten, etwa auf Dienstreisen, können sie aufgrund der Standortunabhängigkeit der Softwarelösung in der Cloud spielend leicht ihr Vertragsmanagement erledigen. Die Einsatzszenarien sind dabei je nach Branche und Fachabteilung vielfältig. Wir haben drei für dich festgehalten:
- Verkaufsverträge digital schließen
Die Abwicklung von Verkaufsverträgen ist oft der erste Prozess, der vollständig digitalisiert wird. Das Eliminieren von Papier mittels moderner Technologie in jeder Phase eines Verkaufs kann die Verbuchung von Umsatz und den Vorgang in der Debitorenbuchhaltung immens beschleunigen. Viele Firmen, die eSignaturen eingeführt haben, konnten sich anschließend schnell über eine drastische Verkürzung des Zeitaufwands für das Unterschreiben von Verträgen freuen. - Mitarbeiter:innen digital onboarden
Viele Mitarbeiter:innen in Personalabteilungen stehen vor einem Dilemma: Unmengen an Papierkram während des Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesses rauben viel Zeit und Ressourcen. Und weil ein Großteil der Belegschaft von zu Hause arbeitet, ist der interne Bedarf nach digitalen Lösungen vielerorts explodiert. Bei neuen Mitarbeiter:innen von Unternehmen, die bereits begonnen haben, eine elektronische Signatur zu nutzen, hat deren Einsatz während der digitalen Onboarding-Prozesse einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen. Das Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen erfolgt also oftmals schon papierlos und ist somit bereits fürs remote Arbeiten geeignet. - BAFA Antrag digital unterschreiben
Bereits mit dem E-Auto auf deutschen Straßen unterwegs? Dank der BAFA-Prämie für E-Mobilität dürfen sich viele E-Auto-Besitzer:innen über einen üppigen Zuschuss für die Anschaffung eines neuen Elektroflitzers freuen. Wie genau erhält man diesen Zuschuss? Ganz einfach: BAFA-Antrag online stellen, digital unterschreiben und ein paar Wochen später ist die Prämie von bis zu 6.000 € auf dem eigenen Konto verbucht.
Einsteiger-Guide: Die digitale Unterschrift für sichere Geschäftsdokumente
Gesetzeskonformität: Zusammenhang von eIDAS und remote arbeiten
Die eIDAS (electronic identification and trust services for electronic transactions) hat sich in den letzten Jahren zu einem äußerst wichtigen Thema entwickelt und definiert den europäischen Standard für elektronische und digitale Unterschriften. Von zentraler Bedeutung ist Artikel 25 der eIDAS-Verordnung, welcher besagt, dass (nur) eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) eine äquivalente Rechtswirkung zur handschriftlichen Unterschrift hat.
Rechtlicher Rahmen von eSignaturen für Remote Work
Eine nicht unerhebliche Bedeutung außerhalb der gesetzlichen Formvorschriften hat in der Praxis die sogenannte gewillkürte, d.h. zwischen den Parteien frei vereinbarte Schriftform. Zu beachten ist, dass in manchen Anwendungsszenarien ein digitales Substitut, und damit auch eine elektronische Signatur, gesetzlich nicht erlaubt ist. Die eIDAS-Verordnung regelt verbindlich und EU-weit den rechtlichen Rahmen von digitalen Signaturen. Während früher für die QES ausschließlich hardwarebasierte Signatur-Möglichkeiten per Signaturkarte möglich waren, erlaubt die neue Regelung darüber hinaus Fernsignaturen, welche bei einem Vertrauensdienst-Anbieter in der Cloud gespeichert werden.
Rechtsgrundlage für remote arbeiten – auf die Form kommt es an
Verbindliche rechtliche Vorgaben zu Formerfordernissen und elektronischen Signaturen finden sich insbesondere:
- in §§ 125 ff. BGB,
- in der am 17. September 2014 in Kraft getretenen Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (electronic IDentification, Authentication and trust Services; kurz: eIDAS) und
- in dazu erlassenen nationalen Regelungen wie z.B. dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) und Vertrauensdiensteverordnung (VDV).
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Fragen und Antworten zum remote Arbeiten
Die Bedeutung von Remote Arbeit, auch als Remote Arbeiten oder Telearbeit bezeichnet, besteht darin, dass Mitarbeiter:innen von einem Ort außerhalb des Unternehmensbüros aus arbeiten.
Die Definition von Remote Arbeit bezieht sich auf die Möglichkeit für Mitarbeiter:innen, ihre beruflichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten von einem Standort außerhalb des Büros zu erledigen. Hierbei werden Kommunikations- und Technologiewerkzeuge genutzt, um die Zusammenarbeit mit dem Team und den Zugang zu den notwendigen Ressourcen sicherzustellen.
Remote Arbeiten bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und Arbeitszeit, eine bessere Work-Life-Balance, geringere Pendelzeiten, erhöhte Produktivität und die Möglichkeit, einen globalen Talentpool zu nutzen.
Im Homeoffice arbeitet man von zu Hause aus, wobei der Arbeitgeber die nötige Büroausstattung bereitstellen muss. Beim Remote Arbeiten hingegen ist man nicht an das eigene Zuhause gebunden, aber es gibt weniger gesetzliche Vorschriften im Vergleich zum Homeoffice.