Spätestens seit der Corona-Pandemie erlauben immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen, remote zu arbeiten. Aber was genau ist mit remote arbeiten eigentlich gemeint? Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Umsetzung von remote Work? Und warum spielt die eSignatur eine wichtige Rolle beim Remote arbeiten? Jetzt gibt es Antworten!
Definition Remote arbeiten
Remote arbeiten (auch: Remote Work) – in etwa zu Deutsch „Fernarbeit“ – steht für mobiles Arbeiten und bezeichnet ortsungebundene Arbeit an eigenen Projekten, für eine/n Klienten/innen oder als Mitarbeiter/in für ein Unternehmen. Neben dem deutsch-englischen Begriff gibt es einige weitere Ausdrücke, die diese Arbeitskultur beschreiben (z.B. working remotely, flexibles Arbeiten, ortsunabhängig arbeiten, Homeoffice machen, von Zuhause aus arbeiten). Das wesentliche Merkmal dieses Arbeitsmodells ist, dass Arbeitnehmer/innen nicht an das Firmenbüro gebunden sind. Sie können daheim, auf Reisen, auf einer Parkbank oder am Strand arbeiten. Der Kontakt zur Firma findet online und telefonisch statt. Die Arbeitsaufgaben müssen sich komplett online erledigen lassen. Beim vollständigen Remote arbeiten können sich Mitarbeiter/innen von überall in den Firmenserver einloggen.
Remote arbeiten und Homeoffice – die Unterschiede im Überblick
Der Arbeitsort beim Homeoffice ist – wie der Name bereits vermuten lässt – das eigene Zuhause. Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin stellt die benötigte Büroausstattung (z.B. Laptop, Bildschirm oder auch Schreibtisch und Bürostuhl) gemäß ArbStättV zur Verfügung.
Beim Remote arbeiten sind Arbeitnehmer:innen nicht an den Arbeitsplatz innerhalb der eigenen vier Wänden gebunden. Klare gesetzliche Regelungen gibt im Gegensatz zum Homeoffice jedoch nicht.
Remote arbeiten als Zielbild von Unternehmen in Zeiten der Pandemie und darüber hinaus
Seit gut einem Jahr übt die Pandemie massiven Druck auf Unternehmen und deren digitale Transformation aus. Viele dieser Unternehmen planen bis 2023 vollständig digital zu werden, anstatt noch mehr wichtige Zeit verstreichen zu lassen. Die Pandemie hat eine Situation geschaffen, in der Papier nicht mehr als sicheres und verlässliches Medium gesehen wird, sondern als umständlicher und zeitraubender Prozess, welcher dem revolutionierten Hier und Jetzt nicht mehr gerecht wird.
Herausforderung durchgängig digitaler Prozesse beim Remote arbeiten
Unternehmen wissen, dass sie ihre Prozesse von analog auf digital umstellen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Softwarelösungen fürs Homeoffice sind mehr denn je gefragt. Denn auch in einer post-pandemischen Welt planen viele mehr Remote zu arbeiten und investieren in Tools, die ihnen dabei helfen, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.
Papierloses Büro als Voraussetzung für Remote arbeiten
Anwendungsfälle, in denen Papier eliminiert werden kann, gibt es viele – sowohl intern als auch extern. Wenn es um Kundenerfahrung und Mitarbeiterengagement geht, ist besonders eins essenziell: eine einfache und durchgängig digitale Erfahrung. Im Laufe der Pandemie wurde Papier eher zu einer Belastung und sollte, wann immer möglich, vermieden werden. Dies erwähnte selbst das Gesundheitsinstitut, da Coronaviren auf Papier bis zu 24 Stunden überleben können. Papierprozesse sind langsam und werden zu einem Problem für die Geschwindigkeit und die äußerliche Wahrnehmung von Unternehmen.
Einsteiger-Guide: Die digitale Unterschrift für sichere Geschäftsdokumente
Wettlauf um die digitale Customer Journey hat begonnen
Die Automatisierung der Dokumenten- und Vertragserstellung ist nicht trivial und ermöglicht Unternehmen, ihre Wettbewerber/innen zu überholen, indem sie u.a. eine vereinfachte Customer-Journey erschaffen, die es ermöglicht, Anmeldungen für einen Service oder einen Kaufabschluss vollständig digital abzuwickeln
Der Wettlauf um ein digitales Onboarding-Erlebnis für Neukunden/innen im Einzelhandel und im Finanzdienstleistungssektor hat sich in einem rasanten Tempo entwickelt. Die Bereitstellung neuer, mobiler Erfahrungen, die einen nahtlosen und papierlosen Ablauf ermöglichen, werden für Unternehmen zum unumgänglichen Muss.
Die eSignatur als businesskritische Applikation für Remote Work
Viele Unternehmen verspüren derzeit den Bedarf, handschriftliche Unterschriften durch digitale Unterschriften zu ersetzen. Denn überall dort, wo Papierdokumente noch händisch unterschrieben werden, entstehen durch das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen von Papier Brüche in eigentlich digitalen Prozessen. Ebendiese nicht durchgängigen Prozesse lassen sich aufgrund fehlender Hardware im Homeoffice oft nur schwer realisieren und sind mit immensen Kosten- und Zeitaufwendungen verbunden.
Medienbruchfreie Prozesse als Basis für Remote Work
Die äußerst starke Kombination aus einer Notwendigkeit, vollständig digital zu arbeiten und einer Notwendigkeit, Papier eliminieren zu wollen, hat das digitale Unterschreiben von Dokumenten als businesskritische Applikation für Remote arbeiten ins Rampenlicht gestellt. Dorthin, wo es Woche für Woche von mehr Unternehmen gesehen wird. Eine eSignatur hilft Mitarbeitern/innen dabei, ihre Arbeit einfacher zu erledigen und Vereinbarungen schneller abzuschließen. Die Einsatzszenarien sind dabei je nach Branche und Fachabteilung vielfältig. Wir haben drei für Sie festgehalten:
- Verkaufsverträge digital schließen
Die Abwicklung von Verkaufsverträgen ist oft der erste Prozess, welcher komplett digitalisiert wird. Das Eliminieren von Papier in jeder Phase eines Verkaufs kann die Verbuchung von Umsatz und den Vorgang in der Debitorenbuchhaltung immens beschleunigen. Viele Firmen, die eSignaturen eingeführt haben, konnten sich anschließend schnell über eine drastische Verkürzung des Zeitaufwands für das Unterschreiben von Verträgen freuen. - Mitarbeiter digital onboarden
Viele Mitarbeiter/innen in Personalabteilungen stehen vor einem Dilemma: Unmengen an Papierkram während des Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesses rauben im Gegensatz zu einem mobilen, papierlosen Prozess viel Zeit und wichtige Ressourcen. Aufgrund der Tatsache, dass fast alle von zu Hause arbeiten, ist der interne Bedarf nach digitalen Lösungen bei vielen explodiert. Bei neuen Mitarbeitern/innen von Unternehmen, die bereits begonnen haben, eine elektronische Signatur zu nutzen, hat der Einsatz dieser während der Onboarding-Prozesse (d.h. vollständig digital) einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen. Das Onboarding von neuen Mitarbeitern:innen erfolgt also oftmals schon komplett papierlos und ist somit bereits für remote arbeiten geeignet. - BAFA Antrag digital unterschreiben
Bereits mit dem E-Auto auf deutschen Straßen unterwegs? Dank der BAFA-Prämie für E-Mobilität dürfen sich viele E-Auto-Besitzer/innen über einen üppigen Zuschuss für die Anschaffung eines neuen Elektroflitzers freuen. Wie genau erhält man diesen Zuschuss? Ganz einfach: BAFA-Antrag online stellen, digital unterschreiben und ein paar Wochen später ist die Prämie von bis zu 6.000 € auf dem eigenen Konto verbucht.
Gesetzeskonformität: Zusammenhang von eIDAS und remote arbeiten
Die eIDAS (electronic identification and trust services for electronic transactions) hat sich in den letzten Jahren zu einem äußerst wichtigen Thema entwickelt und definiert den europäischen Standard für elektronische und digitale Unterschriften. Von zentraler Bedeutung ist Artikel 25 der eIDAS-Verordnung, welcher besagt, dass (nur) eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) eine äquivalente Rechtswirkung zur handschriftlichen Unterschrift hat.
Rechtlicher Rahmen von eSignaturen für Remote Work
Eine nicht unerhebliche Bedeutung außerhalb der gesetzlichen Formvorschriften hat in der Praxis die sogenannte gewillkürte, d.h. zwischen den Parteien frei vereinbarte Schriftform. Zu beachten ist, dass in manchen Anwendungsszenarien ein digitales Substitut und damit auch eine elektronische Signatur gesetzlich nicht erlaubt ist. Die eIDAS-Verordnung regelt verbindlich und EU-weit den rechtlichen Rahmen von digitalen Signaturen. Während früher für die QES ausschließlich hardwarebasierte Signatur-Möglichkeiten per Signaturkarte möglich waren, erlaubt die neue Regelung darüber hinaus auch Fernsignaturen, welche bei einem Vertrauensdienst-Anbieter in der Cloud gespeichert werden.
Rechtsgrundlage für remote arbeiten – auf die Form kommt es an
Verbindliche rechtliche Vorgaben zu Formerfordernissen und elektronischen Signaturen finden sich insbesondere:
- in §§ 125 ff. BGB,
- in der am 17. September 2014 in Kraft getretenen Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (electronic IDentification, Authentication and trust Services; kurz: eIDAS) und
- in dazu erlassenen nationalen Regelungen wie z.B. dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) und Vertrauensdiensteverordnung (VDV).
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Fragen und Antworten zum remote Arbeiten
Die Bedeutung von Remote Arbeit, auch als Remote Arbeiten oder Telearbeit bezeichnet, besteht darin, dass Mitarbeiter:innen von einem Ort außerhalb des Unternehmensbüros aus arbeiten.
Die Definition von Remote Arbeit bezieht sich auf die Möglichkeit für Mitarbeiter:innen, ihre beruflichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten von einem Standort außerhalb des Büros zu erledigen. Hierbei werden Kommunikations- und Technologiewerkzeuge genutzt, um die Zusammenarbeit mit dem Team und den Zugang zu den notwendigen Ressourcen sicherzustellen.
Remote Arbeiten bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und Arbeitszeit, eine bessere Work-Life-Balance, geringere Pendelzeiten, erhöhte Produktivität und die Möglichkeit, einen globalen Talentpool zu nutzen.
Im Homeoffice arbeitet man von zu Hause aus, wobei der Arbeitgeber die nötige Büroausstattung bereitstellen muss. Beim Remote Arbeiten hingegen ist man nicht an das eigene Zuhause gebunden, aber es gibt weniger gesetzliche Vorschriften im Vergleich zum Homeoffice.